Onderwerp: Gemeentelijke pagina s in magazine Westvoornaer (formule & werkplan)

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Onderwerp: Gemeentelijke pagina s in magazine Westvoornaer (formule & werkplan)"

Roeland Jansen
7 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS Kenmerk: Sector: Middelen Team : Bestuur, Communicatie & Organisatie Onderwerp: Gemeentelijke pagina s in magazine Westvoornaer (formule & werkplan) Besluit: 1. In te stemmen met de formule van de zes gemeentelijke pagina s in magazine Westvoornaer. 2. In te stemmen met het werkplan om ieder kwartaal de gemeentelijke pagina s te realiseren. 3. In te stemmen met de kosten van ca euro voor het inzetten van een tekstschrijver per uitgave. 4. In te stemmen met de kosten van ca euro voor het evalueren van de Westvoornaer medio Aanleiding Portefeuillehouder: A.L. van der Meij Vertrouwelijk: Raadscommissie OR/GO Raad datum 1

2 In april 2016 verscheen het eerste exemplaar van de Westvoornaer. In juni is het tweede nummer verschenen. Om in de toekomst meer eenheid in de artikelen en meer structuur in de wijze waarop de artikelen worden samengesteld te krijgen, is een formule van de zes gemeentelijke pagina s opgesteld. Deze formule wordt in dit B&W-advies beschreven. 2. Argumenten Na twee keer het proces van een uitgave te hebben doorlopen, is het goed om een en ander op papier te zetten en te laten vaststellen. Zo kan de productie van de volgende nummers meer gestructureerd verlopen en tot inhoudelijk betere artikelen leiden. Bovendien kunnen de zes pagina s die de gemeente inkoopt in de Westvoornaer zo beter aansluiten bij de doelstelling die de Westvoornaer nastreeft. Deze doelstelling luidt: Waarborgen van de plaatselijke authenticiteit en bijdragen aan het bevorderen van cohesie binnen de samenleving van Westvoorne. Ook is dan voor iedereen duidelijk wat we als gemeente met de pagina s beogen. 3. Aanpak/uitvoering Gegevens over het magazine De Westvoornaer: Oplage: 750 stuks Frequentie: 4 x per jaar Formaat: 210 x 270 mm Omvang: 48 pagina s (12 pag advertenties/36 redactioneel) Papier: 90 grs houtvrijmc gesatineerd, met FSC-keurmerk Druk: full colour (4/4) Afwerking: geniet gebrocheerd Voor de komende uitgaven van het magazine wordt de volgende formule voor de gemeentelijke pagina s voorgesteld: Doelstelling van de 6 gemeentelijke pagina s Kenbaar maken van gemeentelijke inspanningen om het woon- en leefklimaat in Westvoorne constant te verbeteren. Westvoorne als woon-, leef-, recreatie en werkgemeente meer en beter op de kaart zetten. Verbinden van inwoners en ondernemers (trots kunnen zijn op Westvoorne). Doelgroepen Ondernemers; Recreanten; Mensen die in Westvoorne wonen of hier willen komen wonen; Inwoners en hun leefomgeving. Communicatie-boodschap Hoe mooi het wonen is in Westvoorne (voor zowel de huidige als potentiële inwoners). Hoe leuk het recreëren is in Westvoorne (voor zowel inwoners als toeristen). Hoe fijn het werken is in Westvoorne (voor ondernemers). De focus ligt vooral op het wonen en recreëren. Ondernemers komen namelijk ook ruim aan bod op de overige pagina s van het blad. Soort artikelen Gericht op promotie gemeente (be good and let people talk about it!). In plaats van zelf het verhaal te vertellen heeft het meer kracht en overtuiging als je een ander laat vertellen hoe goed je als gemeente bent. Laat inwoners, ondernemers en recreanten aan het woord. Koppel hun verhaal aan een stukje visie/beleid van de gemeente en licht die visie/beleid toe in een kader bij het artikel. Gericht op lange termijn visie (beleid/visie). Gericht op communicatie met burgers en meer inbreng door burgerparticipatie (politiek speerpunt nr. 1). 2

