Bezoekverslag. Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport

Transcriptie

1 Inspectie voor de Gezondheidszorg Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport Stadspiateau AZ Utrecht Postbus DA Heerlen T F Bezoekverslag Omschrijving Verslag follow-up bezoek Inspectie voor de Gezondheidszorg aan Botica Sabana Datum 19 januari 2017 Plaats Aanwezig Botica Sabana, Namens Botica Sabana: apotheker/eigenaar apotheker/adviseur Namens de Inspectie voor de Gezondheidszorg (hierna: inspecteur inspecteur Deze notitie is geen transcriptie van het gesprek maar een samenvatting van de besproken onderwerpen. Teneinde de informatie zoveel mogelijk te clusteren wijkt het verslag soms af van de chronologie van het gevoerde gesprek. Dit verslag beschrijft de situatie zoals de inspectie op 19 januari 2017 heeft aangetroffen en is definitief vastgesteld nadat de apotheker de gelegenheid heeft gekregen om te reageren op eventuele feitelijke onjuistheden in het conceptverslag. Aanleiding De aanleiding voor dit follow-up bezoek is gelegen in het feit dat tijdens een vervolg bezoek aan Botica Sabana op 24 oktober 2016 niet bij alle getoetste onderwerpen werd voldaan aan de vigerende wet- en regelgeving en daarvan afgeleide veldnormen. In het definitieve rapport van 7 maart 2016 van het inspectiebezoek in maart 2016 is ten aanzien van 8 van de 11 bij dat bezoek geconstateerde tekortkomingen een overzicht opgenomen met de door Botica Sabana te nemen maatregelen (maatregel 4 tot en met 11). Ten aanzien van 3 van de 11 geconstateerde tekortkomingen is op 13 juni 2016 een aanwijzing gegeven met Pagina 1 van 10

2 daarin opgenomen de door Botica Sabana te treffen maatregelen (maatregel 1 tot en met 3). Tijdens het bezoek van 24 oktober 2016 zijn deze 11 onderwerpen opnieuw beoordeeld en is beoordeeld of de geëiste maatregelen ter wegneming van de geconstateerde tekortkomingen waren getroffen. Van het bezoek van 24 oktober 2016 is een verslag gemaakt dat, na een reactie op feitelijke onjuistheden door de apotheker, definitief is vastgesteld. In de begeleidende brief van 16 december 2016 bij het verslag van dit bezoek is een alinea opgenomen met de conclusie en door de apotheker te nemen maatregelen, met betrekking tot medicatiebewaking, medicatieoverdracht, patiëntendossiers en med i catieoverzi cht. Naar aanleiding van de aanwijzing is op 19 december 2016 een brief Vervolg aanwijzing ex artikel 14 van de Wet Inspectie Biociden BES verzonden, waarin de bevindingen en conclusies naar aanleiding van het inspectiebezoek van 24 oktober 2016 met betrekking tot de maatregelen 1 t/m 3 staan beschreven. Ook zijn daarin de door de apotheker te nemen maatregelen opgenomen ter wegneming van de bij dat bezoek geconstateerde tekortkomingen. Tijdens het bezoek van 19 januari 2017 is beoordeeld of de geëiste verbeteringen met betrekking tot medicatiebewaking, medicatieoverdracht, waarneming! continuïteit van zorg, patiëntendossiers en medicatieoverzicht (maatregelen 1 t/m 3, 6 en 7) door de apotheker waren doorgevoerd. Op 19 januari 2017 is ook een gem L::_(omst eorganiseerd met alle apothekers van Bonaire, T (hierna: ) en het (hierna:. Indien van toepassing zal in dit verslag hiernaar worden verwezen. Bevindingen Hieronder volgt een overzicht van de in het bezoekrapport van 7 maart 2016 (met betrekking tot de maatregelen 6 en 7) en de aanwijzing van 13 juni 2016 (met betrekking tot de maatregelen 1, 2 en 3) opgenomen maatregelen, die bij het bezoek van 24 oktober 2016 onvoldoende waren doorgevoerd waardoor niet (volledig) werd voldaan aan de vigerende wet- en regelgeving en daarvan afgeleide veldnormen. De bevindingen uit het definitief vastgestelde verslag van het inspectiebezoek van 24 oktober 2016 zijn per maatregel weergegeven, gevolgd door de bevindingen van het bezoek van 19 januari Indien van toepassing is een verwi zing opgenomen naar de gemeenschappelijke bijeenkomst van apothekers,, en inspectie