Organisatiestructuur 3.0

Transcriptie

1 Organisatiestructuur 3.0

2 Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Bestuurlijk Coalitieprogramma: - Groeien in externe gerichtheid, slagvaardigheid, ondernemerschap - Investeren in de kwaliteit van de organisatie Toekomstvisie - Gemeente en inwoners: partnerschap - Voornaamste rol gemeente: facilitator - Actieve verbinder tussen lokale actoren

3 Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Ontwikkelingen Samenleving centraal Klant Contact Centrum per Regionale Uitvoeringsdienst Samenwerking financiën, belastingen, verzekeringen Samenwerking vergunningen, toezicht, handhaving Organisatie: naar vaste kern met flexibele schil Nieuwe organisatie van start

4 Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Vaste kern met flex. schil Focus op politieke agenda Organisatie beweegt mee met politieke agenda Vaste kern: Directe beïnvloeding in eigen huis Flexibele schil: Regionaal, door derden of tijdelijke inhuur

5 Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten Organisatiestructuur is een middel Belangrijker: organisatiecultuur, omgang met elkaar en werkwijzen en processen Competente medewerkers Competente leidinggevenden

6 Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Competente medewerkers Extern georiënteerd Zelfstandig Samenwerkend Gericht op totaal resultaat Verantwoordelijk Flexibel Assertief

7 Organisatiestructuur 3.0 Uitgangspunten / Competente leidinggevenden Verantwoordelijk voor strategische oriëntatie Niet gericht op inhoud Faciliterend Coachend: beste naar boven halen Inspirerend

8 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Taakgebieden Ontwikkeling Dienstverlening Ondersteuning maatschappelijke ontwikkeling ruimtelijke ontwikkeling projectbureau publiekszaken vergunningen preventie& handhaving ruimtelijk beheer buitendienst financiën automatisering / IZ algemene zaken & communicatie

9 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Criteria Samenhang taakvelden Span of control Focus van bestuur op ontwikkeling Dienstverlening en bedrijfsvoering belangrijk en gewoon goed regelen Samen verantwoordelijk, wederzijdse afhankelijkheid

10 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Keuze: 2 afdelingen Keuze voor 2 afdelingen Bevordering integraliteit (minder schotten) Beperking aantal leidinggevenden (bezuinigingen, voorbeeld) Eerste stap op weg naar organisatie die bestaat uit vaste kern met flexibele schil Focus op politieke agenda

11 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Organigram Bevolking Raad B&W Afdeling Ontwikkeling Afdeling Externe en Interne Dienstverlening Afdelingshoofd Gemeentesecretaris Afdelingshoofd MANAGEMENTTEAM

12 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Taakgebieden per afdeling (grofweg) Ontwikkeling Afd. Hoofd Externe en Interne Dienstverlening Afd. Hoofd + TC s ontwikkelagenda welzijn onderwijs sport cultuur woningbouw bestemmingsplannen balie vergunningverlening preventie handhaving openbare ruimte financiën automatisering facilitair beheer juridische zaken communicatie

13 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Rollen MT en TC Afdelingshoofd Hiërarchisch verantwoordelijk Strategisch verantwoordelijk Teamcoördinator Dagelijkse functionele aansturing Vertaling naar tactische/operationele doelen Faciliterend/coachend Inhoudelijke gesprekspartner HR-gesprekken Ondersteunt bij HRgesprekken

14 Organisatiestructuur 3.0 De structuur / Aandachtspunten Gedetailleerde uitwerking na besluit college Profiel voor ontwikkelfuncties Scan op geschiktheid voor managementfuncties, teamcoördinatoren en ontwikkelfuncties

15 Uitgangspunten / De opdracht Hoe geven we uitvoering aan de opdracht van de raad om voor 1 januari ,-- te bezuinigen op de personeelsformatie?

