Verslag Algemene Ledenvergadering Zingen en Zo op 8 april 2019

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering Zingen en Zo op 8 april 2019 Aanwezig : 31 van de 42 leden Verslag: Marjan van den Heuvel 1. Opening: We zingen zoals gebruikelijk het lied On Children waarna Peter de vergadering opent. Met hartelijke dank en gezongen felicitaties voor de twee jarigen Liesbeth en Betty, en daarnaast aan Marloes, die samen de overheerlijke traktaties hebben verzorgd. 2. Definitieve vaststelling agenda Er zijn geen punten toe te voegen. 3. Verslag ALV 12 maart 2018 Pag 1: geen opm. Pag 2: geen opm. Pag 3: geen opm Pag 4: n.a.v.: Hylkje vraagt naar iemand met ervaring in het bestellen van spandoeken/banners. Peter, Caro en Marijke geven aan wel wat ervaring te hebben. Zij zullen met Hylkje een projectgroep spandoek vormen en in overleg gaan. Pag 5: geen opm. Pag 6: geen opm. Pag 7: Peter meldt dat ook hij gedoneerd heeft. Waarop nog even een applaus voor al diegenen die als donateur hebben bijgedragen. Pag 8: geen opm. Waarmee dank voor het verslag aan onze vorige secretaris Monique 4. Jaarverslag 2018 en overwegingen van Douwe. Pag 3: geen vragen/opmerkingen Pag 4: Hylkje: Betsy is penningmeester én lid van het A-team Pag 5: geen vragen/opmerkingen Pag 6: geen vragen/opmerkingen Pag 7: geen vragen/opmerkingen Corrie geeft een compliment voor de leuke vormgeving met wat illustraties N.a.v. de overwegingen Douwe: Peter: geeft aan dat hij het heel positief benoemt

2 Betty: Douwe geeft wat voorzichtig aan dat hij last heeft van de onrust en het lawaai. Ze pleit voor wat meer discipline om te beginnen. Ook bij het concert zouden we het meer kunnen doen. Of iemand zou het initiatief moeten nemen. Peter: voegt nog toe dat hij het ook tijdens het repeteren mist. Liever niet zoveel tussendoor praten maar de aandacht bij Douwe hebben. Jan: geeft aan dat het praten tussendoor niet altijd helemaal zonder reden is. Er wordt wel over de zojuist gerepeteerde stukken gepraat. Kortsluiten zou moeten kunnen. Het zal al veel schelen als we letten op het binnenkomen en snel de aandacht richten op Douwe. De suggestie van om de stilteoefening van Betty weer invoeren voor de concerten is door Douwe afgehouden omdat naar zijn idee de energie dan wat erg rustig is. Hylkje: geeft aan dat voor de concerten eigenlijk een regisseur nodig is. Iemand die knopen doorhakt en zegt, nu repeteren, nu beginnen. Het is nl niet de sterkste kant van Douwe. Peter wil dit wel doen. En als Peter er niet is geeft Peter het door aan een van de bassen die het over neemt. Inge geeft aan dat we wel even moeten peilen of iedereen last heeft van dat wat Betty inbrengt. We besluiten sowieso rekening met elkaar te houden, want als er mensen last van hebben is dat fijn voor hun, daarnaast gaan we letten op onze discipline. Paulien: voegt toe dat het soms ook andersom weleens lastig is als Douwe ineens een heel verhaal begint af te steken, haalt de energie uit het koor. Dit is overigens al eens besproken in het overleg met hem en Jorick. Peter vat bovenstaande samen, en we gaan naar punt Financiën De kascommissie verleent decharge aan de penningmeester. Robbert gaat nu uit de commissie, Michel gaat hem vervangen, de kascommissie bestaat daarmee uit Anneke en Michel. Toelichting op de jaarcijfers 2018: - Betsy geeft aan dat we een klein beetje interen, we willen wel graag een buffer van 5000 euro houden. - stropdassen moet zijn bretels - Er wordt toegelicht waarom vorig jaar de subsidie minder was. Dit heeft te maken met een rekenvergissing waar we helaas niet meer op terug konden komen. Betsy heeft een bezwaarschrift ingediend, en is met Marjan naar een hoorzitting geweest, maar de gemeente gaf/had geen ruimte om het te herstellen. Helaas. - Er ontstaat een gesprek over hoe de inkomsten wat te verhogen. We zijn wat gekrompen in het ledenbestand. De drempel is wat hoger geworden door het niveau van het koor en de stemtest. We zouden ook kunnen bezuinigen op repetities door bijvoorbeeld in de vakanties niet meer te repeteren. Dat betekent per avond al 170 euro.

