FAQ formulier bedrijfsvervoerplan

Transcriptie

1 FAQ formulier bedrijfsvervoerplan 1. Waar vind ik het formulier bedrijfsvervoerplan? Formulier «word» WERKdocument Formulier OFFICIËLE VERSIE - elektronisch Zich identificeren op IRISbox Zich identificeren als medewerker van uw bedrijf Het formulier aanmaken Kan ik het formulier in meerdere keren invullen en tussentijds opslaan? Kan ik het formulier bewaren in pdf formaat en uitprinten vooraleer het te versturen? Kan ik het formulier laten aanvullen door een collega? Ik heb meerdere sites: hoe kan ik het formulier kopiëren zodat ik niet alles opnieuw moet ingeven? De dupliceer functie Hoe kan ik mijn gegevens laten doorsturen naar de federale overheid voor de diagnostiek woon-werkverkeer? Hoe vul ik de woon-werkverplaatsingen in (Deel 3)? Woon-werkverplaatsingen in functie van de woonplaats - deel Verdeling van het personeel volgens hun belangrijkste vervoerswijze - tabel Verplichte maatregelen? (deel 7.2) Andere maatregelen? (deel 7.3) Ik kan het formulier niet versturen Meer informatie - contact Waar vind ik het formulier bedrijfsvervoerplan? 1.1 Formulier «word» WERKdocument Er is een werkdocument beschikbaar dat u helpt bij het verzamelen van de noodzakelijke informatie om het bedrijfsvervoerplan te kunnen invullen. 1.2 Formulier OFFICIËLE VERSIE - elektronisch Het officiële elektronische formulier «bedrijfsvervoerplannen» dat u moet gebruiken is beschikbaar op U moet uw bedrijfsvervoerplan via dit on-line formulier indienen Zich identificeren op IRISbox Om toegang te krijgen tot het formulier dient u zich aan te melden met uw e-id en Pincode. De persoon die zich aanmeldt, is de persoon die het mandaat heeft gekregen om het formulier voor zijn of haar bedrijf in te vullen. Dit hoeft dus niet een hiërarchische verantwoordelijke te zijn. Deze persoon kan vragen aan collega s om een deel van het elektronisch formulier in te vullen, maar is de enige persoon die het formulier

2 definitief naar Leefmilieu Brussel kan verzenden. U kan een kaartlezer bekomen via pdebvp@leefmilieu.irisnet.be Bent u uw pincode vergeten? U kan deze opvragen in uw gemeentehuis of u kan surfen naar (klik op aanvraag nieuwe pin-pukcodes via internet )

3 1.2.2 Zich identificeren als medewerker van uw bedrijf Het kan dat u nog niet gekend bent als medewerker van uw bedrijf in IRISbox. Dan ziet u dit bericht : U moet dan: 1. het federaal toegangssysteem CSAM contacteren ( info@csam.be of +32(0) ), en vragen wie daarin gekend is als vertegenwoordiger voor uw bedrijf. 2. deze persoon (de vertegenwoordiger) vragen om zich te verbinden met IRISbox (met zijn/haar IDkaart en PIN-code) en u toe te voegen als Medewerker. Hiervoor moet hij/zij, in de module Ondernemingsbeheer, het tabblad gebruikers openen, klikken op +Uitnodigen en uw

4 gegevens (voornaam, naam, en rijksregisternummer) invullen. De verantwoordelijke moet u de rol als Medewerker geven. Van zodra u als medewerker van uw onderneming gekend bent, kan u het formulier Bedrijfsvervoerplan openen. Verbindt u daarvoor met IRISbox als Onderneming, klik op Nieuwe aanvraag en open het formulier Bedrijfsvervoerplan bij de formulieren van de Gewestelijke instellingen > Leefmilieu Brussel > Mobiliteit-parkeren. Voor meer informatie over deze procedure: raadpleeg de handleiding van IRISbox voor ondernemingen Het formulier aanmaken

5 2. Kan ik het formulier in meerdere keren invullen en tussentijds opslaan? U kan het formulier in meerdere malen invullen. U klikt dan op opslaan. Wenst u daarna het formulier verder aan te vullen dan identificeert u zich opnieuw met uw e-id en gaat u naar MyBox Onderneming (in plaats van Nieuwe aanvraag ). Klik op het potlood om uw formulier te kunnen aanpassen.

6 3. Kan ik het formulier bewaren in pdf formaat en uitprinten vooraleer het te versturen? U kan het formulier opslaan en daarna in MyBox Onderneming openen in pdf-formaat en het uitprinten alvorens het te verzenden. Ga naar MyBox Onderneming en klik op open in PDF-formaat.

