Communicatie Ondersteuningsplansystematiek

Transcriptie

1 Communicatie Ondersteuningsplansystematiek We doen er gezamenlijk alles aan om medewerkers zo goed mogelijk voor te bereiden op de nieuwe ondersteuningsplansystematiek. Daar hoort ook een zorgvuldige communicatie bij. Onderstaande is bedoeld als leidraad. Bij elke fase of bij nieuwe inzichten kun je bekijken wat er aan berichtgeving nodig is. Bij vragen, opmerkingen of voor extra ondersteuning, kun je contact opnemen met Communicatie: Samenvatting - Overkoepelende communicatie naar alle medewerkers veelal via - Centrale kick-off teamleiders en ambassadeurs - Gefaseerde communicatie binnen de teams veelal via teamleider - Ambassadeurs op de werkvloer: uitleg ICT, gedragsverandering stimuleren en feedback structureren - Toolbox op internet: 1 plek voor alle informatie - Communicatieplanning overkoepelend en per team Rol communicatie Communicatie ondersteunt de projectgroep, het management en de teamleiders bij de implementatie en het daadwerkelijk realiseren van verandering bij medewerkers. Dus niet alleen om te informeren, maar vooral om de dialoog tot stand te brengen, draagvlak te creëren en bij te dragen aan de omslag in denken en doen. De communicatie vormt een belangrijk onderdeel van het project. Doelstelling Het implementeren van een nieuwe ondersteuningsplansystematiek raakt de kern van de organisatie. PSW vraagt medewerkers en daarmee ook cliënten en ouders/verwanten om zich een andere manier van werken eigen te maken. Daarmee betreft dit een gedragsverandering die fors ingrijpt op het primaire proces. Met de communicatie willen we op 3 niveaus iets bereiken. Enerzijds werken we overkoepelend aan deze doelstellingen, anderzijds communiceren we op team niveau passend bij de implementatiefase waarin een team zit. 1. Kennis (informeren, dialogiseren) Medewerkers weten: - Waarom dit project wordt uitgevoerd - Hoe het project en bepaalde beslissingen tot stand zijn gekomen - Wat het project oplevert en voor wie - Wat de veranderingen/ontwikkelingen zijn - Wat de planning is - Wat er van medewerkers op welk moment wordt gevraagd - Dat de nieuwe ondersteuningsplansystematiek iedereen raakt (bewustwording) 2. Houding (informeren, dialogiseren, overreden) Medewerkers informeren over nut en noodzaak van de verandering, overtuigen van en enthousiasmeren (positieve beeldvorming) over de nieuwe ondersteuningsplansystematiek. 3. Gedrag/ praktijk (dialogiseren, overreden) Om een gedragsverandering in gang te zetten, is een heldere en eenduidige opvatting over het gewenste gedrag noodzakelijk. De resultaten gericht op gewenst gedrag uit de werkgroep 2 Scholing zijn hier van wezenlijk belang. Communicatie en scholing zullen hierover nauw contact houden. Enerzijds gaat erom dat medewerkers het ondersteuningsplan niet meer als administratieve last ervaren, maar merken dat de nieuwe systematiek helpt de begeleiding makkelijker en beter te maken. Anderzijds stimuleert de systematiek in efficiënter te werken en

