Managershandleiding Versie 1.4

Transcriptie

1 Managershandleiding Versie 1.4

2 Inhoudsopgave 1) UITGANGSPUNTEN ) STARTSCHERM ) HET STARTSCHERM ) KENNISDOELEN EN DE BENODIGDE KENNIS ) HET AANMAKEN VAN EEN KENNISDOEL ) HET AANPASSEN VAN KENNISDOELEN ) PERSOONSGEGEVENS BEKIJKEN ) GROEPEN (EEN GROEP TOEVOEGEN AAN EEN PERSOON) ) KENNIS ) OVERZICHT ) MATCH ) STUUR BERICHT ) KENNISDEMOGRAFIE ) HET AANMAKEN VAN EEN GROEP (OPTIONEEL) ) HET AANMAKEN VAN EEN NIEUW PERSOON (OPTIONEEL) ) HET AANMAKEN VAN EEN KENNISGEBIED (OPTIONEEL) ) MAAK RAPPORT (OPTIONEEL) ) VERGRIJZINGSRAPPORT (OPTIONEEL) ) REALTIME KENNISMONITOR (OPTIONEEL) ) KWALIFICATIERAPPORT (OPTIONEEL) ) KENNISSCORE (OPTIONEEL) ) STOPLICHTFUNCTIE (OPTIONEEL) ) ZORGPADRAPPORTAGES (OPTIONEEL) ) RAPPORT: FTE PER ZORGPAD ) RAPPORT: INKOMSTEN PER ZORGPAD ) RAPPORT: FTE PER FUNCTIE: BENODIGD VS AANWEZIG ) RAPPORT: BENODIGDE MODULES/BOUWSTENEN

3 1) Uitgangspunten Bij organisaties en afdelingen werken mensen die samen werken aan het halen van bepaalde organisatiedoelen. Om deze doelen te behalen is er kennis nodig. Dit noemen we kennisdoelen. De benodigde kennis zit (in het meest ideale geval) in de hoofden van de medewerkers van de afdeling. Met kennisfitheid wordt de match berekend tussen de kennisdoelen en de aanwezige kennis bij de mensen van de betreffende afdeling. In onderstaand plaatje haal je voor 66% de gestelde kennisdoelen die horen bij organisatiedoel 50% meer omzet in 2014 omdat kennisdoel A (vijfmaal specialistische kennis op gebied van marketing) en B (vijfmaal gevorderde kennis op gebied van social media) voor 100 % gehaald worden en kennisdoel C (tienmaal basiskennis op gebied van klantgerichtheid) voor 0 %. 2

4 2) Startscherm Om het Kennisdashboard te gebruiken dient u hiervoor in te loggen met de aan u verstrekte inloglink. Deze link is persoonlijk dus verspreid deze niet verder. Indien u uw link kwijt bent kunt u deze opvragen op: 2.1) Het startscherm U komt na het inloggen in het startscherm. Hier ziet u direct alle relevante informatie staan. Afhankelijk van uw rechten heeft u meer of minder opties in het menu staan. In de tabel op het startscherm ziet u een aantal getallen staan. De fitheid is de match tussen de kennis binnen uw organisatie en de kennis die nodig is om kennisdoelen te behalen. In het voorbeeld: De afdeling communicatie heeft twee kennisdoelen ingevoerd. De aanwezige kennis en de gewenste kennis van de afdeling Communicatie komen voor 83% (kennisdoel - Adverteren) en 56% (kennisdoel - Marketing campagne) overeen. De kolom Mijn bijdrage laat zien hoe goed uw kennis matcht met de gewenste kennis. De kolom Fitheid toekomst laat zien hoe de match er in de toekomst uit ziet. Dit wordt berekend aan de hand van de door uw collega s en uzelf gestelde ontwikkeldoelen. In het 3

