Organisatie Ontwikkeling. Presentatie BZM 4 april 2019

Transcriptie

1 Organisatie Ontwikkeling Presentatie BZM 4 april 2019

2 (Brielse Organisatie Ontwikkeling: Sterk en Toekomstbestendig)

3 Organisatie-ontwikkeling Brielle Met het oog op de WOV: Afgelopen jaren weinig geïnvesteerd in de lokale organisatie-ontwikkeling Geen opvolging aan aanbevelingen cultuurscan 2015 (verzakelijking) Vacatures niet of gedeeltelijk ingevuld. Laatste lokale organisatie verandering in 2002 (sectorenmodel) Huidige sectorenmodel Traditionele manier van werken Verkokering Sluit onvoldoende aan op noodzaak tot integraliteit en netwerken Organisatie kan onvoldoende snel en effectief reageren bij nieuwe opgaven

4 Organisatie-ontwikkeling Brielle Verdere aandachtspunten: - Uitkomsten werkbelevingsonderzoek - Inhuur vs vaste formatie - Leren van anderen / inspiratie - Samenwerken met andere gemeenten - organische organisatie-ontwikkeling - De 5 F-en van Foppe : organisatie-ontwikkeling gaat over Feeling (je best doen om het team te passen), Functie (doen waar je goed in bent), Future (durven zetten van stappen) en Feedback (het gaat niet alleen over tastbare resultaten maar om het geheel). Dat geeft weer fun in het werk en in de organisatie!

5 Organisatie-ontwikkeling Proces ter voorbereiding van de bestuursopdracht - Input opgehaald bij college: wat verwacht u van de ambtelijke organisatie - Input van MT: waar moeten we rekening mee houden - Diverse lunchbijeenkomsten met medewerkers: 15 december 2018: wat gaat goed, wat kan beter in Brielle Januari 2019 Februari 2019 wat zijn de rode draden als we aan de slag gaan met organisatie-ontwikkeling validatie rode draden

6 Waar moeten we aan werken?

7 Bestuursopdracht Organisatie-ontwikkeling Brielle Bestuursopdracht van college aan gemeentesecretaris 1.1 Versterk de basis 1.2 Versterk de communicatie 1.3 Realiseer een wendbare en opgavengerichte organisatie 1.4 Realiseer een efficiënte en effectieve organisatie (verzakelijking)

8 Presentatie vandaag: deelproject Versterk de basis De onderdelen van dit deelproject: 1. Uitvoering, beoordeling en uitwerking Benchmark 2. Opstellen Strategische personeelsplanning 3. Invoering HR 21 als nieuw functiewaardingssysteem 4. Bepaling benodigde urgente (extra) formatie en vacature-invulling

9 Strategische personeelsplanning (SPP) Proces loopt volgens stappenplan: Huidige personeelsbestand in kaart brengen met elkaar (kwantitatief en kwalitatief) Kwantitatief overzicht is gemaakt / kwalitatief nog niet : gereed april 2019 Samen een analyse maken van benodigd en beschikbaar personeel. Kwantitatief overzicht benodigd personeel is gemaakt / kwalitatief nog niet. Ontwikkeling medewerkers en inzet talenten SPP en benchmark geven gezamenlijk richting aan benodigde ambtelijke capaciteit (kwalitatief en kwantitatief)

10 Landelijk systeem voor functiebeschrijving en loongebouw Functiebeschrijving Generieke functiebeschrijvingen met bijbehorende competentieprofiel (basis voor coaching en ontwikkeling) Resultaatbeschrijving (basis voor beoordeling) Loongebouw Implementatie HR21 Waardering wordt bepaald op de combinatie van kunnen (functiegebonden eisen) en mogen (vrijheden, verantwoordelijkheden, rol). Unieke combinatie bepaalt de plaats in het loongebouw/functiewaardering

11 Benchmark (eerste uitkomsten) Primair proces: - Meer formatie en kosten op de uitvoering (we doen veel zelf) - Minder formatie en kosten voor beleid - Minder formatie en kosten voor regie/contractmanagement - Minder formatie en kosten voor vergunningverlening Overhead: - Hogere kosten voor directie en management primair proces - Hogere kosten voor P&O - Veel lagere kosten voor kwaliteitszorg - Fors lagere kosten voor inkoop - Fors lagere (lees: geen) kosten voor Juridische zaken -

12 Urgente formatie-vraag Nodig om de dienstverlening en de ambities waar te maken Versterking beleidsformatie 1. Beleidsmedewerker RO/wabo (1,0 fte) 2. Beleidsmedewerker RO (1,0 fte) 3. Beleidsmedewerker Samenleving (1,0 fte) 4. Consulent Jeugd (1,0 fte) Versterking overhead/kwaliteit 1. Jurist (0,7 fte) 2. Jr.communicatie-adviseur (0,8 fte) 3. Financieel consulent (0,9 fte) 4. AO/IC (1,0 fte)

13 Urgente formatie-vraag (2) - Vervolg Formatie t.b.v. bijzondere projecten 1. Projectleider (Oude Goote, Zwartewaal) (1,0 fte) 2. Projectmanager (binnenstad c.a.) (1,0 fte) 3. Marketeer (0,5 fte) 4. Afvalcoach (0,5 fte) Risico: De huidige krapte op de arbeidsmarkt.

14 Kosten urgente formatie-vraag Nieuwe formatie : kosten berekend per Toename kosten formatie (tuba) Toename kosten formatie (kadernota) Voorstel i.r.t. organisatie-ontwikkeling: Voorlopig: extra kosten ad opnemen in de meerjarenbegroting Vervolgens bij gelijkblijvend takenpakket - o.b.v. benchmark/spp de totale formatiekosten laten teruglopen met 33% per jaar (cumulatief) : Formatiekosten 2023 = formatiekosten primaire begroting 2019.

15 Hoe verder met de organisatieontwikkeling? ALLE MEDEWERKERS WORDEN BETROKKEN 15 april : medewerkers kick-off organisatie-ontwikkeling Een projectorganisatie wordt ingericht met deelprojecten: - Versterking interne communicatie - Externe communicatie van buiten naar binnen, factor C - Cultuur, houding en gedrag wat voor soort organisatie willen we zijn, wat vraagt de samenleving van ons - Opgavengericht werken integraal, ontkokerd, zelforganiserend - Implementatie zaakgericht werken met zaaksysteem E-suite - Proces- en projectmatig werken in de praktijk

16 HELP ONS onze organisatie een t te geven