noord-hollands archief

Transcriptie

1 noord-hollands archief Aan het College van Burgemeester en Wethouders van Heemstede Gemeente Heemstede Postbus AJ HEEMSTEDE -6 % ' ^ Datum: Onderwerp: Uw kenmerk: Ons kenmerk: 1 augustus 2012 Jaarverslagen gemeente Heemstede Z /UIT Geacht College, Hierbij stuur ik u als gemeentearchivaris van Heemstede de verslagen inzake het beheer van de archiefbewaarplaats en toezicht op de archieven bij de gemeentelijke organisatie. De taken van de gemeentearchivaris, zoals beschreven in de Archiefverordening 2006 en het Besluit Informatiebeheer Heemstede 2006 van de gemeente Heemstede betreffen twee hoofdtaken: 1. Het beheer van de archiefbewaarplaats en: 2. Het toezicht op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. In de artikelen 7 van het Besluit Informatiebeheer Heemstede 2006 en artikel 14 van de Archiefverordening Heemstede 2006 wordt bepaald dat de archivaris respectievelijk eenmaal per jaar en eenmaal per twee jaar verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders over deze taken. Artikel 8 bepaalt dat burgemeester en wethouders éénmaal per twee jaar aan de raad verslag doen over de door hen verrichtte activiteiten ter uitvoering van artikel 30 van de Archiefwet Bij de rapportage aan de raad worden de verslagen van de gemeentearchivaris inzake beheer en toezicht overlegd. De gemeentearchivaris heeft besloten de verslagen jaarlijks te overleggen om de zorgdrager van actuele informatie te voorzien. Dit jaar is bij het opstellen van de verslagen uitgegaan van de zogenaamde 'kritische prestatie indicatoren' (KPI's). Deze KPI's zijn opgesteld door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die 1 oktober 2012 in werking treedt. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering van de Wet Rgt op grotere afstand komt te staan van de gemeente, zijn de KPI's als model kaders vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken, ledere KPI is als een vraag geformuleerd. Noord-Hollands Archief Postbus DA Haarlem info(i>noord-hol landsarchief.nl Locatie Jansstraat Jansstraat RX Haarlem T: (023) F: (023) Locatie Kleine Houtweg Kleine Houtweg CH Haarlem T: (023) F: (023)

2 noord-hollands archief Bijgaand treft u aan: Het verslag ingevolge artikel 7 van het Besluit Informatiebeheer 2006 van de gemeente Heemstede betreffende het door de gemeentearchivaris gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. De archiefbewaarplaats van de gemeente Heemstede bevindt zich in het Noord-Hollands Archief, Jansstraat 40 en de Kleine Houtweg 18 te Haarlem. Het verslag ingevolge artikel 14 van de Archiefverordening 2006 van de gemeente Heemstede betreffende de uitoefening van het toezicht van de archivaris op het beheer van de informatie, welke niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hieronder de beantwoording van de KPI-vragen van het laatst genoemde verslag in ja/nee/deels. Zie het verslag voor meer informatie. 1. Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Deels 2. Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Nee 3. Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Deels 4. Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? Ja 5. Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Ja 6. Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Deels 7. Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Ja 8. Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Ja 9. Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Nee 10. Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Deels 11. Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening en hoe gaan directie, management en behandelend ambtenaren om met de archiefbescheiden? Deels Het verdient aanbeveling de punten waarin niet wordt voldaan aan de KPI's, te verbeteren.

3 noord-hollands archief Eaa Met deze verslaglegging verwacht ik bij te dragen aan een goede verantwoording naar de raad, een transparante werkwijze en een effectieve vorm van uitoefening van het toezicht. Met vriendelijke groet, ot- Drs. L. Zoodsma

4 Noord-Hollands Archief VERSLAG BETREFFENDE HET DOOR DE GEMEENTEARCHIVARIS GEVOERDE BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Samenstelling Klaartje Pompe, hoofd afdeling Beheer Herman Oost, hoofd afdeling Publieksdiensten 8 juni 2012