3 Artikel moet interessant zijn voor minstens één van de doelgroepen. Opzet artikelen Drie hoofdartikelen (verspreid over 2 pagina s), die ingaan op inhoud/proces. Met daarnaast kleinere (sub-)artikelen die ingaan op voorbeelden, toepassingen, verdieping of toelichting. In deze (sub-)artikelen kunnen heel goed inwoners, ondernemers en toeristen aan het woord gelaten worden over het betreffende onderwerp. Naar mate de tijd vordert, is het idee om juist in het hoofdartikel de inwoners, ondernemers en toeristen aan het woord te laten. En in de kaders de gemeentelijke visie/beleid toe te lichten. Verhalen van mensen uit het veld zijn geloofwaardiger en worden beter gelezen. Dit draagt ook bij aan de insteek: be good and let people talk about it! Bij het artikel over recreëren kan telkens een korte evenementenkalender worden geplaatst (van de evenementen in de gemeente die in het kwartaal dat de Westvoornaer verschijnt plaatsvinden). Soort beeldmateriaal Zoveel als mogelijk uit eigen gebied, met herkenbare gebouwen/elementen. Indien mogelijk met een levend element (zoals mensen). Beeldmateriaal met emotie. Als er mensen herkenbaar op staan dan het liefst mensen uit eigen gemeente. Schrijfstijl De schrijfstijl moet passen bij de doelgroepen en de algehele tone-of-voice van het blad (een luchtige vlotte schrijfstijl). Het moet lekker weglezen, maar mag gezien de omvang van de artikelen wel enige diepgang hebben. De schrijfstijl moet aansluiten bij de schrijfwijzer zoals deze is opgesteld en wordt gehanteerd binnen de gemeente. Verspreiding Het magazine wordt (gratis) huis-aan-huis verspreid in de gemeente Westvoorne. Daarnaast is het verkrijgbaar op verschillende, openbaar toegankelijke locaties binnen de gemeente (De Meander, De Merel en De Man). Ook bij het toeristisch informatiepunt en op campings, hotels en andere recreatieve verblijven is de Westvoornaer verkrijgbaar. WERKPLAN / STAPPENPLAN Om per kwartaal de zes gemeentelijke pagina s te realiseren wordt het volgende werkplan voorgesteld: Stap 1) bepaling onderwerpen Team Communicatie zorgt voor inventarisatie van onderwerpen, legt map aan waarin ideeën voor artikelen worden verzameld. Ideeën worden opgehaald bij de collegeleden en via het managementteam (focus op recente ontwikkelingen en uit te dragen boodschappen). Team Communicatie stemt de geïnventariseerde onderwerpen onderling af. Daarbij wordt rekening gehouden met: o dat alle drie de doelstellingen aan bod komen; o dat er voor alle doelgroepen een interessant onderwerp bij zit; o de overige onderwerpen in het blad; o de onderwerpen die in vorige nummers stonden; o toekomstige ontwikkelingen/projecten die gaan spelen; o externe ontwikkelingen; o het seizoen. De voorgestelde onderwerpen worden uitgewerkt tot een briefing (waarin onder meer duidelijk wordt vermeld wat het beoogde communicatiedoel van het artikel is). De briefings van de voorgestelde onderwerpen worden vastgesteld in B&W-vergadering. Stap 2) schrijven artikelen Team communicatie zorgt dat met de vastgestelde briefings een tekstschrijver aan de slag kan. 3

