Hierbij stuur ik u als gemeentearchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014

Transcriptie

1 L I EMERS I Gemeente Montferland t.a.v. het College van Burgemeester en Wethouders Bergvredestraat GK DIDAM Gemeente Montferland req. Nr. Afoeliira Doetinchem Ons kenmerk Onderwerp Bijlage donderdag 18 juni Ũ15-U-0084/HB/HV Archief KPI-verslag gekomen: ļ 9 jļjflj ofjļc GE2.ÏEN ařtíoen vooi archie wem. class. I\lr ' Kr. UVD. Geacht college, Hierbij stuur ik u als gemeentearchivaris het Archief KPI-verslag toe van 2014 Conform artikel 21 van de (verouderde) Archiefverordening van de gemeente Montferland brengt de gemeentearchivaris verslag uit omtrent de uitoefening van het toezicht op de informatiehuishouding aan het college van Burgemeester en Wethouders. Het college dient hieromtrent op zijn beurt verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad volgens artikel 9 van bovengenoemde verordening. Het verslag is gebaseerd op de Archief Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's). Deze KPľs zijn opgesteld door de VNG in het kader van de Wet Revitalisering generiek toezicht (Wet Rgt), die 1 oktober 2012 in werking trad. Omdat de externe toezichthouder (de provincie) bij de invoering van de Wet Rgt op grotere afstand is komen te staan van de gemeente, zijn de KPI's vastgesteld om de horizontale verantwoording te versterken. In de KPľs worden tien indicatoren benoemd op grond waarvan de kwaliteit van de informatiehuishouding van een organisatie kan worden geanalyseerd. In 2014 en 2015 is deze vragenlijst besproken met de afdeling documentaire informatievoorziening in uw organisatie. historisch onderzoek \ archiefbeheer erţqoedeáucatie acquisitie publicaties streektaal bibliotheek archiefinspectie IĴsselbade 13 t AN Doetinchem e. info@ecal.nu Postbus G86 i AR Doetinchem

2 De ingevulde lijst vormt de basis voor het verslag. Het verslag schetst een beeld van de stand van zaken van het archief- en informatiebeheer in uw gemeente en de mate waarin de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet- en regelgeving. Het verslag is opgebouwd naar de tien KPI's. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad en de toezending van het verslag aan de provinciale toezichthouder. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Hoogachtend, Femia Siero, gemeentearchivaris

3 Eîijiage bi bnef 2015-U-OOM Inleiding Het voorliggende KPI-verslag gemeente Montferland is gebaseerd op de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) voor de gemeentelijke archieftaken zoals die zijn opgesteld door de VNG (ledenbrief 'Horizontale verantwoording gemeentelijke archiefketen' van 21 juli 2011). De archief-kpi's omvatten tien hoofdvragen die bij het beantwoorden daarvan een beeld vormen van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente aan de archiefwettelijke eisen voldoet. Gemeente Montferland heeft in mei 2015 de vragenlijst al toegestuurd naar de provincie. De invulling van de vragen vormt de basis voor het verslag. Het verslag beschrijft per KPI-categorie de stand van zaken binnen de gemeente Montferland. Per categorie wordt in een korte conclusie de vraag beantwoord in hoeverre de gemeente aan de archiefwettelijke eis voldoet. De aanbevelingen worden apart benoemd. Gemeente Montferland heeft zelf een notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven 2014 opgesteld. Daarin heeft gemeente Montferland haar eigen situatie onderzocht, weergegeven en eigen bevindingen en aanbevelingen geformuleerd. De KPI-vragenlijst is ingevuld door Wouter ten Have (Coördinator DIV - gemeente Montferland), Femia Siero (gemeentearchivaris Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers [Erfgoedcentrum]) en Hans Berende (archiefinspecteur Erfgoedcentrum). De KPI-vragenlijst is in mei 2015 reeds toegezonden, begeleid van de notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven Iedere KPI-categorie bestaat uit een hoofdvraag en deelvragen, de wettelijke grondslag van de KPI-vraag. een oordeel of al dan niet voldaan wordt aan de wettelijke eis en of er eventueel sprake is van taakverwaarlozing op grond waarvan de provinciale toezichthouder kan besluiten in te grijpen. Ook bevat het een toelichting en actiepunten. Deze KPI-vragenlijst (zie bijlage) vormt de basis van het KPI-verslag. 1. Lokale regelgeving Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer De archiefverordening is verouderd. In de Archiefverordening Montferland 2005 is bepaald dat de verordening een werkingsduur tot uiterlijk 1 januari 2010 heeft. Het Besluit Informatiebeheer Montferland 2005, opgesteld op grond van de archiefverordening, is eveneens aan vernieuwing toe. Er wordt gewacht op een nieuw model voor archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer. Dit zal zo veel mogelijk worden gevolgd. Gemeente Montferland heeft zelf een notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven 2014 opgesteld. Daarin heeft gemeente Montferland haar eigen situatie onderzocht, weergegeven en eigen bevindingen en aanbevelingen geformuleerd. Hieruit komt naar voren dat het op orde krijgen van de eigen interne regelgeving een aandachtspunt en aanbeveling is. 1

