Werkkostenregeling Kennisbank 3.1 Soorten kosten Inhoud werkkostenregeling Administratieve verwerking... 7

Transcriptie

1 Inhoudsopgave 1. Inleiding Oude regeling Nieuwe regeling Soorten kosten Intermediaire kosten Gericht vrijgestelde vergoedingen Overige voordelen, verstrekkingen en vergoedingen (werkkosten) Inhoud werkkostenregeling Forfaitaire ruimte Overschrijding forfaitaire ruimte Vergoeding of verstrekking onderdeel van de arbeidsvoorwaarden Berekening overschrijding forfaitaire ruimte Rekenvoorbeeld Aandachtspunten Administratieve verwerking Financiële administratie Salarisadministratie Schema werkkostenregeling Implementatie werkkostenregeling Onduidelijkheden toepassing werkkostenregeling

2 1. Inleiding Uiterlijk 1 januari 2014 wordt het huidige systeem van belaste en onbelaste vergoedingen vervangen door een nieuw systeem, de werkkostenregeling. De overheid beoogt hiermee de fiscale regels rond de belaste en onbelaste vergoedingen en verstrekkingen te versimpelen en voor de werkgever een lastenverlichting te creëren. De werkkostenregeling wordt op 1 januari 2011 ingevoerd met een overgangsperiode van drie jaar. Dat houdt in dat de werkgever tot 1 januari 2014 de oude regeling mag blijven hanteren. Hieraan zijn echter wel strenge voorwaarden en het risico op een strenge controle verbonden. Vanaf 1 januari 2014 dienen alle werkgevers aan de nieuwe regeling te voldoen. 2. Oude regeling Al hetgeen dat uit de dienstbetrekking wordt genoten is loon en daarom dient hierover belasting betaald te worden. Hierop zijn uitgezonderd de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever aan de werknemer geeft ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Tevens uitgezonderd zijn de vergoedingen en verstrekkingen die naar algemene opvattingen geen beloningsvoordeel voor de werknemer opleveren. De hoogte van deze vergoedingen en verstrekkingen zijn enkel begrensd door de redelijkheid. Voor sommige van deze vergoedingen en verstrekkingen zijn door de overheid aanvullende fiscale regels en voorwaarden gesteld. Denk hierbij aan de hoogte van de onbelaste vergoeding of verstrekking (bijvoorbeeld 0,19 per gereisde kilometer), onderbouwing van de gemaakte kosten of forfaitaire, fiscale bijtellingen (bijvoorbeeld voor de lunch). 3. Nieuwe regeling De nieuwe regeling wordt de werkkostenregeling genoemd. In de nieuwe regeling wordt onderscheid gemaakt tussen drie verschillende soorten kosten: Intermediaire kosten Gericht vrijgestelde kosten Overige voordelen, verstrekkingen en vergoedingen (werkkosten) 3.1 Soorten kosten Hieronder worden de drie verschillende soorten kosten verder uitgelegd en toegelicht Intermediaire kosten Intermediaire kosten zijn kosten die de werknemer in opdracht van en voor rekening van de werkgever voorschiet en vervolgens bij de werkgever declareert. Tot de intermediaire kosten behoren de volgende kosten: Aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren. Denk hierbij aan een laptop voor zakelijk gebruik (90% of meer), die ter beschikking van de werknemer wordt gesteld. Ook de aanschaf van een auto van de zaak behoort tot de intermediaire kosten. De aankoop van deze zaken kan zowel door de werkgever als door de werknemer worden gedaan. De werknemer schiet de aanschafkosten voor de werkgever voor en 2

