Handleiding Eindrapport Loopbaan- en Diversiteitsplan

Transcriptie

1 Handleiding Eindrapport Loopbaan- en Diversiteitsplan Voor de meest actuele info: - check - check Met vragen kan je terecht bij een dossierbehandelaar van het departement Werk en Sociale Economie: Op het einde van de looptijd van je loopbaan- en diversiteitsplan moet je rapporteren over de afgelopen periode. Daarvoor moet je een eindrapport opmaken en indienen uiterlijk 2 maanden na afloop van de subsidieperiode. Het eindrapport en de bewijsstukken moet niet per post opgestuurd worden naar het Departement Werk en Sociale Economie, maar worden bewaard in het bedrijf gedurende 5 jaren zodat ze beschikbaar zijn voor de inspectiediensten. De rapportage verloopt via het elektronisch systeem DPOL (DiversiteitsPlannen Online). Voor de rapportage dien je dus in het bezit te zijn van een elektronische versie van alle bewijsstukken. STAP 1 Het invullen van het eindrapport diversiteitsplan is gelijkaardig aan het aanvraagformulier in DPOL: a. Meld je aan met je adres (= gebruikersnaam) en paswoord b. indien je het paswoord vergeten bent, klik op wachtwoord vergeten of neem contact op met het departement Werk en Sociale Economie ( ) c. Klik op de naam van je eigen organisatie d. Bij het tabblad organisatie kan je de algemene gegevens nog eens nakijken: klopt het rekeningnummer? Is het adres veranderd? 1

2 e. Klik op het tabblad formulier. Opgelet: je klikt best na elke rubriek die je invult op bewaar om te voorkomen dat gegevens verloren gaan wanneer je naar een ander tabblad gaat. f. Vul de verschillende rubrieken van het eindrapport in: Plan van aanpak Klik per actie op het bewerken -icoontje om de inhoudelijke rapportage in te vullen. Per actie wordt gevraagd: o Werd de actie uitgevoerd (ja/nee/gedeeltelijk). Indien de actie niet of gedeeltelijk werd uitgevoerd, moet je een reden selecteren uit de lijst die dan verschijnt. o Beschrijf (dit mag beknopt) hoe de actie is verlopen, welke stappen zijn ondernomen, welke personen betrokken, Indien de actie niet of gedeeltelijk is uitgevoerd, er wijzigingen hebben plaatsgevonden gedurende de looptijd van het plan, is dit op zich geen probleem en kan je dit hier ook uitleggen. o Duid aan welke effecten bereikt werden. Je kan ook andere effecten dan de standaard antwoorden beschrijven in het vak met name, duid dan andere aan. Klik na het invullen van ieder actie op bewaren! Om naar de volgende actie te gaan klik je bewaren en terug naar lijst Vul indien nodig ook extra acties aan door te klikken op voeg nieuwe actie toe Vul de gemaakte kosten per actie in. Let op het onderscheid tussen loonkosten (bovenste vakje) en werkingskosten (onderste vakje). Voor een overzicht van de kosten die in aanmerking komen, zie bijlage 1. Vul de verantwoording van de effectieve kosten in (onderaan de actietabel). Je kan hier uitleggen welke kosten je inbrengt, je kan ook verwijzen naar een overzicht (bv. in Excel) dat je in de bijlagen opneemt. Klik ook hier nog eens op bewaren! 2

