WS 2 Stadskantoor Utrecht: niet normaal?! Sprekers: Monique Verbeek Isabel Lutz Maaike Wilmink WELKOM!

Transcriptie

1 WS 2 Stadskantoor Utrecht: niet normaal?! Sprekers: Monique Verbeek Isabel Lutz Maaike Wilmink WELKOM!

2 Stadskantoor Utrecht: aanleiding, feiten en cijfers Het Stadskantoor concept Ervaringen na 1 jaar Praktijkcase

3 Met welke verwachtingen zijn jullie naar onze workshop gekomen?

4 Van tekentafel naar werkelijkheid

5 Stadskantoor in feiten en cijfers 21 etages m2 BVO werkplekken Werkplekfactor 0,7 175 parkeerplekken 132 vergaderruimtes

6 Stadskantoor concept warenhuis van dienstverlening Papierarm Activiteitgerelateerd werken Plaats- en tijdonafhankelijk

7 Stadskantoor en organisatievernieuwing: U factor en Via B! Open Samenwerken met elkaar en de stad Elkaar aanspreken en feedback geven Open staan voor de klant en voor elkaar Digitaal werken Wendbaar Wendbaar zijn Plaats- en tijdonafhankelijk werken De lerende organisatie Scherp Sturen op resultaat Effectief en efficiënt werken Betrouwbaar Afspraak is afspraak

8 Omgangsvormen Stadskantoor

9 College B&W Directieraad Opdrachtgeversberaad 3 sporen Fysiek Stuurgroep ICT Digitaal Mentaal Afstemmingsoverleg U factor Stuurgroep HRM Interfacemanager Implementatieteam U factor Verhuiscoördinatoren Plug & play Advies / testgroep IPM Projectleiders AUTO, Facilitair, Inbouw Projectleiders IB IV Projectleider HRM Besluitvormend U factor U team Implementerend U factor 9

10 Borgen en doorontwikkelen van concept Transitieteam Stadskantoor -----> Netwerk Stadskantoor Netwerk = evaluerend en advies gevend Besluitvorming door directie Bedrijfsvoering Facilitair & Huisvesting + Programma Organisatievernieuwing zijn nu conceptbewaker

11 Hoe gaat het in de praktijk? Inpassingsplan Stadskantoor (intern & extern ) 2015 januari 2015 NOORD 0,7 ZUID 0,6 21 Ontmoetingsruimte BCS VWS 20 College BCS VWS 19 IB VWS 18 IB VWS 17 IB VWS 16 IB BGHU 15 W&I BGHU VTH 14 W&I VTH 13 W&I VTH 12 Techniek Techniek + MER 11 Restaurant plaza 10 IB Serviceplein + Klant Contact Centrum (KCC) VTH (MK) 9 IIB Ontwikkel organisatie 8 SW (IBU) Ontwikkel organisatie 7 Volksgezondheid PBZ UVO 6 Vergaderplaza 5 Bouwen en wonen W&I Uitvoeringsorganisatie VTH UVO spreekplekken + workshops PBZ SW 4 GgD GGDRU UWV W&I Reizigersvaccinatie, TBC Keuringsarts Ontwikkelorganisaties OO Ruimte 3 UWV W&I Maatsc AD kamers + workshops spreekplekken + workshops Wijkge UWV 2 W&I BghU PBZ UWV Interne bedrijven IB Intern a W&I Spreekplekken + workshops Publiekszaken Balies + midoffice Balies Spreekkamers Onders Admini

12 Hoe gaat het in de praktijk?

13

14 Eigen initiatieven

15 Discussie op intranet

16 Van Bytes en Bricks naar Behaviour Vrijheid en verantwoordelijkheid! Vele mogelijkheden van het gebouw Korte lijnen worden langer, lange lijnen worden korter Geluidsprikkels Gevoelige informatie Werkplekken voor teams Eten achter het buro Bezettingsgraad en uitloggen Kortom: gedrag!

17 Case 1 help ons het gewenste gedrag stimuleren

18 Case 1

19 Case 1 We hebben een fietsenkelder met 2000 fietsparkeerplekken (etagerekken, met onder- en bovenrek). Daarnaast een aparte strook voor speciale fietsen, met kinderstoeljes, kratten voorop, brede banden etc. Collega s parkeren hun fiets in het wilde weg, de bovenrekken worden amper gebruikt. F&H krijg klachten over de fietsenkelder ( het is te klein!? ). Hoe kunnen wij het gewenste gedrag stimuleren?

20 Case 2 - vergadercultuur

21 Case 2 We hebben 132 vergaderzalen. Dit is exclusief de vele informele plekjes verspreid door het gebouw. De ruimtes op ons vergaderplaza kunnen vooraf gereserveerd worden (max. 3 maanden vooruit). De praktijk is dat collega s zekerheid zoeken en liever vergaderen in een dichte ruimte, die vooraf gereserveerd is. Degene die de ruimten reserveert (secretaresse) is veelal niet degene die de ruimte gebruikt. Bij annulering van vergadering wordt de vergaderruimte niet altijd geannuleerd. F&H krijgt klachten over de capaciteit aan vergaderzalen, de kosten voor externe vergaderlocaties stijgen. Bezettingsgraadmetingen laten zien dat er wel ruimten beschikbaar zijn. Hoe kunnen wij het gewenste gedrag stimuleren?