3 ontvangt deze aanschafkosten later van de werkgever terug. De zaak die door de werknemer is gekocht, wordt eigendom van de werkgever. Kosten die worden gemaakt voor zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld. Denk hierbij aan de kosten van de auto van de zaak (tanken, onderhoud, parkeren, tol- en veergelden en dergelijke). Ook deze kosten kunnen in eerste instantie door de werknemer worden betaald en later door de werkgever worden vergoed. Kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering van de werkgever en dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer. Denk hierbij aan lunch en diner met klanten, representatiekosten extern of relatiegeschenken. Ook deze kosten kunnen in eerste instantie door de werknemer worden betaald en later door de werkgever worden vergoed. Voor de teruggave van de omzetbelasting dienen er wel inkoopnota s op naam van de werkgever in de financiële administratie aanwezig te zijn Gericht vrijgestelde vergoedingen De gericht vrijgestelde vergoedingen zijn: Vervoer in natura in het kader van het werk. Andere reiskosten tot maximaal 0,19 per kilometer. Tijdelijk verblijf elders voor het werk. Cursussen, seminars, excursies, studiereizen, bijscholing, opleidingen, inschrijving in een beroepsregister, vakliteratuur op de werkplek en dergelijke. Extraterritoriale kosten in het kader van de 30%-regeling. Verhuiskosten in het kader van zakelijke verhuizingen. Maaltijden bij overwerk, koopavonden en dienstreizen. Outplacement. Vaste gerichte vrijgestelde vergoedingen moeten zijn onderbouwd en de hoogte moet zijn vastgesteld op basis van een kostenadministratie. Dit is specifiek vastgelegd in de wet en geldt indien er gekozen is voor de werkkostenregeling. LET OP: indien er na 1 januari 2011 niet voor de werkkostenregeling wordt gekozen en de oude regeling van kracht blijft, dan zijn er een aantal aandachtspunten voor de vaste onkostenvergoedingen: Het risico van scherpere controle op de voorwaarden voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen volgens de oude regeling. Incidentele personeelsvoorzieningen met een gezamenlijke karakter (en open voor minimaal 75% van het personeel) worden weer beperkt tot 454,00 per werknemer. Hierbij valt te denken aan personeelsfeesten en -reizen. 3

4 3.1.3 Overige voordelen, verstrekkingen en vergoedingen (werkkosten) Onder de overige voordelen, verstrekkingen en vergoedingen vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die niet tot de intermediaire kosten of de gericht vrijgestelde kosten behoren. Onder deze kosten vallen: Maaltijden bedrijfskantines tegen een forfaitaire waardering. Kerstpakketten en -geschenken. Parkeergelden naast de vergoeding van 0,19 per kilometer. Internet, fax en telefoon bij de werknemer thuis. Een ter beschikking gestelde (elektrische) fiets, brommer of scooter. Personeelsfeesten en -reizen. Producten uit het eigen bedrijf van de werkgever. Bovenmatige reiskosten (meer dan 0,19 per kilometer). Rentevoordeel personeelsleningen voor de werknemer met uitzondering van leningen voor de aanschaf van een eigen woning of een fiets. Werkruimte bij de werknemer thuis. Werkkleding die onder de oude regeling belast was. Dat wil zeggen zonder logo van 70 cm 2 of niet aan te merken als uniform, echte werkkleding of kleding die op de werkplek achter blijft. Abonnement voor vakliteratuur bij de werknemer thuis. Niet op de werknemer verhaalde verkeersboetes. Schade van diefstal van de werknemer tijdens het werk, dat niet verhaald wordt op de werknemer. Apparatuur of gereedschap voor gebruik door de werknemer thuis. Bedrijfsfitness buiten de werkplek. Persoonlijke verzorging van de werknemer. Interne representatiekosten. Hierbij valt te denken aan een leidinggevende die een cadeautje koopt voor een werknemer en deze vervolgens bij de werkgever declareert. Deze kosten worden altijd tot de forfaitaire ruimte van de werkgever gerekend, tenzij de werkgever heeft bepaald dat deze kosten tot de arbeidsvoorwaarden van de werknemer behoren. De volgende kosten behoren wel tot de forfaitaire ruimte van de werkgever, maar worden op nihil gewaardeerd: Voorzieningen in het kader van de ARBO-wetgeving. Consumpties tijdens werktijd, mits geen onderdeel van een maaltijd. Inrichting van een werkplek buiten de privéwoning van de werknemer. Mobiele telefoon, blackberry of smartphone van de werkgever, mits deze meer dan 10% zakelijk gebruikt wordt. Kaart voor het gebruik van het openbaar vervoer, mits deze mede zakelijk gebruikt wordt. Laptop, die eigendom van de werknemer wordt, mits deze meer dan 90% zakelijk gebruikt wordt. Uniformen, echte werkkleding (overall en dergelijke), werkkleding die op de werkplek achter blijft en kleding met een logo van minimaal 70 cm 2. 4