2 moeten medewerkers voorbereid worden in onderwerpen zoals meer eigen regie, SMART formuleren en Lean werken. Doelgroep Medewerkers PSW, te onderscheiden in: - betrokken werkgroepen - teamleiders - medewerkers - gremia: ondernemingsraad, ouder- en verwantenraad, cliëntenraad, raad van toezicht. Boodschap <<Om informatie op een efficiënte manier over te brengen, kies voor het KISS-principe: keep it short and simple!>> Het is belangrijk om open en transparant te informeren. Geen informatie achterhouden of mooier verwoorden dan het is. De nadruk ligt op de gedragsverandering bij medewerkers, niet op de introductie van een nieuw instrument. Het hogere doel: 'waarom doen we dit?' moet voor iedereen duidelijk zijn. Centraal staat: het is beter voor de cliënt en prettiger werken voor de medewerker. De huidige systematiek leidt tot onnodige lasten voor cliënten, ouders/verwanten en zorgverleners. Daarnaast voldoet de systematiek niet langer aan alle wettelijke eisen. De belangrijkste reden voor verandering is bovendien dat de huidige systematiek medewerkers, cliënten en ouders/verwanten niet voldoende uitnodigt om continu in dialoog te zijn over de wensen, dromen en doelen van de cliënt. Vanuit deze observaties is een nieuw ondersteuningsplansystematiek ontwikkeld. Hierbij zijn een aantal uitgangspunten geformuleerd: - De cliënt heeft maximale regie - Het voldoet aan alle wet- en regelgeving - Het geldt voor alle cliënten en zorgvormen - Het is zo minimaal mogelijk Middelen <<Tell me and I will forget. Show me and I may remember. Involve me and I will understand.>> De toegevoegde waarde van interne communicatie schuilt enerzijds in het faciliteren en bevorderen van persoonlijke gesprekken en anderzijds in middelen gericht op positieve beeldvorming en duidelijkheid. - Ambassadeurs binnen alle locaties: zorgmedewerkers kunnen van visie en systematiek de vertaalslag maken naar de consequenties op team- en individueel niveau. Zij kunnen collega's meenemen in waarom gaan we het anders doen, wat is het doel en wat levert het op voor medewerkers en cliënten? Ook zijn ze de voelsprieten binnen de organisatie die ervaringen, onduidelijkheden, onzekerheden of irritaties van andere medewerkers kunnen terugkoppelen. Daarnaast kunnen de ambassadeurs, managers en teamleiders ondersteunen bij het overbrengen van informatie naar collega s. NB: er ligt een plan voor lao's en kerngebruikers. Zij vormen kunnen prima de rol van ambassadeur op zich nemen. - Communicatieplanning per team: met een communicatieplanning per team kunnen we teamleiders ondersteunen in wat ze concreet moeten doen en communiceren. Denk aan uitleg ondersteuningsplansystematiek met filmpje, ophangen groene posters, implementatieplan voor locatie maken, evaluatieformulier invullen, etc - Toolbox: Medewerkers leren ieder op hun eigen manier, door maatwerk en keuzevrijheid aan te bieden kunnen ze zelf bepalen hoe de ondersteuning eruit ziet. De toolbox laat medewerkers kiezen uit materialen die ze op dat moment nodig hebben. Door de middelen bovendien tastbaar en visueel te maken, wordt de inhoud duidelijker. Het is van belang dat we de tijd nemen om mensen bij te praten, relevante informatie delen en het

3 gesprek aangaan. Om te ondersteunen in de gesprekken met medewerkers en in teamoverleggen maken we een online toolbox: "de basis voor een goed gesprek". Hierin staat o.a.: o filmpje met uitleg o groene posters o implementatieplan / stappenplan o communicatieplanning o FAQ en begrippenlijst o ECD demo o videoinstructie o factsheet voor ouders/verwanten: waarom/ voordelen/ verwachtingen o evaluatieformulier - Interactie: medewerkers moeten gestimuleerd worden om mee te denken, vragen te stellen en ideeën aan te leveren. Wat hebben ze nodig? Wat weten ze al en hoe willen ze betrokken worden? Dit kan met name in de persoonlijke gesprekken met teamleiders en zij geven dit indien nodig door aan de projectgroep. En medewerkers kunnen via ondersteuningsplan@psw.nl rechtstreeks contact zoeken met de projectgroep. Daarnaast maken we op de toolbox een verzameling van de veelgestelde vragen maken (FAQ) en kunnen we via Yammer ervaringen delen en polls maken. Tijdsplanning <<Hoe meer je van iemand verwacht, hoe intensiever en interactiever de communicatie moet zijn.>> We onderscheiden drie fasen: voor, tijdens en na de implementatie. De communicatie is in deze fasen verschillend en meer of minder intensief. Ondertussen houden we overkoepelend de hele organisatie op de hoogte, omdat: - we de sense of urgency en het enthousiasme hoog willen houden door te communiceren over de nut en noodzaak. Voorbeelden laten zien waarom deze verandering nodig is, hoe de huidige ondersteuningsplansystematiek niet meer passend is en vooral wat de voordelen zullen zijn. - regelmatig communiceren essentieel is en medewerkers op de hoogte willen blijven van de voortgang. In de voorhoede heb je niet altijd in de gaten hoe ver je op collega s vooruit loopt en welk proces je zelf hebt doorlopen om het verhaal en kennis op te bouwen waarover je nu beschikt. Collega s hebben ook tijd nodig om zich het nieuwe gedachtegoed eigen te maken. - effectief en efficiënt is om de gedragsverandering te relateren aan natuurlijke momenten in het veranderproces (gerelateerd aan het dagelijkse werk, teamoverleggen en in scholing van medewerkers). Gedrag bespreekbaar maken op momenten dat er verandering gewenst is. Reflecteren en zichtbaar maken wat er anders zal gaan. Collega's (ambassadeurs) op de werkvloer en teamleiders moeten elkaar hierop kunnen aanspreken. Valkuilen - Het is een ingewikkeld onderwerp en proces, de communicatie hierover wordt al snel vaag en niet concreet genoeg. Daarom communiceren in wat er verandert, wat dat beter maakt voor de cliënt en de medewerker en ruimte houden voor feedback. - Bij dergelijke ingrijpende veranderingen is het een risico dat er een overheersend beeld ontstaat dat op een hoger niveau beleidsveranderingen worden besproken, waarin medewerkers niet gekend worden. Met een goed interactiekanaal creëren we draagvlak.