op 19 januari Medicatiebewaking Maatregel aanwijzing 13 juni 2016: U dient de beschikking te hebben over een goedwerkend en up-to-date geautomatiseerd Apotheek Informatie Systeem (AlS) gebaseerd op de G standaard (uitgeleverd door de Z-index) en met de vereiste functionaliteiten met name wat betreft medicatiebewaking en medicatieoverdracht. Het AlS is bij voorkeur gekoppeld aan de geautomatiseerde systemen van de andere apotheken op Bonaire; Voor de instellingen van het systeem wordt u verwezen naar onder andere de handleiding van het AlS en de KNMP. U dient de instellingen van dit AlS aantoonbaar te hebben gecontroleerd aan de hand van de KNMP-uitgave Voorschrift basisinstellingen AlS. Deze controle moet ten minste jaarlijks worden herhaald en bij belangrijke wijzingen. Pagina 2 van 10

3 U dient niet alleen de beschikking te hebben over een goedwerkend en up-todate Als, maar het systeem moet ook volledig operationeel zijn. U dient een compleet zicht te hebben op de (on)mogelijkheden van het systeem en u dient er ook daadwerkelijk en op adequate wijze mee te werken. Bevindingen bezoekverslag 24 oktober 2016: Botica Sabana heeft de beschikking over het Apotheek Informatie Systeem (AlS) dat sinds 20 oktober 2016 is aangepast en gedeeltelijk is gebaseerd op de G-standaard (uitgeleverd door Z-index), namelijk alleen voor de geneesmiddelen die momenteel zijn opgenomen in het assortiment van Botica Sabana en de voorbeeldgeneesmiddelen die zijn opgenomen in het Voorschrift basisinstellin en AlS (zie verder). Op verzoek van de apotheker worden geneesmiddelen door toegevoegd aan het (digitale) assortiment van de apotheek. Voor zover de inspectie heeft kunnen beoordelen wordt de medicatiebewaking van de eerder genoemde geneesmiddelen uitgevoerd aan de hand van G-standaard en omvat onder andere: interacties, contra-indicaties, verminderde nierfunctie, afgeleide contra-indicaties, leeftijd als contra-indicatie, allergieën, dubbelmedicatie, doseringscontrole en bijzondere kenmerken; signaalfunctie bij eerste uitgifte is niet volledig geïmplementeerd. Voor geneesmiddelen die niet in Nederland zijn geregistreerd wordt medicatiebewaking uitgevoerd aan de hand van de ATC codering. Het AlS is niet gekoppeld aan de geautomatiseerde systemen van de andere apotheken op Bonaire. De instellingen van het AlS zijn op 20 oktober 2016 gecontroleerd aan de hand van de KNMP-uitgave Voorschrift basisinstellingen AlS. Het AlS beschikte over de vereiste functionaliteiten met uitzondering van het eerste uitgifte signaal. De laatste update van het systeem is op 20 oktober 2016 gerealiseerd en er is daarom onvoldoende aantoonbare ervaring mee opgedaan om te kunnen tonen dat e.e.a. volledig is geïmplementeerd en ook de apothekersassistenten er op adequate wijze mee kunnen werken. Ook is het systeem niet volledig operationeel en zijn er zogenaamde work-arounds geïntroduceerd om het ontbreken van bepaalde functionaliteiten (tijdelijk) op te lossen, bijvoorbeeld door het gebruik van ZZ-regels. Bevindingen bezoek 19 januari 2017: Botica Sabana maakt voor medicatiebewaking nog steeds gebruik van het AlS, dat na het inspectiebezoek van 24 oktober 2016 op enkele punten is aangepast. Het systeem is gebaseerd op de G-standaard (uitgeleverd door Z index), maar nog steeds alleen voor de geneesmiddelen die zijn opgenomen in het assortiment van Botica Sabana en de voorbeeld-geneesmiddelen die zijn opgenomen in de KNMP-uitgave Voorschrift basisinstellingen AlS. Op verzoek van de apotheker kunnen geneesmiddelen door worden toegevoegd aan het (digitale) assortiment van de apotheek; een dergelijk verzoek heeft de apotheker sinds 24 oktober 2016 niet gedaan. Indien deze geneesmiddelen toch moeten worden aangeschreven, dan worden deze als vrije tekstregel in het bestand opgenomen. Geautomatiseerde medicatiebewaking is dan niet mogelijk. Het betreft bijvoorbeeld de (poliklinisch verstrekte geneesmiddelen Enbrel en HIV-medicatie. Deze waren niet toegevoegd aan het (digitale) assortiment. Door de apotheker wordt voor deze geneesmiddelen eerst handmatige medicatiebewaking uitgevoerd, voordat het recept verder wordt verwerkt. De Pagina 3 van 10