3 - De stemtest komt uitgebreid ter sprake. Het is een drempel, maar we willen dat ook houden vanwege de kwaliteit van het koor. De vraag is hoe serieus is de drempel, zijn er echt zoveel mensen die afvallen? Siemona zal eens kijken wat werkelijk de cijfers zijn. - Femke doet de suggestie om in ieder geval via de media weer wat actiever te werven. - Betsy licht nog even de financiën van de laatste concerten toe. Er zijn geen grote inkomsten. Er is van Hylkje nog het voorstel om elk lid verplicht twee kaarten te laten kopen, die dan door diegene kan worden verkocht. Dit geeft nogal wat discussie. Het bestuur neemt dit mee. - Paulien geeft aan dat de locatie ook wat meer uitnodigend kan zijn doordat er bijvoorbeeld biertjes of wijntjes worden geschonken. Caro geeft aan dat die locaties ook weer duurder zijn in huur, dus netto niet méér opbrengen Pauze 6. Plan van aanpak 2019 Pag. 8: - Inge: mist de repertoirelijst in de bijlage. Klopt, de lijst staat op de website onder stukken. - Caro: de lijst zal worden toegevoegd bij de nieuwsbrief die er aan komt. - Jan: &Zo gedeelte: jammer dat de choreografie soms op het laatst moet worden aangepast aan de locatie van het optreden. Corrie geeft aan dat ze met Edith hierover al heeft nagedacht en voortaan eerst de locatie gaan verkennen en dan &Zo daarop afstemmen. Met Margot op de achtergrond willen Corrie en Edith het &Zo graag voor het koor blijven doen. - En dit over een jaar evalueren. Voorstel dat per stemgroep wordt geëvalueerd en de stemgroepleiders verslag doen aan Corrie en Edith. Het koor juicht dit toe. - Betty wil graag dat we wat meer tijd en vooral op tijd aandacht geven aan het &Zo gedeelte. Berend en Marijke zijn het daarmee eens, en stellen voor dat we eens per 7 weken hier extra aandacht aan besteden tijdens de repetitie of dit voor de repetitie te doen zonder Douwe. Ook Hylkje is voor vroeger beginnen met wát we zingen en welke &Zo erbij hoort. Belangrijk ook om deze ideeën mee te nemen naar de evaluatie met Douwe. Voorstel is dat Douwe structuur geeft door in het begin bij een nieuw nummer aan te geven: wanneer moet de tekst uit het hoofd, hoe wil hij het gezongen hebben en wanneer beginnen we met & Zo erbij? Een soort tijdpad dus. - De kleur GEEL is in de tekst weggevallen maar hoort er echt bij!! - Kleding is nu duidelijk. Pag.9: - Gesprek over frequentie van de repetities: het bestuur wil wat bezuinigen door niet meer in de kleine vakanties te repeteren. Voorstel is om in de herfstvakantie, de voorjaarsvakantie en één keer in de meivakantie niet meer te repeteren. Tenzij het

4 dringend noodzakelijk is in verband met een komend optreden. Zoals nu 2 e Pinksterdag generale repetitie voor Penduka. Op die dag repeteren we overigens de laatste jaren steeds wel. - Het gesprek gaat nu vooral over de repetities, hoe kunnen we én voortgang houden en niet alle aandacht alleen maar op de nieuwe nummers houden. - Evaluatie stemgroep-repetities: de verwachtingen en ervaringen zijn wat wisselend, Douwe is erg gericht op afstemmen in de klank per stemgroep. De vraagt rijst of het echt veel effect heeft in het koor. Wat je in die drie kwartier bereikt, beklijft het? Iedereen vindt het wel leuk om te doen, maar hoe groot is het effect, vragen veel mensen zich af. De kosten worden nu hoofdelijk omgeslagen. De vraag is gaan we zo door 2x per jaar? Iedereen is het er mee eens. Er wordt voorgesteld hier een contributieverhoging van te maken. Dat zou kunnen maar niet in deze vergadering, dat kan een voorstel worden voor de volgende ALV. Pag. 11: - Monique merkt op dat Arja niet bij naam genoemd wordt in haar activiteiten voor de website. Dit is in het kader van de AVG, in formele stukken zoals jaarverslag en plan van aanpak wordt dit niet gedaan. - Inge vraagt zich af hoe de info over het overleg met Douwe en Jorick wordt gecommuniceerd. Siemona stuurt het verslag naar de stemgroepleiders die het dan verspreiden. Dit gebeurt blijkbaar niet altijd. Daarom het voorstel om het rechtstreeks naar de leden te sturen om ruis te voorkomen. 7. Benoeming bestuur Het bestuur neemt afscheid van Siemona en Caro en bedankt ze met een bos bloemen. Ze zullen beiden rond de zomer hun plaats afstaan aan Herma en Ivonne die hun taken over zullen nemen, Ivonne neemt Siemona s taken (stemgroepleiders en nieuwe leden) over en Herma neemt Caro s taken (het A-team) over. Corrie en Edith nemen van het A-team het &Zo gedeelte over. 8. Rondvraag Ann: Graag op volgende ALV de contributieverhoging op de agenda Hans: Ideetje van Caro en Hans: is het leuk om op 30 juni de partners meekomen en er een paar nummers worden gezongen. En partners een kleine donatie geven? Corrie: 3 juni half uur eerder en ook echt even de opstelling van de piano meenemen. Betty: Bedankt Marloes voor de heerlijke taart Marijke: Eelsk had krukjes voor de kleinere mensen. Is het mogelijk een idee voor ons? Femke: Voorstel voor een PR foto hier voor het Poortershoes, in de kleuren van Zingen& Zo. Fotograaf kortsluiten met Caro, die een vriend heeft die vlakbij woont en het koor al eerder heeft gefotografeerd. Monique: regelt een extra BBQ voor 30 juni

5 Piet: Jan: voelt dat er een financieel spanningsveld ontstaat wanneer we als koor/bestuur besluiten nemen over aantal repetities. Hij wil er voor pleiten dit in overleg te doen met Douwe en Jorick, keuzes in aantallen avonden treffen hen rechtstreeks in hun portemonnee. Wil daar g raag aandacht voor van het bestuur. doet een voorstel voor actief leden werven. Veel meer persoonlijk benaderen, kijk om je heen en benader mensen persoonlijk. Betsy vult aan: er is een pagina met info op de website: vrienden van Zingen&Zo, met info en een aardigheidje als je vriend wordt. 9. Afsluiting Peter sluit de vergadering en dankt iedereen voor zijn aanwezigheid en bijdrage. Groningen, april 2019