Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

Transcriptie

1 Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

2 Inhoudsopgave 1. Samenvatting 3 2. De beste organisaties streven ernaar 4 hun efficiëntie te verbeteren 3. Hoe ERP de efficiëntie verbetert 5 4. Resultaten 8 5. Conclusie 9 2 Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

3 1.Samenvatting Het verbeteren van de efficiëntie van een bedrijf is een voortdurende zorg voor elk bedrijf dat ernaar streeft de beste bedrijfsvoering te bereiken. Bedrijven die hun efficiëntie daadwerkelijk verbeteren, kunnen hun bedrijfskosten verlagen terwijl ze de effectiviteit en winstgevendheid van hun bedrijfsvoering verbeteren. Ze houden ook tijd over om aan strategische planning te besteden. Terwijl veel bedrijven toepassingen in silo s en handmatige bedrijfsprocessen gebruiken, hebben de beste bedrijven een grotere kans om ERP-technologie volledig te benutten. In dit witboek wordt beschreven hoe ERPtechnologie de efficiëntie kan verbeteren door: bedrijfsprocessen te standaardiseren en te automatiseren, zowel lokaal als op meerdere locaties en in meerdere landen, om de bedrijfsvoering te versnellen. een volledig geïntegreerd pakket bedrijfsmanagementtoepassingen te bieden waarbij een gemeenschappelijke gegevensset wordt gedeeld en deze toepassingen uit te breiden via internet, zodat zichtbaarheid en samenwerking tussen afdelingen, evenals met klanten, partners, leveranciers en externe gebruikers mogelijk worden gemaakt. flexibele en aanpasbare verslaglegging te bieden om bedrijfsrapportage, analyse en inzicht te verbeteren. 3 Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

4 2. De beste organisaties streven ernaar om hun efficiëntie te verbeteren Bedrijven die als beste bedrijven willen functioneren, zijn continu op zoek naar manieren om de efficiëntie van hun bedrijfsvoering te verbeteren. Door efficiënter te werken, hebben bedrijven de kans om bedrijfskosten te verlagen terwijl ze de winstgevendheid verhogen. Ook kunnen ze bestaande bedrijfsmiddelen weghalen bij tijdrovende, handmatige administratieve taken en inzetten voor strategische besluitvorming en planning. Om een grotere efficiëntie te bereiken, wenden de beste bedrijven zich tot Enterprise Resource Planning (ERP)- softwareoplossingen. Volgens Aberdeen heeft 70% van de beste bedrijven een gestandaardiseerde ERP-implementatie. (1) Daarentegen hebben gemiddelde of achterlopende bedrijven een grotere kans dat ze hun bedrijfsvoering beheren met zelfstandige toepassingen, zoals boekhouding en financiën, klantrelaties, salarisadministratie, voorraad, productie en distributie en spreadsheets gebruiken voor de operationele en financiële planning. Door deze ongelijksoortige toepassingen te gebruiken, wordt het lastig en tijdrovend voor medewerkers in de hele organisatie om de informatie die ze nodig hebben, op te vragen in een indeling die ze ook echt kunnen gebruiken. Medewerkers moeten informatie in meerdere systemen invoeren of uit meerdere systemen opvragen om rapporten te maken en bedrijfsinformatie te analyseren om belangrijke zakelijke beslissingen te kunnen nemen. (1) ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Door Cindy Jutras, Aberdeen Group, augustus Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

5 3. Hoe ERP de efficiëntie verbetert ERP-oplossingen verbeteren de efficiëntie door bedrijfsprocessen te automatiseren en geïntegreerde toepassingen te bieden die gegevens delen om medewerkers direct toegang te bieden tot de informatie die ze nodig hebben en door bedrijfsinformatie en -analyses te bieden om de besluitvorming en planning te verbeteren. Gestandaardiseerde processen versnellen de bedrijfsvoering Handmatige processen kunnen saai en tijdrovend zijn en medewerkers kunnen eenvoudig essentiële stappen over het hoofd zien of klanten een inconsistente ervaring bieden. Daarom streeft volgens Aberdeen het merendeel (54%) van de beste bedrijven ernaar om ERPoplossingen in te zetten om bedrijfsprocessen te standaardiseren en te versnellen. (2) ERP-oplossingen standaardiseren en versnellen processen via automatisering, waardoor processen efficiënt en correct worden uitgevoerd. Managers worden via waarschuwingen op de hoogte gebracht van uitzonderingen, zodat ze problemen proactief kunnen aanpakken. Er zijn ERP-modules beschikbaar om processen te automatiseren zoals: Boekhouding en financiën Salarisadministratie Personeelszaken Verkoop Customer Resource Management Inkoop Voorraad Productie Distributie (2) ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Door Cindy Jutras, Aberdeen Group, augustus Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

