Om dit te doen, volstaat het om u op uw Klantenzone "MySodexo" te begeven en de volgende 5 stappen te volgen:

Transcriptie

1 GEBRUIKERGIDS Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel ALGEMEEN Voor de creatie van de Sodexo-rekeningen en de Sodexo Card van uw medewerkers voor dewelke u elektronische cheques (e-lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass ) wenst te bestellen, kunt u ervoor kiezen om hun gegevens in te vullen in een Excel bestand. Om dit te doen, volstaat het om u op uw Klantenzone "MySodexo" te begeven en de volgende 5 stappen te volgen: 1. Kies één van de beschikbare bestanden (het lege Excel-bestand indien u nog nooit begunstigden hebt aangemaakt, het vooringevulde Excel-bestand indien u reeds begunstigden hebt aangemaakt) 2. Vervolledig de gegevens van uw begunstigden in het gekozen Excel-bestand 3. Bewaar het ingevulde Excel-bestand 4. Selecteer het bewaarde Excel-bestand en klik op Verstuur de file 5. Bekijk de status van het verstuurde Excel-bestand Opgelet : Het aanmaken van uw begunstigden in uw persoonlijke Klantenzone MySodexo, genereert automatisch de creatie van hun Sodexo- rekening en de productie van hun Sodexo Card. Indien een begunstigde reeds over een Sodexo Card zou beschikken (via zijn voormalige werkgever), zal ons systeem geen nieuwe kaart genereren maar zal het de bestaande Sodexo-rekening aan jullie Klantenzone linken met de gegevens die eigen zijn aan de klant (personeelsnummer, leveringsadres, enz.). Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 1

2 INHOUDSTAFEL 1. KIES ÉÉN VAN DE BESCHIKBARE EXCEL-BESTAND GEBRUIK MAKEN VAN EEN LEEG EXCEL-BESTAND GEBRUIK MAKEN VAN EEN VOORINGEVULD EXCEL-BESTAND MIJN BEGUNSTIGDEN BESTAAN REEDS VOOR EEN BEPAALD TYPE EXTRALEGAAL VOORDEEL EN IK WENS DEZE OOK AAN TE MAKEN VOOR EEN ANDER TYPE EXTRALEGAAL VOORDEEL VERVOLLEDIG DE GEGEVENS VAN UW BEGUNSTIGDEN SAMENVATTING BEWAAR HET INGEVULDE EXCEL-BESTAND SELECTEER ET VERSTUUR HET BEWAARDE EXCEL-BESTAND BEKIJK DE STATUS VAN HET VERSTUURDE EXCEL-BESTAND AL DE GEGEVENS WERDEN CORRECT INGEVULD BEPAALDE GEGEVENS WERDEN NIET CORRECT INGEVULD AUTOMATISCHE CREATIE VAN DE SODEXO-REKENINGEN EN PRODUCTIE VAN DE SODEXO CARD LIJST VAN DE MOGELIJKE FOUTMELDINGEN Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 2

3 1. KIES ÉÉN VAN DE BESCHIKBARE EXCEL-BESTAND Om ons de gegevens van uw begunstigden te versturen, klikt u in het tabblad Uw begunstigden op Verstuur ons de gegevens. U krijgt het volgende scherm te zien: Om de gegevens in te vullen hee- u de keuze uit twee mogelijkheden: Een leeg Excel-bestand (zie 1.1) Een vooraf ingevuld Excel-bestand dat de gegevens van de begunstigden bevat die al opgeslagen werden in uw Klantenzone MySodexo hierin (zie 1.2) Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 3

4 1.1. GEBRUIK MAKEN VAN EEN LEEG EXCEL-BESTAND Indien u kiest voor een leeg Excel-bestand, klik op de link Lege Excel-file. U krijgt een leeg Excel-bestand te zien. Voor elke begunstigde voor dewelke u elektronische cheques (e-lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass ) wenst te bestellen, moet u de gegevens invullen. Opgelet: Het is belangrijk, voor een correct verloop van de creatie van de Sodexo-rekeningen voor uw begunstigden, dat u de structuur van het Sodexo Excel-bestand respecteert. Gelieve daarom geen kolommen toe te voegen, te wijzigen of te wissen. Uw bestand aanpassen kan de integratie van uw gegevens in ons systeem verhinderen. Gelieve uitsluitend het originele bestand te gebruiken dat u op uw Klantenzone MySodexo vindt. Daarenboven is het noodzakelijk dat er geen lege lijnen tussen de ingevulde gegevens aanwezig zijn. Het volstaat de verschillende gegevens na elkaar in te geven. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 4

