People Services. Plan van aanpak - Project werkkostenregeling ABCD. KPMG Meijburg & Co. Inleiding

Transcriptie

1 People Services Plan van aanpak - Project werkkostenregeling Inleiding Met ingang van 1 januari 2011 is de werkkostenregeling in werking getreden. Op grond hiervan heeft het voormalige systeem van belastingvrije vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers een aanzienlijke wijziging ondergaan. Voor de jaren 2011 tot en met 2013 is sprake van een keuzeregime (keuze 2011 niet meer mogelijk). Een werkgever mag er in deze periode ook jaarlijks voor kiezen om de voor 1 januari 2011 geldende regels voor belastingvrije vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen toe te passen. Kiest hij daarvoor, dan geldt wel dat de vrijstelling voor personeelsfestiviteiten wordt beperkt. Hiervoor geldt dan een maximumbedrag van 454 per werknemer per jaar. Om te kunnen beoordelen of het aantrekkelijk is om de overstap te maken en een eventuele overstap zo soepel mogelijk te laten verlopen, adviseren wij tijdig de nodige stappen te nemen. Hierna geven wij aan hoe deze kunnen worden vormgegeven. Uiteraard doen wij dit in algemene formuleringen en zal de uitwerking per onderneming verschillen. Hier vatten wij echter eerst kort de nieuwe regeling samen. De nieuwe regels samengevat Op grond van de nieuwe werkkostenregeling vormen in beginsel alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die plaatsvinden aan (ex-)werknemers belast loon. Er is alleen geen sprake van loon als de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niets te maken heeft met de dienstbetrekking, bijvoorbeeld in het geval van een rouwkrans of een fruitmand bij ziekte of indien sprake is van intermediaire kosten (zie bijlage 1, onderdeel A). Een aantal elementen (zie bijlage 1, onderdeel B) uitgezonderd, bestaat ook de mogelijkheid om de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de eindheffing te betrekken. Hierbij gelden de volgende spelregels: 2010, belastingadviseurs is een

2 1. Voor een aantal kostencategorieën bestaat een gerichte vrijstelling (zie bijlage 1, onderdeel C). 2. Voor een aantal kostencategorieën geldt een nihilwaardering (zie bijlage 1, onderdeel D). 3. Voor een aantal kostencategorieën mag een forfaitaire waardering worden toegepast (zie bijlage 1, onderdeel E). 4. Er geldt een algemene vrijstelling (het werkkostenbudget) van 1,4% van de fiscale loonsom. 5. Bij overschrijding van het werkkostenbudget moet 80% eindheffing worden afgedragen. Veel voorkomende posten die het werkkostenbudget aantasten Hierna noemen wij voorbeelden van veel voorkomende vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die onder de huidige regeling nog onbelast zijn, maar die door de werkkostenregeling belast loon gaan vormen, tenzij de werkgever deze aanwijst als kosten die ten laste van het werkkostenbudget komen: kerstpakketten; personeelsactiviteiten; geschenken bij (persoonlijke) feestdagen, met ideële waarde; internetkosten thuis; fiets van de zaak; bedrijfsfitness buiten de werkplek; kortingen producten eigen bedrijf; schade wegens diefstal tijdens het werk; werkruimte thuis; contributie vakbond; vergoedingen voor de kosten van c.q. verstrekking van een telefoon, computer en werkkleding Plan van aanpak Ervan uitgaande dat het keuzeregime niet wordt verlengd, is de werkkostenregeling vanaf 1 januari 2014 van toepassing op alle inhoudingsplichtigen in Nederland. Door nu al kritisch te kijken naar alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan uw werknemers, voorkomt u onverwachte financiële tegenvallers en administratieve problemen bij het invoeren van de nieuwe werkkostenregeling. Daarnaast kan uit het onderzoek blijken dat het interessant is om de werkkostenregeling toch al in 2012 of 2013 toe te gaan passen. Hierbij merken wij op dat een overstap met ingang van 2011 al niet meer mogelijk is aangezien de keuze gemaakt moet worden in de eerste aangifte loonheffingen over het jaar 2011, welke normaal gesproken al zal zijn ingediend. 2010, belastingadviseurs is een