3 Beoogd globaal effect Vul de behaalde streefcijfers in. Bij gegevens uit het aanvraagformulier kan je kijken wat jullie voornemens waren bij het aanvraagdossier. Klik op bewaren! Voor meer uitleg over dit onderdeel, zie bijlage 2. Ervaringen Vul een beknopt antwoord in op de verschillende vragen. Vervolgacties Vul een beknopt antwoord in op de verschillende vragen. Alle rubrieken met een sterretje moeten ingevuld worden, anders kan het eindrapport niet ingediend worden. STAP 2 Je gebruikt bijlagen om de ondernomen acties zowel inhoudelijk als financieel aan te tonen. Toevoegen van bijlagen kan in het tabblad documenten. Bij nieuw document toevoegen drukt u op de knop kiezen en daarna op opladen. Noot: Na 5 bijlagen geeft het systeem aan dat je geen bijlagen meer kan toevoegen. Als je even naar een ander tabblad gaat, en dan weer terug naar het tabblad documenten, kan je weer documenten toevoegen. A. Financiële rapportage: Werk eventueel aan de hand van de begroting die opgemaakt werd bij het aanvraagdossier. Alle werkingskosten moeten gestaafd worden door facturen (ex BTW indien uw organisatie de BTW kan recupereren), ontvangen binnen de looptijd van het plan. Om de loonkosten te rechtvaardigen voeg je een ondertekende en gedateerde verklaring op eer toe voor het totaal van de loonkost (zie bijlage 3). o Voeg eventueel de tijdregistratie toe in bijlage. Bijvoorbeeld: oplijsting van deelnemers die deelnamen aan een opleiding samen met de duur van de opleiding en het uurloon. Ook oplijsting van vergaderingen, tijd die men intern heeft besteed aan het diversiteitsplan. B. Inhoudelijke rapportage: Volgende zaken kan je toevoegen: verslagen van vergaderingen/werkgroepen, een voorbeeld van de actie bv. onthaalbrochure, competentieprofielen, dit mag exemplarisch. 3

4 STAP 3 Indien er een ondernemingsraad of het comité preventie en bescherming op het werk aanwezig is in de organisatie, dient het eindrapport hier besproken te worden. STAP 4 Kijk voor je het dossier indient na of alles volledig is ingevuld en vergeet niet om de bewijsstukken, zoals facturen of een verklaring op eer voor de loonkosten, op te laden in de tab Documenten. Dien je het dossier in vóór 31/8/2016, vraag dan eerst een advies van de sociale partners via diversiteit@resockempen.be Dien je het dossier in na 31/8/2016, dan vervalt de adviesprocedure. Rechts bij Acties selecteer je dien in en klik je vervolgens op Voer actie uit. Het dossier is nu ingediend op het Departement Werk en Sociale Economie. Een dossierbehandelaar zal zorgen voor de afhandeling van het dossier. STAP 5 Indien je het eindrapport voor jezelf wil afprinten, kan je een PDF-document downloaden: Navigeer naar het tabblad Dossiergegevens. Selecteer bij het onderdeel Documenten aan de rechterkant Eindrapport en klik op Maak printversie. 4

5 Bijlage 1: welke kosten komen in aanmerking? Voor een instapdiversiteitsplan of een groeidiversiteitsplan bedraagt de subsidie 1/2 e van de totaal ingebrachte kosten, met een maximum van euro. Om beroep te kunnen doen op het maximale subsidiebedrag, moet je dus minstens euro aan kosten kunnen bewijzen. Concreet: Bij euro aan bewezen kosten wordt euro subsidie toegekend. Bij euro aan bewezen kosten wordt euro subsidie toegekend (1/2 e dus). Bij euro aan bewezen kosten wordt euro subsidie toegekend (plafondbedrag). Voor een klassiek loopbaan- en diversiteitsplan bedraagt de subsidie 2/3 e van de totaal ingebrachte kosten, met een maximum van euro. Om beroep te kunnen doen op het maximale subsidiebedrag, moet je dus minstens euro aan kosten kunnen bewijzen. Concreet: Bij euro aan bewezen kosten wordt euro subsidie toegekend. Bij euro aan bewezen kosten wordt euro subsidie toegekend (2/3 e dus). Bij euro aan bewezen kosten wordt euro subsidie toegekend (plafondbedrag). U kan het bedrag dat voor u is vastgelegd bij de aanvraag ook terugvinden onder dossiergegevens, onderaan de pagina kan u financiële gegevens openklikken. Hier kan u ook onder Statusoverzicht de stand van zaken van de afhandeling van uw dossier verder opvolgen. Loonkosten (eigen personeel) Van het personeel (uitgedrukt in werkuren of werkdagen) gemaakt voor de uitvoering van het plan, bv. - opstellen van plan - opvolgingsvergaderingen - het geven van coaching/interne trainingen - uitvoering van acties - Lonen doorbetaald voor het participeren aan het plan - bijwonen van opleidingen i.k.v. het plan - begeleidingsactiviteiten - participatie aan werkgroep De volledige loonkost mag hiervoor in rekening worden gebracht. Er mag een gemiddeld uurloon berekend worden. Werkingskosten bv. aankoop van in dossier vermelde instrumenten: - software - trainingsmateriaal - publicaties bv. inhuren van diensten: - externe consultancy ter ondersteuning van de acties - opleiding, training bv. logistieke ondersteuning: - zaalhuur - verplaatsingskosten - catering Let op: wanneer uw organisatie zelf de BTW kan recupereren, dan kan deze niet ingebracht worden in het overzicht van de kosten. Aantal personen x aantal uren x (gemiddelde) uurloonkost Opgelet: - Dubbele subsidiëring is in elk geval uitgesloten. Er zullen dus geen diensten vergoed worden die al gefinancierd worden door de Vlaamse Overheid of door andere officiële instanties. 5

