Risico gestuurd auditen 2.0: Waarderende Procesanalyse met FRAM & Waarderend auditen

Transcriptie

1 Risico gestuurd auditen 2.0: Waarderende Procesanalyse met FRAM & Waarderend auditen Nikki Damen Paula IJland Doen wat werkt

2 Nikki Damen Consultant bij RONT MC Paula IJland Consultant bij RONT MC

3 Anders kijken

4 Wat vind jij? Stelling 1: Bij risico gestuurd auditen zoek je de kritische punten van een proces, in tegenstelling tot een systeemaudit, waar je kijkt of wat je doet overeenkomt met de norm. Stelling 2: Bij een risicogerichte audit verzamelt de auditor informatie over de risicovolle aspecten in de processen in relatie tot de organisatie doelen. Stelling 3: De audit is geen afrekeninstrument maar een verbetertool.

5 Onze visie: risico gestuurd auditen 2.0 Het identificeren van zowel good practices als knelpunten/risico s vanuit een waarderend perspectief, als basis voor kwaliteitsverbetering Hoe doen we dit? 1. Waarderend auditen 2. Waarderende Procesanalyse met FRAM

6

7 Waarderend auditen

8 Waarderend en onderzoekend auditen Kracht van een waarderende audit ligt niet in het opzoeken van fouten, maar in het vinden van mogelijke verbeterpunten en het hierover op een positieve manier adviseren. Proactief advies waarmee de organisatie de bedrijfsdoelstellingen verder kan ontwikkelen. Een adviserende/inspirerende benadering verhoogt de effectiviteit van de audit.

9 Verschil met traditioneel auditen Auditen Kan belerend zijn Als politieagent overkomen Op incidenten gericht Procedure & norm focus Negatief Reactief Vaak veel details Gaat uit van de kennis die er al zou moeten zijn Gericht op verstoring in het functioneren Waarderend auditen Adviseren en inspireren Coach Structureel Focus op verbetering Positief Proactief Bedrijfsbreed en details Oog voor nieuwe mogelijkheden Focus op lange(re) termijn gericht op what could be

10

11 Hoe gaat het dan in de praktijk? Op zoek naar de Best Practice De geslaagde momenten waarop het gewenste resultaat is bereikt: Hoe ziet dat resultaat eruit (gevolg). Op welke manier is dit resultaat bereikt (oorzaak). Wat was jouw bijdrage daarin (de eigen verantwoordelijkheid). Inventariseren van risico s

12 Waarderende procesanalyse met FRAM

13 Onderzoek, onderzoek en nog eens onderzoek..

14 Safety-I Maar: verbetermaatregelen slechts minimaal effect!

15 Safety-I: focus op procedures en fouten

16 Safety-II MAAR: 99% van de tijd gaat het goed (zonder fouten): wat kun je daarvan leren? WERKVLOER?

17 Safety-II: leren van wat goed gaat

18 Safety-II Werkvloer: Dagelijkse praktijk Good practices Routines Gewoontes Gebruiken Interacties Etc. Wat als je in verbeteren en veranderen hierbij aansluit?

19

20 Onderzoek in Australië Lokaal ziekenhuis in Sydney Vergelijkingsstudie in LUMC Aanleiding: antistollingsbeleid ( bloedverdunners ) rondom een operatie gaat vaak mis Nieuwe methodiek ingezet om proces in kaart te brengen en tot verbetering te komen: FRAM

21

22 Wat is FRAM? Functional Resonance Analyses Method Methodiek om dagelijkse praktijk ( de werkvloer ) te visualiseren Basis voor praktisch haalbare verbeterinitiatieven, passend bij de situatie op de werkvloer Luchtvaart, bouw/constructie, engineering, zorg Een veelbelovende stap voorwaarts Veiligheidsexpert, USA

23 Wat is de aanpak van FRAM?

24 A. FRAM-model Hoe maak je een FRAM-model? 1. Scope bepalen en indien relevant workas-imagined 2. Interviews met alle betrokken professionals 3. Visualisatie in een FRAM-model

25 1. Scope bepalen Een afgebakend proces waar je graag meer inzicht in wilt hebben om te komen tot verbetering en/of verandering van het proces (procesoptimalisatie) Bv Herstel van verwarde personen naar werk

26 Work-as-imagined (indien relevant) Groen = Hoofdbehandelaar Geel = Apotheker Blauw = Anesthesist Rood = Voorschrijver (cardioloog/internist)

27 2. Interviews met betrokken professionals Wie? Professionals van ALLE betrokken disciplines (1 a 2) Doel? inzicht verkrijgen in work-as-done : hoe ziet het proces eruit in de alledaagse praktijk op de werkvloer? Waarover? exacte rol in het proces en samenwerking met andere betrokkenen hierin Hoe? Waarderend van aard: gericht op proces wanneer het goed (niet fout) gaat

28 3. Visualisatie in een FRAM-model Belangrijkste stappen/activiteiten van een proces Taken en verantwoordelijkheden van betrokken professionals per stap Onderlinge interacties en invloed op uitkomsten Visualisatie van de DAGELIJKSE praktijk

29 FRAM-activiteit/stap Input Tijd Voorwaarde ( precondition) X = Het opnemen van een patiënt Controle Bron ( resource ) Output De zes aspecten illustreren: Input: datgene wat de activiteit start of verandert Output: het resultaat van de activiteit Voorwaarde: een conditie die aanwezig moet zijn voordat de activiteit uitgevoerd kan worden Bron: materiaal of menskracht benodigd om de activiteit uit te kunnen voeren, of gebruikt tijdens het uitvoeren van de activiteit Controle: hoe de activiteit wordt gemonitord of gecontroleerd, richtlijn, werkafspraak, missie en visie Tijd: tijdsaspecten die de activiteit beïnvloeden (waardoor de activiteit bijv. later uitgevoerd wordt) X: kan elke activiteit representeren (bijv. het opnemen van een patiënt in het ziekenhuis)