4 apotheker heeft aangegeven dat mogelijk vanaf februari de mogelijkheid biedt aan de apotheker om zelf geneesmiddelen aan het digitale assortiment van de apotheek toe te voegen. Het invoeren van geneesmiddelen als vrije tekstregel geldt ook voor geneesmiddelen die niet in de G-standaard zijn opgenomen. Dat betreft geneesmiddelen die niet in Nederland zijn geregistreerd maar wel door patiënten worden gebruikt, bijvoorbeeld geneesmiddelen die op Curaçao en Aruba wel zijn geregistreerd. Het AlS is niet gekoppeld aan de geautomatiseerde systemen van de andere apotheken op Bonaire. Na het vorige bezoek is er een update van het AlS geweest waarbij onder andere de signaalfunctie bij eerste uitgifte is geïmplementeerd. Ook zijn nu op de signaallijst, naast de vaste afhandelingkeuzes, de beoordeling en afhandeling van de signalen te zien, mits ingevuld in het aparte opmerkingenveld. De instellingen van het AlS zijn voorafgaande aan het vorige inspectiebezoek gecontroleerd aan de hand van de KNMP-uitgave Voorschrift basisinstellingen Als. Het AlS beschikte toen over de vereiste functionaliteiten met uitzondering van het eerste uitgifte signaal (zie eerder). Na 20 oktober 2016 is er geen controle van de instellingen van het AlS meer geweest. Er isnog steeds een groot aantal ZZ-regels in gebruik om zorginhoudelijke handelingen aantoonbaar te kunnen vastleggen. 2. Medicatleoverdracht Maatregel aanwijzing 13 juni 2016: Met de andere apothekers is een adequate werkwijze afgesproken, vastgelegd en geïmplementeerd wat betreft de overdracht van medicatiegegevens, zodat de patiëntenc apotheken te allen tijde comple.l zijn. G zien de j 1) betreft het voornamelijk een overdracht van gegevens tussen deze apotheken en Botica Sabana welke kan plaatsvinden via een geautomatiseerde koppeling van het AlS van Botica Sabana aan de systemen van de apotheken van. Indien een dergelijke koppeling als hiervoor genoemd niet is gerealiseerd, dan zal de overdracht op een andere wijze moeten worden uitgevoerd met als uitgangspunten: a. Botica Sabana meldt incidentele verstrekkingen aan patiënten van één van de apotheken van (hierna:) actief aan de collegaapothekers, bijvoorbeeld middels een faxbericht. b. Botica Sabana neemt actief en tijdig (binnen 24 uur) de door de andere apotheken gemelde terhandstellingen op in het AlS van de apotheek als waarneem- of dienstrecept ( elders geleverd ). c. Tijdens de avond-, nacht en weekenddiensten stelt Botica Sabana complete en actuele medicatieoverzichten ter beschikking aan de waarnemende apotheker. Het overzicht bevat niet alleen het huidige geneesmiddelengebruik (inclusief eventuele terhandstellingen door de andere apotheken), maar ook informatie over bekende contra-indicaties en allergieën/intoleranties. In overleg met de collega-apothekers van Reactie apotheker d.d. 16 februari 2017: invoering van deze functionaliteit is vertraagd en zal niet eerder dan half maart 2017 zijn gerealiseerd. Pagina 4 van 10

5 is besloten op welke wijze Botica Sabana deze informatie aanlevert. d. Botica Sabana verifieert ook bij vaste patiënten steeds of de bij Botica Sabana bekende gegevens nog compleet en actueel zijn en/of er mogelijk een recente terhandstelling door een collega-apotheker is geweest; pas dan wordt een nieuwe terhandstelling aangeschreven. Dit omdat patiënten ook afwisselend bij BS en de apotheken van kunnen komen en er bij BS een mogelijk incompleet patiëntendossier aanwezig is; zij worden daarom niet opgemerkt als incidentele patiënt. Bevindingen bezoek 24 oktober 2016: Er is geen adequate werkwijze afgesproken wat betreft de (actieve) overdracht van medicatiegegevens waardoor de patiëntendossiers te allen tijde compleet en actueel zijn. Wel hebben de apotheken en sinds 