STRATEGISCH PERSONEELSPLAN 1/14

Transcriptie

1 STRATEGISCH PERSONEELSPLAN 2016 Gedeputeerde Staten 12 april /14

2 2/14

3 1. Bedrijfsvoeringsvisie De bedrijfsvoeringsvisie van de provincie Bedrijfsvoering in de opgavengestuurde organisatie is de basis voor het strategisch personeelsplan De doelen die in de visie centraal staan maken het noodzakelijk op een andere manier om te gaan met onze bedrijfsvoeringbudgetten en de inzet hiervan voor provinciaal personeel en inhuur. Zo moeten wij flexibeler worden en onze realisatiekracht vergroten. Daarbij zijn de kwaliteiten en de talenten van de medewerkers van belang om te komen tot meer mobiliteit bij de inzet op opdrachten. Op die manier zijn wij in staat om met aanzienlijk minder inzet van inhuur onze taken en ambities uit te voeren. 2. Opzet model Strategische personeelsplan (SPP) De basis van een Strategische Personeels Plan is de visie van het bestuur van de provincie. Deze visie wordt door de directie vertaald in organisatiestructuur, processen, competenties etc. Vervolgens wordt geformuleerd wat voor personeel nodig is om die visie in de praktijk te brengen (kwantitatief en kwalitatief). Deze behoefte wordt vergeleken met de huidige personeelsbezetting. Door te vergelijken wordt de gap in beeld gebracht. Op basis van deze gap en de externe ontwikkelingen wordt anticiperend personeelsbeleid ontwikkeld en uitgevoerd. Door middel van evaluatie wordt bekeken in hoeverre de acties de personeelsbezetting beïnvloeden. SPP is een cyclus waarbij de visie, gap en acties regelmatig op elkaar afgestemd dienen te worden. 3/14

4 Visie van het bestuur In de uitvoeringsagenda is onderstaande opgenomen met betrekking tot organisatie: We richten de organisatie zo in dat zij in staat is om adequaat in te spelen op externe en interne ontwikkelingen en daarmee de samenleving en het bestuur goed kan bedienen. Hierbij gaat het er enerzijds om de kwaliteit van werkwijze en personeel te verhogen. Anderzijds gaat het erom personele bezetting en beschikbare middelen met elkaar in balans te brengen. Daarbij zorgen we, door mensen maximale kansen te geven gebruik te maken van hun talenten en deze flexibel in te zetten, dat minder tijdelijk werk nodig is en inhuur kan worden afgebouwd. In 2015 is gekozen voor een ontwikkelproces gericht op de organisatie van de toekomst, waarin een opgavengestuurde aanpak centraal staat. Dit heeft gevolgen voor de werkwijzen. Om te komen tot een flexibele organisatie en halvering van de inhuur willen we eind 2015 onze strategische personeelsplanning voor de komende jaren uitgewerkt hebben. Op basis daarvan worden medewerkers en leidinggevenden ontwikkeld in een richting die past bij de organisatie van de toekomst. We bevorderen mobiliteit en flexibele inzet van medewerkers. We ontwikkelen talenten onder andere door meer uitwisselen/ samenwerken met andere organisaties. In 2016 komen we tot een generatiepact om vrijwillige gedeeltelijke uitstroom en meer instroom van jongeren te bereiken. We investeren de komende jaren 12 miljoen in het afslanken en moderniseren van de organisatie. Strategische keuzes Voor de ontwikkeling van een Strategische personeelsplan zijn voor de directie een aantal keuze leidend gemaakt. Deze zijn: Dekking en uitgaven voor bedrijfsvoering moeten meerjarig in evenwicht zijn; Het streven is erop gericht personeelsbezettingsproblematiek op te lossen zonder gedwongen collectieve ontslagen; en Maximaal in te zetten op interne flexibiliteit en het stimuleren van mobiliteit bij het realiseren van de organisatie van de toekomst. 3. Basis strategisch personeelsplan In de bedrijfsvoeringsvisie is opgenomen dat wij willen komen tot één bedrijfsvoeringsbudget (budget mensen/middelen) voor de hele organisatie. Wij hebben hier invulling aangegeven door het opstellen van een rekenmodel bedrijfsvoering waarin de totale bedrijfsvoering is opgenomen voor de periode Dit betreft dan zowel de uitgaven voor medewerkers in provinciale dienst, inhuur en overige bedrijfsvoeringkosten. De directie maakt de integrale afweging van hoe de budgetten ingezet worden. Voor de omvang van de bedrijfsvoeringbudgetten geldt dat dit inclusief de overige budgetten is die aangewend worden voor dekking van bezetting. We gaan er de komende jaren vanuit dat de huidige dekking van formatie en inhuur het uitgangspunt is, waarbij die dekking wel zal meegroeien of krimpen met taakmutaties. 4/14