5 ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS Hoofdvraag: Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Model DIVA (nu BRAIN) Model DIVA (nu BRAIN) Model DIVA (nu BRAIN) Aw. Art, 21.1,31, 33.2 en 34. Ab art. 13. Ae 27-41, en 59 Aw art Abart. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) Aw art, 21.1 Abart. 13 Model LOPAI ED3 (Eisen Duurzaam Digitaal Depot) Is er door de gemeente een (gemeentelijke of regionale) archiefinstelling aangewezen ten behoeve van de uitvoering van het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats? Werkt de archieforganisatie op basis van een kwaliteitszorgsysteem? Doet de archieforganisatie mee aan landelijke benchmarking? Zijn de plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting van de archiefbewaarplaats goedgekeurd door gedeputeerde staten obv art. 33 AW? Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen e- depot voor de bewaring van digitale archiefbescheiden dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet? Gebruikt het college dit e-depot t.b.v de te bewaren archiefbescheiden? Ja, het Noord-Hollands Archief. Ja, ingezet worden bedrijfsmatige instrumenten als de P&C cyclus (activiteitenplan, tijdschrijven, jaarverslag) en jaarlijkse accountantscontrole. Ja met collegaarchiefinstellingen. Nee, nog niet. Het NHA is bezig met de voorbereiding van de implementatie van een e-depot bij het Nationaal Archief. Dit e-depot zal ingezet worden voor te bewaren archiefbescheiden van de gemeente. TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN. Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet? Aw. Art. 14, 17, en 19 Aw. Art. 14, 17, en 19 Aw. Art. 14, 17, en 19 Awart. 15 en 16 Ab art 9.3 en 10 Aw. Art. 17 Zijn de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden voor eenieder kosteloos te raadplegen? Kan eenieder al dan niet op eigen kosten afbeeldingen, afschriften en bewerkingen van de archiefbescheiden (laten) maken? Heeft het college als archiefzorgdrager regels opgesteld over de genoemde kosten? Heeft het college als archiefzorgdrager tevoren advies ingewonnen van de beheerder van de archiefbewaarplaats over de beperking op de openbaarheid? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats regels geformuleerd omtrent afwijzing van raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden wegens de slechte materiële toestand ervan of de Ja, op de studiezalen op de JS en KHW en voor een beperkt deel via internet. Ja, zie studiezaalreglement. De regels zijn vastgesteld door het Algemeen Bestuur van het Noord-Hollands Archief. Nee. De betreffende bepalingen in de Archiefwet 1995, art. 17, zijn voldoende expliciet en maken nadere regelgeving overbodig.

6 Aw, Art. 17 Awart. 3, 18 en 19 Awart. 3, 18 en 19 Aw. Art. 14 en 17 Model DIVA (nu BRAIN) onveiligheid van de verzoeker? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats de afwijzing van een verzoek tot raadpleging of gebruik gemotiveerd? Voldoet de beheerder van de archiefbewaarplaats aan zijn wettelijke verplichting om de overgebrachte archiefbescheiden voor bepaalde tijd uit te lenen aan het archiefvormende overheidsorgaan? Heeft de beheerder van de archiefbewaarplaats inhoudelijke en financiële voorwaarden geformuleerd waaraan de uitlening van archiefbescheiden aan deskundige externe instellingen is verbonden? Is er een reglement voor het fysieke bezoek en gebruik van de publieksruimte bij de archiefbewaarplaats? zo ja, maakt de archieforganisatie daarbij gebruik van een kwaliteitshandvest? Ja, indien voorgekomen. Model DIVA (nu zo ja, werkt de archieforganisatie mee BRAIN) aan de monitor dienstverlening? 8.7 Regulering Beschikt de archieforganisatie over een digitaal bezoek en digitale frontoffice met tenminste een gebruik toegang tot de collectie (registratie) en het bezoek- en gebruiksregelement? RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID Hoofdvraag: Heeft de gemeente planne n voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandighed en? Ja, Formeel niet. Materieel zijn wel normen gesteld voor de kwaliteit van de dienstverlening, naar analogie van het modelkwaliteitshandvest van BRAIN Ja, Ja, wat betreft toegang tot de collectie (registratie). Nee, wat betreft bezoek- en gebruiksreglement. Wetveiligheidsregio's art. 3 handreiking reg. Risico-profiel, punt 6 Vitaal Belang Leidraad calamiteitenplan archieven LOPAI Modellen coalamiteiten en collectieplan RCE/ICN Modellen coalamiteiten en collectieplan RCE/ICN Beschikt de gemeente/ regio over een risicoprofiel, beleids- en crisisplan waarin ten minste procedures met betrekking tot de verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archiefbescheiden zijn opgenomen? Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan? Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen archiefbescheiden o.b.v. prioriteiten in het collectieplan? (zie ook 9.1.) Stelt de gemeente de archieforganisatie in staat mee te doen aan een regionaal veiligheidsnetwerk voor erfgoedinstellingen? Nee. Ja, Ja, het NHA participeert in het Veiligheidsnetwerk Haarlem met andere Haarlemse erfgoedinstellingen, zoals Teylers Museum en het Frans

