Macro s. 4.2 Een macro maken

Transcriptie

1 4.2 Een macro maken Een macro is een reeks van commando s die u kunt maken en die een programma uitvoeren. Wanneer u de macro in zijn geheel uitvoert, dan worden de acties opeenvolgend uitgevoerd. Elk commando wordt een actie genoemd. Deze acties hebben vervolgens betrekking op de objecten (Tabellen, Query s, Formulieren, Rapporten en Marco s) en gegevens (records en velden) uit de database. In tegenstelling tot bij de andere Microsoft applicaties, kent Access niet de mogelijkheid om bepaalde handelingen in de gegevensbank op te nemen en die vervolgens af te spelen. De handelingen moeten één voor één door u gedefinieerd worden. Een dergelijke reeks van handelingen, kan vervolgens worden opgeslagen en steeds weer worden uitgevoerd. We beginnen met het ontwerpen van een macro met slechts één actie namelijk het tonen van een berichtvenster Open de database Macro s Klik in het databasevenster op de tab 'Macros'. Klik op de knop "Nieuw" [New] zodat het macrovenster wordt geopend. De ontwerpweergave van een macro bestaat uit een venster met twee kolommen. De kolom Actie [Action] bevat de verschillende acties die de macro achtereenvolgens moet uitvoeren de kolom er achter wordt gebruikt voor commentaar. Het belang van dit laatste moet niet worden onderschat. Maar al te vaak blijkt dat zelfs diegene die de macro gemaakt heeft, na verloop van tijd niet meer weet waarom een bepaalde actie moest worden uitgevoerd en waarom een bepaalde volgorde vereist was De menubalk De volgende nieuwe menuoptie is te vinden in de menubalk Macro :

2 Menu Uitvoeren [Run] Opdrachten Met deze menuoptie kunt u de macro starten of stapgewijs uitvoeren De werkbalk macro De knoppen op de werkbalk hebben de volgende functies: Opslaan van de macro. Toont de kolom Macronaam in het macrovenster Toont de kolom Voorwaarde in het macrovenster Starten van de macro. Voer slechts één stap van de macro uit. In het zojuist geopende venster gaan we nu de acties, de argumenten en de omschrijving invoeren. Klik in de eerste rij en in de eerste kolom. Een pijltje verschijnt waarmee u een afrollijst kunt activeren. De afrollijst toont alle beschikbare acties die u in een macro kunt gebruiken. In de bijlage vindt u een tabel die een overzicht van alle mogelijke akties. Elke actie uit tabel gaat vergezeld van een aantal argumenten. Bijvoorbeeld, welk formulier moet worden geopend en in welke weergave, of welke query moet worden uitgevoerd, of welke tabel moeten worden geïmporteerd uit welk formaat. Het is afhankelijk van de actie hoeveel argumenten er kunnen worden ingevuld. Niet alle argumenten hoeven te worden ingevuld. Per actie zijn slechts een aantal verplicht voor het uitvoeren van de actie. Kies uit de afrollijst de actie Berichtvenster [MsgBox] Ga met de Tab-toets naar de kolom [Comment] en tik Actie berichtvenster uittesten. Op het moment dat de actie gekozen wordt verschijnen in het onderste deel van het venster de bij deze actie behorende Actie-argumenten.

3 Onherstelbare fout Waarschuwing? Waarschuwing! Informatie Bij de actie Berichtvenster zijn dat de volgende argumenten: Berichtvenster Argument Bericht [Message] Pieptoon [Beep] Type [Type] Titel [Title] De tekst in het berichtvenster. Bepaalt of uit de luidspreker van de computer een geluidssignaal weerklinkt wanneer het bericht wordt weergegeven. De keuze hier bepaalt het pictogram dat bij het berichtvenster verschijnt: De tekst die wordt weergegeven op de titelbalk van het berichtvenster. Als u dit argument leeg laat, wordt de tekst "Microsoft Access" weergegeven. Klik in het onderste gedeelte van het macrovenster in het tekstvak achter het argument Bericht [MsgBox]. Tik in : Joepiieee!. Klik in het onderste gedeelte van het macro venster in het tekstvak achter het argument Titel [Titel]. Tik in : Titelbalkje!. Sla de macro op met behulp van Bestand-Opslaan [File Save] en noem de macro Berichtvenster Activeer vervolgens de menuoptie Extra Macro - Macro uitvoeren [Tools Macro - Run Macro] of klik op de knop Uitvoeren [Run]. Bekijk het resultaat. Zoals u ziet hebben we een macro gemaakt die een berichtenvenster toont met de opgegeven teksten. Sluit het macrovenster Macros met meerdere acties We gaan nu een macro maken die uit meerdere acties bestaat. De macro die we gaan maken bestaat uit een drietal stappen. Het openen van het formulier "F_Muziek". In de gegevensbladweergave.

