OuderVereniging Cortemich OV: Notulen. Datum: 30 januari Onderwerp: OV bestuursvergadering

Transcriptie

1 OuderVereniging Cortemich OV: Notulen Datum: 30 januari 2017 Onderwerp: OV bestuursvergadering Aanwezig: Anke Willems, Rob Vinken, Marleen van den Berg, John van Liere, Pia Muitjens, Clarice Soogelee, Dimitri Palmen, Sandy Swieringa, Kim Vliegen, Ilse Grooten, Tamara Haegmans, Anna Baranowska en Jessica Vliegen Afgemeld: Yvonne Sweers, Rachel Vis, Yvonne Hermans Gast: - 1. Opening Anke opent de vergadering en heet iedereen welkom. Kort wordt kennis gemaakt met de vier nieuwe bestuursleden: Kim Vliegen, Ilse Grooten, Tamara Haegmans en Anna Baranowska. 2. Notulen en acties bestuursvergadering De notulen van 29 november 2016 worden met een enkele tekstuele wijzigingen vastgesteld. Daarmee kunnen de notulen (zonder lief en leed) aan Mitchell aangeboden worden voor plaatsing op de website. Opmerking tav 4c: Verzoek volgend jaar extra hulp in te zetten bij het tellen van het geld. Actie: Rob onderzoekt de mogelijkheden: Paypal, mobiele pinautomaat, vaste betaalmomenten op school. Opmerking: Evaluatie van activiteiten: Werkgroep evalueert de activiteit. Deze evaluatie wordt teruggekoppeld in de Teamresp. OV-vergadering. Eventuele tips/tops van Team- resp. OV-leden worden kenbaar gemaakt aan de werkgroep (bijv. per mail) en worden meegenomen voor volgende organisatie. Zie ook: Spelregels werkgroepen in de Lijst met activiteiten OV en school. 3. Ingekomen stukken / vragen a. Post: Post betreffende schoolreisjes overgedragen aan Pia. b. Mededelingen: - c. Bestuur: Het verzoek tot opvolging van de voorzitter, penningmeester en evt. vicevoorzitter. Taken van voorzitter en penningmeester worden in functieprofiel omschreven. De nieuwe voorzitter en penningmeester kunnen, indien gewenst, door Anke resp. Rob worden ingewerkt. 1

2 Actie: Alle bestuursleden maken (des) interesse voor een functie kenbaar door vóór 6 april een mail te sturen naar Anke. Volgende vergadering wordt een besluit genomen. 4. Activiteiten a. Activiteitenlijst: de activiteit in het kader van het ZLF komt te vervallen. b. Data hulpouders: Afspraak is dat in september en januari centraal de data per half jaar worden gecommuniceerd. Een specifiekere mail met informatie per activiteit wordt indien nodig - door de werkgroep gestuurd (Hierbij niet 2 activiteiten koppelen). c. Selectie hulpouders bij schoolreisje: Discussie omtrent enige frustratie omtrent uitloting bij deelname schoolreis van zeer actieve hulpouders. Er zijn 2 opties besproken: 1. inschrijfmogelijkheid voor de hulpouderdatabase (alsmede andere hulpouders: luizenmoeders, MR, leesouders, ed), waardoor zekere deelname aan schoolreis of 2. alle ouders uitnodigen voor inschrijving en dus algemene loting. Voorwaarde team: ouder van een kind dat risico loopt gaat in ieder geval mee. Stemming levert besluit loting te laten zoals het nu is optie 2. Opgemerkt dat beide ouders uit een gezin kunnen meeloten en dat bij alle kinderen (dus meerdere klassen) opgeven is toegestaan. d. Evaluatie Sinterklaas: Burgemeester was (enkel) te gast, volgend jaar echter bespreken of hij een duidelijkere rol kan krijgen. Positief over grote opkomst mede door gelegenheidskoor. De PSZ en opvang waarderen het en vinden het fijn te zijn betrokken. Klassencadeau en individueel cadeau voor groep ½ middels het Borre boekje was goed. Over de maandag werd opgemerkt dat het een lange/zware dag was, omdat het na het sintweekend is en de kleuters de hele dag school hebben. Volgend jaar wordt de voorkeur uitgesproken voor woensdag- of vrijdagmiddag. De chocoladeletter voor het mooiste knutselwerk van groep 5-8 is goed bevallen. Suggestie volgend jaar variëren of toevoegen een letter voor mooiste gedicht. Is ter beoordeling aan de leerkracht en kan als tip worden meegegeven. e. Kerstwandeling moet nog in de werkgroep geëvalueerd worden. Actie: Anke pakt dit op. Input vanuit de OV: was goed geregeld, 3 wijzen waren de weg kwijt?, goede sfeer, goed bezocht ook op donderdag, wellicht ook mede door de samenwerking met gelegenheidskoor. Kerstontbijt is een geoliede machine. Omdat een groot succes en een traditie willen we dat niet veranderen. Ook prettig in combinatie met de viering in de kerk, ouders kunnen in die tijd opruimen. Dankzij Tamara hebben we een nieuwe kerstboom van de burgemeester gekregen. f. Carnaval: uit de evaluatie in het team was het voorstel van een zitting gekomen. Echter het is moeilijk een OV activiteit te verantwoorden als de aanwezigheid van ouders nihil is door plaats gebrek. Daarom besloten een jaarlijks terugkerende (thema) optocht te verkiezen met een afsluiting in de sporthal. Daarom enkel een ochtendprogramma (middag programma komt te vervallen). Bij slecht weer is de optocht binnen. Suggestie om meer te versieren in de sporthal is niet te doen in die grote ruimte. Wel hulp gewenst bij klaarmaken van de sporthal. Is inmiddels geïnventariseerd. Informatie wordt per mail gestuurd. Vraag van de werkgroep: kunnen we investeren in duurzame materialen zoals klassennummer, spandoek, basiskleding? Carnavalsbudget is 200 euro. Voorstel 150 euro beschikbaar te stellen voor duurzame materialen is aangenomen. 2

