7.5. PENNINGMEESTER. Geldig tot: Voorzitter: Paraaf: Cor Nonhof. Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging

Transcriptie

1 Koninklijke Nederlandse Natuurhistorische Vereniging KNNV afdeling Delfland Postbus AC DELFT PENNINGMEESTER Geldig tot: Voorzitter: Paraaf: Juni 2015 Geert van Poelgeest Secretaris: Paraaf: Cor Nonhof De KNNV afdeling Delfland staat voor een natuurlijke leefomgeving, zie ook Voor de doelstellingen en het werkgebied, zie de website onder Vereniging

2 1. Inleiding De penningmeester beheert de financiën van de vereniging. Bij een goed beheer kan de vereniging in stand blijven en kan aan de doelstellingen van de vereniging vorm gegeven worden. In het hoofdstuk 5c Gedachten over Organisatie zijn de uitgangspunten van o.a. de financiën omschreven, realiseer je deze voortdurend. De taken van de penningmeester zijn tweeërlei: enerzijds verricht hij de betalingen en houdt de boekhouding bij, anderzijds stelt hij de begroting op en bewaakt de budgetten. 2. Takenbeschrijving 1. Beheert de giro 2. Houdt de boekhouding bij 3. Betaalt de rekeningen en declaraties 4. Verstuurt rekeningen en aanmaningen 5. Heeft contact met de ledenadministrateur 6. Bewaakt de begroting en de budgetten 7. Maakt een jaaroverzicht 8. Maakt een balans 9. Nodigt de kascommissie uit 10. Doet een voorstel voor de hoogte van de contributie 11. Zorgt voor financiële verantwoording aan derden 12. Beheert duplicaten van de uitleenformulieren van de Afdelingsbibliotheek 3. Toelichting 1. Beheert de giro Voor het financieel beheer maakt de vereniging uitsluitend gebruik van de giro. Alleen bij bepaalde projecten kan contant geld binnenkomen; de betreffende projectcoördinator stort de bedragen op de girorekening van de vereniging. Eén van de medebestuursleden is ook gemachtigd; deze dient te beschikken over betalingsmogelijkheden, zodat bij afwezigheid van de penningmeester betalingen kunnen worden verricht. Het dagelijks beheer vindt plaats met behulp van een Excel-bestand. Met behulp van een calculator kunnen desnoods dagelijks geldbedragen worden overgeschreven en is er op elk gewenst moment inzicht in de saldi op de girorekeningen. 2. Houdt de boekhouding bij De inkomsten en uitgaven worden in het grootboek vastgelegd. Hiervoor is het boekhoudprogramma Exact Compact beschikbaar, maar de boekhouding kan ook met behulp van een spreadsheetprogramma uitgevoerd worden. Na boeking worden de rekeningen, declaraties en acceptgiro s opgeborgen in een map onder vermelding van het afschriftnummer van de giro en het boekingsnummer. De contributiegelden worden niet alleen in het grootboek geboekt, maar ook in een tabel met alle leden. Op deze wijze kan gecontroleerd worden wie nog niet betaald hebben. Deze tabel wordt aangeleverd door de ledenadministrateur. Betreffende de controle van de betalingen van de contributie wordt verwezen naar hoofdstuk 7.10, punt 5 van het OHB In het Huishoudelijk Reglement staat hoe gehandeld moet worden in geval van wanbetaling van contributie door leden. 3. Betaalt rekeningen en declaraties OHB, 7.7 Penningmeester, KNNV afdeling Delfland, juni