5 voorbeeld ziet u dat de toekomstige fitheid hoger is dan de huidige fitheid. Dit geldt ook voor uw persoonlijke bijdrage vanwege de ontwikkeldoelen die u heeft gesteld in de toekomst. Meer informatie over het begrip kennisfitheid vindt u via De introductie tekst is per organisatie in te stellen. Neem hierover contact op met info@bloei.nl. 2.2) Kennisdoelen en de benodigde kennis Aan elk kennisdoel zijn belangrijke kennisgebieden gekoppeld. Deze kennisgebieden geven weer welke kennis er nodig is om een kennisdoel te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op het marketing campagne ziet u welke kennisgebieden er belangrijk zijn om dit kennisdoel te verwezenlijken. U ziet hier wederom de fitheid terugkomen. U kunt hier via de knop Toon kennishebbers opvragen welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van deze kennisgebieden en met de knop Toon matrix kunt u een overzicht opvragen van de kennishebbers, kennisgebieden en kennisniveaus. De knop Stuur bericht wordt in hoofdstuk vier besproken en de knop Bewerk kennisdoelen wordt in paragraaf 2.2 besproken. Op elk kennisgebied is een doel gesteld. Hier staat aangegeven hoeveel kennis van de kennisgebieden, van welk niveau nodig is om kennisdoelen te behalen. In het voorbeeld: Als u doorklikt op social media ziet u hoeveel personen er op welk niveau kennis van dit gebied moeten hebben om het kennisdoel te behalen. Ook hier kunt u 4

6 bekijken welke personen er hebben aangegeven kennis te hebben van dit kennisgebied. Met de knop Kennisdemografie vraagt u een overzicht op van de aanwezige kennis per leeftijdsgroep, per kennisgebied (hoofdstuk vijf). U kunt hier ook direct uw kennis van dit kennisgebied aanpassen. De knop Pas kennisdoel aan wordt in paragraaf 2.4 besproken. 2.3) Het aanmaken van een kennisdoel Een groep (afdeling, team) heeft een collectief doel om samen aan te werken. Deze doelen zijn belangrijk om aan te geven, omdat over deze doelen de fitheid wordt berekend. Klik vanaf het startscherm op de groep waar u een kennisdoel aan wilt toevoegen. In het voorbeeld: Klik op het startscherm op de afdeling Communicatie. Klik op de knop Voeg kennisdoelen toe om een kennisdoel toe te voegen. Vul de verzamelnaam van de kennisdoelen in en beschrijf het gewenste resultaat. Klik op opslaan. Het kennisdoel is nu aangemaakt en verschijnt in het startscherm onder de afdeling Communicatie. Klik op het informatie icoon om het gewenste resultaat te bekijken. 5

7 Het wijzigen van een kennisdoel werkt hetzelfde als het instellen van een nieuw kennisdoel. In plaats van een nieuw kennisdoel aanmaken door op een groep te klikken, klikt u direct op het kennisdoel dat u wilt bewerken. 2.4) Het aanpassen van kennisdoelen Een kennisdoel is pas meetbaar als er is aangegeven welke kennis er nodig is om dit te behalen. Klik op het kennisdoel om een kennisdoel in te stellen. In het voorbeeld: Online campagne. U komt terecht in het volgende scherm. Klik op de knop Bewerk kennisdoelen en klik op het tabblad Kennisdoelen. 6

8 U ziet hier de verschillende kennisgebieden staan die van belang worden geacht binnen uw organisatie. Klik op de kennisgebieden die voor het behalen van uw kennisdoel belangrijk zijn en geef aan welke kennis er aanwezig moet zijn om het kennisdoel te kunnen behalen. Herhaal dit met alle relevante kennisgebieden. Ga terug naar uw startscherm en bekijk de fitheid van uw kennisdoel. Als de personen uit deze groep hun kennis correct hebben bijgewerkt, verschijnt in het startscherm de juiste fitheid voor het kennisdoel dat u heeft aangemaakt. Let wel, als u een nieuw kennisdoel aanmaakt waar nieuwe kennisgebieden voor nodig zijn, zullen de personen uit die groep eerst hun kennis moeten updaten voordat de juiste fitheid berekend kan worden. De gebruikers zullen in hun startscherm ook direct zien aan welke kennisdoelen zij gekoppeld zijn. Zo zijn ze in staat om samen en voor zichzelf goede afwegingen te maken op de ontwikkeling van hun kennis. 7