5 1.2. GEBRUIK MAKEN VAN EEN VOORINGEVULD EXCEL- BESTAND Indien u kiest voor een vooraf ingevuld Excel-bestand, klik op de link Vooringevulde Excel-file. U krijgt hetzelfde Excel-bestand te zien, met de gegevens van de begunstigden reeds aanwezig in uw Klantenzone MySodexo. Gelieve de ontbrekende gegevens voor de reeds aanwezige begunstigden aan te vullen of al de gegevens van nieuwe begunstigden, voor dewelke u elektronische cheques (e-lunch Pass, e-eco Pass of e-cadeau Pass ) wenst te bestellen, in te geven. Opgelet: Het is belangrijk, voor een correct verloop van de creatie van de Sodexo-rekeningen voor uw begunstigden, dat u de structuur van het Sodexo Excel-bestand respecteert. Gelieve daarom geen kolommen toe te voegen, te wijzigen of te wissen. Uw bestand aanpassen kan de integratie van uw gegevens in ons systeem verhinderen. Gelieve uitsluitend het originele bestand te gebruiken dat u op uw Klantenzone MySodexo vindt. Daarenboven is het noodzakelijk dat er geen lege lijnen tussen de ingevulde gegevens aanwezig zijn. Het volstaat de verschillende gegevens na elkaar in te geven. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 5

6 1.3. MIJN BEGUNSTIGDEN BESTAAN REEDS VOOR EEN BEPAALD TYPE EXTRALEGAAL VOORDEEL EN IK WENS DEZE OOK AAN TE MAKEN VOOR EEN ANDER TYPE EXTRALEGAAL VOORDEEL Voor zover u het contract ondertekend heeft voor dat nieuwe type extralegaal voordeel dient u de begunstigden die dat nieuwe type extralegaal voordeel zullen ontvangen opnieuw aan te maken, ook al ze in het verleden reeds werden aangemaakt voor een ander type extralegaal voordeel. Hiervoor maakt u het best gebruik van het vooringevulde Excel-bestand (zie punt 1.2.) aangezien de reeds bestaande begunstigden daarin zullen worden opgenomen. U dient dan enkel nog het volgende te doen: de productvoorkeur wijzigen voor de bestaande begunstigden die het nieuwe type extralegaal voordeel zullen ontvangen (aan de hand van kolom AG, AI of AJ in de data tab van het Excel-bestand - zie punt 2.1). De begunstigden die verschillende types extralegale voordelen zullen ontvangen dienen ook de zoveel gepaste productvoorkeuren te hebben (voor e-lunch Pass, e-eco Pass en/of e-cadeau Pass ). de begunstigden die nog niet bestaan in de data tab van het Excel-bestand toevoegen met alle nodige informatie en met het gepaste type van extralegaal voordeel als productvoorkeur (zie punt 2.) Voor het versturen van het Excel-bestand dient best de optie Creatie van nieuwe begunstigden en update van bestaande begunstigden te worden aangevinkt (zie punt 4). Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 6

