Procesmanagement: wat de organisatie-hark laat liggen

Transcriptie

1 Procesmanagement: wat de organisatie-hark laat liggen Nationaal Kwaliteitscongres 2007 drs. ing. Ouke J. Pijl Hogeschool Utrecht 2Reflect Arnhem 2

2 3 Programma Hogeschool Utrecht Project Professioneel Partnership Processen identificeren Processen beschrijven Processen beheersen Processen verbeteren Afsluiting 4

3 5 Faculteit Economie & Management 6

4 Professioneel Partnership Aanleiding project Ontevredenheid over operationele processen Dissatisfier bij studenten ( rankings!) én docenten Leidt af van inhoudelijke onderwijskwaliteit En de constatering Operatie drijft naar boven tot management Innovaties dalen niet af tot operatie Opdracht Opdrachtgever: Faculteitsdirectie Doel: op orde krijgen operationele processen Let op: middel om onderwijs centraal te kunnen stellen 7 Foto s PP 8

5 Processen identificeren 9 Processen identificeren 10

6 Processen identificeren 11 Bedrijfsmodel Bedrijfsmodel 12

7 Processen identificeren Tips Start bij gehele primaire proces Definieer samenhang (input/output) Betrek de werkers daarbij Wees zuinig met wat je een proces noemt Valkuilen Lege samenhang (proceshiërarchie = organogram ) Te weinig naar voren halen Processen beschrijven, bedrijfsmodel weer vergeten 13 Processen beschrijven Bedrijfsmodel 1 A4 (A3) Procesbeschrijvingen 5-10x 2 A4 Werkdocumenten Zoveel als gevraagd 14

8 Proceseigenaar Reikw ijdte Doelstelling Accreditatiecriteria (Evinac) Prestatie-indicatoren Auteur Proces Toetsen verzorgen Directie (Portefeuillehouder Onderw ijs) Opleidingen Instituut Business Economics en Business Administration (locatie Utrecht) Beoordelen of studenten leerdoelen uit het onderw ijsprogramma hebben gerealiseerd Beoordeling en toetsing (NVAO 2.8, Evinac ), Studiebegeleding en informatievoorziening Procesgegevens (NVAO 4.2, Evinac 2.4.3) Percentage gepubliceerde cijfers binnen 10 w erkdagen na afname, Handmatig toegevoegde cijfers a.d.h.v. cijfermutatieformulier PPP Verbetergroep Toetsen verzorgen BE en BA (facilitator Ouke Pijl) a Status Resultaat PPP fase 2 Input Activiteit/Verantwoordelijke Output Blokweek Naar Opmerking Proces Versie 1. CENTRALE TENTAMENS (schriftelijk en luister) Tentamenrooster Tentamenrooster definitief w eek 5 Sharepoint a. Tentamens voorbereiden Inschrijvingen toetsen Presentielijsten per lokaal w eek 5 Plein Onderw ijssupport Toetsen Tentamenorganisatie Tentamenopgaven per lokaal Evaluatieformulieren Nl en UK Presentielijsten per lokaal w eek 5-7 In enveloppen naar kluis Draaiboek tentamenorganisatie Evaluatieformulieren NL en UK Info studenten extra tijd (van Ex.cie) Extra-tijd lijst w eek 8 Surveillanten Overlapmelding (door student) Overlaplijst w eek 8 Surveillanten Uitnodiging surveillanten Tentamenw erk b. Tentamens afnemen Instructie surveillanten Afgetekende presentielijst w eek 9-10 Ophaallokaal Tentamenopgaven per lokaal Surveillanten MC-tentamenw erk w eek 9-10 Cijferadministratie Presentielijsten per lokaal Rapportages tentamens week 9-10 Teamleider Tentamenorganisatie Evaluatieformulieren NL en UK Rapportages fraude Examencommissie Extra-tijd lijst Ingevulde evaluatieformulieren w eek 9-10 Tentamenorganisatie Actie Input Output Wanneer + Wie Overlaplijst Collegekaart/Dagpas + legitimatie Voor wie Het tentamenw erk w ordt gesorteerd op cursus en docent. De evaluatieformulieren w orden verw erkt door Operations en gerapporteerd door Kw aliteitszorg (zie Planning & Control cyclus). Opmerking MC-tentamenw erk Cijferlijst MC (voorlopig) w eek Ophaallokaal c. MC-tentamens scoren Correctiemodel MC-tentamenw erk w eek Ophaallokaal Cijferadministratie HOE Rooster Voorlopige cijfers w eek Osiris (niet openbaar) d. Tentamens beoordelen Lege Cijferlijst (Osiris) Beoordeeld tentamenw erk w eek Archief docent Tentamenw erk Docent Afgetekende presentielijst w eek Onderw ijsbalie Afgetekende presentielijst Afgetekende cijferlijst w eek Onderw ijsbalie Normeringsmodel Cijferlijst MC (voorlopig) Cijfermutatieformulier Cijfermutatieformulier (optioneel) tot 9 w eken Onderw ijsbalie na inzage Teamleiders Onderw ijs/cursusbeheerders/themabeheerders monitoren dat docenten ontbrekende cijfers aanleveren. Bij de landelijke AC-tentamens w orden de resultaten doorgegeven na landelijke beoordeling en eventuele correctie. 15 Processen beschrijven Tips Beschrijf/ontwerp wat op korte termijn werkbaar is Kort, kort, kort (wat & wie & waarvoor, niet hoe ) Definieer input/output binnen en tussen processen Oog voor jouw-werk-op-één-a4 effect Valkuilen Meer investeren in tool dan in betrokkenheid Bypass door (stroom)schema s Vooral vanuit reparatie beschrijven Operationele chaos willen beschrijven 16

