Service Apotheek. Kwaliteitsmanagement Voorjaar 2011

Transcriptie

1 Service Apotheek Kwaliteitsmanagement Voorjaar 2011

2 Agenda 9:30-10:00 Ontvangst 10:00-10:15 Introductie 10:15-11:00 Kwaliteitsmanagement (Dekra) 11:00-11:15 Koffie pauze 11:15-12:00 VE (equse) 12:00-12:15 Begeleiding, certificeren, kosten 12:15-12:20 Afsluiting 12:20-13:00 Lunch

3 Bouwen aan stevig fundament

4 Aantonen van kwaliteit Prestatie indicatoren Risicomanagement Klantentevredenheid Bent u voorbereid?

5 Zijn uw processen op orde?

6 Kwaliteitsbeheer lean & mean!!

7 Ontdek de andere manier van certificatie Value E-xelerator het kwaliteitsmanagementsysteem voor de openbare apotheek Koen Dekker DEKRA

8 Agenda I Introductie DEKRA II Visie DEKRA op kwaliteitsmanagement III Opbouw van een Kwaliteitsmanagementsysteem IV Certificering

9 I Introductie DEKRA Certification DEKRA is een wereldwijde speler op het gebied van kwaliteit en certificatie. Eind 2009 nam DEKRA KEMA Quality over. Focus van DEKRA ligt op sectoren waar risicobeheersing een grote rol speelt. Filosofie van KEMA is te certificeren vanuit het proces. Jarenlange ervaring in de gezondheidszorg Exclusieve samenwerking met Service Apotheek

10 Samenwerking Service Apotheek en DEKRA Doelstelling: HKZ Certificatie voor iedere Service Apotheek interessant maken. Kennis en expertise binnen de Service Apotheken zo goed mogelijk benutten Meerwaarde bieden met een veelzijdig Electronisch kwaliteitsmanagementsysteem Totaalpakket voor gunstige prijs!

11 II Visie DEKRA op kwaliteitsmanagement Een kwaliteitsmanagementsysteem helpt organisaties beter te presteren. We ondersteunen klanten om continu te verbeteren. We geloven niet in dikke papieren handboeken, kwaliteit betekent voor ons dat het in de praktijk werkt. Visie op auditten. 1. Hantering van risicoanalyse model. 2. Thematiek tijdens de audit. 3. Hantering HKZ/ISO 9001 norm. 4. Positief kritische houding. 5. Professionele auditoren

12 DEKRA biedt een totaalpakket: 1. Begeleiding van apotheken bij het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem * Groepstraining * Individueel begeleidingstraject 2. GAP analyse om te bekijken wat de apotheek nog moet doen om het certificaat te behalen 3. Certificeren van apotheken 4. Gerichte cursussen zoals intern auditen 5. Opfrisbijeenkomsten na certificatie

13 III Opbouw van een kwaliteitsmanagementsysteem 1. Inzicht krijgen in wat er allemaal gebeurt in uw organisatie (processen analyseren) 2. Bepalen hoe u uw werkwijzen wilt verbeteren (efficiënter maken) 3. U legt uw werkwijzen vast (bijvoorbeeld met behulp van de Value E-xelerator) 4. Om ervoor te zorgen dat uw medewerkers zou blijven werken als u wilt worden er interne audits gehouden

14 Opbouw Kwaliteitsmanagementsysteem Beleid/ visie Mensen Middelen Toetsing Werkinstructies Werkoverleg Protocollen Normen en richtlijnen Processen

15 Vereisten voor HKZ certificatie? HKZ stelt dat een praktijk aan de volgende normen/vereisten moet voldoen voor certificatie: een beleid/visie en een jaarplan belangrijkste leveranciers benoemen (bijvoorbeeld leverancier informatiesysteem) regelmatig klanttevredenheidsonderzoek doen voldoen aan wet- en regelgeving en brancherichtlijnen (bijvoorbeeld vervaldatumcontrole) duidelijke afspraken maken wie wat doet in de praktijk voeren van voortgangsgesprekken met medewerkers zichzelf toetsen of bepaalde belangrijke activiteiten volgens afspraak verlopen uitvoeren van verbeterplannen op zaken die niet volgens beleid of norm verlopen.

