Betreft: Agenda ALV NTTB ZuidWest ZuidWest, 2 mei 2019

Transcriptie

1 Aan * de verenigingsbesturen in ZuidWest (via de secretarissen en voorzitters) * de afdelingskaderleden * de persoonlijke leden * directie en Hoofdbestuur NTTB Betreft: Agenda ALV NTTB ZuidWest ZuidWest, 2 mei 2019 Geachte dames en heren, Namens het bestuur van afdeling ZuidWest nodigen wij u hierdoor uit om de Afdelingsledenvergadering van de NTTB ZuidWest bij te wonen. Deze vergadering wordt gehouden op woensdag 22 mei 2019 in De Schattelijn, Vismarktstraat 4a, 4931 AZ GEERTRUIDENBERG. Aanvang van de vergadering is uur, de zaal is open vanaf uur. In de bijlagen treft u de volgende stukken aan: - de agenda voor de ALV van 22 mei de notulen van de ALV van 16 mei 2018 In een nazending sturen we u nog het jaarverslag 2018 toe, alsmede een concept van het activiteitenplan en de budgetaanvraag Omdat we op een goede opkomst hopen stellen we uw aanwezigheid zeer op prijs en vragen u om zo snel mogelijk (bij voorkeur voor 14 mei) uw aan- dan wel afwezigheid door te geven aan Antoinette de Jong jong@tafeltennis.nl. Wij maken u erop attent dat het niet-bijwonen van de ALV zal worden beboet met 34, tenzij uw vereniging zich voor aanvang van de ALV afgemeld heeft bij Antoinette de Jong. Als u vragen hebt naar aanleiding van de agenda, de notulen, het jaarverslag of anderszins, dan verzoeken we u om deze vooraf in te dienen bij ondergetekende, bij voorkeur voor 14 mei, zodat we een vlot verloop van de vergadering kunnen bevorderen. Wij vertrouwen erop u voor dit moment voldoende te hebben geïnformeerd en zien uw komst met belangstelling tegemoet. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van afdeling ZuidWest van de NEDERLANDSE TAFELTENNISBOND Antoinette de Jong Directiesecretaresse / topsport

2 Agenda Afdelingsledenvergadering NTTB ZuidWest op woensdag 22 mei 2019 te Geertruidenberg 1. Opening, welkom en vaststellen agenda 2. Mededelingen 3. Notulen ALV d.d. 16 mei Jaarverslag 2018 inclusief budgetverantwoording 5. Stand van zaken uitvoering activiteitenplan 2019 en concept activiteitenplan en budgetaanvraag Organisatie afdeling ZuidWest [ter informatie] 7. Bondsraadsleden ZuidWest 8. Bestuursverkiezing PAUZE 9. Presentatie door Marthijn van der Wal 10. Rondvraag 11. Sluiting en informele nazit