9 U kunt ook per kennisgebied zien hoe goed er gescoord wordt. Er is direct duidelijk op welk kennisgebied meer ontwikkeld moet worden. U kunt nog een laag dieper zien van welk niveau er kennis is van de kennisgebieden. Het wijzigen van een kennisdoel werkt hetzelfde als het instellen van een nieuw kennisdoel. In plaats van een nieuw kennisdoel aanmaken, klikt u op het kennisdoel dat u wilt bewerken. 8

10 3) Persoonsgegevens bekijken Klik op de knop Beheer personen. Kies uit het overzicht de persoon van wie u gegevens wilt bekijken. 1) U kunt het overzicht specificeren door een filter in te stellen en alleen personen uit een bepaalde groep te tonen. Kies in de dropdown Filter op een groep de groep die u zou willen zien. 2) Vervolgens kunt u in de tabel zoeken op een (gedeelte van een) naam of op andere informatie die u van deze persoon heeft door dit bovenin de tabel te typen. Zo filtert u de juiste persoon uit de totale lijst. Als u de juiste persoon heeft gevonden komt u terecht in het profiel van deze persoon. U ziet daar een aantal tabbladen. Per tabje zijn er verschillende zaken te zien. Wij zullen elk tabje hier kort toelichten. 3.1) Groepen (een groep toevoegen aan een persoon) Hier kunt u wijzigen in welke groepen deze persoon thuishoort. Indien deze persoon voor meerdere afdelingen werkt is het handig om aan te geven voor hoeveel FTE hij/zij voor een bepaalde afdeling werkt. 1. Klik op + Voeg groep toe om een groep toe te voegen. 2. Voor het aanpassen van het aantal FTE klikt u op het potlood. 3. Om een groep van een profiel te ontkoppelen klikt u op het kruisje. 9

11 Het kan voorkomen dat er een groep mist. Deze kunt u aanmaken met de knop Voeg groep toe op uw startscherm, zoals uitgelegd in hoofdstuk vijf. 3.2) Kennis Hier kunt u de kennis van een medewerker bekijken. De belangrijkste kennisgebieden staan hier weergegeven. Klik een gebied open en u zult zien op welk niveau deze persoon daarvan kennis heeft. Daarnaast kunt u zien of deze persoon zich op dit gebied wil ontwikkelen doordat er een ontwikkeldoel is gesteld. De hier aangegeven kennis wordt meegenomen in de berekening van de fitheid. Het is belangrijk dat deze informatie correct en up to date is 10

12 3.3) Overzicht Hier ziet u een overzicht van alle ingevoerde gegevens uit de tabbladen Personalia, Groepen en Kennis. 11

13 3.4) Match Hier kunt u zien hoe de kennis van de persoon die u geselecteerd heeft overeenkomt met de kennis die gevraagd wordt binnen een bepaalde functie of rol die de medewerker bekleedt. U kunt hier ook zien op welke kennisgebieden de match nog geen 100% is en waar dus een ontwikkeldoel op gesteld zou kunnen worden. Dit overzicht werkt alleen als de medewerker gekoppeld is aan een functie of rol met een kennisprofiel. 12

14 4) Stuur bericht Klik op de knop Stuur bericht. Kies de groep(en) waarnaar u het bericht wilt versturen. Als u de juiste groep of groepen heeft aangevinkt klikt u op de knop Zoeken. Er verschijnt een lijst met alle personen uit deze groep. Vink het boxje voor Naam aan om iedereen uit de groep te selecteren Vink het boxje voor de naam van een persoon aan om één iemand te selecteren. Vink verschillende boxjes aan door de control toets ingedrukt te houden om een selectie te maken van personen. 13