7 4. Kan ik het formulier laten aanvullen door een collega? U kan een aanvraag sturen naar een collega om een deel van het formulier in te vullen. Die krijgt dan de link naar het formulier per Ik heb meerdere sites: hoe kan ik het formulier kopiëren zodat ik niet alles opnieuw moet ingeven? De dupliceer functie Heeft uw instelling meerdere sites in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest waarvoor een formulier bedrijfsvervoerplan moet worden ingevuld? Om te vermijden dat u voor iedere site telkens gelijkaardige gegevens moet ingeven, is er een kopieerfunctie voorzien. Hierdoor kan u een formulier aanmaken op basis van een eerste - reeds ingevuld - formulier. Ga naar MyBox Onderneming en klik op dupliceren.

8 6. Hoe kan ik mijn gegevens laten doorsturen naar de federale overheid voor de diagnostiek woon-werkverkeer? Indien u wenst dat de gegevens van uw bedrijfsvervoerplan ook gelden voor de federale diagnostiek inzake woon werkverplaatsingen, dan antwoordt u ja bij vraag 1.1 van het formulier. Wij sturen dan uw gegevens door naar de FOD Mobiliteit en Transport van zodra u het formulier definitief naar ons hedt verzonden. Om in orde te zijn voor de federale verplichting moet u dan enkel nog, op de internettoepassing van de federale overheid, de referentie van het verslag van de ondernemingsraad toe te voegen waarop de diagnostiek ter advies werd voorgelegd en uw gegevens valideren (uiterlijk tegen 31/01/2015).

9 7. Hoe vul ik de woon-werkverplaatsingen in (Deel 3)? 7.1 Woon-werkverplaatsingen in functie van de woonplaats - deel 3.1 U moet aan het elektronisch formulier een Excel file bijvoegen met de gegevens van de werknemers volgens hun postcode en hun vervoermiddel. Het is verplicht de type tabel te gebruiken. Om u te helpen bij het verzamelen van de nodige gegevens kunt u gebruik maken van de online mobiliteitsenquête waarmee u uw werknemers kan bevragen. Meer informatie vindt u op Uw enquête moet representatief zijn. Een responsgraad van minimum 50% zou behaald moeten worden. 7.2 Verdeling van het personeel volgens hun belangrijkste vervoerswijze - tabel 3.2 De som van de tabel waar het aantal werknemers per verplaatsingswijze in wordt opgenomen moet gelijk zijn aan het cijfer C. Indien u niet beschikt over de informatie van alle werknemers dan dient u de gegevens te extrapoleren. Voorbeeld : Ik stel 200 werknemers in mijn instelling tewerk. Ik heb een responsgraad van 80% (160 werknemers) voor mijn enquête behaald. Dan dient u voor elke vervoerswijze het resultaat uit de enquête te vermenigvuldigen met 200 en vervolgens te delen door 160. Enquête Extrapolatie Auto Trein Fiets TOTAAL Verplichte maatregelen? (deel 7.2) De maatregelen in deze rubriek moeten verplicht uitgevoerd worden in uw bedrijf. Indien bepaalde maatregelen nog niet werden ingevoerd, dan moet u ze plannen. U kan dus niet tweemaal neen antwoorden op deze vraag. Een maatregel kan zowel bestaand als gepland zijn aangezien verbeteringen altijd mogelijk / nodig zijn. Als u geen aanpassingen plant aan een bestaande maatregel plant, dan vult u «neen» in bij geplande maatregel en beschrijft u enkel de huidige situatie. U moet dit realiseren binnen de termijnen opgelegd in de wetgeving. De deadlines worden in de velden planning weergegeven. Als de maatregel al bestaat, dan moet u een bewijsstuk uploaden, dit is een document dat de uitvoering van de maatregel illustreert: printscreen intranet, procedures, foto s,. U kan slechts één

10 document per maatregel uploaden. Als u verschillende documenten wilt doorsturen, kan u ze samenvoegen in een zip-file, een pdf, een word-document, Voor meer informatie over de verplichte maatregelen, raadpleeg onze website. 9. Andere maatregelen? (deel 7.3) Hier beschrijft u de andere (niet verplichte) maatregelen die door uw bedrijf al werden genomen of die gepland zijn. 10. Ik kan het formulier niet versturen U kan het formulier pas versturen als alle verplichte velden correct zijn ingevuld en er dus geen foutmeldingen meer verschijnen onderaan de pagina. 11. Meer informatie - contact Hebt u nog vragen? Raadpleeg onze website of contacteer ons via pdebvp@leefmilieu.irinset.be of per telefoon: o o NL: (Barbara Bautmans); (Sarah Hollander) FR: (Gaston Bastin), (Xavier Nuyens); (Alice Gerard) Bij technische problemen met IRISbox (configuratie, ), contacteer de helpdesk van het CIBG : irisline@cibg.irisnet.be of