1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf legt een werfreserve aan voor Consulent interne controle en organisatiebeheersing Statutair Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Facilitair Bedrijf legt een werfreserve aan voor consulent interne controle en organisatiebeheersing. Ben jij bereid om een ondersteunende en coördinerende rol op te nemen in het vakgebied van risicobeheer en procesbeheer in een facilitaire context? Lees dan zeker verder. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, -producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je staat interne klanten proactief en reactief bij via de ontwikkeling en het uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. (*) Functionele domeinen zijn: kwaliteit (in de brede zin van het woord), risicobeheer, bedrijfscontinuïteit, procesbeheer, interne onderzoeken, 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat Je zal instaan voor de analyse van de behoeften van de organisatie en van interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren In overleg met de adviseur interne controle en organisatiebeheersing en op basis van het beleid en de behoefteanalyse, definiëren, implementeren en bijsturen op vlak van kwaliteit en organisatiebeheersing teneinde de interne klant en de organisatie te ondersteunen en te evolueren naar een meer mature organisatie. Voorbeelden van activiteiten - Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement - Anticiperen op problemen en knelpunten binnen het agentschap - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Uitvoeren van (probleem)analysen, zowel proactief als ad hoc en zowel op eigen initiatief als in opdracht - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - Uitvoeren van risicobeheer aanpak (scope, identificatie, analyse, evaluatie en beheersmaatregelen) op de drie niveaus van risicobeheer (strategisch, operationeel en ondersteunend) - Aanpakken van de (grootste) risico s door uitwerken en uitvoeren van beheersmaatregelen om de impact en / of de kans van deze risico s te verlagen - Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening op het gebied van organisatiebeheersing en kwaliteit - De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren, met name in BCM situaties - Actieplannen opstellen, werkmethode definiëren, processen uittekenen - Uitvoeren van de administratie die bij de dienstverlening hoort pagina 2 van 12

3 Werkinstrumenten In overleg met het teamhoofd en de collega's en het lijnmanagement zal je concepten, systemen, methoden en technieken ontwikkelen of aanpassen teneinde bij te dragen tot een meer kwalitatieve en efficiënte facilitaire dienstverlening. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Uitvoeren van acties die bij de dienstverlening horen, zoals in BCM situaties logboek invullen, rondgang langs gebouwen, - Zelf ook gebruik maken van de uitgewerkte werkinstrumenten - Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,... - Opvolgen van verbeterinitiatieven m.b.t. de interne werking - Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken - Innovatieve ideeën ontwikkelen - Meewerken aan projecten inzake productontwikkeling en een transparante rapportering - Uitwerken van duidelijke procedures en richtlijnen en praktische documenten voor functioneel domein - Aanpak risicobeheer binnen Het Facilitair Bedrijf op strategisch, operationeel en ondersteunend niveau toepassen en zo nodig aanpassen aan veranderende noden - Verder uitbouwen en actueel houden van een systeem voor bedrijfscontinuïteitsbeheer (BCM) binnen Het Facilitair Bedrijf - Procesbeheer: implementeren en beheren van tool, werkwijze, registratie, beheer en ontsluiting van de processen binnen Het Facilitair Bedrijf - Interne onderzoeken: toepassen van een systematische aanpak, die gedocumenteerd wordt en waarbij het verslag eerst aan de administrateurgeneraal wordt voorgelegd vanuit het team interne controle en organisatiebeheersing - Antwoorden op vragen van klanten - Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied - Inspelen op specifieke vragen - Adviseren aan de interne klant over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen m.b.t. kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing - Gebruikers adviseren over toepassing van regelgeving (in de brede zin van het woord) - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen m.b.t. kwaliteit, interne controle en organisatiebeheersing - Proactief knelpunten signaleren aan het teamhoofd interne controle en organisatiebeheersing - In samenspraak met de betrokken teams binnen Het Facilitair Bedrijf adviseren over het formuleren van pagina 3 van 12