15 Klik na het maken van de juiste selectie op de knop Stuur bericht. Het volgende scherm verschijnt. 14

16 Typ in het witte vlak het bericht dat u wilt versturen. De iconen werken zoals in een normale tekstverwerker. Een aanhef wordt automatisch uit het systeem gehaald. Het onderwerp kunt u invullen zodra u naast het witte vlak klikt en de iconen verdwijnen. Het antwoordadres: De mail wordt verstuurd vanaf info@kennisdashboard.nl. Om te zorgen dat de ontvanger van de mail niet antwoord aan info@kennisdashboard.nl maar naar uw adres, vult u hier het juiste antwoordadres in. Stuur link mee: Zodra u deze optie aan vinkt wordt er automatisch een inloglink meegestuurd naar de ontvanger van de mail. Zo kan hij/zij direct naar zijn profiel. Stuur profiel mee: zodra u deze optie aan vinkt wordt het overzicht van de gegevens van de ontvanger meegestuurd in de mail. Als de mail af is drukt u op de knop Verstuur bericht. 15

17 5) Kennisdemografie Klik op de knop Kennisdemografie. Kennisdemografie toont voor geselecteerde kennis en personen de leeftijdsopbouw. Je ziet dan bijvoorbeeld dat er relatief veel kennis bij oude mensen zit of dat het juist mooi verdeeld is over alle leeftijdsgroepen. U komt terecht in onderstaand scherm. Kies het kennisgebied (in de diepste laag van de kennisboom) en de groepen die u tegen elkaar af wilt zetten en klik vervolgens op toon rapport. Er verschijnt een overzicht van de aanwezige kennis van de geselecteerde kennisgebieden in de geselecteerde groepen per leeftijdsgroep. 16

18 17

19 6) Het aanmaken van een groep (optioneel) Klik op de knop Voeg groep toe. U komt terecht in een scherm waar u de naam en de omschrijving van een groep kan invoeren. Een groep kan zijn een afdeling, een team of een functieprofiel. Geef de groep de juiste verzamelnaam en beschrijf het doel van deze groep. Klik daarna op opslaan. Er verschijnen een aantal tabbladen boven het invoerveld. (Afhankelijk van de instellingen van het systeem voor uw organisatie kunnen dit er meer of minder zijn.) Klik het tabblad Personen aan om personen te koppelen aan deze groep. Klik vervolgens op + Voeg persoon toe om een persoon te koppelen. 18

20 Klik op het tabblad Zorgpaden om een zorgpad te koppelen aan deze groep. De groep is nu compleet. 19

21 7) Het aanmaken van een nieuw persoon (Optioneel) Komt u er tijdens het aanmaken van een nieuwe groep achter dat er een persoon nog niet bestaat in de database? Dan kunt u deze aanmaken op het tabblad personen te kiezen voor de optie Niet gevonden? Klik hier om een nieuw persoon toe te voegen. Als u op deze link klikt verschijnt het volgende scherm. Vul de gegevens in en klik op toevoegen. De persoon is nu toegevoegd aan het dashboard en aan deze specifieke groep. Als u een persoon mist in een groep die al bestaat komt u in dit scherm terecht door op het startscherm te klikken op de groep waar de persoon aan toegevoegd moet worden. In het voorbeeld: klik op de groep Administratie. U komt terecht in het volgende scherm. 20

22 Vervolgens klikt u op Bewerk groep en op het tabblad Personen kiest u voor de optie Niet gevonden? Klik hier om een nieuw persoon toe te voegen. Let op: een via deze weg nieuw aangemaakte persoon, heeft nog geen logingegevens ontvangen. Dit zult u apart moeten doen. 21

23 8) Het aanmaken van een kennisgebied (optioneel) Het kan voorkomen dat er voor een nieuw kennisdoel kennis nodig is van een kennisgebied dat nog niet in het systeem bekend is. U kunt dit gebied dan aanmaken. Klik op het kennisdoel waar deze kennis voor nodig is. In het voorbeeld: Marketing campagne. Klik op Bewerk kennisdoelen en ga naar het tabblad Kennisdoelen. Om een nieuw kennisgebied aan te maken klikt u op de blauwe link Mocht u een gebied missen, klik dan hier om een nieuw gebied toe te voegen. U komt in het volgende scherm terecht. 22