5 Door over een langere periode te kijken naar de ontwikkeling van de bedrijfsvoeringkosten is een tijdige sturing mogelijk. Hierbij is het van belang om lange termijn afspraken te maken tussen directie en GS/PS over de omvang van de bedrijfsvoeringskosten en de dekking daarvan. In het model is rekening gehouden met: Formatie bezetting en de budgettaire dekking rekening houdend met korting op de nominale loon-/kostenontwikkeling. Inhuur prognose 2016 met inschatting voor volgende jaren. Daarbij aangeven de dekking en meerjarig ontwikkeling tijdelijke budgetten en investeringen Taakstellingen /nog te realiseren bezuinigingen Generatiepact 2016 zowel de uitstroom als instroom Het vervolgen van het tweejarige traineeprogramma voor 10 trainees per jaar Een samenvatting van het rekenmodel is als bijlage 2 toegevoegd. 4. Conclusies rekenmodel Op basis van het rekenmodel kunnen de volgende conclusies getrokken worden: Het uitvoeren van de provinciale taken en ambities zal zo veel mogelijk uitgevoerd moeten worden middels inzet van de medewerkers in provinciale dienst. Het opgaven gestuurd werken vraagt van medewerkers een flexibele inzet en het werken aan opdrachten in resultaatgerichte werkeenheden. Dit zal nader worden uitgewerkt met kwalitatieve aspecten. Er is te weinig ruimte voor de noodzakelijke personeelsinstroom Om enige aanvullende nieuwe instroom jaarlijks mogelijk te maken zal de inzet van inhuur nadrukkelijk moeten worden beperkt. Dit past bij de ambitie van het college. Om de nodige flexibiliteit in de bedrijfsvoering mogelijk te maken zal een verhouding voor de inzet van inhuur worden aangehouden tot maximaal 10% van de bedrijfsvoering op personeelscapaciteit. In de jaren is er een negatief saldo bedrijfsvoering Tot 2024 zal invulling moeten worden gegeven aan de opgave die we hebben vanuit de Participatiewet. We moeten nog 20 banen vinden voor de instroom van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. Wanneer uitbesteed werk omgezet gaat worden naar provinciaal dienstverband dan kan dit alleen als dit past binnen de nu in de begroting opgenomen bedrijfsvoeringbudgetten. 5. Voorwaarden vanuit Organisatie van de Toekomst In het coalitieakkoord is als uitgangspunt genomen het streven om de organisatie te laten veranderen zonder gedwongen ontslagen. Als voorwaarde daarbij is gesteld een flexibele instelling en inzet van medewerkers om aan de organisatie van de toekomst invulling te geven. Met de uitwerking van de opgaven gestuurde organisatie zal duidelijk moeten worden welke kwalitatieve eisen gesteld gaan worden aan medewerkers. Dit zal zich uiten in het uitzetten van opdrachten om gericht te werken aan resultaten passend bij provinciale taken en ambities. Het werken vanuit pools en in projectteams zal daarbij leidend zijn voor de inzet van medewerkers. 5/14

