Centrale label management systemen

Transcriptie

1 Centrale label management systemen Data-driven versus layout-driven label management Datum: 03-november-2010 Auteur: Jack de Hamer M.Sc. Versie: 2.1 Status: Final Pagina 1 van 7

2 Introductie Simpel gezegd is een etiket of label een sticker die bedrukt wordt en vervolgens op een product of verpakking wordt bevestigd. Hierna is voor iedereen, die de "taal" van het label begrijpt, duidelijk welke kenmerken het product heeft. Door automatisering, globalisering en standaardisering is de hoeveelheid verschillende "talen" die gesproken moeten worden op het label de afgelopen jaren enorm toegenomen en daarmee ook de complexiteit en het beheer. In dit artikel wordt beschreven welke eisen deze complexiteit stelt aan het label en hiermee ook aan de software oplossing die het label aanmaakt. Hierna wordt besproken welke twee varianten, (gekoppelde) centraal label management oplossingen, er zijn en wordt besproken waarom deze functionaliteit nagenoeg nooit wordt ondergebracht in het ERP systeem. Tenslotte worden de voor- en de nadelen van beide oplossingen uiteengezet. Het belang van het label in de logistieke keten Alle basis informatie met betrekking tot een te verzenden unit, zoals de productomschrijving, het batch nummer, de naam van de afnemer en het afleveradres is opgeslagen in het ERP systeem van een organisatie. Zodra deze unit begint aan de reis in de logistieke keten kan er aan bovengenoemde data informatie worden toegevoegd om deze binnen de logistieke keten foutloos te kunnen identificeren en te kunnen volgen. De combinatie van deze data wordt aangebracht op een label en geplakt op een product / verpakking. Door de identificerende waardes van een te verzenden unit te encoderen als barcode kan het label ook gescand worden en is het label machineleesbaar. Een veel toegepaste standaard hiervoor is ontwikkeld door GS1 (EAN-International). Bij deze organisatie zijn meer dan bedrijven aangesloten in 30 sectoren en 104 landen. Simpel gezegd zorgen deze standaarden ervoor dat de processen van leveranciers en afnemers beter op elkaar aansluiten. De exacte informatie die toegevoegd en bijgehouden wordt om te kunnen voldoen aan de GS1 standaard is terug te vinden in de specificaties van GS1. Een belangrijk onderdeel in het communicatieprotocol is de verzendcode ofwel de Serial Shipping Container Code (SSCC). Dit is een 18- cijferige code, die leveranciers in de vorm van een barcode op een label kunnen aanbrengen op hun pallets en containers. Daarnaast kan de leverancier een bijbehorend verzendbericht via Electronic Data Interchange (EDI) naar de afnemer sturen. In dit verzendbericht is informatie opgenomen die zich conformeert aan de standaard en de onderlinge afspraken tussen leverancier en afnemer. Pagina 2 van 7

3 Door de SSCC barcode is de zending te traceren binnen de keten. Zodra de afnemer deze barcode scant bij ontvangst zal deze code gekoppeld worden aan het eerder verzonden bericht en is de afnemer direct op de hoogte van de inhoud van de container of pallet. In principe is het ook mogelijk om de SSCC te gebruiken zonder het bijbehorende verzendbericht. Dit is echter wel foutgevoeliger en gaat ten koste van de efficiency. Veel ERP systemen ondersteunen de toepassing van SSCC, zowel voor toeleveranciers als voor afnemers en bevatten de mogelijkheid om een verzendbericht te ontvangen, op te slaan en te koppelen aan een SSCC. Bij ontvangst van een pallet kan een magazijnmedewerker deze scannen en ziet hij/zij direct in het systeem alle bijzonderheden over de betreffende pallet of container. Door standaarden te gebruiken, labels machineleesbaar te maken en EDI te implementeren wordt de logistieke keten geoptimaliseerd. Het label met hierop de identificatie is hierbij binnen de keten van cruciaal belang. Eisen gesteld aan een modern label De complexiteit van een label is in grote mate afhankelijk van de eisen die worden gesteld aan het label door de interne organisatie, de afnemers van het product en de regelgeving die van toepassing is in de landen waar een organisatie actief is of naartoe exporteert. Wettelijke eisen De wetgevers in binnen- en buitenland stellen regels op die direct of indirect van invloed kunnen zijn op de inhoud van een label. Het niet in acht nemen van de wettelijke eisen die gesteld worden kan naast imagoschade resulteren in hoge boetes. Een voorbeeld hiervan in de Warenwet is de datum van minimale houdbaarheid of uiterste consumptiedatum. Hierbij is degene die de datum vaststelt en aanbrengt ook verantwoordelijk voor de kwaliteit van het product. Andere voorbeelden van wettelijke eisen die van invloed zijn op het label zijn de taal waarin productinformatie moet worden afgedrukt, de informatie op het label die het mogelijk maakt om te kunnen traceren waar een product vandaan komt en de gevaarindeling. Klanteisen De eisen die klanten van een organisatie stellen aan de labels op verpakkingen kunnen variëren van een eigen logo op het label tot het voldoen aan een wereldwijde standaard zoals GS1. Veelal zullen afnemers een leverancier dwingen tot bepaalde afspraken om de logistieke keten uniform te maken over meerdere leveranciers en op deze manier de logistieke keten te optimaliseren. Hoe meer klanten een organisatie heeft, hoe groter de diversiteit van de labels zal zijn. Om in te kunnen spelen op deze diversiteit aan eisen zal er meer management en flexibiliteit nodig zijn om de klanttevredenheid te waarborgen. Pagina 3 van 7