24 Geef het kennisgebied een naam en kies welk soort gebied het is. (U kunt naast kennisgebieden, ook competenties of specifieke certificaten met geldigheidsduur toevoegen.) In het voorbeeld: het kennisgebied dat wordt toegevoegd is 3D Printing. In dit scherm kunt u ook een afkorting, synoniem en/of omschrijving toevoegen. Een heldere omschrijving is belangrijk voor de gebruikers, zodat zij hetzelfde verstaan onder het kennisgebied. Klik vervolgens op opslaan. Het gebied is nu aangemaakt en u kunt er direct een kennisdoel op stellen zoals beschreven in een eerdere paragraaf. Vraag de beheerder van het dashboard van uw organisatie om het kennisgebied op de juiste plek in de kennisgebiedenboom te schuiven. 23

25 9) Maak rapport (Optioneel) Klik op de knop Maak rapport. Afhankelijk van de wensen van uw organisatie heeft u hier de optie om op maat gemaakte rapporten op te vragen en te exporteren als.pdf of Excel bestand. Indien gewenst kan het rapport in Excel verder worden bewerkt. Mist u een rapport? Neem dan contact op met info@bloei.nl of bel naar

26 10) Vergrijzingsrapport (optioneel) Klik op de knop Vergrijzingsrapport in het startscherm. U komt terecht in het scherm waarin u per groep kunt bekijken hoe het ervoor staat met de vergrijzing binnen uw organisatie. Kies de groep waarvan u gegevens wilt bekijken en bepaal de pensioenleeftijd. U ziet in één oogopslag welk kennisgebied het meeste risico loopt om te verdwijnen en daar kunt u nu vooraf op inspelen. U kunt de resultaten sorteren op: Percentage personen dat weggaat. Bijvoorbeeld: van vier kennisdagers van gebied x gaat 50% (twee personen) weg en van 15 kennisdragers van gebied y gaat 33% (vijf personen) weg. Percentueel gezien dreigt het grootste risico bij het vertrek 50% van de kennisdragers van gebied x. Dit staat bovenaan. Aantal personen dat weggaat. Bijvoorbeeld: van vier kennisdagers van gebied x gaan twee personen weg en van 15 kennisdragers van gebied y gaan vijf personen weg. Absoluut gezien dreigt het grootste risico bij het vertrek van vijf kennisdragers van gebied y. Dit staat bovenaan. 25

27 De gekleurde balk staat symbool voor alle personen uit de door u geselecteerde groep, die kennis hebben van het kennisgebied dat voor de balk staat getoond. Het stuk van de balk dat groen is, geeft aan dat de kennis aanwezig is tot en met 2015, maar daarna verdwijnt doordat de kennisdrager in dat jaar de pensioenleeftijd bereikt. Het blauwe gedeelte van de balk geeft het percentage kennis aan dat tot na 2018 aanwezig is. Als er personen worden toegevoegd die in 2016 of 2017 de pensioenleeftijd bereiken, verschijnt er een extra kleur in de balk. 26

28 11) Realtime kennismonitor (Optioneel) Klik op de knop Realtime kennismonitor. U komt terecht in een scherm waar u direct kunt zien hoe de kennis zich ontwikkelt binnen uw organisatie. U kunt een aantal keuzes maken. U kunt een bepaald kennisgebied selecteren om ontwikkelingen van te monitoren. U kunt een groep selecteren om de ontwikkelingen van bij te houden. U kunt de situatie van nu vergelijken met een situatie van vijf minuten tot tien jaar geleden. 27

29 12) Kwalificatierapport (Optioneel) Klik op de knop Kwalificatierapport. U kunt hier bepaalde kwalificaties bekijken. Het kan voorkomen dat bepaalde kennis elk jaar vernieuwd moet worden. Een cursus die jaarlijks herhaald moet worden bijvoorbeeld. Met de knop kwalificatierapport kunt u de verschillende kwalificaties bekijken en kijken tot wanneer deze geldig zijn. Selecteer de afdeling waarvan u de kwalificaties wilt bekijken en stel een juist tijdsvlak in. Klik op Toon rapport. 28

30 13) Kennisscore (Optioneel) In dit overzicht kunt u bekijken hoeveel personen uit een bepaalde groep op welk niveau kennis hebben van het door u geselecteerde kennisgebied. Selecteer de groep waarvan u de kennishebbers wilt bekijken en selecteer de kennisgebieden die u wil bekijken. Klik op de knop Toon rapport. 29

