Waarom kiest Agis Zorgverzekeringen voor projectmatig werken?

Transcriptie

1 Waarom kiest Agis Zorgverzekeringen voor projectmatig werken? Monique te Velthuis

2 Agis Zorgverzekeringen Ontstaan in 1999 na fusie tussen zorgverzekeraars Anova, Anoz en ZAO 1,8 miljoen ziekenfonds en particulier verzekerden Landelijke zorgverzekeraar, met specifieke regionale aandacht 2000 medewerkers

3 Projectmanagement bij Agis Waarom wens tot projectmatig werken? Wat verstaat Agis onder projectmatig werken? Waarom professionaliseren van projectmanagement? KSF van Agis-projecten Verwachtingen bij de professionalisering Aanpak: huidige stand van zaken Aanpak: toekomst

4 Waarom wens tot projectmatig werken? Interdisciplinaire taken zijn lastig te organiseren binnen/door lijnorganisatie Eerlijkere en efficiëntere verdeling van schaarse middelen en resources Verandering en vernieuwing is moeilijk uitvoerbaar tegelijk met reguliere (routine/bulk) werkzaamheden Grotere taken zijn makkelijker apart te organiseren en sturen

5 Wat verstaat Agis onder projectmatig werken? Het werken aan de realisatie van een vooraf bepaald doel dat leidt tot verbetering en/of verandering van een situatie, door een specifiek aangewezen en beschikbaar gestelde groep mensen vanuit verschillende disciplines, binnen afgesproken kaders van tijd, geld en kwaliteit. ICT-projecten: meer dan 120 uur aan ontwikkeluren meer dan projectbudget (in- en out-of-pocket)

6 Waarom professionalisering van projectmgt? 3 bedrijven, 3 culturen, 3 aanpakken van projecten Een inventarisatie leverde een lijst op van 300 (min of meer) lopende projecten Management heeft onvoldoende invloed op scope, kwaliteit, geld, uren, planning Gebrek aan informatie om te kunnen beslissen en sturen Veel geld wordt besteed aan projecten Er wordt veel verwacht van resultaat van projecten Onderscheid tussen project en programma wordt niet altijd onderkend Veel inhuur van (dure) externe projectmanagers Projectmanagement blijkt een vak apart te zijn Leren en innoveren is een perspectief in Agis Business Balanced Scorecard

7 Kritische succesfactoren van Agis-projecten (op basis van evaluatie van 23 afgeronde P&ICT-projecten; oktober 2002) Gedrevenheid bij opdrachtgever en projectleiding SMART geformuleerde projectdoelen Projectorganisatie helder en goede beheersing Pragmatisme bepaalt keuzes in scope en kwaliteit Faalfactor Nieuwe technologie / innovatie

8 Verwachtingen bij de professionalisering Verhoging van de kwaliteit van projectmanagement (inhoud en proces) door: Beheersing van het aantal projecten (o.a. door prioritering) Realisatie van het doel en de business case van ieder project Informatievoorziening t.b.v. beheersing van opstart, voortgang en afronding van projecten Consistente en overdraagbare projectaanpak Behoud en uitbreiding van kennis en expertise Beperking van de organisatiekosten

9 Aanpak: huidige stand van zaken Beheersing aantal projecten projectportfoliomanagement d.m.v. dashbord overkoepelend besluitvormend orgaan bepaalt prioriteiten en inzet van middelen en schaarse resources voor ICT-projecten Realisatie doelen altijd een business case ten grondslag aan project projecten worden getoetst aan bijdrage aan doelen in B.B.Scorecard besluitvormingsstructuur ingebed in lijnorganisatie succesvolle projecten worden uitdragen als voorbeeld

10 Aanpak: huidige stand van zaken Informatievoorziening vaste rapportagestructuur (vorm en planning) projectcontrol is georganiseerd Projectaanpak Prince 2 als standaard methode verplicht gebruik van sjablonen voor besluitvorming en rapportage vaste stuurgroepen (management commitment) initieel alleen toegepast voor Processen & ICT-projecten

11 Aanpak: huidige stand van zaken Kennis en expertise nieuwe functie Projectmanager (4 fte) voor complexere, multidisciplinaire projecten opleiding voor projectleiders (Prince 2 Practitioner) meer ervaren opdrachtgevers en met een duidelijkere rol Kostenbeperking beperking inhuur externe projectleiders vlotte afronding van projecten uitgangspunt: goed is goed genoeg

12 Aanpak: toekomst Beheersing aantal projecten betere planning door betere informatie en besluitvorming Realisatie doelen verder ontwikkelen van quality assurance Kostenbeperking beperking verlies in tijd/middelen/capaciteit door goede planning en voorbereiding van nieuw te starten projecten ervaren projectteams inzetten bij vergelijkbare projecten vaste (toegewezen) projectruimtes beschikbaar

13 Aanpak: toekomst Informatievoorziening continue meting van projectstatistieken gebruik van verzamelde informatie bij nieuwe projecten gebruik van evaluatie en leermomenten Projectaanpak gebruik van verschillende methoden en integratie met o.a. systeemontwikkelmethode DSDM ondersteuning onervaren opdrachtgevers/afdelingen permanente projectorganisatie inrichten; vaste rollen

14 Aanpak: toekomst Kennis en expertise coaching projectleiders Agis-breed opleiding voor projectmedewerkers seminar projectmanagement voor opdrachtgevers competentiemanagement voor projecten instellen intervisie, special interest group lessons learnt breed delen en toepassen nadruk op vaardigheden ( zachte kant )

15 Agis zit nog midden in haar leertraject! Kwaliteit Experimentele fase Standaardisatie fase Professionalisatie fase Tijd