ADJUNCT REGIOMANAGER CENTRUM (M/V) (ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU B)

Transcriptie

1 ADJUNCT REGIOMANAGER CENTRUM (M/V) (ONBEPAALDE DUUR, NIVEAU B) Facilitair management, jouw ding? In deze gevarieerde functie word je de rechterhand van de regiomanager. Je biedt ondersteuning bij het implementeren en opvolgen van de dienstverlening op vlak van schoonmaak, catering, onthaal en beheer van gebouwen en dit voor de verschillende gebouwen in de regio Brussel. Kenmerken van de functie? Samen met de regiomanager en administratief medewerker zorg jij ervoor dat jouw regio vlot draait. Bij problemen, die zeer divers van aard kunnen zijn, ga je op zoek naar de juiste oplossing. Je toetst deze oplossing af en zorgt ervoor dat deze wordt uitgevoerd. Je verzorgt de nodige communicatie en opvolging hieromtrent. Je kan ook gevraagd worden een nota uit te schrijven op basis van de input van siteverantwoordelijken en regiomanager. Bij afwezigheid van de siteverantwoordelijke in één van de gebouwen van jouw regio, ga je de siteverantwoordelijke vervangen en stuur je de medewerkers ter plaatse aan. In deze gevarieerde en boeiende functie ben je bezig met heel operationele en concrete zaken waarvan je heel snel het resultaat ziet. Door de vele contacten met klanten, personeelsleden van catering en schoonmaak, onthaal, leidinggevenden, bouw je een heel groot netwerk op. Bovendien krijg je voldoende mogelijkheden voor persoonlijke inbreng en kan je jezelf verder ontwikkelen. Wie zoeken we? We zoeken een enthousiaste en gedreven collega met een bachelordiploma. Kennis over facilitair management is een pluspunt, echter geen vereiste. We verwachten dat je oprecht geïnteresseerd bent in deze materie en zin hebt om met heel verschillende mensen (zoals onder meer catering- en schoonmaakpersoneel) samen te werken. Verder blink je uit door jouw oplossingsgerichtheid en jouw organisatietalent. Je kan flexibel omgaan met een wijzigend takenpakket en veranderende gesprekspartners. Voorts heb je oog en interesse voor nieuwigheden in de sector van schoonmaak en catering en zorg je ervoor dat je steeds bijblijft. Kan je je bovendien zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken, dan ben jij ongetwijfeld onze ideale kandidaat! De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. We selecteren kandidaten dan ook op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst of handicap. Wie zijn we? Je komt terecht op de afdeling Regionale Dienstverlening bij het Agentschap van Facilitair Management in Brussel, nabij het noordstation. Dit agentschap behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken van de Vlaamse overheid en is momenteel volop in beweging. De entiteiten van het beleidsdomein Bestuurszaken doen de Vlaamse overheid soepel draaien. Zo zorgen zij voor boeiende jobs in een aangename omgeving en maken zij de overheid slank en eenvoudig. Meer weten? U ontdekt het op de portaalsite van Bestuurszaken. De Vlaamse overheid is een moderne en dynamische werkgever die zich onderscheidt door een combinatie van voordelen en troeven: - Aantrekkelijk salaris, maaltijdcheques, gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer, gratis hospitalisatieverzekering 1

2 - Mogelijkheid tot valorisatie van relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige tot maximaal 9 jaar - 35 dagen verlof, bovendien verlof tussen Kerst en Nieuwjaar - Reële groei- en opleidingsmogelijkheden in je loopbaan - Werkzekerheid - Gezinsvriendelijk: glijdende werktijden en vakantieopvang tijdens de schoolvakanties - Gelijke kansen mentaliteit Meer informatie? Scroll dan naar onder, je vindt er de uitgebreide functiebeschrijving met de arbeidsvoorwaarden, deelnemingsvoorwaarden en de sollicitatiemogelijkheden! Let wel: solliciteren kan tot 22 september