4 Interne eisen Bedrijfsproces gerelateerde zaken zoals de hoeveelheid producten, het aantal locaties, de corporate identity en de interne kwaliteitssystemen zijn van directe invloed op de complexiteit en het beheer ten aanzien van labeling. Hoe groter de productportfolio en hoe meer vestigingen een organisatie heeft hoe meer management en flexibiliteit nodig zijn om aan de interne kwaliteitseisen te kunnen voldoen. De complexiteit van een label is afhankelijk van wettelijke eisen, klantspecifieke eisen en interne eisen die gesteld worden. Naarmate de hoeveelheid producten, vestigingen en klanten toeneemt, zal de complexiteit toenemen en wordt de behoefte aan flexibiliteit en management ten aanzien van het labelen groter. Centraal label management Naarmate de hoeveelheid producten, vestigingen en klanten toeneemt, zal een organisatie het label management willen centraliseren om controle en overzicht te kunnen houden. In dit Centrale Label Management Systeem (CLMS) wordt naast de lay-out van het label informatie opgeslagen en beheerd die van directe of indirecte invloed is op het label. Label management onderbrengen in het ERP systeem? Omdat de label-regels toegepast worden op de in het ERP systeem aanwezige data-elementen, lijkt het logisch om het label management ook onder te brengen in het ERP systeem. Toch gebeurt dit bijna nooit. Dit is waarschijnlijk te wijten aan het feit dat de investeringen, die gedaan moeten worden om de benodigde functionaliteit te realiseren, niet in verhouding staan tot de voordelen die het biedt. Daarnaast zijn er ook goede alternatieven, lees gekoppelde labeloplossingen, beschikbaar. Layout-driven oplossingen De in de praktijk meest voorkomende labeloplossingen zijn layout-driven. In dergelijke systemen ligt de nadruk op de lay-out van het label en kunnen er regels worden toegepast op data-elementen binnen deze lay-out. Data-driven versus layout-driven Het kenmerkende verschil tussen een CLMS en een layout-driven oplossing is dat eerstgenoemde oplossing data-driven is. Met andere woorden: in een CLMS worden er regels gekoppeld aan dataelementen, uit het ERP systeem, die resulteren in een label terwijl in een layout-driven oplossing de regels worden gekoppeld aan de data elementen binnen één lay-out. Dit verschil wordt schematisch weergegeven in figuur 1. Pagina 4 van 7

5 Figuur 1. Schematische weergave van een data-driven en een layout-driven oplossing Dit betekent dat het binnen een layout-driven oplossing onmogelijk is om regels centraal vast te leggen op data-element niveau en deze regels toe te passen op meerdere lay-outs. Deze beperking zorgt ervoor dat regels per lay-out herhaald en beheerd zullen moeten worden. Dit is geen probleem als het aantal lay-outs beperkt blijft en er weinig veranderingen optreden in de wettelijke eisen, de klanteisen en de interne eisen. Is dit wel het geval dan is het wellicht verstandiger om te kiezen voor een oplossing die data-driven is. Deze data-driven aanpak zorgt voor zeer veel flexibiliteit en maakt het vastleggen en beheer intuïtief. Het vastleggen en beheer gebeurt immers op dataelementen zoals klant en product en is daarmee een één op één vertaling van de realiteit. Ter illustratie dit voorbeeld: Een afnemer wil op iedere levering een anoniem label. Dat wil zeggen zonder de bedrijfsnaam en zonder het logo van de leverancier. Layout-driven oplossing In een layout-driven oplossing kan deze vraag op 2 manieren worden opgelost: door voor deze klant een set lay-outs te ontwikkelen zonder bedrijfsnaam en logo; door de bedrijfsnaam en het logo conditioneel te maken binnen iedere lay-out. Data-driven oplossing In een CLMS kan deze vraag opgelost worden door een regel aan het data-element klant te koppelen. Deze regel zal de weergave van de elementen bedrijfsnaam en logo op onzichtbaar zetten, waardoor deze niet worden weergegeven ongeacht de lay-out die dan van toepassing is. Pagina 5 van 7

