DE KWALITEITSBAROMETER BINNEN DE COCKPIT VAN UW ORGANISATIE

Transcriptie

1 DE KWALITEITSBAROMETER BINNEN DE COCKPIT VAN UW ORGANISATIE

2 Bart Kaesemans 16 jaar ervaring lokaal bestuur 10 jaar managementteam Aansturing 10 diensten Beleids- en beheerscyclus Procesmanagement Organisatiebeheerssysteem Informatisering Bureau voor Advies, Opleiding en Ondersteuning inzake Organisatieontwikkeling Workshops beleidsplanning, -monitoring en evaluatie starters 2011 en /05/2011 2

3 BBC - impact Organisatiebreed veranderingstraject Organisatiebreed Iedereen is betrokken Raakt aan het geheel én de kern van de werking Verandering kantelen organisatie Nieuwe sturende processen Nieuwe methoden en werkwijzen Nieuwe documenten Nieuwe software Traject Rome en Parijs Implementatieproject Veranderingstraject 05/05/2011 3

4 BBC breder kader Met dit gemeentedecreet beoogt de Vlaamse Regering de volgende algemene beleidsdoelstellingen tot stand te brengen: Een planmatig beleid en strategische management bevorderen via een modernisering van het financieel beleid. Stuk 347 ( ) Nr. 1, /05/2011 4

5 Strategisch management Het managementproces dat alle activiteiten en functies binnen de organisatie groepeert en oriënteert naar de realisatie van de strategische agenda van de organisatie. Het heeft tot doel de langetermijneffectiviteit van de organisatie te garanderen en dit op twee domeinen: enerzijds het specifieke beleidsdomein of werkveld van de organisatie, en anderzijds de ontwikkeling van de organisatorische capaciteiten op zich. Het integreert hierbij alle andere managementprocessen met het oog op de ontwikkeling van een systematische, coherente en effectieve benadering om de strategische objectieven van de organisatie te bepalen, te realiseren, te monitoren en de evalueren. 05/05/2011 5

6 Planmatig beleid: strategische agenda A P C D 05/05/2011 6

7 Strategisch management: realisatie strategische agenda 05/05/2011 7

8 BELEIDSINSTRUMENTEN Gedragsbeïnvloedende beleidsinstrumenten Stimulerend Beperkend Communicatief (preek) Bvb. Sensibilisering Bvb. Propaganda Economisch (wortel) Bvb. Premie Bvb. Belasting Juridisch (stok) Bvb. Convenant Bvb. GAS Rechtstreekse beleidsinstrumenten (overheidsoptreden) Zelf de voorziening organiseren Ondersteunende instrumenten Bvb. Algemene administratie, bijscholing, boekhouding Starters

9 05/05/2011 9

10 05/05/

11 Sturende processen Dienstverleningsprocessen Ondersteunende processen 05/05/

12 05/05/

13 Strategie Starters

14 Interne controle is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen over : 1 het bereiken van de doelstellingen; 2 het naleven van wetgeving en procedures; 3 de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; 4 het efficiënte en economische gebruik van middelen; 5 de bescherming van activa; 6 het voorkomen van fraude. Secretaris/griffier is verantwoordelijk en rapporteert daarover jaarlijks aan de raad. 05/05/

15 Starters

16 Starters

17 Starters

18 05/05/

19 Starters 2012 Workshops pilootbesturen BBC - Beleidsplanning 19

20 Starters

21 Starters

22 Art 2 GemDecr Art 146 GemDecr Art 169 GemDecr Art 87 2 GemDecr Art 148 GemDecr Art 164 GemDecr Art 165 GemDecr Art 166 GemDecr Art 167 GemDecr Art 168 GemDecr Hoofdstuk VI Art 32 BVR BBC Art 96 GemDecr Art 98 GemDecr Procesmanagement Art 18 BVR RPR Art 41 BVR RPR Art 43 BVR RPR Art 99GemDecr Starters

23 Meerjarenplan Budget Jaarrekening Rapportage uitvoering 05/05/

24 05/05/

25 Regelgeving Artikel 6 BVR BBC Beleidsdoelstelling Specifieke omschrijving vooropgesteld resultaat Één of meer actieplannen + realisatietermijn Raming ontvangsten en uitgaven per jaar Artikel 7 BVR BBC Het college van burgemeester en schepenen, de deputatie of de raad voor maatschappelijk welzijn stelt permanent een overzicht van alle beleidsdoelstellingen ter beschikking aan de raadsleden en aan de personeelsleden. Dat overzicht bevat minstens de omschrijving van de beleidsdoelstellingen en de actieplannen, vermeld in artikel Art. 6, 1 en 2. Starters 2012 Workshops pilootbesturen BBC - Beleidsplanning 25

26 Regelgeving BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar Starters 2012 Workshops pilootbesturen BBC - Beleidsplanning 26

27 Regelgeving Meerjarenplan Strategische nota Prioritaire beleidsdoelstellingen (PBDS) Financiële nota Financieel doelstellingenplan per beleidsdomein totaal verwachte ontvangsten en uitgaven van alle prioritaire beleidsdoelstellingen totaal verwachte ontvangsten en uitgaven overig beleid Staat financieel evenwicht Starters 2012 Workshops pilootbesturen BBC - Beleidsplanning 27

28 Regelgeving Alle BDS BDS BDS BDS BDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar Strategische nota PBDS PBDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar Starters 2012 Workshops pilootbesturen BBC - Beleidsplanning 28

29 Meerjarenplan Strategische nota Beleidsdomein 1 PBDS AP + termijn AP + termijn Ramingen U en O/ per jaar PBDS Beleidsdomein 2 PBDS PBDS Beleidsdomein 3 PBDS Financiële nota: doelstellingenplan 05/05/

