Concept Communicatieplan De Omgevingsvergunning

Transcriptie

1 Concept Communicatieplan en pagina 1 van 15 Concept Communicatieplan De Versie : 4 Datum : 26 mei 2008 Samengesteld door : C.M.J. Vermeulen

2 Concept Communicatieplan en pagina 2 van 15 Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Over het plan 3 3. Fasering en communicatiedoelstelling 4 4. Communicatiedoelgroepen 5 5. Overzicht communicatiedoelstelling en doelgroep 6 6. Communicatiestrategie 7 7. Communicatiemiddelen en activiteiten 7 8. Uitwerking communicatieplan 9 9. Organisatie van de communicatie Inschatting tijdsbeslag en budget Evaluatie 15

3 Concept Communicatieplan en pagina 3 van 15 1 Inleiding De gemeente Drimmelen is volop actief om het project voor te bereiden en te implementeren. Het project is afkomstig van het ministerie van VROM, dat werkt aan modernisering van haar regelgeving, zodat deze minder tijd en geld kost voor burgers en bedrijven. Onderdeel van de moderniseringsoperatie is de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (WABO) die per 1 januari 2009 moet leiden tot één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu (de ). en bedrijven die nu nog verschillende vergunningen nodig hebben als ze een huis, fabriek of schuur willen (ver)bouwen, hoeven straks nog maar één type vergunning aan te vragen: de omgevingsvergunning. Tot dusver was altijd sprake van verschillende vergunningsaanvragen bij verschillende loketten met verschillende procedures voor bezwaar en beroep. De reikwijdte van deze veranderingsoperatie is groot, want treft zowel het rijk, als de provincie, het waterschap, brandweer en gemeenten met uiteenlopende wettelijke eisen. De VROM-planning is er dus op gericht om de op 1 januari 2009 operationeel te hebben. Tot die tijd hebben betrokken partijen de tijd om hun interne organisatie aan te passen en voorbereidingen te treffen die ertoe leiden dat iedereen weet wat er staat te gebeuren, waarom, wanneer en hoe. De gemeente Drimmelen heeft hiertoe een intern projectleider, Kendra van der Spek, aangewezen om het traject te begeleiden en een projectgroep in het leven te roepen. Zij wordt hierin extern bijgestaan door SRE Milieudienst. Dit plan van aanpak gaat in op de wijze waarop communicatie het project binnen de gemeente Drimmelen kan ondersteunen in de verschillende fases tot en met de inwerkingtreding van de. Ofschoon nu al zo volledig mogelijk te werk is gegaan, behoudt dit communicatieplan voorlopig het karakter van een groeiplan omdat gaandeweg het voorbereidingstraject nieuwe informatie beschikbaar kan komen. Bijvoorbeeld over de vraag of ook voor beroepsmatige aanvragers van de omgevingsvergunning een separaat communicatietraject moet worden ontwikkeld. 2 Over het plan Imago Voor de gemeente Drimmelen is belangrijk dat de succesvol wordt ingevoerd en als zodanig gewaardeerd door burgers en bedrijven. Waardering voor de implementatie van de door burgers en bedrijven kan niet los worden gezien van het imago dat de gemeente Drimmelen op dit moment heeft. Rondom het verlenen van vergunningen heeft zich recentelijk een incident voorgedaan met publicitaire gevolgen. Dit houdt in dat invoering van de door in- en externe betrokkenen nauwlettend in de gaten zal worden gehouden. (Overigens zijn bij de invoering van de veel meer afdelingen betrokken dan de hierboven bedoelde.) Waar het om gaat is om uit te dragen dat de een kansproject is dat laat zien dat de gemeente Drimmelen goed in staat is om dienstverlening aan burgers en bedrijven klantvriendelijk in te richten.