6 We willen vernieuwing in het personeelsbestand met name op sleutelposities. Hiertoe bevorderen we de uitstroom en benutten de financiële ruimte die er is maximaal om mensen van buiten aan te trekken. Hierbij hebben we ook aandacht voor het aantrekken van jongeren. Van medewerkers wordt verwacht dat zij eigen verantwoordelijkheid in het werk nemen en het beleid steeds meer ontwikkelen samen met burgers en organisaties in de samenleving. Zelfsturing en teamsturing zullen steeds vaker voorkomen, waarbij de medewerker de ruimte krijgt om handelend op te treden in de gegeven situatie. De belangrijkste gevolgen voor medewerkers zijn dat: de eigen verantwoordelijkheid in het werk toeneemt; van medewerkers wordt verwacht dat zij zelfsturend zijn in werk en loopbaan; en samenwerken met andere actoren en in staat zijn om adequaat te handelen in situaties waarbij sprake is van uiteenlopende belangen en breed inzetbaar zijn. De Organisatie van de toekomst vraagt van medewerkers eigenschappen als: verandervermogen, zelfsturing, maatwerk, autonomie in werk, werken in netwerken, eigen regie loopbaan, mobiliteit, effectiviteit en resultaatgerichtheid. 6. Te nemen maatregelen Het is noodzakelijk om een aantal maatregelen te nemen om te zorgen dat de huidige organisatie gereed is voor de organisatie van de toekomst. Het realiseren van deze maatregelen vraagt afstemming met diverse partijen. Deze overleggen zullen worden opgestart over navolgende voorgenomen maatregelen: a) Mobiliteit van werk naar werk bevorderen Door het inzetten op bevorderen van externe uitstroom middels trajecten om medewerkers van werk naar werk te brengen. Als doel hebben wij het voornemen om jaarlijks 10 medewerkers te laten uitstromen naar ander werk. Door de inzet van goede begeleiding en coaching en met intensieve samenwerking tussen management en medewerkers achten wij het realiseerbaar dat medewerkers hun loopbaan elders vervolgen b) Infrastructurele werken in de tijd gezet. De infrastructurele werken die op dit moment in de meerjarenbegroting zijn opgenomen zijn nader in de tijd gezet. Dit vanwege verwachte procedures (aankoop en/of onteigenen van gronden) die als resultaat zullen hebben dat er een overloop naar de volgende collegeperiode zal ontstaan. Daarnaast verwachten wij de opdracht van Rijks Water Staat om 5 bruggen voor hun uit te voeren de komende jaren. Deze maatregel maakt het mogelijk om na 2019 eigen personeel hierop in te zetten en de komende jaren de inhuur te beperken. c) Uitgaan van één nieuw grote project in de nieuwe collegeperiode en dan het werk uitvoeren met eigen personeel. De inschatting is dat met afdoende dekking vanuit een grote project vanaf 2020 jaarlijks voor fte personeelsinzet mogelijk is. d) Generatiepact 2016: het vervangingspercentage vaststellen op 50% in plaats van op 70% waardoor de uitgaven verlaagd worden. e) Generatiepact 2018: na 2 jaar nieuw generatiepact afsluiten uitgaande van 50% vervanging. 6/14