16 Uitgangspunten / Kosten Kosten formatie zijn 6,3 miljoen ,-- is 15% van loonsom Loonsom is 15% van begroting ( 40 miljoen)

17 Uitgangspunten / Toekomst organisatie Kleine, hoogwaardige, vaste kern dicht in omgeving van bestuur Flexibele schil: - regionaal georganiseerd - uitvoering door derden - inhuur

18 Uitgangspunten / Huidige omvang 108 fte (in vaste dienst) 115 medewerkers 15% reductie = van 108 fte naar 93 fte 15 fte besparen (op mensen in vaste dienst)

19 Zoekrichtingen / Randvoorwaarden Randvoorwaarden: - Medewerkers in algemene dienst - Flexibel inzetbaar - We klaren samen de klus - Eenlevenlangleren - Bereidheid tot omscholing - Kansen voor mensen!

20 Zoekrichtingen 1. Niet opvullen van vacatures Momenteel 6,5 fte vacatureruimte Vacatures niet opvullen 6,5 fte

21 Zoekrichtingen 2. Pensionering Mogelijkheden vervroegd uittreden worden onderzocht Betreft 7 medewerkers 60+ Bij vervroegd uittreden is inzet verschuiven van taken (flexibel inzetbaar!) Standpunt college in juni Inzet 7 fte

22 Zoekrichtingen 3. Uitstroom vanwege andere functie Veronderstelling: 1% uitstroom per jaar = 1 fte 2 fte (in 2013 en 2014)

23 Zoekrichtingen 1-3 / Optelsom Niet opvullen vacatures 6,5 Pensionering 7 Uitstroom andere functie 2 Totaal 15,5

24 Zoekrichtingen 4. Terugbrengen ziekteverzuim 2009: 3,9%, 2010: 6,1% en 2011: 6,6% 7 fte die we missen! Terugbrengen verzuim leidt tot meer capaciteit Geen directe besparingen

25 Zoekrichtingen 5. Regionale samenwerking Kleinere organisatie die achterblijft dus minder overhead zoals leidinggevenden en kosten huisvesting Geen directe besparingen op personeel

26 Zoekrichtingen 6. Bundelen van eenpitters Beleidsfuncties Juridische capaciteit Ontwikkelfuncties Ontschotten en flexibele inzet leidt tot besparingen 2 fte

27 Zoekrichtingen 7. Kritisch beoordelen huidige bezetting Hele organisatie: waar kunnen we slimmer en efficiënter werken? Anders: budgetbeheer en werkprocessen Voorbeelden: bundeling eenpitters, publieksbalie, buitendienst, ruimtelijk beheer, communicatie, financiën,.. 2 fte

28 Zoekrichtingen 8. Aantal leidinggevenden Minder afdelingshoofden Minder teamcoördinatoren NB: één afdelingshoofd en één TC-er al meegenomen in vacatureruimte Daarnaast 1 fte besparen

29 9. Digitaliseren Uitgangspunt: investeren in digitaliseren moet leiden tot minder personeel Doorlooptijd maximaal 3 jaar 1 fte

30 Zoekrichtingen 10. Actieve ondersteuning mobiliteit Voor de liefhebbers! Actieve ondersteuning naar een nieuwe job 1 fte

31 Zoekrichtingen 4-10 / Optelsom Bundelen eenpitters 2 Kritisch beoordelen bezetting 2 Aantal leidinggevenden 1 Digitaliseren 1 Actieve onderst. mobiliteit 1 Totaal 7

32 Conclusie Beschikbare tijd: juni 2012-december 2014 Makkelijke bezuinigingen eerst Zeer waarschijnlijk stevigere maatregelen nodig Rekenmachine erbij!

33 Acties voor rest van het jaar 2012 Voor 1 juli: - Voorlopig besluit B&W over structuur - Voorlopig besluit B&W over formatiereductie - Advies OR - Profielen MT, scan MT + evt. ontwikkeltrajecten - Definitief besluit college waaronder benoemen leden MT Voor 1 oktober: - Profielen TC s en ontwikkelfuncties, scan TC s en ontwikkelfuncties + evt. ontwikkeltrajecten - Gedetailleerde uitwerking 2 afdelingen door MT - Vaststellen plaatsingsproces Voor 1 januari 2013: - Plaatsen van medewerkers NB: afhankelijk van plaatsingsproces! 1 januari 2013: - start nieuwe organisatie NB: afhankelijk van plaatsingsproces! Gehele periode: regelmatige informatie over de voortgang