20 september 2016 inzage in (een uittreksel van) de medicatiedossiers van patiënten van Botica Sabana, namelijk via, en heeft Botica Sabana inzage in de medicatiedossiers van patiënten van de apotheken van (sinds 22 september 2016). Dit is door Botica Sabana vastgelegd in het Protocol Medicatieoverdracht en omvat naast de mogelijkheid tot (digitale) inzage in de patiëntendossiers ook het versturen van faxberichten om de andere apotheek te informeren over een terhandstelling aan een eigen patiënt van de andere apotheek (met ruimte voor het aflever/patiëntenetiket). a. Volgens opgave meldt Botica Sabana incidentele verstrekkingen aan patiënten van één van de apotheken van actief aan de collegaapothekers, middels een faxbericht. Dit kon niet aantoonbaar worden gemaakt tijdens het bezoek en is ook niet als zodanig aantoonbaar afgesproken met de andere apothekers. b. Naar eigen zeggen neemt Botica Sabana actief en tijdig (binnen 24 uur) de door de andere apotheken gemelde terhandstellingen op in het AlS van de apotheek als waarneem- of dienstrecept ( elders geleverd ). Dit kon niet aantoonbaar worden gemaakt, daar er de afgelopen periode geen terhandstellingen zijn gemeld aan Botica Sabana. Dit is ook niet als zodanig afgesproken met de andere apothekers; men heeft inzage in elkaars digitale dossiers. Overigens heeft het AlS niet de functionaliteit om elders geleverde geneesmiddelen in het digitale dossier op te nemen en wordt dit in Botica Sabana gedaan via een zogenaamde work-around, namelijk met als voorschrijver dienstrecept en als zorgverzekeraar niet-zvk. c. meldt dat tijdens avond-, nacht en weekenddiensten medicatieoverzichten ter beschikking worden gesteld aan de waarnemende apotheker, namelijk via inzage in. Bij het bezoek van 24 oktober ji. is gebleken dat informatie over eventuele contra-indicat n/intoleranties van patiënten van Botica Sabana niet via I_..... baar is en daardoor niet inzichtelijk voor de apothekers van en. Wel heeft Botica Sabana onlangs een lijstje verspreid met, op dat moment, bekende contra-indicaties en allergieën/intoleranties van haar patiënten. Een deel van avond-, nacht- en weekenddiensten worden verzorgd door de. De heeft echter geen inzage in de medicatiegegevens van de patiënten van Botica Sabana via Pagina 5 van 10

6 d. Botica Sabana zegt ook bij vaste patiënten steeds te verifiëren of de bij Botica Sabana bekende gegevens nog compleet en actueel zijn en/of er mogelijk een recente terhandstelling door een collega-apotheker is geweest middels digitale inzage in het geautomatiseerde systeem van de apotheken van pas dan wordt een nieuwe terhandstelling aangeschreven. Dit omdat patiënten ook afwisselend bij Botica Sabana en de apotheken van kunnen komen en er bij Botica Sabana een mogelijk incompleet patiëntendossier aanwezig is; zij worden daarom niet opgemerkt als incidentele patiënt. Deze werkwijze is recent geïntroduceerd en kon aantoonbaar worden gemaakt voor een aantal patiënten waarvoor medicatie is ingevoerd met als voorschrijver dienstrecept en als zorgverzekeraar niet-zvk. Het uitvragen van elke patiënt kon niet aantoonbaar worden gemaakt tijdens het bezoek van 24 oktober 2016, bijvoorbeeld middels aantekening op het recept of in het elektronische dossier. Tijdens de gezamenlijke bijeenkomst op 25 oktober 2016 met alle apothekers, de directie van en de inspectie is afgesproken om op korte termijn te starten met een overleg dat medio zomer 2017 moet leiden tot implementatie van één apotheekinformatiesysteem met gezamenlijke medicatiedossiers voor alle apotheken en patiënten op Bonaire. Bevindingen bezoek 19januari 2017: Tijdens het vorige bezoek is reeds aangegeven dat er is gekozen voor een passieve overdracht van medicatiegegevens waardoor de patiëntendossiers niet te allen tijde compleet en actueel zijn. Sinds september 2016 hebben de apotheken en via inzage in (een uittreksel van) de medicatiedossiers van patiënten van Botica Sabana; Botica