Mijn apotheek, Acdapha Groep. Aanvulling bij Jaarplan

Transcriptie

1 Mijn apotheek, Acdapha Groep Aanvulling bij Jaarplan Alkmaar, mei 2016

2 Inhoudsopgave Inleiding Personeel en organisatie Nieuw apotheek informatiesysteem Centraal declareren Invoeren maatregelen EU wetgeving plastic tasjes Facilitair management Proef toners Verbouwing Apotheek Huiswaard en hoofdkantoor Aanpassing balie Langedijk Onderzoek kostenbesparing mobiele telefonie Algemeen onderhoud Klanten Schermpresentatie in de wachtruimte Ontwikkelen digitale vragenlijst ketenpartner tevredenheid Kwaliteitsmanagement Aanpassen kwaliteitssysteem aan HKZ norm september Overzicht aanvulling jaarplan Acdapha Groep

3 Inleiding Alles om ons heen is aan verandering onderhevig. Dit is ook het geval met ons jaarplan Door nieuwe ontwikkelingen, nieuwe eisen van overheid en/of verzekeraars of na evaluatie van afgeronde projecten is het nodig dat plannen worden bijgesteld. We willen graag bij de tijd blijven. Vandaar deze aanvulling op ons jaarplan Mijn apotheek, apotheek van de toekomst. De aanvullingen zullen per aandachtsgebied worden gepresenteerd. Voor onze missie, visie en strategie verwijzen we naar het oorspronkelijke jaarplan. Aan het einde van deze aanvulling wordt er een overzicht gegeven van de plannen voor Dick Bouma Directeur Acdapha Groep Alkmaar, mei

4 2 Personeel en organisatie 2.5 Medewerkerstevredenheidsonderzoek De medewerkers van de Acdapha Groep vormen met elkaar het menselijk kapitaal van onze organisatie. De werkomstandigheden proberen we steeds te optimaliseren. Naast tevreden klanten zijn ook tevreden medewerkers voor ons belangrijk. Een keer per drie jaar wordt er een medewerkerstevredenheidsonderzoek uitgevoerd. We peilen op die manier hoe onze werknemers het werken bij de Acdapha Groep ervaren. Een dergelijk onderzoek biedt ons de mogelijkheid om verbeterpunten vast te stellen en verbeterplannen op te stellen. Het daadwerkelijke onderzoek is in 2015 uitgevoerd. Het onderzoek is verlengd, zodat de uitkomsten nog beter bekeken kunnen worden. Medewerkerstevredenheidsonderzoek Inventariseren medewerkerstevredenheid Vaststellen verbeterpunten persoon HR manager Alle medewerkers Actie Onderzoeksmethode vaststellen Onderzoek uitvoeren Evaluatie Tijdslijn juni 2015 september Nieuw apotheek informatiesysteem Een aantal van de binnen de Acdapha Groep in gebruik zijnde apotheek informatiesystemen zullen in 2015 niet meer ondersteund worden door de leverancier. Daarom zal worden gekeken hoe we de huidige situatie kunnen optimaliseren. Dit zal in 2015 leiden tot het vervangen van het bestaande apotheek informatiesysteem (AIS) binnen de organisatie. De directie wordt bij dit project bijgestaan door de werkgroep AIS, de facilitair manager en de HR manager. Tevens wordt declaratie en administratie van de apotheken naar het hoofdkantoor verplaatst. Dit heeft tot doel de efficiëntie binnen de organisatie te bevorderen. Apotheek informatie systeem vervangen Optimaliseren Directie, werkgroep AIS, facilitair en HR manager Allen Actie Inventariseren wensen Opstellen aanbestedingsplan / aanvraag offertes Offertes beoordelen, maken keuze Contract afsluiten Projectplan opstellen Proefconversie Scholen van medewerkers Conversie Evalueren Nazorg Definitieve overdracht nieuwe AIS en afsluiting project Tijdslijn januari 2014 december 2015, verlengd tot juni