3 Bijlagen bij en toelichting op de agenda Agendapunt 3 De notulen van de ALV van 16 mei 2018 zijn als aparte bijlage toegevoegd. Agendapunt 4 Het jaarverslag 2018 volgt in de nazending. Bij agendapunt 5 Nadere informatie volgt in de nazending. Agendapunt 6 De huidige organisatie van afdeling ZuidWest is als volgt: Bestuur: Jeroen Engelhart (voorzitter), Alexander Heil (secretaris, tot 1 april 2019), Mick van Hoof (penningmeester, ad interim), 1 of 2 vacatures Denktank: Roger van der Hammen, 1 of 2 vacatures Bondsraadsleden: Sophie Dijkers, vacature Plaatsvervangende Bondsraadsleden: Roger van der Hammen, vacature Afdelingsondersteuner (0,2 FTE): Ron van Enckevort (tot en met 30 juni 2019), vacature (vanaf 1 juli 2019) Werkgroep competitie: Alexander Heil (SCL: Senioren Competitieleider), Ronald Brekelmans (JCL: Jeugd Competitieleider), Sietse Broeken (Competitieleider, tot 1 juli 2019), Herman Simons (Competitieleider), Kees van Oers (Competitieleider), Cor Bom (Competitieleider) en Johan van de Nieuwenhuizen (Competitieleider) Adviesgroep Competitie: Sophie Dijkers, Johan t Hooft, Judith Morcus, Roger Jansen en Johan van de Nieuwenhuizen Technische Commissie: Rob Kremers en Jelle-Jan Pieterse Ledenadministratie: Ria Elshof Werkgroep Communicatie: Rob van Gogh, vacature Werkgroep Toernooien en Wedstrijden: Johan Verhoeve (licenties senioren), René Lauwerijssen, Mick van Hoof, Marc Peters (licenties jeugd) en Jan van Gemert Werkgroep Tafeltennisweekend Tilburg: Joost Schoenmakers, Ivo van Hassel, Mick van Hoof, Frank Fennis, Sven Monshouwer, Yannick Versprille en Ineke de Graaf Agendapunt 7 Roger van der Hammen is plaatsvervangend Bondsraadslid. Hij wordt door het afdelingsbestuur voorgedragen als Bondsraadslid. Tot uiterlijk 10 dagen (12 mei) vóór de datum van de ALV kunnen bij het Afdelingsbestuur (via Antoinette de Jong, jong@tafeltennis.nl) andere kandidaten worden gesteld, waarbij iedere kandidaat moet worden voorgedragen door 10 personen, die elk lid moeten zijn van een van de lid-verenigingen van afdeling ZuidWest of behoren tot een andere categorie van leden van afdeling ZuidWest zoals omschreven in artikel 1 van het Afdelingsreglement, echter met dien verstande dat onder dit aantal ten minste drie verschillende tot de Afdeling behorende lid-verenigingen worden vertegenwoordigd. De kandidaatstelling moet voorzien zijn van een schriftelijke verklaring van de kandidaat waaruit blijkt dat de kandidaat bereid is zijn benoeming voor de volle periode van 3 jaar te aanvaarden.

