Digitaal werken. Nut of noodzaak? Laurens van Thiel Dataspace Nederland B.V.

Transcriptie

1 Aan het begin van de 21 st eeuw gaan de ontwikkelingen op digitaal gebied sneller dan ooit. Veel bestaande organisaties bevinden zich in een hybriede situatie: er wordt analoog én digitaal gewerkt. Is er een keuze? Digitaal werken Nut of noodzaak? Laurens van Thiel Dataspace Nederland B.V.

2 Inleiding VVeel organisaties zijn bezig met de overgang naar digitaal werken. Maar hoe doe je dat nu precies? De digitale ontwikkelingen zijn in een stroomversnelling geraakt. We zijn s avonds thuis te vinden op internet of werken nog wat op onze tablet of laptop. Met de komst van de tablet spelen zelfs de kleinste kinderen al vroeg digitaal. Overal bekijken we onze Whatsapp-berichten, mailtjes, foto s, films en andere gegevens. Gemiddeld ruim 300 keer per dag En we verwachten dat anderen altijd bereikbaar zijn. Wat betekent deze digitalisering voor bestaande organisaties? De digitale ontwikkelingen hebben grote invloed op organisaties. En het hoge tempo van de digitale ontwikkeling verrast menigeen. Volgens onderzoek van Accenture Strategy blijkt zelfs dat 55% van de topmanagers in de EU nog geen digitale strategie heeft, die de bedrijfsstrategie ondersteunt. Toch is er al veel aan de hand: Jongeren willen snel geholpen worden en gemakkelijk over de juiste informatie beschikken. Ze raken eraan gewend en eisen het van de organisaties waar ze mee te maken krijgen. Medewerkers willen prettig werken, in een leuke omgeving met snelle toegang tot alle informatie. In tijden van schaarste in goed personeel is het behoud van goede medewerkers en de aantrekkelijkheid voor nieuwe medewerkers een belangrijke succesfactor geworden. De combinatie van werk-privé en de toegenomen file-druk vereist dat organisaties het thuis werken faciliteren. Snel en gemakkelijk vanuit huis toegang tot hun gegevens. Organisaties voelen de druk om steeds efficiënter (goedkoper) te werken. De druk op verlaging van de overhead kosten en de gewenste vergroting van efficiency vereisen een verregaande digitaliseringslag. In een steeds concurrerender markt is een te hoge overhead of kostenverhogende werkwijze niet lang vol te houden. 2

3 Digitaal werken. Een must. In onze visie is de huidige hybride manier van werken - zowel op papier als digitaal - niet efficiënt en zeer risicovol. De organisatie bewaart archief (vaak dubbel) zowel analoog als digitaal en heeft in een tijd van toenemende aandacht voor datasecurity een groter risicoprofiel. Het is helder dat we niet meer terug gaan naar volledig analoog werken, dus moeten overgaan naar volledig digitaal werken. Een succesvolle organisatie speelt op de ontwikkelingen in. En dat het daardoor ook nog leuker kan worden, dat is mooi meegenomen. 7 voordelen van digitaal werken 1. Efficiënter. Alles is toegankelijk en snel gevonden. 2. Slimmer. Overal en altijd kunnen werken met de noodzakelijke en betrouwbare informatie. 3. Veiliger. Het beveiligen van de informatiestroom is overzichtelijker en kan beter geborgd worden. 4. Prettiger. Geen verstoring meer van stapels papier, geen nodeloze ruimte verspillen aan kasten, ladeblokken, opbergruimten. Maar een leuk, opgeruimd en open kantoor. 5. Kostenbesparend. Minder papier, kantoorartikelen en vooral: minder kostbare kantoorruimte te besteden aan opslag van informatie. 6. Toekomstgericht. Passend in de ontwikkelingen bij zowel klanten, leveranciers als (digitaal opgeleide) medewerkers. 7. Duurzaam. Minder gebruik van grondstoffen. Weetje: Werkplek kleiner Digitaal werken zorgt sinds eind jaren 90 voor een halvering van het aantal m2 per medewerker. Van 25 m2 naar 12 m2 in De kosten dalen mee. (Bron: Visie Huurdersland) 3