7 Model incidenten registratie RCE/KVE Stelt de gemeente de archiefbewaarplaats in staat mee te doen aan incidentenregistratie richting het landelijke veiligheidsnetwerk? Hals Museum, MIDDELEN EN MENSEN Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Aw art. 32 Aw art. 32 Awart Model LOPAI + WGA (nu BRAIN) rekennormformatie gem. Archiefinspectie Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden? Kunnen alle soorten wettelijk verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? Hoeveel formatieruimte heeft het college als archiefzorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs of andere medewerkers? (Zie ook 2.2.) Nee 2,5 fte. Dat is de gemeentearchivaris (1 fte) en archiefinspecteurs (1,5 fte).

8 Archiefinspectie Noord-Hollands Archief VERSLAG OVER DE PERIODE APRIL 2011-MAART 2012 BETREFFENDE DE UITOEFENING VAN HET TOEZICHT VAN DE ARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE INFORMATIE, WELKE NIET IS OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS Samenstelling R. Bisscheroux, gemeentelijk archiefinspecteur 24 juli 2012

9 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? De huidige Archiefverordening van de gemeente Heemstede is in 2006 vastgesteld door de raad. De verordening regelt de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden evenals het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het Besluit Informatie Beheer is eveneens in 2006 vastgesteld door B en W en beschrijft de voorwaarden waaraan het beheer van de archiefbewaarplaats en van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen. Ingevolge artikel 4 van de Archiefwet 1995 dient het college voorzieningen te treffen omtrent de archiefbescheiden bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan. Gemeenschappelijke regelingen of andere samenwerkingsverbanden zijn hiervan een voorbeeld. In dit verband zijn volgens opgave van de afdeling Informatiebeheer de volgende van belang: De VRK: in de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Kennemerland zijn artikelen opgenomen over de archivering, opgesteld in samenspraak met het Noord-Hollands Archief; Sociale zaken is onderdeel geworden van de IASZ, waarvan de gemeente Heemstede het archiefvormend orgaan is. De eerder geconstateerde tegenstrijdigheid in de regelgeving rond deze gemeenschappelijke regeling is nog niet aangepast. De bepalingen waarin het college van B&W van de gemeente Heemstede belast is met de zorg en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden strookt niet met de bepaling waarin staat dat de geldende voorschriften voor de gemeente Heemstede van toepassing zijn voor de gemeenschappelijke regeling. Gemeentebelastingen Kennemerland-Zuid, waar de volgende bepalingen over het archief in artikel 8 van de gemeenschappelijke regeling zijn opgenomen: 1) Het college van burgemeester en wethouders van Bloemendaal is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de uitvoeringsorganisatie; 2) Ten aanzien van die archiefbescheiden zijn de voorschriften, zoals die voor de gemeente Bloemendaal zijn of nader zullen worden vastgesteld, van toepassing. Deze bepalingen zijn strijdig met elkaar, en niet in overeenstemming met de wet. Het toezicht ligt altijd bij de archivaris. De Werkvoorziening Zuid-Kennemerland, waarvan artikel van 43 van de gemeenschappelijke regeling luidt: Ten aanzien van de zorg van de archiefbescheiden van de organen van de regeling alsmede ten aanzien van het toezicht op het beheer zijn de voorschriften van de gemeente Haarlem van overeenkomstige toepassing; De gemeenschappelijke regeling CAReL (centraal meld- en registratiesysteem RMC en leerplicht) Zuid- en Midden-Kennemerland Bij de gemeenschappelijke regeling CAReL werden geen afspraken gemaakt over de archivering! Afdeling AJZ houdt een register bij van de gemeenschappelijke regelingen. Vanwege het feit dat gemeenten steeds meer samenwerkingsverbanden aangaan of taken uitbesteden, blijft artikel 4 van de Archiefwet een heel belangrijk aandachtspunt. Het moet altijd duidelijk zijn welke organisatie er verantwoordelijk is voor de archivering. Hierdoor kan de gemeente Heemstede zich blijven verantwoorden voor haar handelen. 2. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteitsverbetering van haar informatiehuishouding? Volgens Artikel 16 van de Archiefregeling dient de zorgdrager ervoor te zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem. In Heemstede is een dergelijk kwaliteitssysteem niet ingesteld. Ook op onderdelen zijn geen handboeken of instructies aanwezig. Over het begrip kwaliteitssysteem heerst echter nog veel onduidelijkheid bij gemeenten in Nederland. In het kader van de ontwikkelingen bij het archieftoezicht waarbij de provincie op afstand komt te