4 Bij verkiezing van Roger van der Hammen als Bondsraadslid zijn er 2 vacatures voor de functie van plaatsvervangend Bondsraadslid. Tot uiterlijk 10 dagen (12 mei) vóór de datum van de ALV kunnen bij het Afdelingsbestuur (via Antoinette de Jong, jong@tafeltennis.nl) andere kandidaten worden gesteld, waarbij iedere kandidaat moet worden voorgedragen door 10 personen, die elk lid moeten zijn van een van de lid-verenigingen van afdeling ZuidWest of behoren tot een andere categorie van leden van afdeling ZuidWest zoals omschreven in artikel 1 van het Afdelingsreglement, echter met dien verstande dat onder dit aantal ten minste drie verschillende tot de Afdeling behorende lid-verenigingen worden vertegenwoordigd. De kandidaatstelling moet voorzien zijn van een schriftelijke verklaring van de kandidaat waaruit blijkt dat de kandidaat bereid is zijn benoeming voor de volle periode van 3 jaar te aanvaarden. Agendapunt 8 - Het Afdelingsbestuur dat op de ALV van 16 mei 2018 is gekozen bestond uit twee leden: Jeroen Engelhart (voorzitter) en Alexander Heil. Roger van der Hammen en Mick van Hoof vormden de Denktank en hebben het bestuur ondersteund. Kort na de ALV heeft Mick van Hoof aangegeven de functie van penningmeester van het Afdelingsbestuur ad interim in te willen vullen. Het AB heeft Mick van Hoof toen ad interim benoemd. Het AB draagt Mick van Hoof tijdens de ALV van 22 mei 2019 voor als afdelingsbestuurslid voor de periode van 3 jaar. Tot uiterlijk 10 dagen (12 mei) vóór de datum van de ALV kunnen bij het Afdelingsbestuur (via Antoinette de Jong, jong@tafeltennis.nl) andere kandidaten worden gesteld, waarbij iedere kandidaat moet worden voorgedragen door 10 personen, die elk lid moeten zijn van een van de lid-verenigingen van afdeling ZuidWest of behoren tot een andere categorie van leden zoals omschreven in artikel 1 van het Afdelingsreglement, echter met dien verstande dat onder dit aantal ten minste drie verschillende tot de Afdeling behorende lid-verenigingen worden vertegenwoordigd. De kandidaatstelling moet voorzien zijn van een schriftelijke verklaring van de kandidaat waaruit blijkt dat de kandidaat bereid is zijn benoeming voor de volle periode van 3 jaar te aanvaarden. - Door het aftreden van Alexander Heil per 1 april 2018 is een vacature ontstaan in het afdelingsbestuur. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 8 van het Afdelingsreglement kunnen tot uiterlijk tien dagen vóór de datum van de Afdelingsledenvergadering (12 mei) kandidaten worden gesteld. - Indien geen kandidaat zich meldt, zal het afdelingsbestuur uit slechts twee personen bestaan. De ALV dient dan dispensatie te verlenen voor het niet-voldoen aan artikel 29 van de statuten van de NTTB. - Het afdelingsbestuur heeft volop plannen om tafeltennis in ZuidWest verder te ontwikkelen. Hiervoor is een bredere basis nodig en het afdelingsbestuur is daarom op zoek naar uitbreiding. Dit kan zijn als (gekozen) bestuurslid, maar ook als lid van de Denktank. Agendapunt 9 Tijdens de 5 regiovergaderingen die in het najaar van 2018 georganiseerd zijn is gesproken over de behoeften van verenigingen. Het afdelingsbestuur heeft hieruit de volgende 3 aandachtspunten geformuleerd: - De verenigingen zijn op de hoogte van het bestaan van diverse landelijke producten van de Tafeltennisbond, zoals bijvoorbeeld Table Stars, Fifty+ViTT, de PingPongbaas-app en paratafeltennis. Er is echter bij verenigingen vrij weinig bekend over de mogelijkheden die deze producten bieden voor de verenigingen. - Het lukt veel verenigingen wel om mensen te vinden voor eenmalige activiteiten. De verenigingen ervaren echter problemen met het binden en verbinden van mensen aan onze sport en aan de verenigingen. - Er is behoefte aan digitale wedstrijdformulieren voor de competitie. Marthijn van der Wal is Hoofd Sportparticipatie van de Tafeltennisbond. Hij zal na de pauze een presentatie geven over de eerste twee onderwerpen en daarbij aangeven op welke manier verenigingen, de afdeling, het landelijk kader en het Bondsbureau hun krachten kunnen bundelen. Update digitaal wedstrijdformulier: In december 2018 zijn in de competitiemodule van NAS nieuwe opties ingevoerd ter voorbereiding op een toekomstig digitaal wedstrijdformulier (DWF).

5 Deze opties hebben vooralsnog geen invloed op de competitie omdat het digitale wedstrijdformulier nog niet ontwikkeld is. Deze opties zijn op dit moment vooral bedoeld om de competitieleiders en de wedstrijdsecretarissen alvast kennis te laten maken met deze nieuwe opties, zodat eventuele vragen en/of gebruikersproblemen adequaat afgehandeld kunnen worden zonder dat dit consequenties heeft voor de competitie. De competitieleiders en wedstrijdsecretarissen zijn hierover per geïnformeerd. Wanneer het digitale wedstrijdformulier in de toekomst daadwerkelijk beschikbaar komt, zal dit uiteraard eerst uitvoerig worden getest in e e n of meerdere pilots. Mochten deze pilots succesvol zijn, dan zullen de bijbehorende functies voor de gehele NTTB operationeel worden en zal de NTTB iedereen informeren over het gebruik hiervan. In afwachting van landelijke ontwikkelingen dienen voor de landelijke competitie en voor de afdelingscompetitie senioren de wedstrijdbriefjes nog steeds opgestuurd te worden. Voor de afdelingscompetitie jeugd is dit al wel afgeschaft.