5 2.9 Centraal declareren In de apotheek worden dagelijks honderden geneesmiddelen verstrekt en diverse diensten geleverd. Dit wordt maandelijks bij verschillende zorgverzekeraars gedeclareerd. Het declareren neemt per apotheek veel tijd in beslag. Door realisatie van hetzelfde AIS bij alle apotheken van de Acdapha Groep wordt het mogelijk om centraal te gaan declareren. Door deze taak naar het hoofdkantoor over te hevelen komt meer tijd vrij in de apotheek om de klant te helpen. Bovendien bevordert dit de eenduidige manier van werken. Centraal declareren Efficiënt declareren op een eenduidige manier vanuit het hoofdkantoor Directie P&O afdeling, apothekers Actie Aantrekken extra medewerker Werkplek inrichten Opstellen werkinstructie Gefaseerd overnemen van declaratie Tijdslijn januari 2015 september 2015, verlengd tot april

6 2.10 Invoeren maatregelen EU wetgeving plastic tasjes Per 1 januari 2016 is als gevolg van de dan nieuw ingevoerde EU wetgeving het niet langer toegestaan gratis plastic tassen mee te geven. Hiervoor moet een alternatief worden gezocht of er moeten andere maatregelen getroffen worden. Invoeren maatregelen EU wetgeving plastic tasjes Voldoen aan de geldende wetgeving Apotheker P&O afdeling Actie Wetgeving bestuderen Mogelijkheden verkennen Maatregelen nemen Evaluatie Tijdslijn december 2015 maart Facilitair management 3.8 Proef toners Binnen de Acdapha Groep wordt veel informatie op maat op papier verstrekt. Er zal worden onderzocht of we hier een kostenbesparing kunnen realiseren. Bovendien willen we graag de kwaliteit verbeteren. Op dit moment zijn er binnen de groep verschillende soorten printers met allerlei soorten toners in gebruik. Er zijn ook verschillende leveranciers met hun eigen aanbod in service en hardware. We streven naar uniformiteit in hardware en toners met oog voor milieuaspecten. Daarnaast willen we ook een kostenbesparing realiseren van 20%. Proef toners Kwaliteit verhogen door betere SLA: Problemen oplossen binnen 1 dag en nieuwe hardware binnen 1 week. Kostenbesparing op toners realiseren van minimaal 20%. Facilitair manager Diverse externe partijen P&O Actie Nagaan wat de huidige kosten zijn Diverse partijen benaderen Proef starten Evalueren Tijdslijn november 2015 december Verbouwing Apotheek Huiswaard en hoofdkantoor Met ingang van 1 januari 2016 zal Apotheek Huiswaard geen bereidende apotheek meer zijn. Het hoofdkantoor heeft door de komst van meer personeel op de afdeling declaratie behoefte aan meer ruimte. In samenwerking met HRM zal de voormalige bereidingsruimte en een gedeelte van het magazijn van de apotheek worden verbouwd. Hierbij zal de leveranciersingang van de apotheek worden verplaatst. Aan de kant van het hoofdkantoor zal kantoorruimte en een nieuwe spreekkamer op de begane grond worden gerealiseerd. 6

7 Verbouwing Apotheek Huiswaard en hoofdkantoor Optimaal gebruik maken van de aanwezige ruimte en realiseren spreekkamer en extra kantoorruimte HR manager en facilitair manager Apotheek Huiswaard Actie Opstellen wensen Aannemer aantrekken Plan maken Uitvoeren verbouwing Controle werkzaamheden Oplevering Tijdslijn januari 2016 april Aanpassing balie Langedijk De balie in Apotheek Langedijk zal worden aangepast. De huidige staat en vorm van de balie voldoen niet meer aan de behoefte van de apotheek. We willen beter gebruik maken van de ruimte. Aanpassing balie Langedijk Optimaliseren balie en apotheekruimte HR manager en facilitair manager Apotheker Langedijk Actie Opstellen wensen Aannemer aantrekken Plan maken Uitvoeren verbouwing Controle werkzaamheden Oplevering Tijdslijn maart 2016 juli Onderzoek kostenbesparing mobiele telefonie In het najaar 2016 zal de facilitair manager onderzoeken of en hoe er op het gebied van mobiele telefonie een kostenbesparing gerealiseerd kan worden. Aan de hand van de uitkomst hiervan zal er verdere actie ondernomen worden. Onderzoek kostenbesparing mobiele telefonie Kostenbesparing algemene > 10% Facilitair manager P&O afdeling en algemeen directeur Actie Inventarisatie huidige kosten Inventariseren wensen en mogelijkheden Evaluatie uitkomst Nemen van verbetermaatregelen Gerealiseerde kostenbesparing vaststellen Tijdslijn september 2016 december