5 Voordeelurenkaart voor het openbaar vervoer, mits deze mede zakelijk gebruikt wordt. Bedrijfsfitness op de werkplek. 3.2 Inhoud werkkostenregeling Alle kosten die worden gemaakt ten behoeve van de werknemer vallen in de vrijgestelde forfaitaire ruimte van de werkgever, tenzij het intermediaire kosten of gericht vrijgestelde kosten betreft. Dit geldt ook voor vergoedingen en verstrekkingen. Door de werkkostenregeling vervallen de volgende eindheffingen die in de oude regeling toegepast kunnen worden: Eindheffing voor moeilijk te individualiseren loon. Eindheffing voor loon met een bestemmingskarakter. Eindheffing voor geschenken in natura. Eindheffing voor bovenmatige vergoedingen en verstrekkingen Forfaitaire ruimte De forfaitaire ruimte is het bedrag dat de werkgever maximaal onbelast aan de werknemer mag uitgeven, vergoeden of verstrekken. De forfaitaire ruimte wordt op werkgeverniveau vastgesteld en wordt voor de uitgaven, vergoedingen en verstrekkingen aan alle werknemers werkzaam bij de werkgever gehanteerd. De forfaitaire ruimte van de werkgever is vastgesteld op 1,4% van de totale fiscale loonsom van de werkgever (kolom 14 van de loonstaat) Overschrijding forfaitaire ruimte Indien de forfaitaire ruimte van de werkgever wordt overschreden, dan dient de werkgever 80% eindheffing over de overschrijding te betalen, tenzij de werkgever vooraf heeft bepaald dat de vergoeding of verstrekking tot de arbeidsvoorwaarden en daardoor tot het belastbaar loon van de werknemer behoort Vergoeding of verstrekking onderdeel van de arbeidsvoorwaarden De werkgever dient vooraf te bepalen of vergoedingen en verstrekkingen tot de arbeidsvoorwaarden van de werknemer behoren en daardoor bij de werknemer belast worden (indien er sprake is van belast loon) of dat hij deze aanwijst voor de werkkostenregeling. Als dit niet is bepaald, dan behoort de vergoeding of verstrekking altijd tot de werkkostenregeling. Buiten de werkkostenregeling vallen altijd: De bijtelling auto privégebruik auto van de zaak. Voordeel van het gratis of goedkoper bewonen van de dienstwoning. Vergoedingen voor boetes, wapens, munitie en agressieve dieren. Deze vergoedingen en verstrekkingen worden altijd tot het loon gerekend. 5

6 3.2.4 Berekening overschrijding forfaitaire ruimte Hieronder volgt de berekening van de forfaitaire ruimte: Alle kosten, vergoedingen, verstrekkingen en voordelen zonder de intermediaire kosten Gericht vrijgestelde vergoedingen en verstrekkingen (mits onderbouwd) -/- Overige kosten, vergoedingen, verstrekkingen en voordelen in forfaitaire ruimte Forfaitaire ruimte (totale fiscale loonsom x 1,4%) -/- Restant of overschrijding forfaitaire ruimte (indien positief, dan overschrijding en belasten) Rekenvoorbeeld Uitgangspunten Totale loonsom ,00 Kostenregelingen ,00 (exclusief auto van de zaak) Waarvan: Intermediaire kosten ,00 Gericht vrijgestelde kosten ,00 Berekening ,00 (= ,00 -/ ,00) -/ , ,00 -/ ,00 (= ,00 x 1,4%) ,00 overschrijding forfaitaire ruimte De overschrijding van de forfaitaire ruimte dient belast te worden tegen 80% eindheffing en levert de werkgever een extra last op van 8.800,00. Als de kosten zijn aangewezen als arbeidsvoorwaarden van de werknemer, dan kan de overschrijding van de forfaitaire ruimte belast worden bij de werknemer tegen de voor de werknemer geldende tarieven Aandachtspunten Vooraf vaststellen of vergoedingen en verstrekkingen tot de arbeidsvoorwaarden of de werkkostenregeling behoren. Achteraf vaststellen is niet meer mogelijk, dan valt de vergoeding of de verstrekking altijd in de forfaitaire ruimte van de werkkostenregeling. Bij het bruteren van de kosten, vergoedingen of verstrekkingen bij de werknemer kunnen de loonheffingen lager zijn dan de 80% eindheffing. Dit is afhankelijk van het salaris van de werknemer. Aangewezen vergoedingen en verstrekkingen mogen niet ongebruikelijk zijn. Voor verstrekkingen gefactureerd door derden geldt als waarde de factuurwaarde inclusief BTW. De BUA-regeling is van toepassing. Voor producten uit het eigen bedrijf geldt als waarde de consumentenprijs. Alle vergoedingen en verstrekkingen binnen het bedrijf van de werkgever zijn bekend, ongeacht de zakelijkheid hiervan. Er dient een overzicht gemaakt te worden van alle vergoedingen en verstrekkingen, de categorie van de kosten en de eventuele aanwijzing als werkkosten. Het arbeidsvoorwaardenbeleid dient aangepast te worden aan de nieuwe regeling. De vaste onkostenvergoedingen dienen opnieuw vastgesteld te worden. 6