4 Om de schrijfstijl te vinden, die het best bij de gemeente past, zullen voor de eerste paar uitgaven van de Westvoornaer verschillende tekstschrijvers worden benaderd. Let wel, per uitgave wordt één tekstschrijver aan het werk gezet. Dit zorgt voor eenduidigheid in de schrijfstijl per uitgave. Na uitgave nummer 6 (medio 2017) zal op basis van de gepubliceerde artikelen (resultaat) een tekstschrijver worden geselecteerd waarmee op langere termijn een samenwerking kan worden aangegaan als het gaat om het schrijven van artikelen voor de Westvoornaer. Voor het inzetten van een tekstschrijver moet op ca ,00 per uitgave worden gerekend. Stap 3) beeldmateriaal bij artikelen zoeken Afgesproken is dat de gemeente zelf foto s aanlevert bij de artikelen. Dit kunnen foto s zijn uit de eigen beeldbank of foto s die speciaal gemaakt worden voor deze uitgave (bijv. tijdens interview). Eventueel kan ook gebruik gemaakt worden van de beeldbank van de uitgever en stockfoto s. Stap 4) Eerste redactieslag artikelen Team Communicatie voert de eerste redactieslag uit over de artikelen (indien geschreven door Bastion X of externe schrijver). Na eerste redactieslag gaan de artikelen ter goedkeuring naar de collegeleden (inhoudsverantwoordelijken) en de ambtenaren (inhoudsdeskundigen) die feitelijke informatie hebben aangeleverd voor een artikel. Na doorvoering van de tekstuele wijzigingen worden de artikelen naar Bastion X gestuurd voor opmaak. De opgemaakte pagina s gaan ter goedkeuring (enkel voor het gebruikte beeldmateriaal en de headers/koppen) naar de collegeleden. Stap 5) Goedkeuring drukproef Na goedkeuring van drukproef door de collegeleden kan de Westvoornear richting de drukker. Definitieve drukproef in pdf-formaat wordt doorgestuurd naar iedereen van team communicatie inclusief het teamhoofd BCO en naar B&W en MT zodat zij op de hoogte zijn van de artikelen en gesteld staan voor eventuele vragen van buitenaf. Stap 6) Verspreiding Bastion X verzorgt de verspreiding huis-aan-huis in Westvoorne. Op het gemeentehuis worden 75 exemplaren afgeleverd voor interne verspreiding en verspreiding over de externe locaties van de gemeente (De Man, De Merel en De Meander). Planning Nummer 4 zal eind november verschijnen. In 2017 verschijnt het magazine medio maart, medio juni, medio september en begin december. 4. Communicatie/Burgerparticipatie/Servicepunt Na goedkeuring van dit document zal de formule van de gemeentelijke pagina en het werkplan op intranet worden geplaatst. Voorgesteld wordt om medio 2017 het blad inclusief de gemeentelijke pagina s te evalueren. Hierbij kan het burgerpanel worden ingezet. 5. Duurzaamheid De inhoud van dit advies geeft geen aanleiding voor een duurzaamheidsparagraaf. 6. Kosten, baten en dekking In de kadernota 2017 is voor de Westvoornaer structureel euro opgenomen. Dit is meegenomen in de begroting De kosten van het inzetten van een externe schrijver bedragen ca euro per uitgave en kunnen voor 2016 worden gedekt binnen het communicatiebudget / en voor 2017 op / Een mogelijke 4

5 inzet van het burgerpanel voor de evaluatie van het blad kost ca euro. Deze kosten kunnen worden betaald uit het communicatiebudget, / Risicomanagement en weerstandvermogen Er zijn geen risico s verbonden aan het inkopen van zes gemeentelijke pagina s in de Westvoornaer. 8. Toelichting - 9. Samenvatting - 5

Vergelijkbare documenten

AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS. Onderwerp: Hartveilig wonen

AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS. Onderwerp: Hartveilig wonen AAN BURGEMEESTER & WETHOUDERS Kenmerk: 137502 Sector: Inwonerszaken Team : Openbare Orde, Welzijn & Onderwijs Onderwerp: Hartveilig wonen Besluit: 1. In te stemmen met deelname aan het project Hartveilig