7 Afhankelijk van de mate van deelname aan het generatiepact kan door de omvang van de instroom het bedrijfsvoering resultaat worden beïnvloed. Dit geldt ook voor het geven van een vervolg aan het pact na f) Het traineeprogramma voor het vervolg halveren: Door de frequentie terug te brengen naar één nieuw programma per twee jaar met 10 jongeren. Dit geeft de mogelijkheid om de best geslaagde trainees aansluitend voor de organisatie te blijven behouden. g) Inzet inhuur: In het rekenmodel is vooralsnog alleen rekening gehouden met noodzakelijk inhuur voor brug- en sluisbediening. Het percentage inhuur loopt daarmee terug naar 3%. De directie gaat uit van een hoger en realistisch percentage tot maximaal 10% van de personeelsinzet. Dit geeft de organisatie de noodzakelijke ruimte om met flexibiliteit personeelsinzet mogelijk te maken van tijdelijke aard. De effecten van deze maatregelen zijn opgenomen in bijlage 2. Met deze voorgenomen maatregelen verwachten wij een noodzakelijke uitstroom te realiseren waardoor ruimte ontstaat voor doorstroom en mogelijkheden voor instroom. Alleen daardoor zal de organisatie kunnen blijven beschikken over een personeelsbestand dat in staat is aan de eisen van de toekomst te kunnen blijven voldoen. Uitgaande van deze keuzes en de maatregelen volgend uit het rekenmodel SPP 2016 is navolgende ontwikkeling voorzien voor de inzet van personeel in dienst van de provincie, trainees en werk voor derden. Verder is de inzet van inhuur en uitbesteed werk aangegeven. 7/14

8 7. Monitoring SPP De effecten van de maatregelen die genomen worden, moeten gemonitord worden zodat tijdige bijsturing mogelijk is. Via de directierapportages zal per kwartaal gerapporteerd worden over de stand van het SPP en de uitvoering van de maatregelen. Voorafgaand aan de Kadernota en de Begroting zal het college geïnformeerd worden over de stand van zaken rondom het SPP. De resultaten en eventuele aanvullende maatregelen zullen dan ter besluitvorming worden voorgelegd. 8/14

9 Bijlage 1 Rekenmodel SPP 2.0 samengevat 9/14

10 Bijlage 2 Effecten van voorgestelde maatregelen (bedragen x 1 miljoen) 0. Basis rekenmodel SPP2.0 met daarin opgenomen Generatiepact 2016 met 70% instroom en traineeprogramma van totaal 20/jaar Saldo 0 0,5 0,7 0,4-1,7-1,5-0,3 0,9 3,0 6,0 a) Mobiliteit van werk naar werk bevorderen Door het inzetten op bevorderen van externe uitstroom middels trajecten om medewerkers van werk naar werk te brengen. Als doel hebben wij het voornemen om jaarlijks 10 medewerkers te laten uitstromen naar ander werk. Door de inzet van goede begeleiding en coaching en met intensieve samenwerking tussen management en medewerkers achten wij het realiseerbaar dat medewerkers hun loopbaan elders vervolgen. Investering ,- / besparing ,- pr jaar Kosten 0,15 0,15 0,15 0,15 0,15 0,15 0,15 0,15 0,15 0,15 Besparing 0,00 0,75 1,50 2, ,75 4,50 5,25 6,00 6,75 Effect in -0,15 0,60 1,35 2,10 2,85 3,60 4,35 5,10 5,85 6,60 b) Overloop infrastructurele werken naar volgende collegeperiode Uitgaven 2,0 4,0 3,0 3,0 6,0 6,0 6,0 0,0 0,0 0,0 Inzet fte inhuur inhuur inhuur inhuur Effect in 0,0 0,0 0,0 0,0 0,9 0,9 0,9 0,0 0,0 0,0 10/14

11 Uitvoering 5 bruggen RWS à 9 mln per jaar. Uitgaven 2,0 5,0 4,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 4,0 Inzet fte inhuur inhuur inhuur inhuur Effect in 0,0 0,0 0,0 0,0 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,60 c) Uitgaan van één nieuw grote projecten in de nieuwe collegeperiode en dan het werk uitvoeren met eigen personeel. De inschatting is dat met afdoende dekking vanuit een groot project vanaf 2020 jaarlijks voor fte personeelsinzet mogelijk is. Inzet fte nvt nvt nvt nvt Effect in 0,0 0,0 0,0 0,0 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 d) Generatiepact 2016: het vervangingspercentage vaststellen op 50% in plaats van op 70%. Nb. in het basismodel is rekening gehouden met 70% dus het effect is ten opzichte van de basis aangegeven. Uitstroom fte Instroom fte Effect in tov basis ,9 0,7 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,1 0,2 0,2 11/14