30 05/05/

31 Staat van het financiële evenwicht Resultaat op kasbasis: = toestandsevenwicht --> elk financieel boekjaar >= 0 Autofinancieringsmarge: = structureel evenwicht --> op einde van elke planningsperiode >= 0 05/05/

32 Voorbeeld 05/05/

33 Voorbeeld 05/05/

34 Budget Beleidsnota Doelstellingennota PBDS die op boekjaar betrekking hebben Actieplannen» Acties» Raming ontvangsten en uitgaven Doelstellingenbudget per beleidsdomein Totaal verwachte uitgaven en ontvangsten PBDS Totaal verwachte uitgaven en ontvangsten overig beleid Financiële nota Exploitatiebudget Investeringsbudget Liquiditeitenbudget 05/05/

35 Budget Beleidsnota: doelstellingennota Beleidsnota: doelstellingenbudget Beleidsdomein 1 PBDS AP Actie Actie Actie Raming U en O AP PBDS Beleidsdomein 2 PBDS PBDS Beleidsdomein 2 PBDS PBDS 05/05/

36 Voorbeeld 05/05/

37 Voorbeeld 05/05/

38 De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn/provincieraad en het college van burgemeester en schepenen/de deputatie. Dat rapport omvat minstens een overzicht van de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole, alsook de evolutie van de budgetten De financieel beheerder rapporteert in volle onafhankelijkheid minstens eenmaal per jaar aan de gemeenteraad/raad voor maatschappellijk welzijn/provincieraad over de uitvoering van zijn taak van voorafgaande controle van de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenissen. Budgethouders minstens één maal per jaar aan hoofdbudgethouder en hoofdbudgethouder minstens één maal per jaar aan de raad over de uitvoering van hun budgethouderschap. 05/05/

39 Tijdens de vergadering waarop de gemeenteraad/de raad voor maatschappelijk welzijn/provincieraad over de jaarrekening beraadslaagt, brengt het college van burgemeester en schepenen/de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn/de deputatie verslag uit over de, over het en tijdens het voorafgaande jaar en over de 05/05/

40 Art. 32. De beleidsnota van de jaarrekening bevat: 1 de doelstellingenrealisatie; 2 de doelstellingenrekening; 3 de financiële toestand. Art. 33. De doelstellingenrealisatie verwoordt het beleid dat het bestuur gedurende het financiële boekjaar heeft gevoerd. De doelstellingenrealisatie bevat minstens: 1 per prioritaire beleidsdoelstelling, opgenomen in het budget, een omschrijving van de mate van realisatie van het beoogde resultaat of eventueel van het beoogde effect; 2 per prioritaire beleidsdoelstelling als vermeld in 1, de mate van realisatie van de actieplannen; 3 per actieplan als vermeld in 2, de mate van realisatie van de acties; 4 per actieplan als vermeld in 2, een overzicht van de ontvangsten en uitgaven van het financiële boekjaar in kwestie. 05/05/

41 Vlaamse Overheid Meerjarenplan Budget Jaarrekening Rapportage uitvoering 05/05/

42 Op weg naar BBC 05/05/

43 Op weg naar BBC Huidige manier van budgetteren Toekomstige manier van budgetteren 05/05/

44 Op weg naar BBC Huidige manier van budgetteren Implemenatietraject Veranderingstraject Toekomstige manier van budgetteren 05/05/

45 Implementatieproject Fase 1: voorbereiding Inhoudelijk Nieuwe werkwijze vastleggen (proces modelleren) Budgetteringsniveau Beleidsdoelstellingenscoop Monitorings- en evaluatie-indicatoren Integratie met andere organisatiesystemen Nieuwe werkwijze implementeren Technisch Nieuwe budgetsleutel Conversie Berekenen budgettair resultaat Financiële planning Software 05/05/

46 Implementatieproject Fase 2: uitvoering Opmaak MJP Omgevingsanalyse Strategische visie Beleidsdoelstellingen Meerjarenplanning Budget Gegevensinvoer Fase 3: sluitstuk Budgetuitvoering en realisatie Monitoring en evaluatie Vroeger starten dan 2014? 05/05/

47 Veranderingstraject Mens-kant Wat Naar aanvaarding Voor blijvend resultaat Waarom Organisatiebrede impact Raad College Management Medewerkers Onbekend is onbemind Veranderingsweerstand Hoe Visie Gidsend leiderschap Communicatie Veranderingsagenten Belanghedendenbeheer Veranderingsplan! 05/05/

48 05/05/

49 RICA - Arch-International 05/05/

50 CIPAL lokale besturen SAMEN OP WEG NAAR BBC 05/05/

51 BBC-begeleidingsplan A3O-CIPAL 2 6 lokale besturen Samen een implementatietraject 12 dagen Gezamenlijke workshops 6 dagen Ervaringsuitwisseling, kennisdeling Individuele ondersteuning 6 dagen Begeleiding op maat 05/05/

52 BBC-begeleidingsplan A3O-CIPAL 6 dagen gezamenlijke workshops Introductie tot BBC en ruimer kader: 0,5 Projectmanagement: 2 Theorie Basisprojectplan Praktische invulling voor eigen bestuur Veranderingsbeheer: 1 Beleidsplanning: 1,5 Olympus als ondersteuningstool: 1 05/05/

53 BBC-begeleidingsplan A3O-CIPAL 6 dagen individuele ondersteuning 0,5 coördinatie 5,5 In te vullen op maat: Opleiding Projectmanagement Veranderingsbeheer Begeleiding 05/05/

54 BBC-begeleidingsplan A3O-CIPAL Aantal besturen Prijs per bestuur Prijs per dag/bestuur 562, , ,5 05/05/