4 Bijlage bij bnet 2015-U-OOW Wijziging overheidstaken De laatste vijf jaren heeft overdracht van taken plaatsgevonden: VNOG, ODA, Ecal (was eerst bij Regio Achterhoek). Voortdurend aandachtpunt is het treffen van regelingen t.a.v. de zorg voor en het beheer van archief. Dat geldt voor Gemeenschappelijke regelingen, maar ook voor andere vormen van publieke of publiek-private samenwerking. Gemeenschappelijke regelingen De gemeente beschikt over een overzicht van gemeenschappelijke regelingen. Uitbesteden archiefbeheerstaken Bepaalde archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan derden. Bij Van Dam Verhuizingen zijn archiefbescheiden geplaatst die voor bewaring en voor vernietiging in aanmerking komen. Er zijn geen maatregelen getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging of iets dergelijks. Bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers is archief geplaatst dat voor bewaring in aanmerking komt. De gemeentelijke regelingen voldoen niet aan de wettelijke eisen. De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer zijn verouderd. Er is aandacht nodig voor het (alsnog) treffen van regelingen ten aanzien van de zorg voor en het beheer van archief. Dat geldt bij samenwerkingsverbanden, maar ook t.a.v. de uitbesteding van archieftaken zoals bij Van Dam. Gemeente Montferland weet op welke punten met betrekking tot lokale regelgeving van belang zijn. Actualiseer Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer. Gebruik daarbij de beschikbaar komende modellen van BRAIN. Het nalaten van een actuele archiefverordening is een vorm van taakverwaarlozing. Blijf aandacht houden voor zorg en beheer van archief bij samenwerkingen en bij uitbesteding van dergelijke taken door het treffen van overeenkomsten/ regelingen. Volg de interne aanbevelingen van de gemeente Montferland op. Interne kwaliteitszorg en toezicht Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteít(sverbetering) van haar informatiehuishouding? De gemeente werkt op onderdelen aan de kwaliteit van haar informatiehuishouding, maar beschikt niet over een kwaliteitssysteem met toetsbare eisen zoals is geformuleerd in art. 16 van Archiefregeling. Een dergelijk kwaliteitssysteem zorgt voor het in control zijn en blijven van haar informatiehuishouding. Gemeente Montferland heeft zelf een notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven 2014 opgesteld. Daarin heeft gemeente Montferland haar eigen situatie onderzocht, weergegeven en eigen bevindingen en aanbevelingen geformuleerd. Een dergelijke zelfreflectie maakt onderdeel uit van een kwaliteitssysteem. Uit het zelfonderzoek