10 staan is versterking van het horizontaal toezicht 1 inzake de informatievoorziening noodzakelijk. Een kwaliteitssysteem is hiervoor bij uitstek het middel. In de Archiefverordening Heemstede 2006 is in artikel 14 opgenomen dat de archivaris eenmaal per twee jaar verslag uitbrengt aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. In het verleden is dit artikel niet geëffectueerd. Er werd verslag uitgebracht aan het college nadat een archiefinspectie had plaatsgevonden. Ook werd frequent contact gehouden met de gemeente Heemstede bij wijzigingen inzake het informatiebeheer. Zoals al eerder gemeld in een aan u gerichte brief, zal de archivaris voortaan jaarlijks verslag uitbrengen. 3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? De gemeente Heemstede beschikt over een goed onderhouden en uitgewerkt documentair structuurplan (DSP). Dit is de basis van de ordening van de archiefbescheiden, die daarmee zijn geordend op werkproces. Op basis van een uitdraai uit het DMS (Verseon) is het mogelijk per DSPcategorie een overzicht te maken van te bewaren en te vernietigen stukken. Een DSP is een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur. In het DSP zijn de werkprocessen van de gemeente Heemstede beschreven, de beheeractiviteiten en de programmatuur. Hiermee voldoet de gemeente aan artikel 18 van de Archiefregeling. Binnen de gemeente Heemstede wordt grotendeels al digitaal gewerkt, maar er bestaat nog steeds een situatie van hybride archivering. Dit is ongewenst en zou kunnen worden opgelost door het traject van vervanging in te gaan. Hoewel dit een wens is van het Bureau Informatiebeheer, is dit traject nog niet in gang gezet. De te bewaren fysieke stukken worden uitsluitend in een numerieke reeks geplaatst, er worden geen fysieke zaakdossiers meer gevormd. Zolang het digitaal archief niet leidend is, is het met het oog op overbrenging noodzakelijk fysieke zaakdossier te blijven vormen! De meeste werkprocessen worden afgehandeld in het document management systeem Verseon 1.7. Dit is een NEN2082 gecertificeerd systeem. Het papier dat nu wordt gebruikt voor het opmaken van archiefbescheiden voldoet aan NEN 2728:2006, zoals vereist in de Archiefregeling. De zorgdrager is verplicht de digitale en papieren archiefbescheiden in goede materiële staat te brengen en te houden. 4. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente Heemstede kent een hybride archivering: de digitaal aangemaakte archiefbescheiden blijven in principe digitaal, maar daarnaast is in de organisatie nog een aanzienlijke hoeveelheid papieren archiefbescheiden aanwezig. Zoals boven vermeld worden de archiefbescheiden grotendeels digitaal aangemaakt en gearchiveerd. De gemeente Heemstede werkt op basis van het Referentiemodel Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Heemstede was een van de eerste gemeenten in Nederland waar een pilot met het gebruik van RODIN is uitgevoerd Dit landelijke model-referentiekader is gemaakt door provinciale en gemeentelijke archiefinspecteurs. Als opslagformaat voor de digitale archiefbescheiden wordt PDF/A gebruikt. Dit is een opslagformaat dat specifiek geschikt is voor digitale archivering. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie of encryptie. De in deze alinea genoemde elementen zijn van belang voor het raadpleegbaar houden van de digitale archiefbescheiden. Met het horizontaal toezicht bij gemeenten wordt gedoeld op de verantwoording van het college aan de gemeenteraad, conform de wettelijke spelregels zoals deze in het kader van het duaal bestuur in Nederland ingang hebben gevonden.