7 2. VERVOLLEDIG DE GEGEVENS VAN UW BEGUNSTIGDEN 2.1. SAMENVATTING De onderstaande tabel vat de structuur van het Excel-bestand met de gegevens van de begunstigden samen. In de tabel ziet u waarvoor elk van de kolommen in het Excel-bestand dient, of er verplicht (VERP) een waarde moet ingegeven worden, J(a) of N(ee), een korte beschrijving en, indien relevant, opmerkingen. Een gedetailleerdere beschrijving vindt u verder. KOL. NAAM VERPL. BESCHRIJVING OPMERKINGEN A ID Begunstigde J Rijksregisternummer Altijd 11 cijfers B Personeelsnummer N Personeelsnummer begunstigde / C Status J ACTIVE of INACTIVE Hoofdletters D Familienaam J Familienaam van de begunstigde Opgelet: NAAM + VOORNAAM mag niet langer zijn dan 26 karakters voor een correcte afdruk op de kaart E Voornaam J Voornaam begunstigde Minimum 2 karakters Opgelet: indien homoniemen (NAAM + VOORNAAM) in hetzelfde bedrijf, voeg de voorletter(s) van zijn/haar 2de VOORNAAM toe F Voornaam/Familienaam afgedrukt op de kaart N Voornaam en familienaam die u op de kaart wenst af te drukken Voor een correcte afdruk op de kaart, zijn enkel 26 karakters toegelaten. Indien u dit veld niet invult, zal men standaard een combinatie gebruiken van de gegevens die in de kolommen «Voornaam» en «Familienaam» van dit Excel voorkomen. G Geslacht J Geslacht begunstigde M of F H Geboortedatum J Geboortedatum begunstigde DD/MM/YYYY I Taal J Taal begunstigde FR, NL of EN J N adres begunstigde / K GSM-nummer N Gsm-nummer van de begunstigde Vb L SMS verwittiging J Activatie (YES) / Niet-activatie (NO) van het versturen van een verwittiging via sms voor storting/vervallen cheques M Distributie groep N Naam van de groep indien u voor eenzelfde leveringspunt de levering van PIN codes of kaarten wenst op te splitsen per departement, verdiep, gebouw, enz. N Leveringsbestemming (Kaart) J Levering van de kaart bij de klant of bij de begunstigde O Leveringspunt (Kaart) J* Lijst van leveringspunten voor de kaart, vastgelegd door de klant en ingebracht door onze Klantendienst YES of NO Naam vrij te kiezen door klant en in te vullen voor elke begunstigde vb.: «5de verdiep» zal de brieven van de begunstigden groeperen die «5de verdiep» als distributiegroep hebben KLANT of BEGUNSTIGDE Lijst van vooraf vastgelegde waarden in geval van een levering bij de KLANT Opgelet: de begunstigde mag enkel aan 1 leveringspunt gelinkt zijn P Straat (Kaart) J Leveringsadres van de kaart Minimum 2 karakters Q Nummer (Kaart) N Nummer leveringsadres van de kaart / R Bus (Kaart) N Bus leveringsadres van de kaart / S Adres 2 (Kaart) N Extra informatie rond leveringsadres Vb. Naam van het gebouw T Postcode (Kaart) J Postcode leveringsadres van de kaart / * VERPLICHT indien "Leveringsbestemming" = KLANT Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 7