7 3.3 Administratieve verwerking De kosten, vergoedingen en verstrekkingen dienen zowel in de financiële administratie als de salarisadministratie verwerkt te worden. De fiscale verrekening van de kosten, vergoedingen en verstrekkingen dient in de salarisadministratie plaats te vinden Financiële administratie Van de verschillende kosten, vergoedingen en verstrekkingen dient aangegeven te worden of de kosten, vergoedingen en verstrekkingen intermediaire, gericht vrijgestelde of overige kosten betreft. Deze kosten, vergoedingen en verstrekkingen dienen in de boekhouding op aparte grootboekrekeningen geboekt te worden. Facturen, declaraties en kostenonderbouwingen dienen naar categorie gecodeerd te worden. Verzamelfacturen en -declaraties dienen naar categorie gesplitst te worden en gesplitst in de boekhouding geboekt te worden. De verschillende categorieën die in de boekhouding gehanteerd moeten worden zijn: Intermediaire kosten, vergoedingen en verstrekkingen. Gericht vrijgestelde kosten, vergoedingen en verstrekkingen. Kosten, vergoedingen en verstrekkingen die op nihil worden gewaardeerd. Kosten, vergoedingen en verstrekkingen waarvoor een lagere waardering geldt. Kosten, vergoedingen en verstrekkingen op factuurwaarde of consumentenprijs. De eigen bijdrage van de werknemer wordt hierop in mindering gebracht Salarisadministratie In de salarisadministratie dient de overschrijding van de forfaitaire ruimte belast te worden. De werkkostenregeling geldt niet voor oud-werknemers, behalve voor de aanschaf van producten met korting uit het bedrijf van de werkgever en voor verstrekkingen die de actieve werknemers ook ontvangen. De werkgever dient de salarisadministratie voor de berekening van de overschrijding van de forfaitaire ruimte periodiek een overzicht te verstrekken uit de boekhouding met daarop de totalen van de verschillende soorten kosten, vergoedingen en verstrekkingen. Aan de hand hiervan kan de overschrijding van de forfaitaire ruimte berekend worden. Er zijn drie methodes om de forfaitaire ruimte te berekenen: 1. Op basis van het fiscale jaarloon van het voorgaand jaar verrekening per periode met nacalculatie. 2. Op basis van het fiscale jaarloon van het voorgaand jaar verrekening per jaar met nacalculatie. 3. Op basis van het fiscale jaarloon van het huidige jaar verrekening per periode. Methode 1: Jaarloon vorig jaar verrekening periodiek met nacalculatie De forfaitaire ruimte wordt berekend op basis van het (herleide) jaarloon van het voorgaand jaar. De forfaitaire ruimte waarmee gedurende het jaar gerekend wordt staat aan het begin van het jaar al vast. Hier wordt de overschrijding van de forfaitaire ruimte over berekend. Na afloop van het huidige jaar wordt de definitieve berekening gemaakt op basis van het fiscale loon van het huidige jaar. 7