6 Aanpasbaarheid ondersteunt de unieke manier waarop een bedrijf zaken doet Tegelijk met gestandaardiseerde processen bieden ERP-oplossingen ook de flexibiliteit om de unieke manieren te ondersteunen waarop bedrijven en hun medewerkers werken. IT-afdelingen kunnen standaardprocessen configureren voor specifieke workflowvereisten. Eindgebruikers kunnen hun eigen desktops personaliseren, bijvoorbeeld door velden te definiëren, knoppen toe te voegen of gegevenskolommen die ze nooit gebruiken, te verwijderen, om hun persoonlijke efficiëntie te verbeteren. Bij sommige ERP-oplossingen kunnen bedrijven alleen de modules aanschaffen die ze nodig hebben en dan later indien nodig modules toevoegen zonder uitgebreide integratie. Doorgaans zijn softwareontwikkelingskits beschikbaar, evenals netwerken van systeemintegrators als aanpassingen op grotere schaal zijn vereist. Bij een upgrade naar een nieuwe versie migreren eventuele wijzigingen automatisch mee, zodat het bedrijf niet wordt geconfronteerd met een tijdrovende herconfiguratie. Geautomatiseerde processen gelden voor meerdere locaties, wereldwijde of uitgebreide bedrijfsvoering Veel bedrijven doen zaken op meerdere locaties, hebben meerdere divisies of dochterondernemingen, hebben wereldwijd kantoren of werken zelfs samen met een uitgebreide toeleveringsketen die bestaat uit klanten, partners en leveranciers. Niet alleen kunnen moderne ERP-oplossingen processen stroomlijnen en de samenwerking verbeteren binnen één bedrijf op één locatie, maar deze oplossingen kunnen hetzelfde betekenen voor organisaties met meerdere locaties, die zaken doen in meerdere landen of samenwerken in een uitgebreidere toeleveringsketen. Met moderne ERP-oplossingen kunnen bedrijven processen aanpassen om aan de behoeften van de individuele bedrijfsvoering in meerdere bedrijven, locaties of landen te voldoen, terwijl het tegelijkertijd eenvoudiger wordt om een bedrijfsvoering met meerdere locaties of een wereldwijde bedrijfsvoering te consolideren en informatie te delen. Er zijn ERP-oplossingen beschikbaar die meerdere talen, valuta s, bedrijven, locaties en wetgevingen ondersteunen, zodat individuele divisies of landen hun eigen bedrijfsregels kunnen volgen terwijl ze gemeenschappelijke processen en informatie delen. Bedrijven kunnen transacties die gelden voor meerdere bedrijven, eenvoudig inpassen door deze ERP-oplossingen te benutten die transacties automatisch over twee of meer bedrijven verdelen, zodat de kosten worden verlaagd en foutgevoelige, tijdrovende processen niet meer nodig zijn. ERPoplossingen kunnen ook informatie uit verschillende bedrijven of wereldwijde locaties consolideren om bedrijven in staat te stellen meerdere bedrijven rendabel te beheren en uitgebreide verslaglegging over meerdere bedrijfseenheden te realiseren. 6 Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

7 Geïntegreerde toepassingen verbeteren de zichtbaarheid Wanneer organisaties toepassingen in silo s gebruiken, moeten gebruikers informatie vaak meerdere keren invoeren in verschillende toepassingen, of gegevens heen en weer transporteren tussen systemen. Nadat een verkoper bijvoorbeeld een order heeft binnengehaald, moeten medewerkers op verschillende afdelingen die order mogelijk in het verkoopsysteem, het orderinvoersysteem, het voorraadbeheersysteem en het crediteurensysteem invoeren. Managers of directeuren moeten informatie uit verschillende systemen in een spreadsheet verzamelen voor analyse en besluitvorming. ERP-oplossingen slaan gegevens uit alle modules in hetzelfde gegevensopslagsysteem op. Informatie wordt één keer ingevoerd en direct automatisch verspreid naar alle bedrijfsonderdelen die de informatie nodig hebben. Tijd die eerder aan het herinvoeren van gegevens werd besteed, wordt nu bespaard, de nauwkeurigheid wordt verbeterd en medewerkers kunnen sneller aan vereisten van klanten voldoen. Het systeem geeft een nieuwe order bijvoorbeeld automatisch weer in voorraadniveaus, productie en boekhouding terwijl medewerkers een orderstatus of voorraadniveaus kunnen controleren zonder dat ze de informatie bij verschillende personen of afdelingen hoeven op te sporen. Wanneer gegevens van meerdere locaties of een wereldwijde bedrijfsvoering (in verschillende talen of valuta s) worden ingevoerd, normaliseert het systeem de gegevens zelfs, zodat informatie in dezelfde eenheden kan worden vergeleken. ERP-systemen kunnen ook elektronische documenten beheren, zoals verkooporders en facturen, facturen van debiteuren, nacalculatiefacturen, inkooporders, salarisstrookjes en elektronische formulieren. Gebruikers besparen tijd en geld door elektronisch opgeslagen documenten efficiënt van hun zakelijke desktop op te halen in plaats van er handmatig naar te moeten zoeken. Bij het elektronisch opslaan van documenten wordt ook de kans van verlies of beschadiging van waardevolle papieren dossiers voorkomen, inclusief journaalposten en registers, periodeafsluitingsverslagen en alle standaardrapporten. Beleidsregels op basis van rollen beschermen gegevens zodat gebruikers veilig en toch efficiënt toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben. Via controletrajecten kunnen organisaties wijzigingen die in het systeem zijn aangebracht, eenvoudig traceren, zoals wanneer en door wie deze zijn aangebracht, om te garanderen dat gebruikers geen wijzigingen aanbrengen waartoe ze niet zijn bevoegd. 7 Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