4 Kwaliteitsborging Je zal de voortgang van processen en dienstverlening opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen, conform de afspraken en richtlijnen. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. organisatiebeheersing teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en organisatieniveau te optimaliseren. werkbare doelstellingen zodat deze in lijn zijn met de visie en missie van Het Facilitair Bedrijf - Kwaliteitsbewaking en beheren van de opgezette systemen en op de correcte toepassing van procedures, systemen, kwaliteitsdossiers, van kwaliteitsnormen en standaarden (ISO, HACCP, ), - Plannen, uitvoeren en implementeren van interne audits en hiervan heldere verslagen maken met aanbevelingen aan leidinggevenden - Uitwerken, coördineren en evalueren van concrete verbeteracties, in samenspraak met het lijnmanagement en alle betrokkenen - Systematisch registreren en opvolgen van de eigen ondernomen acties - Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren - Input leveren voor management rapportering - Uitvoeren van risicoanalyses, op diverse niveaus van risicobeheer - Toezien op de systematische registratie van ondernomen acties door de betrokken teams - Een objectieve houding aannemen in interne onderzoeken - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies en hierover in het team terugkoppelen - Deelnemen aan kwaliteitsnetwerken en uitdragen van het imago van Het Facilitair Bedrijf en hierover in het team terugkoppelen - De dienstverlening proactief kenbaar maken binnen Het Facilitair Bedrijf - Feedback vragen aan (interne) klanten - Aanmoedigen en organiseren van een sterke samenwerking met andere teams binnen Het Facilitair Bedrijf - Uitbouwen en onderhouden van netwerken - Bijhouden van vakliteratuur en ontsluiten binnen het team - Via lectuur, studiedagen op de hoogte blijven van diverse nieuwe ontwikkelingen zoals nieuwe methoden, theorieën en technieken - Deelnemen aan seminaries, interne vergaderingen, overlegmomenten m.b.t. het vakgebied interne controle en organisatiebeheersing - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied pagina 4 van 12

5 Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. - Regelmatig uitwisselen van interessante informatie met collega's (zowel binnen als buiten Het Facilitair Bedrijf) - Feedback verzorgen van opleidingen, seminaries,... - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten - Projecten plannen, coördineren en leiden - Deelnemen aan cross functionele projectgroepen - Opstellen en bewaken van technische normen en standaarden - Het opvolgen en (zelf / mee) realiseren van de werkzaamheden 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende 2 voorwaarden : 1) Je hebt een bachelordiploma in bedrijfsmanagement. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 6 maanden functierelevante beroepservaring in interne controle en organisatiebeheersing. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie pagina 5 van 12

6 binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - Onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en de vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sanne Rigo, sanne.rigo@kb.vlaanderen.be, 0492/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van kwaliteitssystemen (ISO 9001, ISO 50001, ) Je hebt kennis van BCM aanpak Je hebt kennis van risicobeheer (ISO 31000) Je hebt kennis van of volgt een opleiding over facility management Je hebt een certificaat preventieadviseur niveau Persoonsgebonden competenties 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 6 van 12

7 Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Je bent discreet Je kan omgaan met wisselende werkdruk, waaronder dringende aspecten bij een crisissituatie. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 7 van 12

8 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van medewerker (rang B1) met de bijbehorende salarisschaal B111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,06 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 8 van 12

9 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING EN VOORSELECTIE Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Indien meer dan 4 kandidaten voldoen aan de deelnemingsvoorwaarden, kan een voorselectie gevoerd worden op basis van de vragenlijst in het sollicitatieformulier. Alleen wie minstens 50% behaalt én behoort tot de 4 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij de voorselectie worden volgende punten beoordeeld: De relevantie van je werkervaring Je motivatie en verwachtingen Je inzicht in de functie De cv-screening en voorselectie vindt plaats in de week van 19 februari EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 6 maart (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. pagina 9 van 12

10 Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 14 februari. Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 14 februari naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op pagina 10 van 12

11 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Annick Seghers adviseur interne controle en organisatiebeheersing Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo selectieverantwoordelijke tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden maart. Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar sanne.rigo@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van consulent interne controle en organisatiebeheersing bij Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als consulent interne controle en organisatiebeheersing. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. pagina 11 van 12

12 De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van contractuele vacatures voor de functie van consulent interne controle en organisatiebeheersing. Wie zo contractueel in dienst komt, blijft evenwel wel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 12 van 12