5 komt naar voren dat er visie en kaders op informatie- en archiefbeheer ontwikkeld/ op- en vastgesteld moeten worden; en dat interne procedures en werkinstructies opgesteld en gestroomlijnd moeten worden. De door de gemeente benoemde gemeentearchivaris brengt in het algemeen en dagelijks bestuur jaarlijks verslag uit over het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte archiefbescheiden en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het verslag wordt tevens aan de betrokken wethouder verstuurd. Bij de gemeente is deels een archiefwettelijk voorgeschreven toetsbaar kwaliteitssysteem voor het archiefbeheer aanwezig. De gemeente realiseert zich op welke onderdelen verbetering nodig is. zijn geformuleerd. Stel een volledig kwaliteitssysteem op en vast voor de informatiehuishouding dat in overeenstemming is met de verantwoordelijkheden en uit te voeren taken, inclusief toetsbare eisen. Onderzoek hiervoor in hoeverre Montferland al voldoet. Ga bij het onderzoek en de uitvoering uit van de aanbevelingen, zoals door de gemeente Montferland zelf geformuleerd. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archiefbescheiden Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de archiefbescheiden? Bij de gemeente Montferland is in de praktijk sprake van een hybride situatie. Er is geen sprake van vervanging, maar de gedachte is dat er digitaal wordt gewerkt. De papieren stukken zijn in veel gevallen leidend, uitgezonderd de digital bom stukken. Sinds 1 maart 2014 wordt numeriek opgeborgen. Dat gebeurt in drie series: te vernietigen stukken; te bewaren stukken; en stukken die nog te bezien zijn. Dit zijn originelen. Voor te vernietigen stukken gelden meerdere vernietigingstermijnen, die kunnen variëren van 1 tot uiterlijk 110 jaar. Deze stukken worden allemaal bij elkaar geplaatst. Dit betekent dat stukken die al vroegtijdig vernietigd moeten worden, wellicht nog jaren opgeslagen worden. Het kan gaan om gevoelige informatie. Bovendien zal er veel fysieke ruimte moeten zijn voor de opslag van documenten. Voor te bewaren stukken geldt dat eerst bepaald moet worden of de bestanden op deze wijze kunnen worden overgedragen, indien ook de digitale exemplaren (kopieën) in goede, geordende en toegankelijke staat worden overgedragen. Er zal zekerheid moeten zijn over de toegankelijkheid, volledigheid en kwaliteit van de toegang tot de archiefstukken, van de archiefstukken en hun onderlinge relatie. Indien de uitkomst negatief is, zullen fysieke dossiers moeten worden gevormd. Voor de toepassing van vernietigingstermijnen is het eveneens van belang stukken tijdig te vernietigen. In principe worden digitale bestanden omgezet in pdf/a-1. Het gaat om tekstbestanden. Ten aanzien van bijzondere digitale stukken (website, GIS, opnames) is geen strategie voorhanden.