8 Verslaglegging en analyse verbeteren het inzicht In ERP-oplossingen kunnen gebruikers altijd gegevens uit het gegevensopslagsysteem analyseren met rapporten en standaardquery s en hoeven managers of directeuren die gegevens willen analyseren, deze niet in meerdere systemen te zoeken en vervolgens in een spreadsheet te importeren. In tegenstelling tot oudere ERP-systemen die voorgeformuleerde rapporten boden die periodiek via batchprocessen werden gecreëerd, bieden moderne ERP-oplossingen flexibele rapporten die gegevens direct opvragen, zodat de efficiëntie en nauwkeurigheid van het besluitvormingsproces worden verbeterd. Gebruikers kunnen via interfaces op basis van slepen en neerzetten rapporten aan hun persoonlijke wensen aanpassen, zodat ze zo efficiënt mogelijk kunnen werken en kunnen deze rapporten voor hun persoonlijke gebruik opslaan of met andere gebruikers delen. Gebruikers kunnen watals -vragen stellen. De ad-hoc querycapaciteiten bieden gebruikers direct toegang tot informatie om een grotere zichtbaarheid te bieden voor het bedrijf en meer inzicht om de bedrijfsprestaties te verbeteren. Bedrijfsinformatie- en analyseoplossingen bieden portals of grafische interfaces om kernprestatieindicatoren (KPI s) te presenteren waarmee ongebruikelijke gebeurtenissen die aandacht behoeven, snel en eenvoudig kunnen worden geïdentificeerd. Managers en directeuren kunnen snel specifieke transactiedetails bekijken om trends te identificeren of de onderliggende oorzaak van uitzonderingen op te sporen voor proactievere zakelijke beslissingen. Flexibele technologie verbetert de efficiëntie van IT De huidige ERP-systemen geven ITorganisaties de flexibiliteit om het systeem aan hun vereisten aan te passen. ERPoplossingen die op een architectuur op basis van normen worden uitgevoerd, kunnen meerdere databases, besturingssystemen en hardwareplatforms ondersteunen. Een dergelijke architectuur maakt het snel, efficiënt en rendabel voor IT-organisaties om de ERP-oplossing in hun bestaande omgevingen in te zetten of hun omgevingen zonder grote veranderingen en aanpassingen te wijzigen, zodat de efficiëntie van IT wordt verbeterd. Oplossingen die standaard-it-functionaliteit voor het opsporen van problemen, optimalisaties, back-up en herstel ondersteunen, bieden IT-beheerders de mogelijkheid om hun bekende functionaliteit te gebruiken om het systeem te beschermen en de werking ervan te optimaliseren. ERP-oplossingen die gebruikmaken van moderne, op internet gebaseerde architecturen en webservices, en draadloze en mobiele draadloze apparaten ondersteunen, bieden organisaties de optie om hun efficiëntie verder te verbeteren door hun interne systemen uit te breiden naar externe/mobiele gebruikers, partners en leveranciers. Gebruikers melden zich gewoon aan bij het systeem via intelligente zelfbedieningstoepassingen. 8 Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