4 En in de communicatie benadrukken hoe en met wie (medewerkers uit alle disciplines) beslissingen tot stand zijn gekomen. - Enerzijds moeten medewerkers niet het gevoel krijgen dat ze niet alles te horen krijgen wat er gaande is en dat beslissingen achter gesloten deuren worden genomen. Anderzijds is een overvloed aan informatie funest. Met name s die niet direct voor hen zijn bedoeld zijn, kunnen als spam worden ervaren en ergernis veroorzaken. - Informatie via te veel verschillende bronnen en met verschillend taalgebruik kan chaotisch worden.

5 Communicatieplanning <<Regelmatig blijven communiceren op natuurlijke momenten met bestaande interne communicatiemiddelen zoals: (maandelijks), mededelingen van de bestuurder, intranet, yammer (interactie), en teamoverleggen en beleidsdagen.>> Communicatie overkoepelend Datum Doel Boodschap Middel Verantwoordelijk Regelmatig Kennis en Stand van zaken, positieve ervaringen April Kennis Uitleg Ondersteuningsplansystematiek Mei Houding Stand van zaken en positieve ervaringen keuze ECD Juni Kennis Stand van zaken Aandacht voor hulpmiddel kwaliteit van leven. Welke vragen staan centraal en hoe kunnen we medewerkers hiervan bewust maken? En testen vragenlijsten met medewerkers en van daaruit vertaling gaan maken nieuwe ECD Filmpje in Geert Shahien Nard Juli en Augustus Kennis en Keuze ECD Demo laten zien, nadruk op nieuwe mogelijkheden en voordelen Shahien September Kennis Stand van zaken Inventariseren op welke onderwerpen (inhoudelijk en gedrag) verandering gewenst is (uit implementatieplan voor werkgroep 2: scholing), benoem wat we verwachten van medewerkers Dymphy September Kennis,, gedrag Inzicht in wat er gaat veranderen, oefenmogelijkheden aanbieden (?) en middelen voor een goed gesprek en interactie Toolbox online voor teamleiders en ambassadeurs/ lao

6 Oktober Kennis,, gedrag Teamleiders en ambassadeurs/ lao's Informeren over implementatie, stappen, en communicatie Kick-off bijeenkomsten Projectgroep/ November Kennis, Stand van zaken December Kennis en Stand van zaken Aandacht voor live gang Januari Medewerkers Laatste voorbereidingen Februari Medewerkers Hoe gaat het? Eerste ervaringen/ indruk Medewerkers