31 14) Stoplichtfunctie (Optioneel) Met de optie stoplichtfunctie kunt u een overzicht bekijken van de match tussen de gestelde kennisdoelen in de door u geselecteerde groep en de in deze groep aanwezige kennis. Groen: Kennisgebieden waar de kennisdoelen overeenkomen met de aanwezige kennis. Oranje: De kennisdoelen worden niet gehaald met de aanwezige kennis. Rood: Van de kennisgebieden waar een kennisdoel op is gesteld, is geen kennis aanwezig. Wit: Er is kennis aanwezig van kennisgebieden waar geen kennisdoel op is gesteld. 30

32 Door op het icoontje van de floppydisk te klikken kun je deze tabel opslaan als Excel, PDF of word document. Tip: Als u exporteerd naar Excel, klik dan in excel op de optie Beeld en daarna op Blokkeren. Kies dan voor titels blokkeren of bovenste rij blokkeren. Zo blijven de namen en gebieden in beeld staan als u door het document heen scrolt. 31

33 15) Zorgpadrapportages (optioneel) Klik op de optie Zorgpadrapportages in het menu op het startscherm. U komt terecht in een submenu. U kunt hier kiezen uit vier verschillende rapportages. Kies eerst een groep waarvan u een rapport wil bekijken en klik daarna op het rapport dat u wilt inzien. 15.1) Rapport: Fte per zorgpad Dit rapport toont de benodigde Fte per zorgpad, per functie. 32

34 15.2) Rapport: inkomsten per zorgpad Dit rapport toont een prognose van de inkomsten per zorgpad gebaseerd op de geschatte instroomcijfers en potentiële inkomsten gebaseerd op DBC tarief en NZa verichtingen parameters. Bij het berekenen van de DBC vergoeding wordt de gemiddelde duur per zorgpad per cliënt uitgerekend en deze wordt vermenigvuldigd met een gemiddelde DBC vergoeding per uur die per productcategorie kan worden ingesteld. Bij het berekenen van de inkomsten gebaseerd op NZa tarieven wordt gebruikt gemaakt van de Fcodes die per bouwsteen zijn ingegeven. Het rapport toont van links naar rechts de volgende informatie: Naam zorgpad Verwachte instroom (deze is ingegeven voor de betreffende afdeling) De gemiddelde behandelduur voor een cliënt De gemiddelde DBC vergoeding De verwachte DBC opbrengst De verwachte opbrengst gebaseerd op de Nza verrichtingen 15.3) Rapport: Fte per functie: benodigd vs aanwezig Dit rapport toont het aantal FTE dat binnen een afdeling werkzaam is versus het benodigde aantal FTE per functie wat nodig is om de beoogde zorg te leveren. Het aantal benodigde FTE per functie wordt bepaald door de per bouwsteen te kijken hoeveel tijd er per functie nodig is en hoe vaak deze bouwsteen wordt uitgevoerd. Het aantal keer dat een bouwsteen wordt uitgevoerd wordt bepaald aan de hand van de 33

35 instroomcijfers per zorgpad en de hierin voorkomende bouwstenen. Hierbij wordt rekening gehouden met de in het zorgpad per bouwsteen aangegeven percentages. Bij het berekenen van de benodigde FTE s wordt er met een vast aantal productie uren voor 1 FTE gerekend. Dit is per instelling aan te passen. Er wordt nu gerekend met 1200 uur productie per 1 FTE. Er kan worden doorgeklikt op de getallen. Waarna de volgende informatie wordt getoond: Bij doorklik op het aanbod getal worden de specifieke personen getoond: 34

36 Bij doorklikken op het vraag getal worden de specifieke bouwstenen getoond waarbij de betreffende functie voor zou moeten worden ingezet: 35

37 15.4) Rapport: Benodigde modules/bouwstenen Dit rapport toont voor een afdeling het aantal benodigde bouwstenen dat gemiddeld uitgevoerd dient te worden per jaar, maand en per week. 36