12 e) Generatiepact 2018: na 2 jaar nieuw generatiepact afsluiten uitgaande van 50% vervanging. Afhankelijk van de mate van deelname aan het generatiepact kan door de omvang van de instroom het bedrijfsvoering resultaat worden beïnvloed. Dit geldt ook voor het geven van een vervolg aan het pact na Uitstroom fte Instroom fte Effect in 0,0 0,0 0,3 0,2 0,2 0,1 0,0 0,0 0,0-0,8 f) Traineeprogramma vervolg geven door jaarlijkse instroom van 10 jongeren: Door de frequentie terug te brengen naar één nieuw programma per twee jaar met de mogelijkheid om de best geslaagde trainees aansluitend voor de organisatie te blijven behouden. Het effect op bedrijfsvoeringkosten is een halvering met 0,6 miljoen. Effect in 0,0 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 0,6 g) Inzet inhuur: Bij niks doen (uitgaan van de huidige aannames) loopt het percentage inhuur op termijn terug naar 3%. De directie gaat uit van een hoger en realistisch percentage tot maximaal 10% van de personeelsinzet. Dit geeft de organisatie de noodzakelijke ruimte om met flexibiliteit personeelsinzet mogelijk te maken van tijdelijke aard. Inhuur 25,2 16,6 11,0 4,7 2,9 1,5 1,5 1,5 1,5 1,5 basis Inhuur 25,2 16,6 11,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 Effect 0,0 0,0 0,0 0,7-1,1-2,5-2,5-2,5-2,5-2,5 12/14

13 Totaal effect maatregelen In budgetten (x 1 mijoen) Basis rekenmodel 0,00 0,50 0,75 0,40-1,70-1,50-0,30 0,90 3,00 6,00 a. mobiliteit werk naar -0,15 0,60 1,35 2,10 2,85 3,60 4,35 5,10 5,85 6,60 werk b. overloop infraprojecten 0,00 0,00 0,00 0,00 0,90 0,90 0,90 0,00 0,00 0,00 naar volgende collegeperiode b bruggen RWS 0,00 0,00 0,00 0,00 0,75 0,75 0,75 0,75 0,75 0,60 c. nieuw groot project 0,00 0,00 0,00 0,00 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 1,50 d. generatiepact vervanging 0,90 0,70 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,10 0,20 0,20 50% ipv 70% e. generatiepact na 2 0,00 0,00 0,30 0,20 0,20 0,10 0,00 0,00 0,00-0,80 jaar 50% vervanging f. traineeprogramma 10 0,00 0,60 0,60 0,60 0,60 0,60 0,60 0,60 0,60 0,60 per 2 jaar g. inzet inhuur 10% bedrijfsvoering 0,00 0,00 0,00 0,70-1,10-2,50-2,50-2,50-2,50-2,50 smal Totaal saldo na maatregelen 0,75 2,40 3,00 4,00 4,00 3,45 5,30 6,45 9,40 12,20 13/14

14 Totaal effect maatregelen In fte s Basis rekenmodel Bezetting in fte a. mobiliteit werk naar werk b. overloop infraprojecten naar volgende collegeperiode b bruggen RWS c. nieuw groot project d. generatiepact vervanging % (tov basis re- kenmodel) e. generatiepact na jaar 50% vervanging f. traineeprogramma per 2 jaar g. inzet inhuur 10% bedrijfsvoering smal Totaal mutatie fte na maatregelen Totaal aantal fte na maatregelen Mogelijke instroom obv positief eindsaldo Totaal aantal fte na instroom /14