Sabana heeft via inzage in de medicatiedossiers van patiënten van de apotheken van Het versturen van faxberichten om de andere apotheek te informeren over een terhandstelling aan een eigen patiënt van de andere apotheek wordt alleen gebruikt indien overdracht van medicatiegegevens door inzage niet mogelijk is. Dat is sinds 24 oktober 2016 eenmaal gebeurd. Bij inzage via zien de apotheken van niet alleen de terhandstellingen door Botica Sabana van de afgelopen drie maanden, maar ook eventuele contra-indicaties en allergieën/intoleranties. Inzage van contra indicaties en allergieën/intoleranties was ten tijde van het vorige inspectiebezoek niet mogelijk. De, verantwoordelijk voor een deel van avond-, nacht- en weekenddiensten, heeft inmiddels ook inzage in de medicatiegegevens van de patiënten van Botica Sabana via. De door Botica Sabana beschikbaar gestelde medicatiegegevens worden tweemaal per werkdag geactualiseerd, namelijk om uur en na sluitingstijd. Botica Sabana heeft naar aanleiding van het bezoek in oktober 2016 een nieuwe werkwijze geïmplementeerd waarbij steeds wordt geverifieerd of de bij Botica Sabana bekende gegevens nog compleet en actueel zijn en/of er mogelijk een recente terhandstelling door een collega-apotheker is geweest middels digitale inzage in het geautomatiseerde systeem van de apotheken van; pas dan wordt een nieuwe terhandstelling aangeschreven. Deze werkwijze is recent geïntroduceerd en kon tijdens het bezoek worden getoond. Overigens heeft hete AlS nog steeds niet de functionaliteit om elders geleverde geneesmiddelen in het digitale dossier op te nemen en wordt dit in Botica Sabana gedaan via een zogenaamde work-around, namelijk met als voorschrijver dienstrecept en als zorgverzekeraar niet-zvk. Dit wordt ook vastgelegd met een ZZ-regel en kon Pagina 6 van 10

7 ook aantoonbaar worden gemaakt aan de hand van een overzicht. Opvallend was dat met name de laatste maand, januari 2017, vele dienstrecepten zijn aangeschreven (circa 200). De apotheker heeft aangegeven dat het AlS in februari mogelijk wordt voorzien van de mogelijkheid om dienstrecepten/elders geleverd eenvoudig op te nemen in het AlS. Tijdens de gezamenlijke bijeenkomst op 19 januari 2017 met alle apothekers,, het en de inspectie is gesproken over het traject dat moet leiden tot implementatie van één apotheekinformatiesysteem met gezamenlijke medicatiedossiers voor alle apotheken en patiënten op Bonaire. De inspectie heeft op die bijeenkomst aangegeven dat zij vasthoudt aan de uiterlijke implementatiedatum van 1 september 2017 voor daadwerkelijke start. De beide apothekers van hebben aangegeven dat die datum volgens hen goed haalbaar is. De apotheker van Botica Sabana verwacht problemen bij het omzetten van de digitale bestanden en daardoor een mogelijk latere implementatiedatum. De medisch adviseur van heeft daarop aangegeven dat bereid is om, indien nodig, de apotheker van Botica Sabana behulpzaam te zijn bij overzetten van gegevens naar een nieuw Als. 3. Waarneming, con tinuïteit van zorg Maatregel aanwijzing 13 juni 2016: Botica Sabana regelt voor al haar patiënten adequate waarneming tijdens avond-, nacht- en weekenddiensten, inclusief beschikbaarheid van complete en actuele medicatieoverzichten voor de waarnemende apothekers. Deze regeling wordt in een contract/convenant met de andere apothekers op Bonaire vastgelegd. Bevindingen bezoek 24 oktober 2016: Botica Sabana heeft in een Waarneemovereenkomst voor apotheken op Bonaire d.d. 27 juni 2016 waarneming voor haar patiënten geregeld door de apothekers Het betreft waarneming tijdens avonden (vanaf uur), nachten (tot 8.00 uur de volgende ochtend), zaterdagen vanaf uur, zondagen, feestdagen en op werkdagen tussen en uur. De waarnemende apotheken en hebben via inzage in de medicatiegegevens van de patiënten van Botica Sabana. Een deel van avond-, nacht- en weekenddiensten worden verzorgd door de. De heeft geen inzage in de medicatiegegevens