8 U Woonplaats (Kaart) J Stad leveringsadres van de kaart / V Landcode (Kaart) J Landcode (1e twee cijfers land) Vb. België = BE W Leveringsbestemming (PIN) J Levering van de PIN-code bij de klant of bij de begunstigde X Leveringspunt (PIN) J* Lijst van leveringspunten voor de PINcode, vastgelegd door de klant en ingebracht door onze Klantendienst KLANT of BEGUNSTIGDE Lijst van vooraf vastgelegde waarden in geval van een levering bij de KLANT Opgelet: de begunstigde mag enkel aan 1 leveringspunt gelinkt zijn Y Straat (PIN) J Leveringsadres van de PIN-code Minimum 2 karakters Z Nummer (PIN) N Nummer leveringsadres van de PIN-code / AA Bus (PIN) N Bus leveringsadres van de PIN-code / AB Adres 2 (PIN) N Extra informatie rond leveringsadres Vb. Naam van het gebouw AC Postcode (PIN) J Postcode leveringsadres van de PIN-code / AD Woonplaats (PIN) J Stad leveringsadres van de PIN-code / AE Landcode (PIN) J Landcode (1e twee cijfers land) Vb. België = BE AF Kost center N Lijst van kost centers, vastgelegd door de klant en ingebracht door onze Klantendienst AG AH AI AJ Product e-lunch Pass - Type cheque Product e-lunch Pass : Zichtwaarde Product Eco Pass - Type cheque Product Cadeau Pass - Type cheque J Duidt aan of de begunstigde in kwestie al dan niet e-lunch Pass ontvangt: e-lunch Pass : elektronische maaltijdcheques NA: deze begunstigde ontvangt helemaal geen e-lunch Pass Lijst van vooraf vastgelegde waarden Opgelet: de begunstigde mag enkel aan 1 kost center gelinkt zijn Gelieve de benamingen van de lijsten in het Excel-bestand te respecteren J Zichtwaarde van de e-lunch Pass 2 cijfers na de komma J J Duidt aan of de begunstigde in kwestie al dan niet Eco Pass ontvangt en het type Eco Pass dat van toepassing is voor de begunstigde in kwestie: e-eco Pass: elektronische ecocheques Paper Eco Pass: papieren ecocheques NA: deze begunstigde ontvangt helemaal geen Eco Pass Duidt aan of de begunstigde in kwestie al dan niet Cadeau Pass ontvangt en het type Cadeau Pass dat van toepassing is voor de begunstigde in kwestie: e-cadeau Pass: elektronische geschenkcheque Paper Cadeau Pass: papieren geschenkcheque NA: deze begunstigde ontvangt helemaal geen Cadeau Pass * VERPLICHT indien "Leveringsbestemming" = KLANT Gelieve de benamingen van de lijsten in het Excel-bestand te respecteren Gelieve de benamingen van de lijsten in het Excel-bestand te respecteren Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 8

9 GEDETAILLEERDE BESCHRIJVING ID BEGUNSTIGE ID Begunstigde: rijksregisternummer van de begunstigde. Dit is het nummer op de identiteitskaart dat begint met de omgekeerde geboortedatum en dat in totaal uit 11 cijfers bestaat. GEGEVENS ONDERNEMING Personeelsnummer: identificatienummer van de begunstigde als werknemer binnen uw organisatie. Het betreft een interne code van de onderneming, bestaande uit letters, cijfers of een combinatie van beide, eigen aan de werknemer. Status: Active: de begunstigde die werkzaam is en voor wie er elektronische cheques kunnen besteld worden. Inactive: de begunstigde die (tijdelijk of definitief) niet werkzaam is en voor wie er geen elektronische cheques kunnen besteld worden. PERSOONLIJKE GEGEVENS Familienaam: familienaam van de begunstigde Voornaam: voornaam van de begunstigde Voornaam/Familienaam afgedrukt op de kaart: Voornaam en familienaam die u op de eerste lijn van de kaart wenst af te drukken, enkel 26 karakters zijn toegelaten. Indien u dit veld niet invult, zal men standaard een combinatie gebruiken van de gegevens die in de kolommen Voornaam en Familienaam van dit Excel voorkomen. Geslacht: geslacht van de begunstigde Geboortedatum: geboortedatum van de begunstigde Taal: taal van de begunstigde adres van de begunstigde Gsm-nummer: Gsm-nummer van de begunstigde SMS verwittiging: indien u gekozen heeft voor de optie die uw begunstigden via sms verwittigd van een nieuwe storting of vervallen cheques, kies YES. Indien u niet voor deze optie gekozen hee- of als u het Gsm-nummer van een begunstigde niet kent, kies NO. DISTRIBUTIE Distributie groep: Vul dit veld in indien u, voor eenzelfde leveringspunt, de brieven met PIN-codes of kaarten per departement, verdiep, gebouw, enz. wenst te groeperen. De benaming van de groep die ons zal toelaten om de levering op te splitsen, kunt u vrij kiezen per begunstigde (vb.: 5 de verdiep zal de brieven van de begunstigden groeperen die 5 de verdiep als distributiegroep hebben). Deze groepering is in te vullen per begunstigde en geldig voor zowel de distributie van de kaart als voor de distributie van de PIN-code. LEVERINGSADRES KAART Leveringsbestemming (Kaart): KLANT of BEGUNSTIGDE: levering van de kaart bij de KLANT of bij de BEGUNSTIGDE. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 9