8 Deze methode zorgt ervoor dat er in het eerste deel van het jaar geen overschrijding van de forfaitaire ruimte is. Echter, als de grens van de forfaitaire ruimte is overschreden, dan zijn alle werkkosten die nog volgen gelijk een overschrijding en worden derhalve belast. Daarnaast vindt er aan het eind van het jaar een correctie plaats op basis van het fiscale jaarloon van het huidige jaar. Deze correctie kan fors uitpakken als het fiscale jaarloon van het huidige jaar fors gewijzigd is ten opzichte van het fiscale jaarloon van het vorige jaar. Methode 2: Jaarloon vorig jaar verrekening per jaar met nacalculatie De fiscale ruimte wordt net als bij methode 1 berekend op basis van het (herleide) jaarloon van het voorgaand jaar. De overschrijding van de forfaitaire ruimte wordt jaarlijks vastgesteld. De belasting die over de overschrijding betaald moet worden, wordt in één keer berekend en verrekend. Gedurende het jaar wordt alleen getoetst of de forfaitaire ruimte niet wordt overschreden om eventueel het beleid op het gebied van de kosten, vergoedingen en verstrekkingen aan te passen. Het voordeel van deze methode is dat er gedurende het jaar geen administratieve handelingen verricht hoeven te worden. Het erg grote nadeel van deze methode is dat bij overschrijding van de forfaitaire ruimte de belasting over de overschrijding in één keer aan de Belastingdienst betaald moet worden. De werkgever kan hierdoor een zeer fors bedrag in één keer moeten betalen. Methode 3: Jaarloon huidige jaar De forfaitaire ruimte wordt gedurende het huidige jaar berekend op basis van de periodieke fiscale lonen. De eventuele verrekening van de overschrijding van de forfaitaire ruimte vindt periodiek plaats. Deze methode zorgt ervoor dat een overschrijding van de forfaitaire ruimte periodiek wordt belast. Hierdoor hoeft er aan het einde van het jaar geen grote correctie uitgevoerd te worden. Eventuele correcties worden gedurende het jaar namelijk al in de salarisadministratie verwerkt. Het nadeel van deze methode is dat er gedurende het jaar al meerdere administratieve handelingen verricht moeten worden. 8

9 3.4 Schema werkkostenregeling Kosten, vergoedingen of verstrekkingen zijn intermediaire kosten? Ja Nee Kosten, vergoedingen of verstrekkingen zijn gericht vrijgestelde vergoedingen? Ja Nee Kosten, vergoedingen of verstrekkingen worden fiscaal nihil gewaardeerd? Ja Nee De forfaitaire ruimte van de werkgever wordt overschreden. Nee Ja De kosten, vergoedingen of verstrekkingen behoren tot de arbeidsvoorwaarden. Nee Ja en indien gewenst De kosten, vergoedingen of verstrekkingen worden niet belast. De kosten, vergoedingen of verstrekkingen worden belast 80% eindheffing. De kosten, vergoedingen of verstrekkingen bruteren bij de werknemer. 9

10 3.5 Implementatie werkkostenregeling De implementatie van de werkkostenregeling heeft een grote verandering in met name de financiële administratie tot gevolg. Er dient tijdig geïnventariseerd te worden of de werkkostenregeling per 1 januari 2011 ingevoerd kan worden (uiterste ingangsdatum 1 januari 2014). Om tot een goede invoering van de werkkostenregeling te komen, dienen de volgende stappen ondernomen te worden: Arbeidsvoorwaarden beoordelen en eventueel in overleg met de werknemers aanpassen. Let op: als er een CAO van toepassing is dan zullen er in die CAO afspraken gemaakt worden over de arbeidsvoorwaarden. Inventarisatie van de kosten, vergoedingen en verstrekkingen. Bezien fiscale effecten van de werkkostenregeling in 2011 ten opzichte van de oude regeling in Keuze maken tussen de invoering van de werkkostenregeling en de oude regeling op basis van de fiscale effecten. Aanpassen van het grootboekrekeningschema. 3.6 Onduidelijkheden toepassing werkkostenregeling De Belastingdienst verstrekt nog informatie over de toepassing van de werkkostenregeling in de volgende situaties: Werknemers die wonen in Nederland en werken in het buitenland. Werknemers of bestuurders en commissarissen die wonen en werken in het buitenland. Grensarbeiders. Bij toepassing van de 30%-regeling bij de werknemer. Werkgevers die niet in Nederland wonen of gevestigd zijn. In het buitenland gevestigde ondernemingen die personeel op de Nederlandse markt ter beschikking stellen. 10