van de patiënten van Botica Sabana via. Overigens is informatie over eventuele contraallergieën/intoleranties van patiënten van Botica Sabana niet via beschikbaar en daarmee niet inzichtelijk voor de apothekers van j en. Wel heeft Botica Sabana onlangs een lijstje verspreid met, op dat moment, bekende contra-indicaties en allergieën/intoleranties van haar patiënten. van. ] Bevindingen bezoek 19 januari 2017: De tijdens het vorige bezoek getoonde waarneemovereenkomst is nog steeds de vigerende overeenkomst. De waarnemende apotheken van, inclusief de hebben via inzage in (een uittreksel van) de medicatiegegevens van de patiënten van Botica Sabana. Zie de opmerkingen daarover bij de bevindingen van het bezoek op 19 januari 2017 bij punt 1 en 2. 2 Reactie apotheker dci. 16 februari 2017: invoering van deze functionaliteit is vertraagd en zal niet eerder dan half maart 2017 zijn gerealiseerd. Pagina 7 van 10

8 6. Patiëntendossiers Verbetermaatregel rapport mei 2016: Bij incidentele en nieuwe vaste patiënten beschikt Botica Sabana voor het aanschrijven van elke terhandstelling aantoonbaar over een actueel en compleet medicatieoverzicht/dossier, verifieert dit bij de patiënt en neemt relevante gegevens op in het AlS. Indien hier niet aan wordt voldaan, kan niet tot terhandstelling worden overgegaan tenzij het een aantoonbare spoedeisende terhandstelling betreft. Bevindingen bezoek 24 oktober 2016: Patiënten staan niet ingeschreven in een vaste apotheek en derhalve is het mogelijk dat patiënten hun geneesmiddelen steeds van een andere apotheek betrekken. Gezien de huidige van de apotheken van en de zijn de dossiers van patiënten die steeds (alleen) bij één van de apotheken van of steeds (alleen) bij Botica Sabana komen compleet en actueel. Bij nieuwe patiënten die aangeven steeds bij Botica Sabana hun geneesmiddelen te willen betrekken, wordt volgens een Intakeformulier nieuwe patiënten + passanten ingevuld. Tevens worden actuele medicatiegegevens opgezocht in het dossier van de apotheken van. Relevante medicatiegegevens worden in het digitale dossier van Botica Sabana opgenomen via een zogenaamde work-around, namelijk met als voorschrijver dienstrecept en als zorgverzekeraar niet-zvk. Deze werkwijze is door de inspectie niet gezien, bijvoorbeeld aan de hand van een ingevuld intakeformulier èn opname in het digitale dossier. Bij elke volgende terhandstelling wordt sinds 20 oktoberjl. aan patiënten die reeds zijn opgenomen in het digitale dossier van Botica Sabana gevraagd of men de afgelopen periode geneesmiddelen elders heeft gehaald. Indien dit het geval is of bij twijfel worden de gegevens opgezocht in het digitale systeem van de apotheken van. Het uitvragen van elke patiënt kon niet aantoonbaar worden gemaakt; wel konden zogenaamde dienstrecepten worden getoond in enkele patiëntendossiers. Voor incidentele patiënten/passanten zal hetzelfde formulier worden gebruikt. Na inzage in het systeem van de andere apotheken zullen actuele medicatiegegevens in het AlS worden gebracht. Deze werkwijze kon niet worden getoond aan de inspectie. Zie ook toelichting bij 1 en 2. bll Bevindingen bezoek 19 januari 2017: Het is nog steeds mogelijk en reëel gebleken dat patiënten hun geneesmiddelen van een andere a otheek betrekken. Gezien de huidige apotheken van ( en de zijn de dossiers van patiënten die steeds bij één van de apotheken van of steeds bij Botica Sabana komen compleet en actueel. Bij nieuwe patiënten die aangeven steeds bij Botica Sabana hun geneesmiddelen te willen betrekken, wordt volgens een Intakeformulier nieuwe patiënten + passanten ingevuld. Tevens worden actuele medicatiegegevens opgezocht in het dossier van de apotheken van. Relevante medicatiegegevens worden in het digitale dossier van Botica Sabana opgenomen via de eerdergenoemde work around, namelijk met als voorschrijver dienstrecept en als zorgverzekeraar niet-zvk. Deze werkwijze is door de inspectie gezien., Pagina S van 10