3 Gewoonlijk worden éénmaal per week de binnengekomen rekeningen en declaraties betaald (met behulp van Girotel Zakelijk ). Bij twijfel omtrent de rechtmatigheid of noodzaak van de betaling legt de penningmeester dit voor in de eerstvolgende bestuursvergadering. In spoedeisende gevallen vindt overleg plaats met het Dagelijks Bestuur. 4. Verstuurt rekeningen en aanmaningen De meeste rekeningen worden verstuurd door de ledenadministrateur en door de beheerders van de Winkel, de Tentoonstellingen, de Zaadlijst en eventueel door de verschillende projectleiders. Deze dienen altijd een kopie van een verzonden rekening aan de penningmeester te sturen (bijvoorbeeld per ). De penningmeester op zijn beurt moet ervoor zorgdragen, dat hij een kopie in zijn bezit heeft en hij moet er op toezien dat deze rekeningen (op tijd) betaald worden. Indien nodig wordt een aanmaning gestuurd. 5. Heeft contact met de ledenadministrateur In hoofdstuk 7.10 van het Organisatiehandboek Ledenadministratie is beschreven waaruit dat contact bestaat. 6. Bewaakt de begroting en de budgetten Ongeveer een derde van de contributies wordt aan de landelijke vereniging afgedragen ( zie bijlage 1 ). Met de resterende twee derde kan het ledenblad bekostigd worden. Alle andere uitgaven moeten dus verdiend worden. Het is dan ook belangrijk om de kosten in de gaten te blijven houden. Voor de berekening van de prijzen van brochures wordt verwezen naar bijlage 4. Het bestuur ontvangt per maand een overzicht van de budgetten. Om de projecten en cursussen goed te laten verlopen, moeten de project- en cursusleiders inzicht hebben in de belangrijke documenten en de financiële projectadministratie. Deze distribueer je via dropbox en je geeft de project- en cursusleiders daartoe toegang. Er is een overzicht met nieuwe en oude projecten en opgeleverde producten en diensten; hiervoor is een sjabloon gemaakt. Per project is er een map met de belangrijkste onderliggende documenten. De penningmeester zet de financiële gegevens erop. Je controleert eens per maand of alles nog op schema loopt en brengt de bevindingen in de bestuursvergadering. 7. Maakt een jaaroverzicht Onze vereniging doet regelmatig projecten en cursussen met subsidie en vaak lopen die over de jaargrens heen. Soms wordt vooraf betaald en soms achteraf. Voor de balans en de risico-analyse is het belangrijk om zicht te krijgen in de nog te verwachten geldstromen aan teveel ontvangen of juist nog te verwachten subsidies. Benader hierover de project- en cursusleiders. In het jaaroverzicht wordt duidelijk waaraan en van wie we geld hebben uitgegeven en ontvangen. Het jaaroverzicht bestaat uit twee delen: een cijfermatig overzicht en een schriftelijke toelichting. Het cijfermateriaal bevat de gerealiseerde inkomsten en uitgaven van het vorig jaar, het huidige jaar en de begrote uitgaven en inkomsten van het komend jaar. Dit zijn dus drie kolommen. Enkele posten waarop we inkomsten ontvangen zijn: Contributie, rente, jaarthema, cursussen, winkel, zaadlijst, projecten, verhuur tentoonstellingen. Uitgavenposten zijn: Afdracht HB, bestuur (Kamer van Koophandel, nieuwjaarsbijeenkomst, PR, etc.),winkel, postbus, girotel, waarnemingenregistratie, jaarthema, ledenblad, lezingen, projecten, werkgroepen, bibliotheek, lustrum, diverse investeringen, diversen, afschrijvingen, winkel, OHB, 7.7 Penningmeester, KNNV afdeling Delfland, juni

4 cursussen, zaadlijst. 8. Maakt een balans Een balans bevat de bezittingen en verplichtingen van onze vereniging. Om deze op te kunnen stellen moet er geïnventariseerd worden welke bezittingen de vereniging heeft: geld (kraam), materialen, voorraden (tegen kostprijs!). Waarschuw tijdig de verschillende coördinatoren (winkel en kraam). Bij het inventariseren is 31 december de peildatum. Bij de verplichtingen staan de afschrijvingen en de reserveringsfondsen (lustrum en investeringen). In het algemeen worden investeringen in drie jaar afgeschreven. 9. Nodigt de kascommissie uit De Algemene Ledenvergadering is niet in staat om zelf de kas te controleren. Daartoe wordt er een commissie gemachtigd, die dan ook verslag uitbrengt aan de Algemene Ledenvergadering. Deze commissie dient tijdig uitgenodigd te worden, zodat ze de stukken kunnen inzien. Het doel van de kascontroles is om te kijken of de financiën goed worden beheerd voor de vereniging. Tevens kan de commissie voorstellen doen om het een en ander efficiënter te laten verlopen. 10. Doet een voorstel voor de hoogte van de contributie In bijlage 1 wordt uiteengezet hoe de hoogte van de contributie van leden en gezinsleden en van een abonnement op Veldbericht wordt vastgesteld. 11. Zorgt voor financiële verantwoording aan derden In hoofdstuk van het Organisaitehandboek is de overeenkomst met RAVON beschreven betreffende de tentoonstelling Amfibieën. Hierin staat dat we de (netto) opbrengst delen met RAVON. Tegen het einde van het jaar komt er een overzicht van de beheerder van de tentoonstellingen, waar de totaalbedragen van de tentoonstellingen op staan. Op basis van deze bedragen wordt een bedrag overgemaakt. Bij enkele subsidies moet een verantwoording aan de subsidieverstrekker worden gegeven; dit zowel inhoudelijk als financieel. De provincie wil ook de bonnen hebben; wij sturen echter alleen de kopieën hiervan. Wij willen te allen tijde over de originele bonnen kunnen beschikken. 12. Beheert de duplicaten van uitleenformulieren van de Afdelingsbibliotheek De penningmeester beheert de duplicaten van de ondertekende verklaringen van leden, die één of meer rubrieken van de Afdelingsbibliotheek voor onbepaalde tijd in bruikleen hebben. OHB, 7.7 Penningmeester, KNNV afdeling Delfland, juni