9 4. Resultaten Door handmatige processen en systemen in silo s te vervangen door één ERP-oplossing die meerdere functionele gebieden, locaties, landen of de uitgebreide toeleveringsketen verbindt, kunnen organisaties de volgende voordelen realiseren: Kosten verlagen door de bedrijfsvoering te stroomlijnen Vanuit zakelijk perspectief biedt een geïntegreerde ERP-oplossing organisaties de mogelijkheid om kosten te verlagen door workflows te automatiseren om taken te stroomlijnen en belemmeringen voor het delen van informatie weg te nemen, zodat medewerkers hun werk in minder tijd kunnen doen. Aberdeen ontdekte dat door te profiteren van de geautomatiseerde en gestroomlijnde processen van een ERPsysteem, de beste organisaties jaar na jaar gemiddeld een verlaging van 26% in hun bedrijfskosten wisten te bereiken. Vanuit IT-perspectief verlaagt een flexibele, aanpasbare ERP-oplossing de totale eigendomskosten door bedrijven in staat te stellen, wijzigingen aan te brengen zonder dat het hele systeem moet worden aangepast. Een moderne architectuur maakt het eenvoudig om databases, hardware of besturingssystemen te vervangen zonder dat het ERP-systeem moet worden herzien. Een systeem met modules die direct worden geïntegreerd, bespaart de tijd en kosten van langdurige integratie van punt tot punt. Bovendien hoeft met één geïntegreerd systeem IT niet langer meerdere leveranciers of wederverkopers beheren. Nadruk op strategie om resultaten te bereiken Met ERP-oplossingen kunnen medewerekers hun werk ook effectiever doen. Volgens Aberdeen kan 95% van de bedrijven dat het ERP-systeem zo goed mogelijk benut, volledige en tijdige levering bereiken en kan 95% van de bedrijven nauwkeurigheid van de voorraad bereiken (3). Met ERP wordt het eenvoudig om werkstappen en processen te documenteren, zodat mensen weten hoe ze hun werk consistent moeten doen. Wanneer medewerkers eenvoudig toegang hebben tot gedocumenteerde processen, nemen productiefouten af en neemt de kwaliteit toe. Geïntegreerde, samenwerkende planningprocessen maken nauwkeurigere plannen mogelijk en verlagen de begrotingscyclustijden. Met meer inzicht in productieprocessen kan het management snel problemen in het bedrijf identificeren en direct correctiemaatregelen nemen. Met nauwkeurigere gegevens en betere besluitvormingsfunctionaliteit kunnen bedrijven de kwaliteit van hun besluitvorming en dus de bedrijfsresultaten verbeteren. En ten slotte, door handmatige administratieve taken te beperken via geautomatiseerde processen en snellere, slimmere toegang tot gepersonaliseerde informatie te bieden, kunnen bedrijven ervoor zorgen dat het personeel zich bezig kan houden met meer strategische kwesties. (3) ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, Door Cindy Jutras, Aberdeen Group, augustus Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

10 5. Conclusie De beste bedrijven zetten ERP-oplossingen in om de efficiëntie van hun bedrijfsvoering te verbeteren en kosten te verlagen, de effectiviteit van de bedrijfsvoering te verbeteren om de winstgevendheid te vergroten en meer bedrijfsmiddelen vrij te maken voor strategische planning. Deze organisaties wenden zich tot ERP-toepassingen om deze doelstellingen te bereiken. Door hun gebruik van ERP-oplossingen te optimaliseren hebben organisaties de kans om hun essentiële bedrijfsprocessen te automatiseren voor een consistentere, gestroomlijnde bedrijfsvoering. Ze kunnen effectiever informatie uitwisselen tussen afdelingen, locaties en zelfs landen om dubbele invoer van gegevens te voorkomen en de zichtbaarheid te verbeteren. Ook krijgen ze de beschikking over flexibele functies om bedrijfsgegevens te analyseren om uitzonderingen in hun bedrijfsvoering proactief te beheren en de strategische planning te verbeteren. ERP in the Midmarket 2009: Managing the Complexities of a Distributed Environment, By Cindy Jutras, Aberdeen Group, August Een ERP-handleiding over verbetering van efficiëntie

11 Sage The Sage Group plc The Sage Group plc is een toonaangevende wereldwijde leverancier van software inzake bedrijfsbeheer voor kleine en middelgrote bedrijven. Dit biedt hen meer mogelijkheden om succes te boeken. Sage begrijpt hoe en waarom elk bedrijf uniek is, en levert gebruiksvriendelijke, veilige en efficiënte producten en diensten die bij uiteenlopende behoeften passen. Sage werd in 1981 opgericht, is sinds 1989 genoteerd aan de Londense beurs en werd in 1999 opgenomen in de FTSE 100. Sage heeft meer dan 6 miljoen klanten, telt meer dan werknemers in 24 landen en is actief in het Verenigd Koninkrijk, Ierland, het Europese vasteland, Noord-Amerika, Zuid-Afrika, Australië, Azië en Brazilië. Meer informatie vindt u op Sage Software, Inc. Alle rechten voorbehouden. Sage, de Sage-logo s en de product- en servicenamen van Sage die in dit document worden genoemd, zijn gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van Sage Software, Inc. of aan Sage gelieerde entiteiten. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaars - CA-inspire_24_MME_07-14