6 Dit kan bijvoorbeeld gaan over KMO-portefeuille, sectorfonds, ESF-dossier, Dan kan u slechts dat deel van de kosten inbrengen dat nog niet gerecupereerd werd. Voor social profit organisaties / lokale besturen: Gesubsidieerde loonkosten kunnen enkel ingebracht worden als cofinanciering in het loopbaan- en diversiteitsplan. Bijvoorbeeld: u hebt recht een subsidie voor 1/2de van de gemaakte kosten, dan wil dit zeggen dat max. 1/2de van de totale kost mag bestaan uit gesubsidieerde loonkosten en 1/2de van de kost is dan niet-gesubsidieerde loonkost of werkingskost. De loutere inschakeling van leden van de kansengroepen in het productieproces; de subsidie kan niet aangewend worden als inschakelingspremie. De aanschaf van algemene investeringsgoederen. Hardware (of aanpassingen aan de hardware) kan slechts in zeer uitzonderlijke gevallen in aanmerking komen voor de subsidie. Het moet dan gaan om redelijke aanpassingen, die noodzakelijk zijn om personen uit de kansengroepen in staat te stellen hun functie uit te oefenen EN die niet in aanmerking komen voor andere tussenkomsten. Meubilair, grote toestellen kunnen in geen geval in aanmerking komen voor subsidiëring. Reguliere (technische) opleidingen die elke medewerker moet volgen om zijn eigen job goed te kunnen uitvoeren. Echter, specifieke aanpassingen aan de opleidingen voor personen uit de kansengroepen komen wel voor de subsidie in aanmerking (bijvoorbeeld extra begeleiding, aangepaste vooropleidingen ). Facturen en kosten die betrekking hebben op acties die buiten de subsidieperiode vallen, komen niet in aanmerking. 6

7 Bijlage 2: Beoogd globaal effect ( Streefcijfers ) Een diversiteitsplan betekent een engagement naar werknemers (huidige en/of toekomstige) uit de zogenaamde kansengroepen. De Vlaamse overheid vraagt hierbij dat uw organisatie een intentie heeft om werknemers uit de prioritaire kansengroepen (allochtonen, personen met een arbeidshandicap, 50+ers, ongekwalificeerde jongeren) te laten instromen, doorstromen, opleiding te geven en/of te voorkomen dat deze uitstromen. Daarom werd in het aanvraagdossier gevraagd om hier streefcijfers op te kleven. Bij de eindrapportage vraagt men het resultaat van dit engagement opnieuw in cijfers uit te drukken. Hoeveel personen waren er effectief tijdens de looptijd van het plan qua instroom, doorstroom, retentie en opleiding? Totaal voor alle werknemers binnen de organisatie Totaal aantal kansengroepen Allochtonen Oudere werknemers Arbeidsgehandicapten Ongekwalificeerde jongeren Instroom Doorstroom Opleiding Retentie Let op! Het aantal allochtonen + oudere werknemers + arbeidsgehandicapten + ongekwalificeerde jongeren noteert u bij totaal aantal kansengroepen. Andere kansengroepen zijn hierbij niet inbegrepen (maar deze kan u in de volgende vraag aanvullen indien van toepassing). Totaal tijdens de looptijd van het plan duidt op het ganse personeelsbestand. Werknemers die tot 2 categorieën behoren (vb. en allochtoon én 50+) worden in beide categorieën genoteerd. In het totaal worden ze slechts 1x geteld. Definities: - Instroom: aantal mensen die nieuw zijn ingestroomd in uw organisatie gedurende de looptijd van het plan - Doorstroom: hiermee worden zowel de horizontale als verticale bewegingen binnen de organisatie bedoeld. o Horizontaal: iemand die doorstroomt naar een andere functie van het zelfde niveau. o Verticaal: iemand die promotie maakt. Het gaat dus om verschuivingen naar andere functies. - Opleiding: vormingen/opleidingen die georganiseerd worden in het kader van het diversiteitsplan. - Retentie betekent het voorkomen van (voortijdige) uitstroom (door de acties die ondernomen werden). Waarschijnlijk heeft u bij het invullen van dit cijfer een aantal personen voor ogen gehouden die mogelijks zouden kunnen uitstromen. Het gaat hierbij om het ganse personeelsbestand en niet enkel over nieuwe personeelsleden. - Allochtonen Iedereen die voldoet aan minimum één van onderstaande voorwaarden behoort tot de kansengroep allochtonen: 7