11 In de conversie of migratie van digitale archiefbescheiden zal worden voorzien bij de aanschaf van een nieuw systeem. In het verleden is er geen verklaring van de conversie of migratie opgemaakt, maar er is het voornemen dit wel te gaan doen. Dit is noodzakelijk in verband met latere conversies en migraties en een vereiste ingevolge artikel 25 van de Archiefregeling. 5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig al wanneer het bezit van archiefbescheiden niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De vernietigbare archiefbescheiden worden door de gemeente Heemstede geselecteerd en men maakt hierbij gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst. Er wordt geen gebruik gemaakt van een aanvullende stukkenlijst. Er worden processen-verbaal van vernietiging opgemaakt die een specificatie van de te vernietigen stukken bevat en akkoordverklaringen van de verantwoordelijke ambtenaar en de gemeentearchivaris. Momenteel is de afdeling Informatiebeheer bij met de daadwerkelijke vernietiging van de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen. Heemstede past momenteel nog geen vervanging van archiefbescheiden toe, hoewel het digitale archief in principe leidend is. Dat leidt ertoe dat papieren archiefbescheiden numeriek worden opgeborgen. Er is wel het voornemen om op termijn tot vervanging over te gaan. Er vond in de afgelopen 5 jaar geen vervreemding plaats van archiefbescheiden. Vervreemding houdt in dat de archiefbescheiden een andere zorgdrager krijgen. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Vooralsnog zijn niet alle te bewaren archiefbescheiden ouder dan twintig jaar overgebracht naar het Noord-Hollands Archief. Het gaat hier om de bouwdossiers en de milieudossiers. Een machtiging voor opschorting van de overbrenging is evenwel nog niet aangevraagd. De bouwdossiers worden momenteel bewerkt en gedigitaliseerd met het oog op overbrenging. Voor de overbrenging van de overige te bewaren archiefbescheiden wordt een verklaring opgesteld in samenwerking met het Noord-Hollands Archief. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De raad heeft in artikel 2 van de het Besluit Informatiebeheer 2006 vastgesteld dat de archiefbewaarplaatsen van de gemeente Heemstede zich bevinden aan de Jansstraat 40 en de Kleine Houtweg 18 te Haarlem, zijnde de archiefdepots van het Noord-Hollands Archief. Deze archiefbewaarplaatsen worden gebruikt voor de permanent te bewaren overgebrachte archiefbescheiden, of voor de bewaring van te bewaren maar nog niet overgebrachte archiefbescheiden. De archiefruimte is in de afgelopen jaren vernieuwd en voldoet aan de eisen uit hoofdstukken 4 en 5 van de Archiefregeling. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheideisen van de Archiefwet? Bij de overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats is de informatie in principe openbaar. De Archiefwet formuleert in artikel 15 enkele uitzonderingen op deze openbaarheid. Bij de overbrenging van het archief van de politie werd gebruik gemaakt van dit artikel. Het betrof hier in alle gevallen beperking van de openbaarheid ter bescherming van de privacy.

12 9. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? De gemeente Heemstede heeft op dit moment nog geen calamiteitenplan voor de archiefbescheiden. Dit gaat wel onderdeel worden van het nieuw op te stellen calamiteiten/crisisplan van de gemeente. Heemstede is aangesloten bij documentenwacht voor ondersteuning bij calamiteiten. Wel is er een informatiebeveiligingsplan, dat zich voornamelijk richt op de GBA, maar ook moet gaan gelden voor de andere kernapplicaties van de gemeente. 10. Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Het is welhaast ondoenlijk om deze kosten helemaal in beeld te krijgen aangezien de kosten verspreid zijn over diverse kostenplaatsen en begrotingsposten. Naar opgave van de afdeling Informatiebeheer zijn de beschikbare middelen echter voldoende voor het uitoefenen van de taken ten aanzien van de informatievoorziening. Voor de Documentaire Informatie Voorziening is 6,14 fte in dienst. Van de aanwezige medewerkers heeft één MBO-niveau na afronding van SOD I, twee hebben MBO plus-niveau na afronding van SOD II en twee hebben HBO-niveau en tevens SOD II afgerond. In principe worden regelmatig trainingen aangeboden. Een van de senior medewerkers zal dit jaar starten met de opleiding WA van de SOD. Een andere medewerker gaat de Leergang Records Manager (LRM) van VHIC volgen. 11. Visie, beleid en cultuur Is er een vastgestelde visie en beleid ten aanzien van de informatievoorziening en hoe gaan directie, management en behandelend ambtenaren om met de archiefbescheiden? Sinds enkele jaren werkt de gemeente Heemstede aan een de toekomstvisie 'Informatiebeheer 2015' en aan een informatiseringsplan. Onderdeel van dit plan is de samenvoeging van de bureaus Informatisering en Informatiebeheer tot één afdeling waarbij het beheer van de volledige informatievoorziening, zowel geografisch als administratief, bijeen zullen worden gebracht. Zaakgericht en digitaal werken is iets dat de gehele gemeentelijke organisatie aangaat. Het moet gedragen en uitgedragen worden door bestuur en management. Vanuit de organisatie is er sprake van een behoorlijke medewerking van de ambtenaren bij het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden. Wel is het nodig af en toe 'veegacties' te houden om de hoeveelheid papier in de organisatie binnen de perken te houden. De betrokkenheid van directie en management bij het naleven van afspraken en bij de ontwikkeling van de informatievoorziening wordt als ruim voldoende ervaren,