10 Leveringspunt (Kaart): in geval van een levering van de kaart op het adres van de klant: lijst van leveringspunten voor de kaart, vastgelegd door de klant en ingebracht door onze Klantendienst. Indien u een leveringspunt wenst toe te voegen/wijzigen, gelieve contact op te nemen met onze Klantendienst. Straat (Kaart): leveringsadres van de kaart: straatnaam Nummer (Kaart): leveringsadres van de kaart: huisnummer Bus (Kaart): leveringsadres van de kaart: bus-nummer Adres 2 (Kaart): leveringsadres van de kaart: bijkomende info (bv naam van het gebouw) Postcode (Kaart): leveringsadres van de kaart: postcode Woonplaats (Kaart): leveringsadres van de kaart: stad Landcode (Kaart): leveringsadres van de kaart: land (eerste 2 letters) LEVERINGSADRES PIN-CODE Leveringsbestemming (PIN): KLANT of BEGUNSTIGDE: levering van de PIN- code bij de KLANT of bij de BEGUNSTIGDE. Leveringspunt (PIN): in geval van een levering van de PIN- code op het adres van de klant: lijst van leveringspunten voor de PIN-code, vastgelegd door de klant en ingebracht door onze Klantendienst. Indien u een leveringspunt wenst toe te voegen/wijzigen, gelieve contact op te nemen met onze Klantendienst. Straat (PIN): leveringsadres van de PIN- code: straatnaam Nummer (PIN): leveringsadres van de PIN- code: huisnummer Bus (PIN): leveringsadres van de PIN- code: bus-nummer Adres 2 (PIN): leveringsadres van de PIN- code: bijkomende info (bv naam van het gebouw) Postcode (PIN): leveringsadres van de PIN- code: postcode Woonplaats (PIN): leveringsadres van de PIN- code: stad Landcode (PIN): leveringsadres van de PIN- code: land (eerste 2 letters) KOST CENTER Kost center: Lijst met kost centers vastgelegd door de klant en ingebracht door onze Klantendienst. Indien u een kost center wenst toe te voegen/wijzigen, gelieve contact op te nemen met onze Klantendienst. In de tab "kost center" vindt u een overzicht terug van alle kost centers die u kunt gebruiken. Indien u verschillende types van elektronische extralegale voordelen toekent (bijvoorbeeld e-lunch Pass en e-eco Pass en e-cadeau Pass ) en daarvoor verschillende kost centers gebruikt, kunt u dit ook nagaan in de tab "kost center". PRODUCT Type cheque e-lunch Pass : Hier dient te worden aangeduid of de begunstigde e- Lunch Pass zal ontvangen of niet: e-lunch Pass : elektronische maaltijdcheque Not applicable: deze begunstigde ontvangt helemaal geen e-lunch Pass Zichtwaarde e-lunch Pass : zichtwaarde van de elektronische maaltijdcheque (e-lunch Pass ) Type cheque Eco Pass : Hier dient te worden aangeduid of de begunstigde Eco Pass zal ontvangen of niet: e-eco Pass: elektronische ecocheques Paper Eco Pass: papieren ecocheques Not applicable: deze begunstigde ontvangt helemaal geen Eco Pass Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 10

11 Type cheque Cadeau Pass : Hier dient te worden aangeduid of de begunstigde Cadeau Pass zal ontvangen of niet: e-cadeau Pass: elektronische geschenkcheque Paper Cadeau Pass: papieren geschenkcheque Not applicable: deze begunstigde ontvangt helemaal geen Cadeau Pass 3. BEWAAR HET INGEVULDE EXCEL-BESTAND Sla vervolgens het bestand op uw computer op en benoem het als volgt: «XL_BENEF» gevolgd door uw klantnummer Bij voorbeeld, indien uw klantnummer is, slaat u uw bestand op onder de naam XL_BENEF xls. Zo zien wij meteen dat het om uw bestelling gaat. 4. SELECTEER ET VERSTUUR HET BEWAARDE EXCEL- BESTAND Om ons het Excel-bestand met de gegevens van uw begunstigden te versturen, klik op Browse en selecteer het bestand van de locatie waar u het heeft bewaard. Vervolgens bepaalt u wat u met het te versturen bestand wilt doen: Creatie enkel van nieuwe begunstigden: Creëert uw begunstigden in het systeem. Indien de begunstigde reeds bestaat, dan zullen de gegevens genegeerd worden. Indien de begunstigde nog niet bestaat, dan zal hij gecreëerd worden. Update enkel van bestaande begunstigden: Update de gegevens van de begunstigde in het systeem. Indien de begunstigde bestaat, zullen de gegevens geüpdatet worden. Indien de begunstigde nog niet bestaat, zullen de gegevens genegeerd worden. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 11