16 Traject voor maatschappen en samenwerkingsverbanden Maatschap monitor Apotheek Apotheek Apotheek Apotheek Centraal handboek Managementcockp it Centrale prestatie indicatoren Centrale leveranciers beoordeling

17 Rol centrale organisatie 1e aanspreekpunt en eindverantwoordelijke voor de kwaliteit in de organisatie Aanreiken van basis werkwijze: hoe werken wij hier, inclusief centrale systeemdocumentatie Planning en evaluatie interne audits Evaluatie en analyse van klachten en verbeterpunten Opstellen van directiebeoordeling / management review Risico-inventarisatie Opstellen kwaliteitsjaarplan- en verslag Leveranciersbeoordeling uitvoeren Instellen kwaliteitscommissie (met vertegenwoordiging vanuit de praktijken), periodiek vergaderen (meten voortgang).

18 IV Certificering Waarom certificeren: Goede zorg zichtbaar maken en uw kwaliteit van zorgverlening verbeteren Betrouwbare partner voor zorgverzekeraar Onderstreping van kwaliteit naar uw patiënt/cliënt en andere ketenpartners Verbetering van de werkprocessen en professionalisering van uw medewerkers

19 Pauze

20 Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

21 Inhoudsopgave Doel van de sessie Introductie equse Opbouw kwaliteitsysteem Service Apotheken Mogelijkheden Value e-xelerator Vragen Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

22 Doel van deze sessie Inzicht geven in de mogelijkheden die de Value e-xelerator u biedt op het gebied van efficiënt beheer van uw kwaliteitmanagementsysteem. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

23 Introductie equse Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

24 De organisatie equse Internet onderneming opgericht in 2003 In 2005 gestart met ontwikkeling van het Value e-xelerator concept in samenwerking met DEKRA Certification (voorheen KEMA Quality), t.b.v. elektronisch auditing Inmiddels is software doorontwikkeld en draait bij meer dan 575 klanten in diverse marktsegmenten Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

25 Het doel en de doelgroep Doel Het ontwikkelen, onderhouden en faciliteren van zorgsystemen op basis van internettechnologie voor zowel gebruikers als certificeerders. Doelgroep MKB bedrijven (single of multi-site) met gelijksoortige bedrijfsprocessen Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

26 De marktgebieden equse is o.a. actief in de onderstaande marktgebieden: (apotheekhoudende) huisartsen Openbare apotheken Fysiotherapeuten Huisartsenposten (Pilot) Gezondheidscentra (Pilot) Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

27 Opbouw kwaliteitssysteem Service Apotheek efficiënter managen door centraal beheer Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

28 Schematische weergave Hoofdkantoor Maatschap APO APO.. APO APO.. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

29 Schematische weergave Hoofdkantoor Maatschap APO APO.. APO APO.. Centrale aansturing van zowel de maatschappen als de individuele apotheken Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

30 Schematische weergave Hoofdkantoor Maatschap APO APO.. APO APO.. Centrale aansturing van de maatschap apotheken Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

31 Schematische weergave Hoofdkantoor Maatschap APO APO.. APO APO.. Aansturing via hoofdkantoor of maatschap Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

32 Meerwaarde equse maakt uw kwaliteitszorg eenvoudiger Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

33 Modelkwaliteitssysteem Value e-xelerator bevat een compleet procesmodel, die volledig aansluit bij de geldige normen in de branche en uw werkwijze in uw apotheek. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

34 Altijd up-to-date Met Value e-xelerator bewaart u de data op één plaats. Zo zijn alle gegevens eenvoudig online voor alle betrokkenen toegankelijk en bovendien gemakkelijk up-to-date te houden. Iedereen werkt dus altijd met de nieuwste versie. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

35 Automatische waarschuwingen In veel gevallen waarschuwt Value e-xelerator u automatisch. Bijvoorbeeld als in het kader van algemene verbetering uw aandacht is vereist of als u actie moet ondernemen op het gebied van onderhoud. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