6 Bijlage bij bnet Uit de eigen notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven 2014 blijkt dat gemeente Montferland zich realiseert dat er op het gebied van digitaal werken aandachtspunten en aanbevelingen zijn, om op een juiste wijze over te gaan naar uiteindelijk digitaal werken. Ook op het gebied van registratie en dossiervorming zijn constateringen en aanbevelingen gedaan. Metadata Er is geen vastgesteld en geïmplementeerd metadataschema als zodanig. Wel worden kenniskaarten gebruikt, die mogelijk als zodanig ingezet zouden kunnen worden. Materialen en ruimte Er wordt over het algemeen gebruik gemaakt van duurzame verpakkingsmaterialen om archiefbescheiden te beheren en te bewaren. Voor de materialen geldt dat ze ingekocht worden op basis van geldende criteria. Echter, het ingekochte papier blijkt niet te voldoen aan de eis van NEN 2728 maar aan de wat lichtere norm ISO Er is geen archiefruimte bij de gemeente. Wel wordt voor semistatisch archief ruimte gehuurd bij Van Dam Verhuizingen. De archiefbunker voldoet volgens de commissie Bouwzaken (brief 9 maart 2015) aan de eisen voor een archiefruimte. Er is ook materiaal dat in containers staat. Deze containers voldoen niet. Er is geen zekerheid dat hier alleen (op relatief korte termijn) te vernietigen stukken in staan. Daarnaast is archief geplaatst bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. Deze ruimten voldoen aan de eisen voor een archiefbewaarplaats. Erfgoedcentrum Bij het Erfgoedcentrum worden metagegevens van overgebrachte archieven in het archiefbeheerssysteem MaisFlexis (MF) geborgd per archief en voor de gehele collectie archieven. Het numeriek archiveren is een risico voor de tijdige vernietiging van archiefbescheiden. Of dat ook het geval is voor te bewaren archiefstukken moet eerst onderzocht worden. De kans is aanwezig dat numeriek opgeborgen archiebescheiden achteraf tot fysieke dossiers gevormd moeten worden. Er is geen sprake van vervanging van archiefbescheiden. De papieren originelen zijn leidend. Het papier voldoet niet aan de eisen van de Archiefregeling. Er is weinig aandacht voor daadwerkelijk duurzaam archiveren van digitale bestanden. Er is zorg rondom de stukken die voor bewaring in aanmerking komen en de duur dat zij zich niet in een ruimte die voldoet aan de eisen voor een archiefruimte bevinden. Er zijn vragen rondom de inhoud van de containers voor zover het gaat om stukken die voor bewaring in aanmerking komen. Het is niet duidelijk of de kenniskaarten voldoen of kunnen voldoen als vast te stellen en geïmplementeerd metadataschema. 4

7 Bijlage bi bnet 2015-U-O084 Gemeente Montferland heeft zelf vastgesteld wat de constateringen en aanbevelingen zijn op het gebied van ordening, authenticiteit, context, duurzaamheid en toegankelijkheid van archiefbescheiden. Zorg voor tijdige vernietiging van archiefbescheiden, zeker gelet op de archiefbescheiden die numeriek worden opgeborgen. Onderzoek op korte termijn of en zo ja onder welke voorwaarden de te bewaren numeriek opgeborgen stukken overgedragen kunnen worden, waarmee voldaan wordt aan de eisen voor een goede, geordende en toegankelijke staat. Ga over tot het opstellen en vaststellen van een Handboek vervanging archiefbescheiden om volledig digitaal te gaan werken. Voer het plan om de achterstanden van archiveren in te lopen uit. Bij het nalaten/ ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Zorg dat archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen zo snel mogelijk naar een ruimte die voldoet aan de eisen voor een archiefruimte gaan. Zorg voor de zekerheid dat in de containers bij Van Dam geen te bewaren stukken aanwezig zijn. Onderzoek of de kenniskaarten voldoen of kunnen voldoen als vast te stellen en geïmplementeerd metadataschema. Volg de interne aanbevelingen van de gemeente Montferland op. Digitale archiefbescheiden Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften? De gemeente heeft geen vastgesteld beleid ten aanzien het beheer van digitale archiefbescheiden. Gemeente werkt niet op basis van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer. De gemeente heeft wel functionele eisen voor digitale archiefbescheiden vastgesteld en geïmplementeerd. Opslagformaat pdf/a-1 wordt gebruikt voor archiefbestanden van digitale gegevens. Voor website, databases, GISbestanden. opnames is geen standaard vastgesteld en geen bewaarstrategie. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- en/of encryptietechnieken. Uit de eigen notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven 2014 blijkt dat gemeente Montferland zich realiseert dat er op het gebied van digitaal werken aandachtspunten en aanbevelingen zijn, om op een juiste wijze over te gaan naar uiteindelijk digitaal werken. Er wordt niet systematisch gewerkt aan digitaal informatiebeheer. Het is niet duidelijk of de gemeente voldoet aan de specifieke wettelijke voorschriften, wat kan blijken uit een toetsing op basis van RODIN. Gemeente Montferland heeft zelf vastgesteld wat de constateringen en aanbevelingen zijn op het gebied van ordening, authenticiteit, context, duurzaamheid en toegankelijkheid van archiefbescheiden.