4 Activeer de opgeslagen macro Berichtvenster. Het sluiten van het formulier " F_Muziek ". De macro zal ook precies deze drie stappen uitvoeren. Omdat de tweede stap vereist dat we op "OK" klikken zullen we mooi de mogelijkheid hebben om de macro te volgen. Let op: De instelling van de argumenten in een macro gaan vaak vóór de instellingen van de eigenschappen van het formulier. BV Een formulier dat als weergave alleen de formulierweergave toestaat kan door een macro toch in de gegevensbladweergave worden geopend Klik in het databasevenster op de tab "Macro s". Klik op de knop "Nieuw" [New] zodat het macrovenster wordt geopend. Klik met de muis in de eerste rij in de eerste kolom van het macrovenster activeer de afrollijst en selecteer FormulierOpenen [OpenForm]. Ga met de Tab toets naar de kolom [Comment] en tik Open het formulier F_Muziek. In het onderste gedeelte worden de volgende argumenten getoond. Argument Formuliernaam [Form Name] Beeld [View] Filternaam [Filter Name\ WHERE-voorwaarde [Where Condition] Gegevensmodus [Data Modee] Venstermodus [Window Mode] De naam van het formulier dat u wilt openen. Dit is een verplicht argument. De weergave waarin het formulier wordt geopend. "Formulier", "Ontwerp", "Afdrukvoorbeeld" of "Gegevensblad". De standaardwaarde is "Formulier". Een filter waarmee de records van een formulier worden beperkt of gesorteerd. U kunt de naam van een bestaande query opgeven. Een geldige SQL WHERE-voorwaarde. BV [Plaats] = Amsterdam De gegevensinvoermodus van het formulier. "Toevoegen" (de gebruiker kan alleen nieuwe records toevoegen. "Bewerken" (de gebruiker kan bestaande records wijzigen en nieuwe records toevoegen) en "Alleen-lezen" (de gebruiker kan alleen records bekijken). De standaardwaarde is "Bewerken". De venstermodus waarin het formulier wordt geopend. "Standaard" (het formulier wordt geopend in de modus die is ingesteld in de eigenschappen van het formulier) "Verborgen" (het formulier is verborgen) "Geminimaliseerd" (het formulier wordt geopend als een pictogram onder in het scherm) of "Dialoogvenster" (de eigenschappen Modaal en Voorgrond van het formulier zijn beide ingesteld op "Ja"). De standaardwaarde is "Normaal". Klik nu in het tekstvak achter het argument Formuliernaam [Form Name]. Het pijltje van de afrollijst wordt zichtbaar. Activeer de afrollijst. U ziet nu alle in de database opgenomen formulieren.

5 Selecteer F_Muziek. Klik vervolgens in het tekstvak achter het argument "Beeld" [View] en selecteer "Gegevensblad" [Datasheet]. Sla de macro op m.b.v van Bestand-Opslaan [File Save] en noem de macro Reeks acties. Activeer vervolgens de menuoptie Extra Macro - Macro Uitvoeren [Tools Macro - Run Macro] of klik op de knop Starten` [Run]. Bekijk het resultaat. Sluit het formulier F_Muziek. Klik vervolgens in het macrovenster in de tweede rij in de eerste kolom en selecteer de actie Macro Starten [Run Macro] Ga met de Tab toets naar de kolom beschrijving en tik Aanroep van de macro berichtvenster (Joepiiee!) In het onderste gedeelte worden de volgende argumenten getoond. Actie argument Macronaam [Macro Name] Aantal herhalingen [Repeat Count] Voorwaarden [Repeat Expression] De naam van de macro die u wilt uitvoeren. Dit argument is verplicht. Het maximumaantal keren dat de macro wordt uitgevoerd. Als u dit argument leeg laat, wordt de macro maar één keer uitgevoerd. Een expressie die wordt geëvalueerd met als resultaat Waar of Onwaar. De uitvoering van de macro stopt als de uitkomst van de evaluatie Onwaar is. De expressie wordt geëvalueerd telkens wanneer de macro wordt uitgevoerd. Klik nu in het tekstvak achter het argument "Macronaam" [Macro Name]. Het pijltje van de afrollijst wordt zichtbaar. Activeer de afrollijst. U ziet nu alle in de database opgenomen macro s. Selecteer Berichtenvenster. (Dit is de naam van de eerder opgeslagen macro!) Klik met de muis in de derde rij in de eerste kolom van het macrovenster activeer de afrollijst en selecteer Sluiten [Close] Ga met de Tab toets naar de kolom beschrijving [Comment] en tik sluit het formulier F_Muziek In het onderste gedeelte worden de volgende argumenten getoond. Actieargument Objecttype [Object Type] Objectnaam [Object Name] Het type object waarvan u het venster wilt sluiten. Selecteer "Tabel", "Query", "Formulier", "Rapport", "Macro" of "Module". Als het actieve venster wilt sluiten, laat u dit argument leeg. De naam van het object dat u wilt sluiten. Klik nu in het tekstvak achter het argument Objecttype [Object Type]. Selecteer: Formulier [Form].

6 Klik vervolgens in het tekstvak achter het argument Objectnaam en activeer de afrollijst. Selecteer F_Muziek. Sla de macro op en sluit het macrovenster. Dubbelklik in het databasevenster op de macro Reeks acties. Bekijk het resultaat.