9 Processen beheersen Directie Faculteit Proceseigenaars (6) Instituut Business Administration Instituut Business Economics Instituut Marketing & Commerce Shared Service Centre Operations Procesgroepen (6) 17 Processen beheersen Proceseigenaars (uit directieteam) Eindverantwoordelijk inrichting proces Stellen ambities vast Brengen besluitvorming in Procesgroepen (uit afdelingen) Werken ambities uit tot innovaties Monitoren proces Bereiden besluitvorming voor Facilitering (Kwaliteitszorg) Bedrijfsmodel bewaken Effectiviteit bewaken Documentatie en publiceren Instituut Business Administrat. Instituut Business Economics Directie Faculteit Instituut Marketing & Commerce Procesgroepen (6) Proceseigenaars (6) Shared Service Centre Operations 18

10 Processen beheersen Tips Benoem proceseigenaars op hoog(ste) niveau Benoem brede en kleine procesgroepen Besluit over aanpak en besluitvorming Valkuilen Zo-gaan-we-het-doen memo s Droppen van losse functiebeschrijvingen Structuur niet gebruiken (nieuwe losse groepjes) Onvoldoende besluitvorming (opnieuw discussies) 19 Processen verbeteren Processen Vóór Project Professioneel Partnership Identificeren Alles is proces Versnipperd beeld Beschrijven Fragmenten Uitgebreid en losstaand Geïsoleerde activiteit Beheersen Veel eigenaars (?) Informeel Persoonlijke afspraken Energieverlies Wandelgangen Verbeteren Brandjes blussen Operationeel Beleid komt traag/niet door Ná Project Professioneel Partnership Zes hoofdprocessen Gedeeld beeld Gehele primaire proces Kort en samenhangend Brede betrokkenheid Zes proceseigenaars Formele besluitvorming Brede procesgroepen Efficiënt en effectief Ook: prestatie-indicatoren Ambities realiseren Uitstijgen boven operatie Beleid heeft consequenties 20

11 Processen verbeteren Proces Verbeterd Ambitie Curriculum ontwikkelen Werven en inschrijven Plannen en roosteren Onderwijs verzorgen Toetsen verzorgen Resultaten vaststellen Cursusbeschrijvingen nieuwe studiejaar tijdig en compleet Inschrijving voor tentamens Totstandkoming rooster Afstemming onderwijs en ondersteuning Publicatie toetsresultaten (binnen 10 werkdagen) Diploma-uitgifte vrijwel foutloos Externe oriëntatie structureler maken Speciale groepen goed regelen Persoonlijke ontwikkeling docenten (HR-instrument) Studiebegeleiding verder harmoniseren Introductie studievoortgangsoverleg Optimaliseren werkwijze rond bindend studieadviezen 21 U kunt morgen beginnen! Laag hangend fruit: Dan doe ik het zelf wel Zij komen daar niet aan toe Altijd controleren Mijn eigen systeempje Ik pas dat altijd weer aan Zij zijn altijd te laat en dan is het nog niet goed ook Wat moet U doen zodat een ander daar goed mee verder kan. Kijk eens naar links en naar rechts - praat daar eens over met die ander... 22

12 Professioneel Partnership Verticaal organiseren Mijn functie is? Wat moet ik doen? Wie is mijn baas? Wie zijn mijn medewerkers? Horizontaal organiseren Van wie krijg ik werk? Wat voeg ik daar aan toe? Aan wie lever ik dat? Met wie werk ik samen? 23 Professioneel Partnership Meer weten? Zie Congresmap Management van processen Teun Hardjono en Renco Bakker Website 2Reflect Procesmanagement gemiste kans voor hbo-onderwijs Ouke Pijl en Renco Bakker, Sigma, augustus 2006 Ouke J. Pijl (06)