3 Het Agentschap voor Facilitair Management werft aan in contractueel dienstverband: ADJUNCT REGIOMANAGER CENTRUM(M/V) (CONTRACT ONBEPAALDE DUUR) Afdeling: Beleidsdomein: Niveau: Graad: Standplaats: Regionale Dienstverlening Bestuurszaken B Deskundige Brussel Vacaturenummer: DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT Het Agentschap voor Facilitair Management (AFM) voert het beleid van de Vlaamse overheid op het vlak van facilitair management uit. AFM is verantwoordelijk voor vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. AFM behoort tot het beleidsdomein Bestuurszaken. Tot haar klanten rekent het agentschap de departementen, de intern of extern verzelfstandigde agentschappen (IVA s en EVA s) van de 13 Vlaamse beleidsdomeinen; de kabinetten van de ministers van de Vlaamse regering en de adviesraden verbonden aan de Vlaamse overheid. Deze functie situeert zich binnen de afdeling Regionale Dienstverlening, Deze afdeling staat in voor alles wat met het beheer en de uitbating van (onze dienstverlening in) gebouwen te maken heeft. De afdeling is operationeel opgedeeld in 3 regio s, die elk voor de gebouwen in hun regio alle dienstverleningspakketten verzorgen, gaande van schoonmaak, catering, correctief en preventief technisch onderhoud, onthaal, verzending, afvalverwijdering tot dagdagelijks operationeel gebouwenbeheer. De regio s worden aangestuurd door een regiomanager. De verantwoordelijke in grote gebouwen of groeperingen van gebouwen is een siteverantwoordelijke. Om de gewenste kwaliteit en uniformiteit in de dienstverlening te verkrijgen, zijn overkoepelend per (groepering van verschillende) dienstverleningspakket(ten) horizontale teams voorzien. JE TAKENPAKKET Je ondersteunt jouw rechtstreeks leidinggevende, zijnde de regiomanager van regio Brussel, in de ontwikkeling en de uitbouw van de dienstverlening binnen de regio op het gebied van schoonmaak, catering en beheer van de grote administratieve gebouwen en/of VAC s. Je draagt er op die manier toe bij dat de regio Brussel en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en dat de organisatiedoelstellingen bereikt worden. Jouw takenpakket is als volgt samengesteld: 1. Behoeftenanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie, de regio Centrum en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. 3

4 Behoeften en opportuniteiten bespreken met de regiomanager Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen binnen schoonmaak, catering, uitbating gebouwen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen, zowel vragen die komen van personeelsleden als van de directie Evalueren van de huidige dienstverlening 2. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid uitgewerkt door de afdeling Regionale Dienstverlening Horizontaal en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen schoonmaak, catering en uitbating van gebouwen teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Dit steeds in overleg met de regiomanager. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Tussenkomen bij operationele vragen/discussies tussen de dienst en de klant De continue werking van de organisatie mee helpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Eigen diensten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen, 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de regiomanager en de personeelsleden teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen laten uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, methodes, 4. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief personeelsleden adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van personeelsleden Antwoorden op operationele vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Adviseren over interpretatie van regelgeving (o.a. personeelszaken, ) Regiomanager adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van de regiomanager Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren 4

5 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen zoals ISO en Smiley Evalueren van klanttevredenheid n.a.v. de enquêtes Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie 6. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt voor personeelsleden en klanten Fungeren als rechterhand en buffer van de regiomanager 7. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen m.b.t. catering, schoonmaak en uitbating van gebouwen. Adviseren, controleren en bijsturen van projecten Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten Projecten plannen, coördineren en eventueel leiden Input leveren voor het opstellen en bewaken van technische normen en standaarden Het opvolgen van de werkzaamheden 8. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied 9. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening en werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is Bespreekt nieuwe richtlijnen met de verantwoordelijken catering en schoonmaak alsook met de siteverantwoordelijken 5