30 Voorbeeld FRAM model BLV = bloedverdunner; EPD = elektronisch patiënten dossier; VPK = verpleegkundige Oranje = patiënt Groen = cardioloog Rood = chirurg Geel = verpleegkundige 1: casemanager Blauw = verpleegkundige 2: preoperatieve screening Paars = verpleegkundige 3: opname afdeling Grijs = anesthesist

31 B. FRAM analyse Een Waarderende Procesanalyse Zowel good practices als aandachtspunten Stakenholder bijeenkomsten Vier invalshoeken: Rolduidelijkheid Samenwerking Efficiëntie Kwaliteit & Veiligheid

32 Wat kom je dan zoal tegen? Hoge motivatie & goede kwaliteit van zorg MAAR: Groot verschil tov gewenst proces Rolduidelijkheid: meerdere professionals voelden zich verantwoordelijk Samenwerking: weinig onderlinge afstemming, SMS als urgentiemedium, eigen systemen Efficiëntie: dubbele checks, veel loops Kwaliteit & veiligheid: meerdere protocollen in omloop, eigen checklists Gesprekstool voor verbeterinitiatieven

33 B. FRAM analyse Stakeholder bijeenkomsten: Alle bij het proces betrokken professionals Presentatie FRAM-model en analyse Evt. afwijkingen t.o.v. work-as-imagined In dialoog zoeken naar manieren om dat wat goed gaat te versterken Betekenisvolle afspraken t.a.v. verbeterinitiatieven, passend bij en gedragen door de werkvloer (het veld) Samen op weg naar verbetering!

34 C. Passende interventies Inzet van gerichte en passende interventies gebaseerd op geïdentificeerde aandachtspunten Interventies op maat, passend bij zowel organisatie als de praktijk op de werkvloer Voorbeelden: Teamtraining om samenwerking te verbeteren TVB-methode om rollen helder te krijgen Inzet van Lean-tools om proces te stroomlijnen Risicomanagement om veiligheid te verbeteren Etc.

35 De kracht van FRAM Begint bij het begin: de werkvloer Focust NIET op fouten geen vingertje Geschikt voor complexe processen Inzicht in belangrijkste activiteiten/ stappen Inzicht in rollen betrokkenen Onderlinge interacties Verspillingen etc verschijnen als vanzelf (soms al tijdens de interviews/observaties!) Verbetering sluit aan bij haalbaarheid op werkvloer

36 Reacties FRAM heeft op onze afdeling heel wat teweeg gebracht. De deskundige en uitgebreide analyse heeft de discussie over ons beleid op gang gebracht en stelt ons in staat gezamenlijk te bepalen hoe we hiermee verder willen en moeten gaan. Want dat er wat moet gebeuren, is inmiddels duidelijk! Chirurg afdeling Thoraxchirurgie, Nederlands ziekenhuis Door FRAM hebben we een andere kijk op ons antistollingsbeleid rondom operaties gekregen, al jaren een struikelblok. FRAM biedt ons een nieuw perspectief, op deze manier hebben we er simpelweg nooit eerder naar gekeken. Door dichter aan te sluiten bij wat er gebeurt op de werkvloer, in plaats van vooral te kijken naar wat de richtlijnen voorschrijven, hebben we verschillende verbeteracties succesvol uit kunnen voeren. Chirurg afdeling Thoraxchirurgie, Australisch ziekenhuis

37 Tot slot.. Waar kreeg jij nou energie van tijdens de afgelopen 45 min?

38 Bedankt voor jullie aandacht!! Nikki Damen Paula IJland

39 Plan van aanpak verbetertraject 1. Scope bepalen & gewenste/ideale proces 2. Interviews met betrokkenen op de werkvloer 3. Opstellen FRAM-model m.b.v. computer software Proces stappen, taken/verantwoordelijkheden, onderlinge samenhang stakeholder bijeenkomsten Presentatie analyse dagelijkse praktijk: good practices, inefficiëntie, knelpunten en mogelijke risico s, verschillen tussen gewenst en dagelijks proces etc Dialoog: procesverbetering en betekenisvolle afspraken, passend bij lokale context en gedragen door de werkvloer. 5. Terugkombijeenkomst (optioneel)

40 FRAM-activiteit/stap Input Tijd Voorwaarde ( precondition) X = Het opnemen van een patiënt Controle Bron ( resource ) Output De zes aspecten illustreren: Input: datgene wat de activiteit start of verandert Output: het resultaat van de activiteit Voorwaarde: een conditie die aanwezig moet zijn voordat de activiteit uitgevoerd kan worden Bron: materiaal of menskracht benodigd om de activiteit uit te kunnen voeren, of gebruikt tijdens het uitvoeren van de activiteit Controle: hoe de activiteit wordt gemonitord of gecontroleerd, richtlijn, werkafspraak, missie en visie Tijd: tijdsaspecten die de activiteit beïnvloeden (waardoor de activiteit bijv. later uitgevoerd wordt) X: kan elke activiteit representeren (bijv. het opnemen van een patiënt in het ziekenhuis)

41 Proces op de werkvloer ( work-as-done ): NL Red = surgeon (and cardiologist) Green = registrar/physician assistant (PA) Purple = pharmacy assistant Grey = anaesthetist Blue = planning office secretary Orange = patient