Automatische mailing export. Automatisch exporteren van mailing rapportages uit MailPlus

Transcriptie

1 Automatische mailing export Automatisch exporteren van mailing rapportages uit MailPlus Specificatie september 2009

2 INTRODUCTIE Bij marketing is het belangrijk om na een mailing de rapportage op de juiste plek te hebben. Als je gegevens terug haalt uit je marketingsysteem naar je eigen database dan kun je bijvoorbeeld een notitie in je contacthistorie op slaan of een belactie als vervolg van respons inplannen. Om in je eigen klantsysteem/database de gegevens te krijgen van de mailings kun je natuurlijk na iedere mailing een export doen uit MailPlus en dit handmatig importeren, maar bij een hogere frequentie wordt dit al snel een tijdrovende taak. MailPlus biedt verschillende mogelijkheden voor een automatische mailing export. Er zijn twee grote voordelen aan het automatisch exporteren van uw mailings: Besparing van tijd door het automatiseren van terugkerende handelingen bij de handmatige export. Voorkomen van een lange wachttijd bij het handmatig exporteren van een groot adressenbestand. Doel en doelgroep van dit document Dit document is een technische beschrijving van de mogelijkheden voor een automatische mailing export. Met dit document moet uw technische medewerker (of een medewerker bij uw technische partner) kunnen bepalen hoe hij/zij deze automatische mailing export kan laten aansluiten op uw systeem. Belangrijk: lees eerst dit document goed door, voordat u contact opneemt met de helpdesk! Inhoud van dit document 1. Hoe werkt een automatische mailing export 2. Automatische bestandsimport via het Pull-model Versiebeheer van de specificatie automatische bestandsimport Hieronder ziet u de laatste wijzigingen aan de specificatie van de automatische bestandsimport van MailPlus. Versie Datum Wijzigingen juli 2009 Eerste definitieve versie van de specificatie September 2009 Aanscherping documentatie op basis van feature upgrades MailPlus Automatische mailing export 2

3 1. Hoe werkt een automatische mailing export? De basis werking van de automatische mailing export Om een mailing automatisch te laten exporteren moet uw klantsysteem (bijvoorbeeld CRM-systeem) in ieder geval in staat zijn om geautomatiseerd een exportbestand online op te kunnen halen. Het exportbestand bevat basis responsgegevens en het volledige of een deel van het centrale bestand, afhankelijk van de toepassing. Uw MailPlus-account moet ingesteld worden om het exportbestand automatisch te exporten uit de database van MailPlus. De stappen hiervoor staan hieronder schematisch afgebeeld. Afbeelding 1: Import in externe database De werking van de automatische mailing export Bij een automatische mailing export moet u ervoor zorgen dat uw klantsysteem (CRM) op de vooraf gedefinieerde tijdstippen zelf een bestand download vanaf de MailPlus-server (Pull-model). Het is aan te raden het downloaden ruim na het vast gestelde tijdstip van de rapportage generatie te doen. Denk bijvoorbeeld aan 4 of 6 uur. Dit in verband met de tijd die de server nodig heeft voor het maken van deze rapportage. Dit schema moet overeen komen met het exportschema aan de kant van MailPlus. Vaak is de frequentie van het exportschema aan het begin wat hoger dan na bijvoorbeeld een week. Na bijvoorbeeld twee weken stopt het exporteren van een mailing en is er geen bestand meer op te halen van de FTP locatie. Voorwaarden aan een automatische mailing export Om gebruik te kunnen maken van de automatische mailing export moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden: Er bestaat een uniek ID per contact Om contactpersonen te herkennen vanuit Mailplus kan gebruik gemaakt worden van een uniek ID per contact. Op basis van het unieke ID kan het klantsysteem dan de interactie via MailPlus weer bij de juiste persoon toevoegen. Als dit unieke ID per contact er niet is kan het adres gebruikt worden als identificatie, een uniek ID per contact heeft vaak echter de voorkeur. MailPlus Automatische mailing export 3

4 Het bestandsformaat wijzigt niet Belangrijk gegeven is dat het formaat van het bestand aan de MailPlus kant vast staat. Dat betekent dus dat de software die deze bestanden ophaalt ook de vertaalslag maakt naar het klantsysteem qua kolomkoppen e.d. Het standaard formaat waar in geëxporteerd wordt is een tab gescheiden txt bestand. 2. Automatische mailing export via het Pull-model Hoe werkt het Pull-model? De werking van het Pull-model staat hieronder afgebeeld en bestaat uit drie stappen. Afbeelding 2: Werking pull systeem MailPlus Automatische mailing export 4

5 Stap 1 MailPlus zet het bestand klaar op de FTP omgeving Bij de set-up van de automatische mailing export wordt een vast schema in MailPlus gemaakt voor het genereren van de export en het klaarzetten op de FTP-server. Van elke mailing waarvan de rapportage geëxporteerd wordt, is er altijd slechts één export bestand beschikbaar. Elke volgende export van dezelfde mailing zal de voorgaande export van die mailing vervangen. De naam van export is altijd opgebouwd uit de volgende naamgeving: Mailing-IDXXX- yyyymmdd0000-naamvand ing Uitleg naamsopbouw: Mailing: Dit staat standaard in de naam ID ingevuld bij Mailingcode in de Mailing Manager Datum en tijd in format yyyymmdd0000 Naam van de mailing die aangegeven wordt tijdens het opstellen van e- mailing in de Mailing manager De inhoud van het bestand kent standaard de volgende velden per contactpersoon: extcontactid bounced bouncereason bouncedate opened opendate clicked optout Het is mogelijk buiten bovenstaande velden aan te geven welke kolommen er nog meer mee moeten komen met contactpersonen in het bestand. Dit is bijvoorbeeld handig om bepaalde profiel veranderingen mee te exporteren voor verwerking in het klantsysteem. Stap 2 Klantsysteem legt verbinding Het klantsysteem legt verbinding met de logingegevens van de FTP server die verschaft zijn om op de omgeving te kunnen inloggen. Stap 3 Het exportbestand wordt gedownload Het bestand dat is klaar gezet door MailPlus op de FTP locatie wordt door het klantsysteem opgehaald. Het bestand wordt door het klantsysteem verder verwerkt. MailPlus Automatische mailing export 5

6 Wat is er nodig om de import via het Pull-model te laten verlopen? Om gebruik te maken van de MailPlus automatische mailing export via het Pullmodel heeft u de twee zaken nodig: 1. Username en een wachtwoord: voor het maken van de FTP-verbinding met de MailPlus-server 2. MailPlus Server adres: Het MailPlus server adres (host) heeft u nodig om verbinding te maken via FTP, dergelijk adres ziet er uit als m12.mailplus.nl Encryption De automatische mailing export kan optioneel beveiligd worden door het gebruik van encryption. De methode Strong AES-256 encryption wordt hiervoor gehanteerd. Bij de set-up van deze functionaliteit zal een zogenaamde passphrase afgesproken worden die bij het encrypten gebruikt wordt. MailPlus encrypt het bestand nadat de generatie van de rapportage afgerond is. Tijdens de set-up van de koppeling kan aangegeven worden of encryption wenselijk is. MailPlus Automatische mailing export 6