8 Bijlage bį bnef 2015-IK30W Stel beleid op ten aanzien van het vormen en beheren van digitale archiefbescheiden. Bij het nalaten Z ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Toets vervolgens het beleid en de uitvoering aan de hand van RODIN. Volg de interne aanbevelingen van de gemeente Montferland op. 5. Vernietiging en vervreemding van archiefbescheiden Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden niet meer van belang is voor de bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? De gemeente hanteert de geldende selectielijst voor archiefbescheiden en de lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken voor het selecteren en vernietigen van archiefbescheiden. De termijn wordt vastgelegd, maar niet in een metadataschema. Het jaar van overbrenging wordt niet vastgelegd van archiefbescheiden. Behandelaars worden niet geraadpleegd dan wel op de hoogte gebracht van het voornemen archiefbescheiden te vernietigen. Daarmee is er een risico dat archiefbescheiden worden vernietigd, die nog noodzakelijk zijn voor de taakuitvoering dan wel - om bijzondere redenen - voor bewaring in aanmerking komen. Er is een achterstand in vernietiging. Dossiers die in of na 2012 vernietigd kunnen worden, zijn nog niet vernietigd. Met betrekking tot het numeriek archiveren is het onduidelijk op welke wijze tijdige archivering plaatsvindt. Het is onduidelijk of wordt aangegeven, hoe, wanneer en door wie vernietiging heeft plaatsgevonden. In de verklaring van vernietiging is de categorie op grond waarvan vernietiging plaatsvindt niet opgenomen. Er is geen sprake van vervanging bij de gemeente Montferland. Brondocumenten niet-ingezetenen In het kacei van de Wel BRP zijn vei vreemd zondei machtiging. Dat is ook niet nodig, omdat het ter uitvoering was van een in enige wet neergelegd voorschrift. Gemeente Montferland heeft zelf vastgesteld wat de constateringen en aanbevelingen zijn op het gebied van vernietiging. De aanbeveling dat voor een goed archiefbeheer juiste toepassing van waardering en selectie en tijdige vernietiging (met name van privacygevoelige informatie) esstentieel is, wordt ook door de archiefinspecteur onderschreven. De gemeente selecteert en bewaart volgens de geldende Vernietigingslijst en Selectielijst. Aandachtspunten zijn dat behandelaars worden niet geraadpleegd: datum overdracht wordt niet vastgelegd; er is een achterstand. Groter punt van zorg is de vernietiging van stukken die behoren tot het numeriek archiveringssysteem. Gemeente Montferland heeft zelf vastgesteld wat de constateringen en aanbevelingen zijn op het gebied van selectie en vernietiging. 6

9 Bijlage bi biiet 201S-U-0084 Optimaliseer de procedure voor vernietiging. Zorg daarna voor de vernietiging van stukken die in 2012, en 2015 vernietigd kunnen worden. Zie ook onder onderdeel 3: numeriek archiveren. Volg de interne aanbevelingen van de gemeente Montferland op : zorg dat de procedure rondom selectie en vernietiging conform wet- en regelgeving uniform en gecentraliseerd wordt uitgevoerd. 6. Overbrenging van archiefbescheiden naar de openbare archiefbewaarplaats Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 1995 'te bewaren archiefbescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed' correct in de praktijk? Een beperkt deel van de archiefbestanden van de voorlopers van de gemeente Montferland (Bergh en Didam) is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er is een plan om voor 2018 de achterstand weggewerkt te hebben. Uit de notitie Dit komt ook naar voren uit de notitie Interbestuurlijke toezichtsinformatie archieven Daarin is de overdracht van registers van de Burgerlijke Stand niet opgenomen, terwijl hierin ook een achterstand in overdracht is. Het college heeft geen machtiging tot opschorting van overbrenging van deze bestanden aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten (GS). Er is een flinke achterstand in de overbrenging van archiefbestanden. Gemeente realiseert zich dit en er zijn afspraken gemaakt met het Ecal om de achterstand uiterlijk 2018 te hebben weggewerkt. Om dit te formaliseren is wel een machtiging nodig van Gedeputeerde Staten Bewerk de archiefbestanden die volgens de wettelijke termijn van twintig jaar voor overbrenging in aanmerking komen en zorg voor overbrenging; of anders: vraag een machtiging tot opschorting aan bij Gedeputeerde Staten. Bij het nalaten Z ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Volg de interne aanbevelingen van de gemeente Montferland op: zorg dat op korte termijn de archiefbestanden die voor overbrenging in aanmerking komen conform een stappenplan gereed gemaakt zullen worden en worden overgebracht. 7. Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? De gemeente Montferland heeft geen archiefruimte of archiefbewaarplaats op locatie. Semistatische archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen staan bij Van Dam Verhuizingen in een ruimte die goedgekeurd is door de Permanente Commissie Bouwzaken van de gezamenlijke archiefinspecties (brief 7