4 Concept Communicatieplan en pagina 4 van 15 Management van verwachtingen De inzet van communicatie is er in belangrijke mate op gericht om iedereen die bij dit veranderingsproces betrokken is, op de juiste golflengte af te stemmen. Iedereen die nu of in de toekomst iets met de te maken heeft, wil op de hoogte zijn (niet te veel / niet te weinig / precies genoeg) van wat de precies betekent. Verwachtingspatronen moeten reëel zijn. De rol van communicatie is er dan ook mede op gericht om verwachtingen te helpen managen en mensen met verschillende rollen en verantwoordelijkheden goed in het proces mee te nemen. Wisselend zal daarbij het communicatieaccent liggen op het managen van het proces als wel de inwerkingtreding van de zelf. Wat staat niet in dit plan? Voorliggend concept communicatieplan gaat niet in op hoe werkgroepen of andere samenwerkingsverbanden onderling met elkaar communiceren om informatie rondom de op elkaar af te stemmen. Ook voorziet dit plan niet in terugkoppeling van informatie door projectleiders aan hun achterbannen. Werkgroepen zullen hierover zelf afspraken met hun projectleiders moeten maken, inclusief het aanwijzen van plaatsvervangers bij afwezigheid om informatieoverdracht en -uitwisseling niet te hinderen. Overleg met andere overheden zoals genoemd in categorie 2. van de externe doelgroepen (hoofdstuk 4. communicatiedoelgroepen) is voorbehouden aan de projectleider van de gemeente Drimmelen en niet als separaat onderdeel uitgewerkt. 3 Fasering en communicatiedoelstelling Fase I Voorbereiding ( > circa half mei 2008) De fase van voorbereiding is gestart. In deze fase wordt vastgesteld wat de consequenties voor de gemeente Drimmelen zijn en welke aanpassingen en veranderingen nodig zijn, organisatorisch, procesmatig en administratief. Er worden nog geen keuzes in deze fase gemaakt over gestelde ambitieniveau dat de gemeente voor ogen heeft ten aanzien van de drie D s: Dienstverlening (klantgerichtheid), Doelmatigheid en Doelgerichtheid (effectiviteit). Communicatie in deze fase van het proces is gericht op: - kennis van het nut en de noodzaak van de ; - kennis over het proces van voorbereiding; - kennis over de mogelijke interne veranderingen; - positieve houding / draagvlak voor (eventuele) interne veranderingen; - actief gedrag om deel te nemen aan de projectgroep. Fase II Uitvoering (circa half mei 2008 > eind 2008) De fase van uitvoering gaat in op het moment dat besluitvorming heeft plaatsgehad over de routekaart. Daarna vindt onder meer besluitvorming over het ambitieniveau plaats.

5 Concept Communicatieplan en pagina 5 van 15 Communicatie in deze fase van het proces is gericht op: - kennis van het nut en de noodzaak van de ; - kennis over het proces van implementatie; - kennis over mogelijke interne veranderingen; - positieve houding / draagvlak voor (eventuele) interne veranderingen; - actief gedrag om deel te nemen aan projectgroep / onderzoek om de te implementeren en de deadline van 1 januari 2009 te halen. Fase III Start (1 januari 2009 juli 2009) De startfase markeert de inwerkingtreding van de. De datum van 1 januari is de datum die op dit moment door VROM en dus door alle betrokken partijen wordt gehanteerd. De fase tot juli is zodanig gekozen dat ook de meervoudig complexe aanvraag mogelijk eenmalig is ingediend en afgehandeld. Communicatie in deze fase van het proces is gericht op: - kennis van het nut en de noodzaak van de ; - positieve houding ten opzichte van het bereikte resultaat; - actief gedrag om de na de inwerkingtreding te evalueren en daar waar nodig bij te stellen. 4 Communicatiedoelgroepen Interne doelgroepen Externe doelgroepen Categorie 1 Categorie 1 Alle medewerkers gemeente Categorie 2a Projectgroep Categorie 2 Categorie 2b Rijk (VROM) Frontoffice Provincie Noord-Brabant Vergunningsverleners Waterschap Brabantse Delta Juridisch medewerkers (BMO) PL-kring Handhavers Categorie 3 ICT Pers Middelen (leges) contactfunctionarissen Brandweer Communicatie Categorie 3 College Portefeuillehouder Gemeentesecretaris Management Team Categorie 4 Gemeenteraadsleden Burgerleden Griffie