3 g. Pasen: Eiertietsjen is ingebracht bij MT n.a.v. wens van OV en kinderen. Voorstel om als klassenactiviteit terug te pakken op witte donderdag. Indien akkoord van het team draagt OV zorg voor de eieren. Project vastenactie is OV niet bij betrokken, tenzij hulp nodig. h. Kasteelfeest: vrijdag 23 juni toevoegen volgende keer. Werkgroep opstarten. 5. Financiën Begin januari 76 herinneringen verzonden, nu nog 48 betalingen open. Subsidie: Actie Dimitri: Navraag mogelijkheid 1 subsidiebedrag per jaar bij gemeente. 6. Lief & Leed N.v.t. 7. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 8. Sluiting Anke bedankt iedereen voor zijn/haar komst en inbreng en sluit de vergadering. Vergaderschema schooljaar Dinsdag 20 september uur Dinsdag 29 november uur Maandag 30 januari uur Donderdag 6 april uur Teamkamer BS Cortemich Woensdag 14 juni uur Bijlagen: - activiteitenlijst Naschrift: Taken voorzitter: Deelnemer in dagelijks bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester, vice-voorzitter) Gesprekspartner voor schoolbestuur Beleid vormgeven danwel navolgen/streven Vertegenwoordiging naar buiten toe in samenwerking met dagelijks bestuur Voorbereiding bestuursvergadering in overleg met dagelijks bestuur Voorbereiden ALV incl presentatie in samenwerking met dagelijks bestuur Voorzitten van vergaderingen Voorgesprekken nieuwe bestuursleden (indien gewenst) Inschrijving KvK up to date houden Hulpouderbestand bijhouden en communicatie met hulpouders (geen officiële taak) Actief in werkgroepen (geen officiële taak) Taken penningmeester: Beheert de financiën 3

4 Draagt zorg voor betalingsverplichtingen Ontvangt in september via schooladministratie het leerlingenbestand Verzorgt de brief/factuur ouderbijdrage Betalingen handmatig checken 2 Herinneringen tot betaling opmaken en verzenden Jaarstatus en begroting bijwerken Voorbereiding financieel jaarverslag en begroting ALV Taken vice-voorzitter; Vervangt voorzitter en taken tijdens afwezigheid 4

5 Actielijst Actie Wie Deadline Status Aanbieden notulen aan Mitchel voor plaatsing op website Kascontrole: Rob, Marleen en Maurice Navragen gemeente mogelijkheid tot 1 subsidiebedrag per jaar Jessica Rob Wordt gepland Dimitri Loopt Bijwerken afspraken Lied en Leed Yvonne S. en Jessica Uitzoeken of Paypal/mobiele pinautomaat optie is (des)interesse in bestuursfunctie OV per mail aan Anke Rob Allen Bloemetje aan Juf Cindy Ilse Loopt 5