3 Het onderzoek stap voor stap In de praktijk is inmiddels gebleken dat de te verrichten werkzaamheden in drie fasen kunnen worden onderverdeeld, namelijk: 1 Financiële onderzoeksfase A. Inventarisatie van alle bestaande vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, zowel betaald via de salarisadministratie als via bijvoorbeeld de kas of de afdeling finance (actie:..) B. Berekening werkkostenbudget, 1,4% van de fiscale loonsom (actie:..) C. Eerste tussentijdse rapportage over de financiële gevolgen van een eventuele overstap (actie:..) Aan de hand van de tussentijdse rapportage kan (in overleg met de directie) worden beoordeeld of het wenselijk is verder onderzoek te verrichten. Als dat zo is, breekt de volgende fase aan. 2 Administratieve onderzoeksfase A. Inventarisatie eventuele noodzaak aanpassing arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld personeelsregeling of cafetariasystemen en arbeidsovereenkomsten) (actie:.) B. Inventarisatie benodigde aanpassingen van de processen in het personeelsinformatiesysteem en de salarisadministratie (actie: ) C. Inventarisatie benodigde aanpassingen in de wijze van verwerking van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de grootboekadministratie (actie: ) D. Inventarisatie benodigde aanpassingen in eventuele managementrapportages (actie:..) E. Tweede tussentijdse rapportage over de administratieve gevolgen van een eventuele overstap naar de werkkostenregeling, inclusief een overzicht van de voorgestelde aanpassingen en de voorgestelde datum waarop de overstap moet plaatsvinden: in 2012 of later (actie: ) Aan de hand van de tweede tussentijdse rapportage kan (in overleg met de directie en wellicht de ondernemingsraad) worden beoordeeld wanneer het wenselijk is om over te stappen naar de nieuwe regeling (in 2012 of later). Dan breekt de laatste fase aan. 2010, belastingadviseurs is een

4 3 Implementatiefase A. Uitrollen van de akkoord bevonden acties naar de diverse afdelingen, inclusief deadlines (actie:..) B. Aanwijzen van de afdeling die verantwoordelijk wordt voor het registeren en controleren van de regeling en tevens verantwoordelijk is voor het bewaken van het werkkostenbudget (actie:..) C. Opstellen communicatierichtlijnen zodat de aangewezen afdeling in staat is het werkkostenbudget te bewaken (actie:..) D. Definitief aanwijzen als eindheffingsbestanddeel van de gewenste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen (actie:..) E. Eventuele afstemming met de Belastingdienst over het nieuwe systeem en de fiscale kwalificatie die aan bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen is gehangen (actie:.) F. Inwerkingtreding van het nieuwe systeem per 2012 of In de praktijk hebben wij inmiddels geconstateerd dat het voor de uitvoering van het onderzoek is aan te bevelen een projectgroep in het leven te roepen. Vaak bestaat deze uit de hoofden van de afdelingen HRM, salarisadministratie en Finance. Het is raadzaam om de projectgroep niet direct op te heffen nadat het nieuwe systeem in werking is getreden. Gedurende de eerste maanden is de kans namelijk aanzienlijk dat nog diverse vragen zullen opkomen binnen de organisatie. Deze kunnen de medewerkers vervolgens nog kwijt aan de projectgroep. Verder is het raadzaam om aan het einde van het eerste jaar te beoordelen of verdere arbeidsvoorwaardelijke c.q. administratieve aanpassingen noodzakelijk zijn. 2010, belastingadviseurs is een

5 Tot slot moet bij een overgang per 2012 of 2013 aan het einde van het jaar worden beoordeeld of ook in het nieuwe jaar wordt gekozen voor het systeem van de werkkostenregeling. Tijdpad Finaliseren plan van aanpak Instelling projectgroep Eerste bijeenkomst projectgroep Financiële onderzoeksfase Eerste tussentijdse rapportage Beslissen over doorgang van het onderzoek (na eventuele consultatie directie) Administratieve onderzoeksfase Tweede tussentijdse rapportage Beslissing over doorgang project (na eventuele consultatie directie en/of OR) Implementatiefase Inwerkingtreding nieuwe systeem 2010, belastingadviseurs is een