6 Concept Communicatieplan en pagina 6 van 15 5 Overzicht communicatiedoelstelling en doelgroep medewerkers gemeente projectgroep frontoffice vergunningsve rleners juridisch med. handhavers ICT middelen bedrijvenconta ctf. brandweer communicatie College portefeuillehou der gemeentesecre taris MT gemeenteraad burgerleden griffie burgers bedrijven rijk provincie waterschap PL-kring pers Fase I Voorbereiding ( > circa half mei 2008) kennis van nut en noodzaak x x x x x x x x x x x x x x x x x x kennis over het proces van voorbereiding x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x kennis over de mogelijke (interne) veranderingen x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x positieve houding / draagvlak voor (interne) veranderingen x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x actief gedrag deelname projectgroep x x x x x x x x x x x x x x Fase II Invoering (circa half mei 2008 > eind 2008 ) kennis van nut en noodzaak x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x kennis over het proces van implementatie x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x kennis over mogelijke interne veranderingen x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x positieve houding / draagvlak voor (interne) veranderingen x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x actief gedrag deelname projectgroepen / onderzoek x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Fase III Start (1 januari 2009 juli 2009) kennis van nut en noodzaak x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x positieve houding ten aanzien van bereikte resultaat x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x actief gedrag tav evaluatie en eventuele bijstelling x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

7 Concept Communicatieplan en pagina 7 van 15 6 Communicatiestrategie De communicatiestrategie zegt iets over de wijze waarop communicatie wordt ingezet, zonder dat dit direct iets over het communicatiemiddel zegt. Ter ondersteuning van de voorbereiding, uitvoering en inwerkingtreding van de bestaat de basale communicatiestrategie uit: 1. het ter beschikking stellen van drempelloze informatie die altijd, op ieder tijdtip door iedereen te bekijken is > digitale haalinformatie > en intranet) 2. het creëren van mogelijkheden voor persoonlijke interactie 3. het op continue basis aandragen van informatie die de kennis over de vergroot > schriftelijke brenginformatie 4. ambassadeurs (portefeuillehouder, gemeenteraadsleden, College, frontoffice, ) in staat stellen om de juist te positioneren > faciliterende informatie Het geven van concrete invulling aan de hierboven genoemde strategieën wordt hieronder met een paar voorbeelden toegelicht. Met brenginformatie wordt bedoeld dat informatie actief wordt aangedragen en dat je er niet al teveel moeite voor hoeft te doen om het onder ogen te krijgen. Om bijvoorbeeld burgers en bedrijven bij het vooronderzoek naar de ambitiebepaling te betrekken, verdient het de voorkeur om dit zo persoonlijk mogelijk te doen, zodat er ook interactie kan ontstaan. Om de kennis van betrokkenen actueel te houden, zal communicatie binnen de gemeente Drimmelen voornamelijk digitaal (intranet, zijn. Maar kennis vergroten bij burgers zal toch grotendeels schriftelijk moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld in de vorm van een schriftelijke en digitale brochure en via de gemeentepagina s met een nieuwe rubriek en/of een interview met een burger over de situatie van toen en nu en het verschil dat wordt ervaren. Voordeel van t Carillon is de maximale regie op de boodschap. Ook in situaties dat er aan het loket een vergunning wordt aangevraagd, zal er een algemene (en downloadbare) brochure beschikbaar moeten zijn (Postbus 51?). Gezien de interesse van de pers in de klantvriendelijkheid van de gemeente Drimmelen zal er bij hen ook interesse in de zijn. Ambassadeurs moeten dan ook in staat worden gesteld om het project in juist perspectief en als kansrijk neer te zetten. Dit vraagt dus om een proactieve persbenadering en adequate interne ondersteuning. Omdat de een grootschalig project is met politieke en publicitaire uitstraling, is het een reputatiegevoelig traject. Als het project dan ook slaagt (welke criteria worden gehanteerd?), is het goed om dit samen te vieren en betrokkenen de nodige credits te geven. Ook deze vorm van communicatie kan niet anders dan persoonlijk zijn. 7 Communicatiemiddelen en -activiteiten Hieronder volgt een inventarisatie van communicatiemiddelen en activiteiten die een bijdrage kunnen leveren bij de voorbereiding en implementatie van de. In het hoofdstuk hierna is de inzet ervan verder uitgewerkt.