7 Bijlage 1 Communicatieplanning per team De Toolbox biedt ondersteuning voor een goed gesprek, draagvlak te creëren bij de medewerkers en duidelijke uitleg over nieuwe systematiek. Teamleiders weten als beste hoe en wanneer het team het goed geïnformeerd kan worden. Onderstaande dient dan ook als leidraad, waarbij de teamleider kan inschatten wat wel of niet werkt. Verwijs ook naar de algemene communicatiemiddelen zoals: (maandelijks), mededelingen van de bestuurder en yammer (interactie) Datum Doel Boodschap Middel Verantwoordelijk Zo snel mogelijk Aankondiging 'tijd inplannen' Team inlichten over implementatie- en communicatieplan: wees voorbereid op extra tijdsinvestering en druk op het team, stel prioriteiten en zoek ondersteuning waar nodig. "we doen het samen" Persoonlijk van manager naar teamleider en van teamleider naar medewerker Projectgroep Voorbereidingsfase 3 maanden voor start - oktober Kennis en Aftrap Wat betekent de nieuwe ondersteuningsplans systematiek? Hoe gaan we ons als team voorbereiden? Wat hebben we nodig, hoe regelen we de (interactie) terugkoppeling? Teamoverleg Wat kun je gebruiken uit Toolbox: - Filmpje met uitleg - voorbeeld implementatieplan - Posters _ overzicht "Hoe zat het ook alweer?" - Filmpje ECD Teamleider Voorbereidingsfase 2 maanden voor start - november Gedrag Teamleiders en ambassadeurs proberen alert te zijn op situaties en zullen collega's hierop bevragen. Koppelen aan checklist scholing. Wat moeten medewerkers nog ontwikkelen/ leren? Op natuurlijke moment in traject met (nieuwe) cliënten zoveel mogelijk op nieuwe manier werken. Uitgaan van wensen en dromen van cliënt. Teamleider en ambassadeurs Voorbereidingsfase 1 maand voor start - december Kennis, Wat zijn concreet de verwachte veranderingen en hoe ziet de voorbereiding eruit. Vragen en zorgen? Teamoverleg met ambassadeur. -Implementatieplan bespreken -FAQ, zie toolbox Teamleider en ambassadeur. Evt. iemand van Projectgroep uitnodigen om aan te sluiten. Implementatiefase Start -januari/ februari Houding Motivatie, we gaan er tegen aan en lossen gaandeweg eventuele problemen op. Deel je Feestelijk aftrap van een nieuw begin Teamleider

8 ervaringen, vragen en opmerkingen via teamleider, via of op Yammer! Implementatiefase Start Kennis Ervaringen en resultaten delen, vragen stellen Teamoverleg. Medewerkers actief bevragen en terugkoppelen naar projectgroep en evt. Yammer. Teamleider en medewerkers koploperteam, projectgroep Implementatiefase Twee weken na start Kennis Tussentijdse check, belronde door Porjectgroep Persoonlijk vragen naar tussenstand. Komt er voldoende feedback, moeten we dit nog stimuleren? Heb je voldoende tools, is er weerstand? Projectgroep Implementatiefase 1 maand na start Kennis, Terugkoppeling eerste ervaringen, problemen, vragen etc. Teamoverleg Toolbox: - FAQ Teamleider en terugkoppeling naar projectgroep Na de implementatie 2 maanden na start -april Kennis Evaluatie Korte digitale vragenlijst die medewerkers invullen Projectgroep en

9 Bijlage 2 Communicatieplanning cliënten, ouders en verwanten Doelstelling: informeren en uitleggen Boodschap: het hogere doel: 'waarom doen we dit?' moet voor iedereen duidelijk zijn. Centraal staat: het is beter voor de cliënt en prettiger werken voor de medewerker. De huidige systematiek leidt tot onnodige lasten voor cliënten, ouders/verwanten en zorgverleners. Daarnaast voldoet de systematiek niet langer aan alle wettelijke eisen. In de nieuwe systematiek is er meer ruimte om continu in dialoog te zijn over de wensen, dromen en doelen van de cliënt. Uitgangspunten: - De cliënt heeft maximale regie - Het voldoet aan alle wet- en regelgeving - Het geldt voor alle cliënten en zorgvormen - Het is zo minimaal mogelijk Planning - Voor januari via Tom op agenda in overleggen CCOVR en LOVR - November 2016: Tom maakt een algemeen stukje tekst en stuurt dit naar de teamleiders. Zij kunnen deze aankondiging naar alle ouders/ verwanten via hun gebruikelijke eigen kanaal versturen: via mail, brief, lokale nieuwsbrief, etc. - Advies aan teamleiders: per locatie bekijken hoe en wanneer cliënten worden geïnformeerd. - Januari 2017: factsheet met belangrijkste informatie per post - waarom - voordelen, veranderingen. Heel simpel met foto's en evt. pictogrammen. - Maart 2017: Instructie cliëntenportaal via teamleiders - Eerste half jaar 2017: uitleg tijdens huiskamerbijeenkomsten (driehoekbijeenkomsten) Voor vragen, opmerkingen of ondersteuning, kun je terecht bij Communicatie: T.baetsen@psw.nl