8 3.12 Algemeen onderhoud Op diverse locaties is voor 2016 algemeen groot onderhoud gepland. Het gaat hier om bestrating bij Apotheek Eilandspolder, behandeling van de vloer in het gezondheidscentrum Tuitjenhorn, schilderwerk op diverse locaties. Algemeen onderhoud Uitvoeren algemeen onderhoud aan gebouwen Acdapha Groep Facilitair manager Diverse externe partijen P&O Actie Bestrating bij Apotheek Eilandspolder Behandeling vloer gezondheidscentrum Tuitjenhorn Groot onderhoud De Mare, ASC Assendelft Lichtreclame vervangen waar nodig Tijdslijn januari 2016 december

9 4 Klanten 4.7 Schermpresentatie in de wachtruimte De wachttijden bij de Acdapha apotheken zijn over het algemeen laag te noemen. Toch wordt wachten ervaren als een negatieve bezigheid. Belangrijk hierbij is hoe men de wachttijd beleeft. Door het aanbieden van een vorm van afleiding kan de wachttijdbeleving verbeteren. In 2015 is hiermee begonnen. In 2016 zal dit op meer locaties gerealiseerd gaan worden. Schermpresentatie in de wachtruimte Wachttijdbeleving verbeteren Facilitair manager P&O afdeling, apotheker Actie Mogelijkheden onderzoek Start proef op een of meer locaties Tussentijdse evaluatie Uitbreiden naar andere locaties Evalueren Tijdslijn januari 2015 december Ontwikkelen digitale vragenlijst ketenpartner tevredenheid Het navragen van ketenpartner tevredenheid is een activiteit die soms niet genoeg aandacht krijgt. Om de drempel om hier naar te vragen en om de vragen te beantwoorden te verlagen zal worden gekeken of hierbij gebruik gemaakt kan worden van een digitale vragenlijst. Als dit goed bevalt wordt dit voor de hele groep ingevoerd. Ontwikkelen digitale vragenlijst ketenpartner tevredenheid Ingevulde vragenlijst op alle locaties van minimaal 3 ketenpartners Apotheker P&O afdeling Actie Mogelijkheden onderzoek Start proef op een of meer locaties Tussentijdse evaluatie Uitbreiden naar andere locaties Evalueren Tijdslijn januari 2016 december

10 5 Kwaliteitsmanagement 5.6 Aanpassen kwaliteitssysteem aan HKZ norm september 2015 Eind 2015 is een wijziging in de HKZ norm aangekondigd. De verwachting is dat deze nieuwe norm begin 2016 beschikbaar zal zijn. De teamleider kwaliteit zal hier een nascholing voor volgen. Daarna zal worden bekeken hoe en wanneer het kwaliteitssysteem moet worden aangepast. Uiteindelijk is de doelstelling om met de nieuwe certificeringsronde over te gaan op deze nieuwe norm. Aanpassen kwaliteitssysteem aan HKZ norm september 2015 HKZ certificaat volgens norm september 2015 behalen Apotheker Teamleider kwaliteit Actie Nascholing teamleider kwaliteit Overleg met directie Opstellen plan en wijzigingen Overleg met certificeringsinstantie Invoeren nieuwe norm Behalen HKZ certificaat volgens nieuwe norm Tijdslijn januari 2016 februari

11 Overzicht aanvulling jaarplan Acdapha Groep 2016 Categorie Personeel en organisatie Wet- en regelgeving Facilitair management Algemene bedrijfsvoering Onderhoud / Doelmatig gebruik ruimte Onderhoud / Doelmatig gebruik ruimte Algemene bedrijfsvoering Onderhoud Klanten Informatievoorziening / tevreden klant Tevreden klant Kwaliteitsmanagement Kwaliteitssysteem Omschrijving Invoeren maatregelen i.v.m. EU wetgeving afschaffing gratis plastic tasjes Proef toners Verbouwing Apotheek Huiswaard en hoofdkantoor Aanpassing balie Langedijk Onderzoek kostenbesparing mobiele telefonie Algemeen onderhoud op diverse locaties Plaatsen beeldscherm met usb presentatie op diverse locaties (verbeteren wachttijdbeleving) Ontwikkelen digitale vragenlijst ketenpartner tevredenheid Aanpassen kwaliteitssysteem aan HKZ norm sept