36 Uitgebreid inzicht Value e-xelerator beschikt over een groot aantal registratie mogelijkheden zoals o.a. prestatie-indicatoren, afwijkingen en klachten en verbetermaatregelen. Door het vastleggen en analyseren van relevante data geeft Value e-xelerator u uitgebreid inzicht in de prestaties van uw apotheek. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

37 Samengevat.. altijd up-to-date informatie automatische signaleringen op ingevoerde data onderling vergelijken tussen uw vestigingen of branchegenoten inzicht in de tevredenheid van uw klanten uitgebreide analyses van resultaten eenvoudig verbeteren borging van bereikte resultaten Kortom, volledig inzicht in de performance van uw apotheek! Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

38 Live demonstratie Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

39 Velen gingen u voor Meer dan gebruikers binnen 575 organisaties in de huisartsen- en apothekenmarkt beheren ruim documenten binnen ons kwaliteitssysteem. Sinds de start in 2003 zijn er meer dan succesvolle inlogacties geregistreerd. Roadshow 2011 / Service Apotheek Toelichting Value e-xelerator Thomas van Rooijen Value e-xelerator: compleet, gemakkelijk en budgetvriendelijk

40 Traject om te komen tot certificering Traject voor de Value E-xelerator (nog niet gecertificeerd) Quick-Scan Training (Doorlooptijd van de training is gemiddeld 1 jaar) Raming interne tijdsbesteding per apotheek (gebaseerd op een traject voor een apotheek die nog geen kwaliteitsmanagementsysteem heeft): - Trainingsbijeenkomsten 8 bijeenkomsten x 2 personen x 4 uur = 64 uur - Huiswerk = 64 uur - Implementatie: minimaal 160 uur (afhankelijk van de omvang van de apotheek)

41 U bent reeds gecertificeerd en wilt overstappen Overstaptraining bestaande uit 2 sessies bij u op locatie HKZ norm 2009 (inclusief zaken als risicomanagement) wordt meteen meegenomen

42 Waarom overstappen van een papieren handboek naar de Value E- xelerator? Vereenvoudigd en elektronisch documentbeheer Systematiek geeft meer houvast dan papieren systeem (je kan makkelijker monitoren of bepaalde acties zijn uitgevoerd). Systematiek is speciaal ontwikkeld voor kwaliteitsmanagement Je bent niet gebonden aan een plaats, overal waar internet is kan je inloggen Echter: Het vereist nog steeds tijd en discipline Training is noodzakelijk De overstap kost eenmalig extra investering in tijd en geld

43 Traject om te komen tot certificering Quickscan Eind toets Initiële audit Vervolg audits Training Handboek beoordeling Certificatie

44 Ten slotte "Het leveren van kwaliteit kost geld. Het niet leveren van kwaliteit kost kapitalen."

45 Investering Quick Scan EUR 700* eenmalig Training op locatie EUR 950* per dagdeel Interne audittraining EUR 550* per deelnemer Certificatie EUR 1.690* indiv. Apotheek per jaar Knoppencursus EUR 295,-* groepstraining Knoppencursus EUR 795,-* individuele training * = excl. BTW en reiskosten Traject maatschappen: op aanvraag

46 Prijsstelling VE Apotheekmonitor aantal vestigingen 1 beheermonitor n.v.t. Maatschapmonitor aantal vestigingen minimaal 2 beheermonitor 1 Licentie 499/jr Licentie vanaf 1.297/jr

47 Prijsoverzicht Maatschapmonitor Aantal filialen >= 5* Maatschapmonitor 299/jr 399/jr 459/jr 499/jr Filialen 998/jr 1.497/jr 1.996/jr 2.495/jr Totaal 1.297/jr 1.896/jr 2.455/jr 2.994/jr * Bij 5 of meer filialen bedragen de licentiekosten van de maatschapmonitor 499/jr. Er dient uitsluitend voor extra filialen te worden betaald.

48 Vragen?