Samen onderweg naar een Rechtmatigheidsverantwoording of een In Control Statement (ICS

Transcriptie

1 Samen onderweg naar een Rechtmatigheidsverantwoording of een In Control Statement (ICS 1

2 voorstellen Hilko de Boer Organiseren van kennis- en inspiratiedagen seminars, workshops, brainstorms, teambuilding Interim adviseur/controller/extra denkkracht Auteur: JA zeggen JA doen (organisatieverandering van binnenuit door te werken vanuit passie)

3 De rechtmatigheidsverantwoording en in-control zijn Brainstorms gehouden in samenwerking met: Gert Meuleman (E&M consultants) Gerti Brevink (Public Connect) Tjerk Budding (Opleidingsdirecteur Public Controllersopleidingen VU, Het Zijlstra Center for Public Control, Governance & Leadership)

4 Vraagje vooraf Hoe verloopt bij jullie de VIC?

5

6 burn out Wat is de bedoeling?

7 Rechtmatigheidsverantwoording aanleiding Rechtmatigheid aanleiding

8 Kadernota rechtmatigheid aangepast op 31 oktober 2018 waarbij ook de administratieve lasten in ogenschouw worden genomen.

9 Gaat de komst van de rechtmatigheidsverantwoording gemeenten meer geld en/of tijd kosten?

10

11 Waarop richten wij onze beheersing? Zijn we daarmee tevreden? ( in-control ) Als we de doelstellingen van de organisatie gerealiseerd hebben Als we doelmatig (efficiënt) en doeltreffend (effectief) werken Als we ons aan de regels en richtlijnen houden Als we adequaat waarnemen wat doelbereiking (mogelijk) in de weg staat en zo nodig interventies plegen om doelen (alsnog) te bereiken (risico-management) Of moeten we anders denken en organiseren?

12 De nu voorliggende wijziging betreft Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid. Bij de jaarrekening dient daarom het college een verantwoording te geven over rechtmatigheid (vanaf boekjaar 2021) De accountantscontrole kan worden beperkt tot de getrouw beeld verklaring bij de jaarrekening en bij de verklaring van het college De raad kan aangeven of het college ook een verklaring geeft over de rechtmatigheid van de uitvoering van (een bepaald deel van) de eigen verordeningen en regelgeving. De accountant neemt dit onderdeel dan mee in zijn controle

13 Specifieke rechtmatigheidscriteria 1. Begrotingscriterium: de financiële beheershandeling past binnen de vastgestelde begroting 2. Voorwaardencriterium: de financiële beheershandeling voldoet aan de geldende regelgeving 3. M&O-beleid: het beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik is nagevolgd

14 Onderhanden werk de ontwikkeling van een modelmededeling de scope van de verantwoording en de criteria

15 Hot news VNG Nu is het nog de taak van de accountant om een oordeel te geven over de rechtmatigheid. Bij de overgang van deze verantwoordelijkheid kan het niet zo zijn dat de accountant dezelfde werkzaamheden blijft verrichten als voorheen Dit position paper is voor de VNG een eerste aanzet naar een VNG zienswijze aangaande de accountantscontrole. (VNG, position paper 2019)

16 Hoe gaat het elders? Bedrijfsleven: Nederlandse corporate governance code (versie Van Manen, december 2016) -> Verantwoording plus verklaring van het bestuur, inclusief benoemen wat nog niet goed gaat ( redelijke mate van zekerheid ) Rijksoverheid, ministeries: -> Rechtmatigheid is een onderdeel van de bedrijfsvoeringsparagraaf (met het karakter van een uitzonderingsrapportage) Verenigd Koninkrijk: An annual governance statement sound system of governance.an opinion on the level of assurance The signature of the leading member and chief executive on behalf of the authority

17 In Control Statement (ICS) Valkuilen: Het ICS wordt puur tot een verplicht nummer Het ICS wordt het speeltje van de financial Het (lagere) management geeft een te rooskleurig beeld af Voer het gesprek over het proces om beter in control te komen Benoem de plannen en ook wat er al aan verbeteringen tot stand is gekomen Specifiek voor gemeenten: Past deze taak wel bij het politiek-bestuurlijk karakter van het college van B&W?

18

19 Brainstorm Groep 1: Wie is eigenaar van de verantwoording? En wat wordt de rol van de accountant? Groep 2: Wat is nodig om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording? (extra expertise of niet? Samenwerking met andere gemeenten? In hoeverre kan je nu al iets zeggen over je rechtmatigheid?) Groep 3: Kan de rechtmatigheidsverantwoording (of in control statement) leiden tot een verlichting van administratieve lasten? (hoe en wat?)

20 Brainstorm Groep 1 Groep 2 Groep 3

21 Doel van ICS Bewustwording Eigenaarschap Financiën spreekt een andere taal samen Gesprek met eigenaren faciliteren

22 Keuzeboom varianten Normen en toetsingskader helder (extern en intern?) Werken we rechtmatig? In Control Statement rechtmatigheid (naleving regelgeving) Borging naleving regelgeving in de processen (processen beschreven en beheersmaatregelen geïmplementeerd) Interne audits specifiek op naleving regelgeving ICS Doen we de dingen goed? In Control Statement bedrijfsvoering (doelmatigheid) Definieer de definitie van in control Breng rollen en verantwoordelijkheden in beeld en benoemd deze Processen beschreven, risico s in beeld, beheersmaatregelen benoemd Focus in uitwerking op 1 e twee varianten. IT beheerprocessen op orde Interne audits gericht op procesinrichting, procesbeheersing, getrouwheid en rechtmatigheid Doen we de goede dingen? In Control Statement beleid (doeltreffendheid) Strategie en doelen concreet en meetbaar Beleidsevaluaties en rekenkameronderzoeken

23 Rechtmatigheidsverantwoording, hoe gaan we dat doen? Ga naar

24 What s next? Andere inspiratiedagen in 2019: 13 juni : Treasury Trainstrom (Hans Visser en Hilko de Boer) 17 september : Procesbeheersing (IC, VIC, procesdoorlichting en nieuwe ontwikkelingen, Clemens Rutten) 3 oktober : Reinventing control(ler) (Oscar van Voskuilen en Hilko de Boer) 7 oktober : Gemeentefinanciën in vogelvlucht (Clemens Rutten) 21 november : Seminar planning & control (Diverse workshops en plenair deel door Tjerk Budding) 2 december : Jaarrekening actualiteiten (Clemens Rutten)