6 Ziet toe op een goede implementatie van richtlijnen Geeft advies over een betere werkverdeling, 10. Coördineren/kennisdelen Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen Gaat concreet meewerken en samenwerken met de diverse doelgroepen, om de dienstverlening te optimaliseren Gebruikt de eigen ervaring om personeelsleden aan te sturen Komt tussen bij personeelsproblemen, zowel individueel als in team Coacht leidinggevenden in het kader van hun leidinggevende taak JE PROFIEL JE DIPLOMA Je beschikt over een bachelor diploma. JE WERKERVARING Er is geen werkervaring vereist. We hechten veel meer belang aan jouw ingesteldheid, jouw enthousiasme en jouw gedrevenheid om je op korte termijn in de functie in te werken. JE TECHNISCHE COMPETENTIES Je hebt een goede kennis van MS Office Je bent geïnteresseerd in de facilitaire dienstverlening die door AFM wordt aangeboden (schoonmaak, catering, operationeel gebouwenbeheer, ). Je bent bereid om je op korte termijn in te werken in het Agentschap voor Facilitair Management, zijn structuren en de werking ervan. JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES 1. Voortdurend Verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen Niveau 2: Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. 2. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren Niveau 2: Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen 3. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is 6

7 Niveau 2: Helpt anderen en pleegt overleg 4. Betrouwbaarheid consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen Niveau 2: Brengt sociale en ethische normen in de praktijk 5. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie Niveau 1: Ziet de essentie van het probleem 6. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Niveau 1: Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens 7. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen Niveau 1: Neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc) 8. Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt Niveau 1: Weet de eigen boodschap vlot en begrijpelijk te verwoorden 9. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep Niveau 2: Structureert zijn boodschap en hanteert een gepast taalgebruik afhankelijk van de situatie of het publiek 10. Richting geven Aansturen, ontwikkelen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit op een correcte manier kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband Niveau 1: Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan HOE SOLLICITEREN Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 22 september Om te solliciteren vul je het standaard cv in dat je kunt vinden op Je stuurt het standaard cv, samen met een kopie van je diploma bij voorkeur via mail naar selecties@bz.vlaanderen.be of per post naar MOD Bestuurszaken, t.a.v. Gwendoline Van Der Stichel, Boudewijnlaan 30 bus 38, 1000 Brussel. 7

8 Om een objectieve vergelijking tussen alle kandidaten mogelijk te maken, zullen enkel sollicitaties via het standaard CV in aanmerking genomen worden. Gelieve in het onderwerp van je mailbericht de functietitel te vermelden. SELECTIEPROCEDURE - Screening op cv: 24 september 2013 Er worden maximum 12 kandidaten toegelaten tot de testen. Wanneer deze CV-screening leidt tot meer dan 12 kandidaten, zal er voorrang worden gegeven aan kandidaten die het meest aansluiten bij het profiel dat voor deze vacature werd vooropgesteld en die blijk geven van een sterke intrinsieke motivatie. - Testen: in de week van 30 september 2013 De 8 best scorende kandidaten gaan vervolgens door naar het interview. - Interview: 11 oktober 2013 ONS AANBOD Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie van de overheid en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je komt terecht in een open landschapsomgeving, gebaseerd op het anders werken principe. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij tijdens de schoolvakanties in Antwerpen, Brugge, Brussel, Hasselt, Gent en Leuven een professionele vakantieopvang voor kinderen vanaf 3 tem 13 jaar. Daarnaast biedt de vakantieopvang Vlaamse overheid ook kortingen aan op vakantiekampen bij verschillende gespecialiseerde partners. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je hospitalisatieverzekering. Je ontvangt maaltijdcheques van 7 euro per gepresteerde dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven met een contract van onbepaalde duur. Je wordt aangeworven in de graad van deskundige (rang B1) met de bijhorende salarisschaal: je bruto maandsalaris bedraagt minimaal 2235,68 euro. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 9 jaar verloond worden Je eerste 9 maanden (maximum) vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht geslacht, seksuele geaardheid, afkomst, handicap of chronische ziekte. Als je een handicap of chronische ziekte hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan. MEER WETEN? - Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met: Marleen Vanwingh, afdelingshoofd Regionale Dienstverlening Tel: 02/ marleen.vanwingh@bz.vlaanderen.be 8

9 Vanaf 3 september An Sprenghers, regiomanager centrum Tel. : 02/ an.sprenghers@bz.vlaanderen.be - Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren of contact opnemen met de P&O-consulent: Gwendoline Van Der Stichel, P&O-consulent Tel. 0491/ gwendoline.vanderstichel@bz.vlaanderen.be - Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met de P&O-consulent. - Voor meer informatie over het beleidsdomein Bestuurszaken kan u terecht op deze link: portaalsite van Bestuurszaken. 9

10 10