12 Creatie van nieuwe begunstigden en update van bestaande begunstigden: Creëert en update uw begunstigden in het systeem. Indien de begunstigde reeds bestaat, zullen de gegevens geüpdatet worden. Indien de begunstigde nog niet bestaat, zal hij gecreëerd worden. Om ons uw bestand te versturen, klik op Verstuur de file. U krijgt meteen volgende bevestiging. Opgelet: dit bericht betekent niet dat het bestand succesvol werd verwerkt door het systeem, maar wel dat het bestand goed ontvangen werd. Om te weten indien alle gegevens correct werden ingevuld, kan u de status van de verstuurde bestanden nakijken (zie punt 5.) 5. BEKIJK DE STATUS VAN HET VERSTUURDE EXCEL- BESTAND Klik in het tabblad Uw begunstigden op Resultaten van de verstuurde bestanden. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 12

13 Via de knop Herlaad de importstatus kunt u de gegevens herladen. U hebt ook de mogelijkheid om de zoekfunctie te gebruiken om een specifiek verstuurd bestand terug te vinden (u kan bijvoorbeeld zoeken op datum). Via het pijltje naast de titels van de kolommen kunt u ook op status filteren. Er zijn 4 mogelijke statussen: Niet gestart: de verwerking van het bestand is nog niet begonnen Aan het verwerken: het systeem is bezig met het importeren van de gegevens OK: het importeren van de gegevens is afgerond en het bestand werd met succes verwerkt (zie punt 5.1) Foutmelding bij import: het importeren van de gegevens is afgerond maar verliep niet volledig correct (zie punt 5.2) 5.1. AL DE GEGEVENS WERDEN CORRECT INGEVULD Indien de verwerking van de gegevens correct verliep, krijgt u de volgende melding: Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 13

14 U ziet dat de status OK is. Klik op de Acties-knop links van de verstuurde gegevens en selecteer Bekijk de importinformatie. U ziet dat alle begunstigden correct aangemaakt werden en allemaal de status OK dragen. Via Downloaden terugkoppeling als excel rapport kunt u deze lijst naar Excel exporteren BEPAALDE GEGEVENS WERDEN NIET CORRECT INGEVULD Indien de verwerking van de gegevens niet volledig correct verliep, krijgt u de volgende melding: Het verstuurde bestand krijgt ook de status Foutmelding bij import. Om te zien welke fouten er in het bestand zitten, heeft u 2 mogelijkheden: Klik op hier te klikken in het kader met foutmelding (zie hierboven) Klik op de Acties-knop links van de tabel en selecteer Bekijk het rapport van de import. U krijgt de fouten in tabelvorm te zien: Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 14

15 Via Downloaden terugkoppeling als Excel rapport kunt u deze lijst naar Excel exporteren. Verbeter uw bestand in functie van de feedback: u moet enkel de begunstigden met de status Niet ok aanpassen. Om uw origineel bestand terug te vinden en te verbeteren, heeft u 2 mogelijkheden: Klik op uw file in het kader met foutmelding Klik op de Acties-knop links van het verstuurde bestand en selecteer Bekijk het opgeladen bestand. Probeer vervolgens om het verbeterde bestand op te laden, totdat de status van de verwerking OK krijgt. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 15