8 Concept Communicatieplan en pagina 8 van 15 persberichten (lokale en regionale media) pagina s over de op lijst met meest gestelde vragen voor burgers en bedrijven > Vragen/Antwoorden aanpassing productencatalogus en digitale formulieren op intranet > vaste rubriek intranet > flash met 2-wekelijks nieuws intranet > aftellen richting dag inwerkingtreding: nog 99 dagen, nog 98 dagen, nog 97 dagen, lijst Vragen/Antwoorden voor medewerkers die in contact zijn met burgers en pers rubriek op gemeentepagina in t Carillon interview burger (situatie toen/nu) op gemeentepagina in t Carillon interview portefeuillehouder met lokale en regionale media bouwstenen ter voorbereiding van interviews portefeuillehouder gemeente Drimmelen WABO-proof (persmoment) raadsbrieven communicatieparagraaf bij raadsvoorstel brochure de (als Postbus 51, VNG, brancheverenigingen niet over brug komen) Ter ondersteuning van medewerking burgers aan onderzoek (eind juni/begin juli): o bijeenkomst burgers met ervaring met vergunningsaanvragen o bevestigingsbrief + uitnodiging na telefonisch contact o bedankbrief na deelname aan onderzoek + kort verslag bijeenkomst Ter ondersteuning van medewerking bedrijven aan onderzoek (9 of 10 juli): o aanhaken bij overleg Ondernemersplatform Drimmelen via tussenkomst bedrijvencontactfunctionaris o bedankbrief na deelname aan onderzoek + kort verslag bijeenkomst WABO-Werkt-meeting met gemeentesecretaris / sessie met koffie en broodjes om betrokkenen bij de op leuke manier bij het project te houden Reactieformulieren om meningen burgers en bedrijven te meten naar aanleiding van de (Reactieformulier ook op Evaluatiemomenten nav reactieformulieren burgers en bedrijven. Nav 1 e evaluatie bepalen of resultaten geschikt zijn voor interne en/of externe publicatie. Ten aanzien van de uitwerking van alle genoemde middelen en activiteiten geldt dat altijd wordt getoetst of de verwachtingen richting de doelgroep juist en voldoende zijn gestuurd. 8 Uitwerking communicatieplan Bij de programmatische uitwerking in een planningskalender is uitgegaan van de planning zoals die bekend is bij de projectleider. Als planningen in de projectgroep veranderen of bij VROM dan heeft dit onmiddellijk effect op de kalender hieronder. Wijzigingen in de planning kunnen ook hun weerslag hebben op de ureninschatting per medewerker. Over de ureninschatting: PL = uren projectleider (deze uren tellen niet mee in de optelsom voor het beslag dat op de afdeling communicatie worden gelegd, maar zijn soms wel opgenomen) CA = uren communicatieadviseur W = uren eindredacteur website en/of webmaster

9 Concept Communicatieplan en pagina 9 van 15 Fase I Voorbereiding ( > circa half mei 2008) Communicatiemiddel/- activiteit Concept communicatieplan Doelgroep Boodschap Planning klaar + inschattin g uren College Portefeuillehouder Gemeentesecr. MT Bijlage bij implementatieplan Week uur CA Fase II Uitvoering (circa half mei 2008 > eind 2008) Communicatiemiddel/- activiteit Verzoek aanhaken Ondernemersplatform Drimmelen Bevestigingsbrief en uitnodiging bijeenkomst ervaren burgers Raadsbrief Doelgroep Boodschap Planning klaar + inschattin g uren De Gemeente Week 21 Drimmelen bereidt zich voor op (nvt) klantvriendelijke 1- loketfunctie voor vergunningsaanvragen. Gemeente Drimmelen wil ervaringen van burgers/bedrijven meenemen bij voorbereiding hierop. Dank voor toegezegde Week 25 medewerking Gemeente Drimmelen 6 uur CA wil leren van eerdere ervaringen en deze meenemen in nieuwe opzet Resultaten zijn van groot belang bij inrichting klantvriendelijke 1- loketfunctie vergunningsaanvragen Gemeenteraad Griffier Stand van zaken Week 25/26 Bijeenkomst ervaren burgers De Gemeente Drimmelen bereidt zich voor op klantvriendelijke 1- loketfunctie voor vergunningsaanvragen. 4 uur PL Week 27 6 uur CA