4 Het begint met digitaal denken Wat is digitaal denken? Eigenlijk begint het antwoord met de vraag wat analoog denken is. Analoog denken over informatie is kort gezegd: analoog organiseren van gegevens om ze snel vindbaar te maken. Sinds de introductie van printers is onze hoeveelheid papieren archief jaarlijks enorm gegroeid. Om het toch vindbaar te maken hebben we gekozen voor manieren om dit goed op te bergen en te registreren. We sorteren diverse soorten papieren archief in mappen, vaak per tab of andere opbergwijze. Deze mappen gaan in dozen of kasten, waarbij we vaak op de zijkant met steekwoorden noteren wat erin zit. Als dit teveel is, dan gebruiken we nummers, die weer in een inventarislijst worden genoteerd. Als je dan wat terugzoekt, dan kun je gewoon via de lijst of de planken de juiste dossiers vinden. Het gaat dus om de LOCATIE waar je moet zoeken. Digitaal denken gaat niet over locatie maar over ZOEKTERMEN. Eigenlijk net als op internet. Je gaat niet op een server in Amsterdam, Stockholm of New York zoeken. Neen, je zoekt op Google naar bijvoorbeeld haaien Noordzee. Hoe specifieker, hoe beter. Digitaal denken gaat dus over denken in zoekwoorden en in gekoppelde informatie, waarmee je snel vindt wat je zoekt. 4

5 Belangrijke randvoorwaarden Begin bij het begin Het lijkt een makkelijke uitspraak, maar het heeft veel consequenties. Digitaal werken betekent dat je alle informatie digitaal wilt hebben: je digitale dossier is de bron. Daar staat alles. Dus niet een deel analoog en een deel digitaal. Alles digitaal. Wat helpt dan? (1) Zorg dat er een digitale omgeving is (software) waar alle informatie digitaal bewaard wordt. En investeer in opleiding van je medewerkers om te borgen dat het goed opgeslagen wordt. (2) Accepteer geen analoge informatie meer. Stuurt men dit toch, digitaliseer direct bij de 'ingang' van de organisatie: de postkamer of de receptie. J. Paul Getty Triple B benadering De kern van succesvolle overstap naar digitaal werken is omvat in het drieluik Bricks, Bytes & Behaviour. Deze triple B benadering gaat uit van een integrale aanpak. Bricks. Vaak gaat de overgang naar digitaal werken van start bij een wijziging in de huisvesting van een organisatie. Een moment van verbouwing of verhuizing wordt aangegrepen om een passend future proof kantoor in te richten. Een prettige werkplek laat direct al belangrijke voordelen zien en stimuleert de medewerkers om de nieuwe werkwijze eigen te maken. Bites. Je IT structuur moet op orde zijn: zowel qua software als qua hardware. En de digitale data goed toegankelijk voor zowel desktop, laptop als tablet. Zowel op kantoor als op de werkplek thuis of andere locaties. Neem hierbij ook de introductie van 2 of meer schermen per werkplek mee. Behavior. Natuurlijk staat of valt de overgang naar een nieuwe werkwijze met het gedrag van je medewerkers. Een succesvolle werkwijze in het verleden kan voor velen de invoering van een verbeterde werkwijze blokkeren. Vanuit angst en onzekerheid is draagvlak en begeleiding nodig zodat enthousiasme ontstaat en de nieuwe werkwijze omarmd wordt. Het is bekend dat veel mensen wel verandering willen, maar zelf niet willen veranderen. De focus van het management hierop is een belangrijke voorwaarde voor succesvolle uitrol. 5

6 Over ons Dataspace Nederland B.V. heeft in de afgelopen 18 jaar bijna organisaties ondersteunt in het beheer van data en de overgang naar digitaal werken. De organisatie is gespecialiseerd in digitalisering, archiefopslag en archiefbeheer. De processen van het databeheer zijn gecertificeerd en de archiefdepots voldoen aan de hoogste veiligheidseisen. De klantenkring bestaat uit grote en kleine organisaties in de zorg, woningcorporaties, financiële sector, overheid, advocatuur en het midden en groot bedrijf. We helpen u graag de overgang naar digitaal werken te vergemakkelijken.