5 N.B. 1. Voor de aanvraag van een girorekening moet de vereniging ingeschreven zijn bij de Kamer van Koophandel (zie agendapunt 3.8 van de Algemene Ledenvergadering 27 februari 2001). 2. De vereniging is niet belastingplichtig. Dit zou trouwens de taak van de penningmeester aanzienlijk verzwaren (zie agendapunt 3.8 van de Algemene Ledenvergadering 27 februari 2001). Bijlagen: Bijlage 1. Vaststelling van de hoogte van de contributie van leden en gezinsleden en van een abonnement op Veldbericht Bijlage 2: Financiële ondersteuning van activiteiten door de afdeling en aanbevelingen voor onderlinge reiskostenverdeling door de leden Bijlage 3: Projectbegrotingen, rekeningnummers en acceptgiro s Bijlage 4. Berekening van de prijzen van brochures OHB, 7.7 Penningmeester, KNNV afdeling Delfland, juni

6 Bijlage 1. Vaststelling van de hoogte van de contributie van leden en gezinsleden en van een abonnement op Veldbericht Motivatie. Op de V.V. van de Landelijke Vereniging in het jaar 1998 (?) is besloten dat de bijdrage van ieder lid aan de Landelijke Vereniging ieder jaar verhoogd wordt met de landelijke consumentenprijsindex. Alleen extra verhogingen moeten op een V.V. goedgekeurd worden. Ongeveer 2/3 deel van de contributies, die onze afdeling van haar leden ontvangt, gaat als afdracht naar de Landelijke Vereniging. Over dit gedeelte heeft onze afdeling dus niets te zeggen. Omdat de afdracht het grootste deel van de contributie vormt, is het verstandig om voor het bepalen van de hoogte van de contributie, dezelfde manier van rekenen te hanteren als de Landelijke Vereniging. Berekening Op de algemene ledenvergadering van 25 februari 2003 zijn de volgende twee voorstellen van het bestuur aangenomen: 1. De hoogte van de contributie wordt als volgt berekend: contributie = factor x afdracht Vervolgens kan een afronding van het berekende bedrag plaatsvinden. Ongeveer eind januari wordt door de penningmeester van de Landelijke Vereniging bekend gemaakt hoe groot de afdracht voor het eerst volgende jaar is. 2. De hoogte van de factor = 1,55. Dit bedrag is gebaseerd op de hoogte van de afdracht en contributie in de voorafgaande jaren. De consequentie hiervan is dat in het vervolg op een algemene ledenvergadering niet meer over de hoogte van de contributie gestemd hoeft te worden. Alleen als er aanleiding is om de waarde van de factor aan te passen, moet hierover gestemd worden. Het initiatief hiertoe kan zowel van het bestuur als uit de vergadering komen. Een abonnement op het Veldbericht is gelijk aan de contributie van een gezinslid. OHB, 7.7 Penningmeester, KNNV afdeling Delfland, juni

7 Bijlage 2: Aanbevelingen voor onderlinge reiskostenverdeling door de leden Aanbevelingen voor onderlinge reiskostenvergoeding door de leden Er zijn regelmatig gelegenheden waarbij leden andere leden vervoeren. Het bestuur heeft met de verrekening van de kosten geen bemoeienis, maar wil wel een aanbeveling doen. De verdeling van de kosten wordt achteraf, na inlevering van de dienst, opgemaakt (dit in verband met eventuele juridische consequenties; men loopt het risico als taxi beschouwd te worden). De deelnemers delen de benzinekosten (dus niet de lekke band of het verlies van no claim). Bij onenigheid is het bestuur bereid om te bemiddelen. Bijlage 3. Projectbegrotingen, rekeningnummers en acceptgiro s Projectbegrotingen Voor zover van toepassing, ontvangt de penningmeester graag in het begin van het kalenderjaar van alle coördinatoren van de werkgroepen, projecten en andere activiteiten die ontplooid worden, een begroting (bijvoorbeeld per ). Stuur deze ook naar de voorzitter. In principe is elke coördinator van een activiteit er verantwoordelijk voor om binnen het budget te blijven. Als de penningmeester tijdig de declaraties ontvangt (dus voor de grotere projecten iedere maand) kan die daar behulpzaam bij zijn. Rekeningnummers Indien er rekeningen naar derden verstuurd worden, moeten deze van een rekening/factuurnummer worden voorzien. Hoe het nummer er uit ziet, is op zichzelf niet van belang. Het is echter wel gemakkelijker als de nummers van een codeletter worden voorzien, bijvoorbeeld W ( jaar, maand, volgnummer ). De volgende codes worden gebruikt: - B = bibliotheek - G = werkgroep - J = jaarthema - P = projecten - T = tentoonstellingen - W = winkel - Z = zaadlijst. N.B. Bij declaraties vermelden op welk(e) begrotingspost(en) de declaraties geboekt moet worden en indien van toepassing - om welk project het gaat. OHB, 7.7 Penningmeester, KNNV afdeling Delfland, juni