6 Bijlage 1 Onderdeel A (intermediaire kosten) Er bestaat geen wettelijke definitie van het begrip 'intermediaire kosten'. De wetgever heeft wel een beperkte toelichting gegeven waaruit blijkt dat in ieder geval sprake is van intermediaire kosten indien de werknemer een vergoeding krijgt voor: de aangeschafte zaken die gaan behoren tot het vermogen van de werkgever; kosten gemaakt voor zaken die reeds behoren tot het vermogen van de werkgever; kosten die samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer. Van intermediaire kosten is ieder geval sprake als de kosten die worden vergoed verband houden met de auto van de zaak, of indien sprake is van externe representatiekosten. Onderdeel B (loon dat verplicht bij de werknemer moet worden belast) De volgende loonelementen moeten verplicht bij de werknemer in de loonheffing worden betrokken en kunnen daarom niet als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen: de terbeschikkinggestelde auto, met uitzondering van het voordeel dat is toe te rekenen aan buitengewone beveiligingsmaatregelen; de terbeschikkinggestelde dienstwoning; Nederlandse (verkeers)boetes. Onderdeel C (gerichte vrijstellingen) De volgende aangewezen vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen zijn en blijven vrijgesteld, en komen niet ten laste van het werkkostenbudget: reiskosten voor zakelijke reizen inclusief het woon-werkverkeer tot maximaal 0,19 per kilometer; de werkelijke kosten voor vervoer in het kader van de dienstbetrekking per openbaar vervoer, taxi, luchtvaartuig, schip of vervoer vanwege de werkgever; verblijfskosten in het kader van de dienstbetrekking (kosten overnachtingen, maaltijden en dergelijke (let op '20-dagencriterium' ambulante werknemers)); meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden (maaltijden in verband met overwerk en koopavonden, therapeutisch mee-eten en maaltijden aan boord van vliegtuigen, schepen en boorplatforms); kosten voor opleidingen, zoals cursussen, congressen en dergelijke (met inbegrip van reisen verblijfkosten) en studiekosten voor een opleiding en studie die is gericht op het verwerven van inkomen uit woning en werk; 2010, belastingadviseurs is een

7 kosten voor outplacement; kosten voor vakliteratuur; kosten voor inschrijvingen in een beroepsregister; extraterritoriale kosten: de extra kosten als gevolg van het tijdelijke verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking; verhuiskosten bij zakelijke verhuizingen; pensioenbijdrage werkgever; spaarloon (nog wel een eindheffing). Onderdeel D (nihilwaarderingen) Is sprake van een terbeschikkingstelling of het in bruikleen geven (werkgever blijft eigenaar) van bepaalde voorzieningen op de werkplek, dan is de waarde daarvan nihil. Hierdoor komen deze kosten feitelijk niet ten laste van het werkkostenbudget. Het gaat dan om: ARBO-voorzieningen (onder voorwaarden ook op de werkplek thuis); parkeerplaats, fietsenstalling en bedrijfsfitness op het bedrijfsterrein; incidenteel kopiëren, printen, internetten, of en voor privégebruik; vakliteratuur op de werkplek (vervalt bij introductie gerichte vrijstelling); consumpties tijdens werktijd die geen deel uitmaken van de maaltijd; inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de woning; voorzieningen die voortvloeien uit de Arbeidsomstandighedenwet (bijvoorbeeld onderdelen werkplek thuis); huisvesting of inwoning op de werkplek voor zover de werknemer niet op de werkplek woont en de werknemer zich redelijkerwijs niet aan de verstrekking kan onttrekken (bijvoorbeeld: verblijf op een schip, boorplatform of een kermiswagen); mobiele telefoons, mits het zakelijke gebruik meer is dan 10%; openbaarvervoerkaart en voordeelurenkaart die ook zakelijk worden gebruikt; hulpmiddelen (gereedschappen, portable computers) mits het zakelijke gebruik ten minste 90% is; kleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen, zoals uniformen en werkkleding die op het werk achterblijft of kleding met een logo van minimaal 70 vierkante centimeter bedrijfsfitness of de werkplek; rentevoordeel van hypothecaire leningen; rentevoordeel geldlening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter. NB Vergoedt of verstrekt de werkgever deze voorzieningen (eigendom gaat naar de werknemer), dan komen de kosten wel ten laste van het werkkostenbudget! 2010, belastingadviseurs is een

8 Onderdeel E (forfaitaire waarderingen) Hoofdregel is dat de waarde in het economische verkeer van een verstrekking, in beginsel de factuurwaarde inclusief BTW, door de werkgever in de loonstrook dan wel het werkkostenbudget moet worden betrokken. Alleen in de volgende gevallen mag de werkgever uitgaan van een lagere forfaitaire waardering: niet meer dan bijkomstig zakelijke maaltijden op de werkplek: 2,90 per maaltijd; huisvesting en inwoning op de werkplek (tenzij de nulwaardering geldt): 5 per dag; kinderopvang op de werkplek: uurprijs Wet kinderopvang maal opvanguren. 18 maart peopleservices@kpmg.nl 2010, belastingadviseurs is een