9 Bij elke (volgende) terhandstelling wordt sinds het vorige inspectiebezoek aan patiënten die reeds zijn opgenomen in het digitale dossier van Botica Sabana gevraagd of men de afgelopen periode geneesmiddelen elders heeft gehaald. Vervolgens worden de gegevens opgezocht in het digitale systeem van de apotheken van Via stempels met de teksten geen patiënt of geen actieve medicatie wordt vastgelegd dat er is gekeken in het digitale systeem van de apotheken van maar er geen relevante gegevens zijn. Indien er wel relevante gegevens zijn gezien in, dan wordt er een print gemaakt van het medicatieoverzicht en worden relevante geneesmiddelen overgenomen. Bij het aanschrijven als dienstrecept met zorgverzekeraar niet-zvk wordt in aangegeven dat het een terhandstelling van (met de duiding: via betreft en wat de theoretische einddatum is. Overigens wordt bij het aanschrijven van deze elders geleverde geneesmiddelen gekozen voor een aantal dat tenminste overeenkomt met de theoretische einddatum als aangegeven in Deze werkwijze is ook opgenomen in een nieuwe werkinstructies, namelijk 16.1 Werkinstructie Receptgang en kon worden getoond tijdens het inspectiebezoek. Bij deze werkwijze zijn niet alleen apothekersassistenten betrokken, maar ook apotheekhulpen. Zie ook toelichting bij 1 en Medicatleoverzicht Verbetermaatregel rapport mei 2016: Op verzoek van andere zorgverleners verstrekt Botica Sabana tijdig (binnen 24 uur) een compleet en actueel medicatieoverzicht. Het overzicht bevat niet alleen het huidige geneesmiddelengebruik (inclusief eventuele terhandstellingen door collega-apothekers), maar ook informatie over bekende contra-indicaties en allergieën/intoleranties. Bevindingen bezoek 24 oktober 2016: Volgens opgave is met de andere apotheken afgesproken dat men bij elkaar de patiëntendossiers kan raadplegen en dat de eigen apotheek van een incidentele patiënten actief wordt geïnformeerd over een terhandstelling middels een faxbericht. Volgens opgave heeft Botica Sabana nog geen faxformulieren aan één van de andere apotheken gezonden of van deze ontvangen. Overigens is de digitale inzage door de andere apothekers beperkt tot de afleverhistorie en geeft de inzage-functie geen informatie over eventuele bekende contra-indicaties en allergieën/intoleranties. Deze functionaliteit zal, volgens opgave, op korte termijn wel zijn gerealiseerd. Deze werkwijze is recent ingevoerd en daarmee niet (volledig) aantoonbaar tijdens het inspectiebezoek van 24 oktober Bij de overdracht van medicatiegegevens aan andere zorgverleners kan een Excell-overzicht worden gemaakt van de, in, aanwezige medicatiegegevens. Het betreft dan een overzicht van het actuele geneesmiddelengebruik, en afleverhistorie, zonder informatie over eventuele contra-indicaties en allergieën/intoleranties. Zie ook opmerkingen bij 1, 2 en 7. Bevindingen bezoek 19 januari 2017: Met de andere apotheken is afgesproken en gerealiseerd dat men bij elkaar (een uittreksel van) de patiëntendossiers kan raadplegen. Deze digitale inzage in de dossiers van Botica Sabana door de apothekers van is beperkt tot de Pagina 9 van 10

10 afleverhistorie van 3 maanden en geeft inmiddels ook informatie over eventuele bekende contra-indicaties en allergieën/intoleranties. Br de overdracht van medicatiegegevens aan andere zorgverleners kan, via een Excell-overzicht worden gemaakt van de aanwezige medicatiegegevens. Het betreft dan een afleverhistorie, zonder informatie over eventuele contra indicaties en allergieën/intoleranties. Als er een overzicht wordt geprint via zijn bekende allergieën/intoleranties wel beschikbaar, naast en afleverhistorie van 3 maanden. In de apotheek zijn geen afspraken gemaakt, welk systeem moet worden gebruikt voor het genereren van een medicatieoverzicht. Zie ook opmerkingen bij 1, 2 en 6. D.]. (Dirk) van der Plas, arts Inspectie voor de Gezondheidszorg inspector healthcare for Bonaire, Sint Eustatius and Saba Pagina 10 van 10