16 5.3. AUTOMATISCHE CREATIE VAN DE SODEXO-REKENINGEN EN PRODUCTIE VAN DE SODEXO CARD Eenmaal de verwerking status OK krijgt, is de creatie van de begunstigden voltooid. De gegevens van de begunstigden worden opgeladen in uw Klantenzone MySodexo en het systeem zal automatisch hun Sodexo-rekening aanmaken en een bestelling genereren voor de productie, de personalisatie (nominatief) en de beveiliging van hun Sodexo Card (door middel van een chip en PIN/PUK-codes). U moet als klant op geen enkele manier tussenkomen voor de bestelling van de kaarten. Dit wordt automatisch gegenereerd door ons systeem. Gelieve op te merken dat indien een begunstigde reeds gekend is in ons systeem (hij beschikt reeds over een Sodexo Card via een voormalige werkgever), deze hem automatisch zal identificeren en dus geen nieuwe kaart zal genereren. De Sodexo-rekening van de bestaande begunstigde zal eenvoudigweg gelinkt worden aan jullie Klantenzone met de gegevens die eigen zijn aan de klant (personeelsnummer, leveringsadres, enz.). Uw bestellingen van elektronische cheques zullen dus kunnen opgebruikt worden door middel van de kaart waarover de begunstigde reeds beschikt. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 16

17 LIJST VAN DE MOGELIJKE FOUTMELDINGEN 1 Het land moet verplicht ingevuld worden. 2 De landcode moet bestaan uit twee niet numerieke karakters. 3 De postcode moet verplicht ingevuld worden. 4 De maximale lengte van een postcode is xx karakters. 5 De woonplaats moet verplicht ingevuld worden. 6 De maximale lengte van een woonplaats is xx karakters. 7 Het land moet verplicht ingevuld worden. 8 Deze land code bestaat niet (vb. BE voor België) 9 Bent u zeker dat er geen huisnummer ingevuld moet worden? 10 De maximale lengte van een huisnummer is xx karakters. 11 De straatnaam moet verplicht ingevuld worden. De straatnaam voor de levering van de PIN code moet verplicht ingevuld worden, met minimumlengte 12 xx karakters en maximumlengte yy karakters. De straatnaam voor de levering van de kaart moet verplicht ingevuld worden, met minimumlengte xx 13 karakters en maximumlengte yy karakters. 14 De naam {1} voor de ID Begunstigde (INSZ){0} zal verandert worden naar {2}. 15 Een begunstigde onder de naam {0} {1} bestaat reeds voor deze klant, met een ID begunstigde (INSZ) in een ander formaat (v.b.: ). Bent u zeker dat {2} {3} een nieuwe begunstigde is? Bij aanvaarding, is er een risico dat u een dubbele creëert. 16 De additionele informatie van het adres (adres 2) kan niet langer dan {0} karakters zijn. 17 Het adres is niet correct. 18 De zichtwaarde moet verplicht ingevuld worden. 19 De zichtwaarde is niet correct.. 20 Het Gsm-nummer moet verplicht ingevuld worden wanneer u YES hee_ gekozen in het veld "SMS verwittiging". 21 De voornaam moet verplicht ingevuld worden. 22 De voornaam moet verplicht ingevuld worden, met minimumlengte 2 karakters en maximumlengte 35 karakters. 23 De familienaam moet verplicht ingevuld worden. 24 De familienaam moet verplicht ingevuld worden, met minimumlengte 2 karakters en maximumlengte 35 karakters. 25 De maximale lengte van een personeelsnummer is 255 karakters. 26 De ID begunstigde (INSZ) moet verplicht ingevuld worden. 27 De ID begunstigde moet verplicht ingevuld worden en telt 11 karakters. Het eerste deel moet overeenkomen met de geboortedatum. Vb.: wordt De taalkeuze moet verplicht ingevuld worden. Gelieve een keuze te maken. 29 De taalkeuze is niet correct, gelieve NL, FR of EN te gebruiken. 30 Het geslacht moet verplicht ingevuld worden. Gelieve een keuze te maken. 31 Het geslacht is niet correct. Gelieve M of F te gebruiken. 32 Het statuut moet verplicht ingevuld worden. Gelieve een keuze te maken. 33 Het statuut van de begunstigde is niet correct, gelieve ACTIVE of INACTIVE te gebruiken. 34 De geboortedatum moet verplicht ingevuld worden. 35 De geboortedatum moet het volgende formaat hebben 22/06/ De geboortedatum kan ten vroegste 1 januari 1900 zijn en de persoon moet minstens 16 jaar oud zijn. 37 De begunstigde {0} {1} is aangemaakt. 38 De begunstigde {0} {1} is aangepast. 39 De begunstigde {0} {1} bestaat reeds. 40 Verkeerde template versie. Versie in bestand : xx, Verwachtte versie: yy. 41 De type cheque is verplicht. 42 De type cheque is verplicht, gelieve de gewenste type cheque in te vullen. 43 De keuze voor de SMS optie is verplicht. 44 De keuze voor de SMS optie moet 'YES' of 'NO' bevatten. Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 17