10 Bijlage bi brief 2015-U /03/2015). Ook staat nog niet overgedragen archief bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers in een ruimte die voldoet aan de eisen voor een archiefbewaarplaats. Archiefbescheiden die wel voor bewaring in aanmerking komen maar veelvuldig gebruikt worden lopen een risico, zoals registers van de Burgerlijke Stand of stukken horend bij langlopende projecten. Het is niet duidelijk op welk moment stukken in een archiefruimte geplaatst worden. Er bevinden zich ook stukken in containers bij Van Dam. Van deze ruimten is bekend dat zij niet aan de eisen voor een archiefruimte voldoen. Het is onduidelijk of hier ook te bewaren documenten geplaatst zijn. Archiefbewaarplaats De gemeente Montferland heeft haar beheer omtrent de te bewaren archiefbescheiden belegd bij het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers. De archiefbewaarplaats bevindt zich in Doetinchem. GS heeft de archiefbewaarplaats in juli 2012 goedgekeurd. De klimatologische omstandigheden worden voortdurend in de gaten gehouden middels een gebouwbeheersysteem. In de regel vindt tweewekelijks een controlemoment plaats. Edepot De gemeente beschikt nog niet over een e-depot voor de bewaring van haar digitale archiefbescheiden. Het Erfgoedcentrum onderzoekt momenteel de mogelijkheden om een e-depot in te richten of aansluiting te zoeken bij andere partijen. Archiefruimte die voldoet aan de eisen wordt gehuurd bij Van Dam Verhuizingen. Het is niet duidelijk op met welke regelmaat archieven die voor blijvende bewaring in aanmerking komen daar geplaatst worden. Er is immers geen eigen archiefruimte. Dat zorgt voor risico's voor de bewaarcondities van blijvend te bewaren stukken. Daarbij moeten registers van de Burgerlijke Stand zeker genoemd worden. Er zijn containers die mogelijk te blijvend te bewaren archiefstukken bevinden. De archiefbewaarplaats van het Erfgoedcentrum daarentegen voldoet volledig aan de eisen. Zorg dat archiefbescheiden die voor bewaring in aanmerking komen zo snel mogelijk naar een ruimte die voldoet aan de eisen voor een archiefruimte gaan. Zorg in het bijzonder voor de registers Burgerlijke Stand opgeslagen worden in een ruimte die voldoet aan de wettelijke eisen voor een archiefruimte. Bij het nalaten Z ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Zorg voor de zekerheid dat in de containers bij Van Dam geen te bewaren stukken aanwezig zijn. 8. Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet 1995? Na advies van de beheerder van de archiefbewaarplaats stelt de zorgdrager de verklaring van overbrenging op waarin desgewenst beperkingen van de openbaarheid zijn opgenomen. Archiefbescheiden die hierop betrekking 6