10 Concept Communicatieplan en pagina 10 van 15 Brief gemeentesecretaris in kader Wabo Werkt Projectgroep en betrokken afdelingen (cat. intern 2) Gemeente Drimmelen wil ervaringen van burgers/bedrijven meenemen bij voorbereiding hierop. De is instrument om dienstverlening klantvriendelijk aan te bieden. De is kans om te laten zien dat Gemeente Drimmelen klantvriendelijk is. De draagt bij aan goed imago Gemeente Drimmelen. Interne veranderingen zijn noodzakelijk om de goed in te kunnen richten. Medewerkers kunnen zelf sturing geven. Leiding Gemeente Drimmelen rekent op medewerking van betrokkenen Leiding Gemeente Drimmelen zal alle steun verlenen om van het project een succes te maken. Bedankbrief en verslag Dank voor medewerking Resultaten zijn van groot belang bij inrichting klantvriendelijke 1- loketfunctie vergunningsaanvragen Bedankbrief en verslag bijeenkomst ervaren burgers Dank voor toegezegde medewerking Gemeente Drimmelen wil leren van eerdere ervaringen en deze meenemen in nieuwe opzet Medio juni 2 uur CA Week 28/29 4 uur CA Week 31 4 uur CA

11 Concept Communicatieplan en pagina 11 van 15 Rubriek intranet met: Algemene informatie Lijst met Vragen/Antwoor den Nieuwtjes (flash) Aftellen naar datum inwerkingtreding Informatie voor projectgroep en direct betrokkenen Persinterview portefeuillehouder lokale en regionale media + Bouwstenen Resultaten zijn van groot belang bij inrichting klantvriendelijke 1- loketfunctie vergunningsaanvragen Alle medewerkers De is instrument om dienstverlening klantvriendelijk aan te bieden. De is kans om te laten zien dat Gemeente Drimmelen klantvriendelijk is. De draagt bij aan goed imago Gemeente Drimmelen. Interne veranderingen zijn noodzakelijk om de goed in te kunnen richten. Medewerkers kunnen zelf sturing geven. Leiding Gemeente Drimmelen rekent op medewerking van betrokkenen Leiding Gemeente Drimmelen zal alle steun verlenen om van het project een succes te maken. De is een landelijk project. Wat is de? Gemeente Drimmelen bereidt zich met hulp van burgers en bedrijven voor op de. Nieuw loket scheelt tijd en geld. Juni december ( = 30 weken lang) 20 uur CA 15 uur W September 6 uur CA

12 Concept Communicatieplan en pagina 12 van 15 WABO-Werkt-meeting met gemeentesecretaris Raadsvoorstel Rubriek in t Carillon Projectgroep en betrokken afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger Gemeenteraad Griffier Gemeente Drimmelen maakt zich sterk voor klantvriendelijke dienstverlening. Idem als 1 e sessie plus aandacht voor voortgang + communicatieparagraaf over stand van zaken Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze. September 2 uur CA September 56 uur PL 40 uur + SRE 16 uur Oktober - december 12 uur CA Redactie rubriek op Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze November 10 uur CA 4 uur W Aanpassing productencatalogus en digitale formulieren op Vragen/Antwoorden op Vragen/Antwoorden voor intern gebruik Raadsbrief Algemene brochure (PDF ook op internet) Postbus 51? Medewerkers frontoffice, communicatie, Gemeenteraad Griffier nvt November 80 uur CA 16 uur W neutraal / informatief November 4 uur CA 2 uur W neutraal / informatief November 2 uur CA Stand van zaken November Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze 4 uur PL November PM 80 uur CA Reactieformulier nieuwe (ook op belang van reactie burger en bedrijven om dienstverlening te December 2 uur CA