18 45 De naam van de begunstigde: Xyz voor de ID begunstigde: Xyz komt niet overeen met de naam van de bestaande begunstigde: Xyz. 46 Het Gsm-nummer moet het formaat van een Belgisch gsm-nummer hebben (vb.: ) 47 U hebt een vaste telefoonnummer ingebracht. Het Gsm-nummer moet het formaat van een Belgisch gsm-nummer hebben (vb.: ) 48 U hebt een buitenlandse telefoonnummer ingebracht. Het Gsm-nummer moet het formaat van een Belgisch gsm-nummer hebben (vb.: ) 49 Kost center moet verplicht ingevuld worden 50 Dit kost center is niet correct. Gelieve een keuze te maken uit de vooraf vastgestelde lijst. Gelieve met onze Klantendienst contact te nemen om een nieuw kost center toe te voegen. 51 De leveringsbestemming van de PIN code is niet correct. Gelieve te kiezen tussen een levering bij de KLANT of de BEGUNSTIGDE. 52 De leveringsbestemming van de PIN code moet verplicht ingevuld worden. 53 De leveringsbestemming van de kaart moet verplicht ingevuld worden. 54 De leveringsbestemming van de kaart is niet correct. Gelieve te kiezen tussen een levering bij de KLANT of de BEGUNSTIGDE. 55 Het leveringspunt van de kaart moet verplicht ingevuld worden als u voor een leveringsbestemming bij de KLANT gekozen hebt. 56 Dit leveringspunt "kaart" is niet correct. Gelieve een keuze te maken uit de vooraf vastgestelde lijst. Gelieve met onze Klantendienst contact op te nemen om een nieuw leveringspunt toe te voegen. 57 Het leveringspunt van de PIN code moet verplicht ingevuld worden als u voor een leveringsbestemming bij de KLANT gekozen hebt. 58 Dit leveringspunt "PIN code" is niet correct. Gelieve een keuze te maken uit de vooraf vastgestelde lijst. Gelieve met onze Klantendienst contact op te nemen om een nieuw leveringspunt toe te voegen 59 De klant moet beheerd worden door een tussenpersoon vooraleer men begunstigde kan identificeren via een "Social Secretariat ID" (SSID). 60 De ID begunstigde moet verplicht ingevuld worden voor: {0}. Het is zijn/haar "Social Secretariat ID" (SSID) met volgende formaat v.b.: Het begunstigde ID (INSZ) nummer {0} is niet correct geformatteerd. 62 De begunstigde ID (INSZ) {0} voor {1} komt niet overeen met een bestaande begunstigde. Gelieve de gegevens na te kijken. 63 Een Social Secretariat ID (SSID) kan niet gebruikt worden om nieuwe begunstigden aan te maken, enkel om deze bij te werken. 64 De begunstigde is niet geregistreerd onder deze begunstigde ID (INSZ) {0} voor deze klant. Indien u een begunstigde wilt aanmaken, gebruik de optie "aanmaken" of "aanmaken / bewerken" U hee_ de optie "aanmaken" geselecteerd, maar de begunstigde met begunstigde ID (INSZ) {0} bestaat 65 reeds. Indien u de gegevens van de begunstigde wilt wijzigen, gelieve de opties "bewerken" of "aanmaken/bewerken" te kiezen 66 De maximale lengte van een distributie groep is xx karakters. VRAGEN? Neem contact op met onze Klantendienst: Per support-sodexocard.be@sodexo.com Per telefoon: 02/ Verstuur de gegevens van uw begunstigden via Excel 18