8 een nationaliteit hebben die niet hoort tot één van de landen van de Europese Unie of IJsland, Noorwegen, Liechtenstein en Zwitserland. een herkomst hebben die niet hoort tot één van de landen van de Europese Unie of IJsland, Noorwegen, Liechtenstein en Zwitserland. De herkomst wordt bepaald aan de hand van de historiek van nationaliteiten uit de kruispuntdatabank en gaat drie bewegingen terug. Voorbeelden: iemand die zich vorig jaar heeft laten naturaliseren tot Belg, maar voorheen Chinees was, wordt beschouwd als een allochtoon. iemand die geadopteerd geweest is als kind, maar voorheen de Chinese nationaliteit had, wordt beschouwd als een allochtoon. iemand die nu Belg is, voorheen Duits, maar daarvoor Turks was, wordt beschouwd als een allochtoon. - Oudere Werknemers: Iedereen die 50 jaar is of ouder, hoort tot de kansengroep ouderen. - Arbeidshandicap Iedereen die voldoet aan minimum één van onderstaande voorwaarden behoort tot de kansengroep arbeidsgehandicapten: minstens één indicatie "arbeidshandicap" op status "bevestigd" hebben waarvan de begindatum niet in de toekomst ligt en de einddatum nog niet verstreken is; het hoogste studieniveau is buitengewoon lager onderwijs of buitengewoon secundair Onderwijs; de BuSO-studies niet afgerond hebben én hoogste studieniveau is lager onderwijs, eerste graad secundair, deeltijds beroepsonderwijs of tweedegraads beroepssecundair. Deze personen hebben vaak recht op een VOP (Vlaamse Ondersteuningspremie), dit kan dus ook een indicatie voor u als werkgever zijn. - Ongekwalificeerde uitstroom: jongeren jonger dan 26 jaar van wie het hoogst behaalde diploma één van de volgende is: getuigschrift van het lager onderwijs; getuigschrift van de tweede graad van het algemeen-, technisch-, kunst- of beroepssecundair onderwijs (ASO/TSO/KSO/BSO); getuigschrift deeltijds beroepssecundair onderwijs; getuigschrift leertijd (middenstandsopleiding); diploma of getuigschrift aan een buitenlandse instelling dat hier niet erkend is. Kortom, niet in het bezit van een diploma 3 e graad secundair onderwijs (of geen 7 e specialisatiejaar in het beroepssecundair onderwijs) - Naast de prioritaire kansengroepen kan er in het diversiteitsplan ook aandacht geschonken worden aan de niet-prioritaire kansengroepen. Dit werd ook bevraagd in het aanvraagdossier (bv. holebi s, kortgeschoolden, mensen in armoede, ex-gedetineerden, ) Deze moeten niet in bovenstaande cijfers worden meegerekend. U kan eventuele initiatieven wel vermelden in het tekstvak eronder. 8

9 Bijlage 3: Verklaring op Eer Datum.. (naam organisatie), vertegenwoordigd door..(naam vertegenwoordiger) verklaart hierbij dat de loonkost van.(naam organisatie) voor uitwerking van het loopbaan- en diversiteitsplan.. EUR (totaal bedrag loonkosten dat u wil inbrengen indien dubbelfinanciering: het is belangrijk volgende te omschrijven welk soort financiering ontvangt uw organisatie (enveloppefinanciering, 40 VTE, ) en welke loonkosten worden door de organisatie zelf gedragen? ) bedraagt. Namens. (naam organisatie), (Naam Vertegenwoordiger en originele handtekening) 9