13 Concept Communicatieplan en pagina 13 van 15 kunnen meten 1 uur W Insert in t Carillon Zo werkt de nieuwe omgevingsvergunning (2 pagina s) Begin januari 8 uur CA WABO-Werkt-meeting met gemeentesecretaris Projectgroep en betrokken afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger) Idem als 1 e sessie plus aandacht voor voortgang Begin december 2 uur CA Fase III Start (1 januari 2009 juli 2009) Communicatiemiddel/- activiteit Persbericht Doelgroep Boodschap Planning klaar + inschatting uren Gemeente Drimmelen is WABO-proof Half december uur CA Persinterview + Gemeente Drimmelen is WABO-proof Begin januari 2009 Bouwstenen 6 uur CA Rubriek in t Carillon WABO-Werkt-meeting / of onderdeel van Nieuwjaarsbijeenkomst met alle medewerkers WABO-Werkt-meeting met gemeentesecretaris Projectgroep en betrokken afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger) Projectgroep en betrokken Uitleg over aanleiding, inhoud, kenmerken en werkwijze. Interview burger/bedrijf: zo was het, zo is het nu. Idem als 1 e sessie plus aandacht voor voortgang Dankwoord+ richting projectleider en alle betrokkenen Idem als 1 e sessie plus aandacht voor eerste Januari - 1 uur p/wk Begin januari uur CA Juni 2009

14 Concept Communicatieplan en pagina 14 van 15 Communicatiemoment 1 e evaluatie reactieformulieren afdelingen (=categorie intern 2) Portefeuillehouder (zender/ontvanger) MT (zender/ontvanger Interne doelgroepen / pers ronde van afgehandelde vergunningsaanvragen 2 uur CA nnb Juli 2009 PM 9 Organisatie van de communicatie Advies is om één persoon binnen het cluster communicatie trekker te laten zijn voor de verdere uitwerking van de communicatie rondom de en een tweede verantwoordelijke aan te wijzen als achtervang. Concretisering van deze trekkersrol betekent onder meer: a) Zitting (nemen) in / bijwonen van: Projectgroepbijeenkomsten: 4 uur per persoon Werkgroep 4 Communicatie: 20 uur per persoon o 4 bijeenkomsten: eind juni/begin juli, eind augustus, oktober, december Raadsvergaderingen: nog niet verwerkt WABO-Werkt-meetings: 2 uur per sessie, al in schema verwerkt, zie paragraaf 8. b) Uitvoering geven aan de in het concept communicatieplan voorgestelde activiteiten of nog te ontwikkelen communicatie-instrumenten. 10 Inschatting tijdsbeslag en budget Fase Communicatieadviseur Eindredacteur website / webmaster I 32 uur - - II 168 uur + 80 uur PM (brochure) III 13 uur + nnb nnb - Project- 24 uur - - /werkgroep Totaal 237 uur + 80 uur PM + nnb 38 uur + nnb Out-of-pocket kosten 38 uur Brochure (tussen en euro afhankelijk van oplage en ambitieniveau) NB: bovenstaand budget en ook huren van ruimtes en catering zijn voor rekening van de projectleiding.

15 Concept Communicatieplan en pagina 15 van Evaluatie Evaluatie of de communicatie-inspanningen hebben geleid tot het gewenste effect zoals geformuleerd onder doelstellingen, is alleen mogelijk door het laten uitvoeren van communicatieonderzoek. Dit onderzoek is echter kostbaar en valt naar verwachting niet binnen het budget voor dit project. Daarom is het zaak om bij elk contact met burgers en bedrijven in het kader van de nieuwe meningen te peilen door middel van reactieformulieren.