11 Bijlage bi bnet 20I5-U-008 hebben, staan vermeld in de verklaring. Echter de beperkingscriteria zijn niet opgenomen en er vindt geen besluitvorming in het college plaats. Regels omtrent een afwijzing van raadpleging of gebruik van archiefbescheiden zijn opgenomen in de huisregels van het Erfgoedcentrum. Het Erfgoedcentrum hanteert het Kwaliteitshandvest Dienstverlening van BRAIN. Het college is als zorgdrager in het verleden onvoldoende betrokken geweest bij de besluitvorming omtrent openbaarheidsbeperkingen. Stel voortaan het besluit tot beperking van de openbaarheid op de juiste gronden op. Bij het nalaten Z ontbreken hiervan is dit een vorm van taakverwaarlozing. Rampen, calamiteiten en veiligheid Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden? Het is niet duidelijk wat de plannen zijn voor het behoud van de (te bewaren) archiefbescheiden die zich bij de gemeente Montferland (analoog en digitaal) bevinden dan wel zich bevinden bij Van Dam Verhuizingen. Bij het Erfgoedcentrum is een calamiteitenplan 2014 en een gecombineerd BHV-CHVplan (Bedrijfshulpverleningsen collectiehulpverleningsplan) voor de archiefbewaarplaats aanwezig. Bij calamiteiten zullen de archieven uit de archiefbewaarplaats verplaatst worden naar de archiefbewaarplaatsen in de regio, te weten bij de collegaarchiefdiensten van Waterschap Rijn en IJssel, Regionaal Archief Zutphen en Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Er wordt vanuit gegaan dat voor de archieven van de gemeente Montferland die hier geplaatst zijn, de plannen van toepassing zijn. Er zijn geen plannen beschikbaar voor het behouden van analoge en digitale archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie, dan wel bij Van Dam Verhuizingen. Stel plannen en procedures op ten aanzien van het behoud van de archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden en laat ze onderdeel uitmaken van de heersende plannen binnen de gemeentelijke organisatie. Ga na en leg vat wat de plannen zijn voor de archiefbescheiden die bij Van Dam Verhuizingen en bij Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers zijn geplaatst.

12 Bijlage bi bnftt 2015 U Middelen en mensen Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archief zorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Er is 7,5 fte voor DIV-taken beschikbaar. De informatieverwerkende medewerkers zijn niet voldoende op de hoogte voor een goed informatiebeheer. Er zijn achterstanden, zoals duidelijk werd bij KPI 6. Er is een plan om deze achterstanden van 466 ml in te lopen. De provinciale toezichthouder heeft in 2006 aanmerkingen gemaakt op de archiefverordening Ook het Erfgoedcentrum kampt met achterstanden in het bewerken van archieven van de gemeente Montferland. Er is 42 m1 archief (opname juli 2013) materieel te verzorgen. De omvang van (overgedragen) archieven die nog niet voldoende zijn ontsloten en daarmee beschikbaar zijn voor het publiek bedraagt 57 m1 (opname 31/12/2014). Het erfgoedcentrum is voortdurend bezig om haar achterstanden weg te werken. Er is een grote achterstand in de informatie- en archiefhuishouding, waarbij niet duidelijk is dat deze zal afnemen. Er zijn archieven die overgedragen moeten worden, waarvoor een planning is. Dit is niet de enige zorg van de gemeente Montferland: het numeriek archiveren zorgt (in de toekomst) voor extra werkzaamheden, er is geen zekerheid over de inhoud van de archieven in de containers bij Van Dam ; er wordt niet daadwerkelijk digitaal gewerkt. Het is daarmee niet duidelijk dat de achterstanden zullen afnemen. De achterstand brengt grote risico's met zich mee op het gebied van verantwoording afleggen, juiste informatie beschikbaar stellen en transparant zijn. Door alle achterstanden en de uren die benodigd zijn om de situatie te verbeteren, wordt het lastiger om ook voldoende tijd te vinden in het verbeteren van de huidige situatie en de overstap te maken naar volledig digitaal werken. Het is tevens van belang om een verbeteringsslag in de kwaliteit te bewerkstelligen. Stel een planning op om (toekomstige) achterstanden op digitaal en analoog archiefgebied weg te werken en voer uit. Denk daarbij aan numeriek archiveren, achterstand in overdracht en inhoud van de containers bij Van Dam. 10