6 Kracht, flexibiliteit en eenvoudig beheer met een data-driven oplossing Uit bovenstaand voorbeeld blijkt de kracht, de flexibiliteit en de eenvoud in het beheer van een datadriven oplossing. Een regel gekoppeld aan een data-element resulteert in een aanpassing van alle labels ongeacht de lay-out. Wil een andere klant zijn eigen logo op het label, een ander barcode encoding of een afwijkende taal, dan kan dit net zo eenvoudig, namelijk door op centraal niveau regels te koppelen aan data-elementen. Met andere woorden: aan alle data-elementen die aanwezig zijn in het ERP systeem kunnen regels worden gekoppeld die de inhoud en lay-out van het label kunnen beïnvloeden. Geen gebruikers interactie en geen statische verwijzingen vanuit het ERP systeem Doordat de regels bepalen welke lay-out gekozen moet worden en welke elementen op welke manier zichtbaar gemaakt moeten worden is er geen gebruikers interactie meer noodzakelijk. Ook hoeft er vanuit het ERP systeem geen statische verwijzing te zijn naar een bepaalde lay-out omdat het label, inclusief layout, dynamisch wordt samengesteld op basis van de data-elementen die vanuit het ERP systeem worden doorgestuurd naar het CLMS. Flexibiliteit versus controle Zoals met alle systemen die zeer veel flexibiliteit bieden is de inrichting van cruciaal belang. Doordat er een ongelimiteerd aantal regels gekoppeld kan worden aan data-elementen is het van belang dat deze niet met elkaar conflicteren. Om de autonoom genomen beslissingen te kunnen traceren is het van belang om alle acties van de rule engine te loggen. Het loggen van deze acties dient twee doelen: het geeft inzicht in de systemen en personen die labels aanmaken en het geeft daarnaast inzage in de regels die worden doorlopen om een specifiek label, voor wat betreft lay-out en content, aan te maken. Bovendien biedt dit de mogelijkheid om automatisch vast te leggen welke beslissingen er genomen zijn om een label samen te stellen. Hierbij kan gedacht worden aan specifieke douane regels of regelgeving ten gevolge van handelsverdragen zoals NAFTA, EU en ASEAN. In een centraal label management systeem (CLMS) wordt, naast de lay-out, informatie opgeslagen en beheerd die van directe of indirecte invloed is op het label. Ondanks de voordelen die deze variant kan bieden in complexe omgevingen wordt de data-driven oplossing in de praktijk nog weinig toegepast. Dit is waarschijnlijk te wijten aan de onbekendheid van deze oplossing en de verworven marktpositie van layout-driven oplossingen. Toch zijn er qua flexibiliteit, beheer en gebruikersinteractie veel voordelen te behalen ten opzicht van een layout-driven oplossing. Pagina 6 van 7

7 Samenvatting Door standaarden te gebruiken, labels machineleesbaar te maken en EDI te implementeren wordt de logistieke keten geoptimaliseerd. Het label met hierop de identificatie binnen de keten is hierbij van cruciaal belang. De complexiteit van een label is afhankelijk van wettelijke eisen, klantspecifieke eisen en interne eisen die gesteld worden. Naarmate de hoeveelheid producten, vestigingen en klanten toeneemt, zal de complexiteit toenemen en wordt de behoefte aan flexibiliteit en management ten aanzien van het labelen groter. Een centraal label management systeem (CLMS) biedt deze mogelijkheden. Hoewel het logisch lijkt om deze centrale label management functie onder te brengen in het ERP systeem gebeurt dit in de praktijk bijna nooit. Waarschijnlijk is dit te wijten aan het feit dat een dergelijke label management module niet als aparte ERP module bestaat en om die reden als maatwerk ontwikkeld zal moeten worden. De in de praktijk meest voorkomende labeloplossingen zijn layout-driven. In dergelijke systemen ligt de nadruk op de lay-out van het label en kunnen er regels worden toegepast op data-elementen binnen deze lay-out. In een centraal label management systeem (CLMS) wordt, naast de lay-out, informatie opgeslagen en beheerd die van directe of indirecte invloed zijn op het label. Ondanks de voordelen die deze variant kan bieden in complexe omgevingen wordt de data-driven oplossing in de praktijk nog weinig toegepast. Dit is waarschijnlijk te wijten aan de onbekendheid van deze oplossing en de verworven marktpositie van layout-driven oplossingen. Toch zijn er qua flexibiliteit, beheer en gebruikersinteractie veel voordelen te behalen ten opzicht van een layout-driven oplossing. Pagina 7 van 7