De HR Procesleider rapporteert aan de directeur Bedrijfsvoering

Transcriptie

1 Informatiebundel selectieprocedure bij aanwerving met aanleg van een wervingsreserve voor de functie van een voltijds, contractueel bestuurssecretaris (HR Procesleider) bij de hulpverleningszone Zuid-Oost. Algemene informatie Functietitel Directie Dienst Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Doel van de functie Bestuurssecretaris (HR Procesleider) Directie bedrijfsvoering HRM De HR Procesleider rapporteert aan de directeur Bedrijfsvoering A A1a-a2a Contractueel De HR procesleider vertaalt de specifieke juridische wetgeving van een hulpverleningszone in statuten en reglementen en vertaalt deze in efficiënte en effectieve procedures. De procesleider is bovendien verantwoordelijk voor het correct verloop van de besluitvorming (vakbondsoverleg, zonecollege en raad). De HR Procesleider beheert de personeels- en loonadministratie ism het sociaal secretariaat. Als leidinggevende zorgt de HR procesleider voor de ontplooiing van de teamleden. Specifieke informatie De hulpverleningszone Zuid-Oost (Oost-Vlaanderen) groepeert de 9 brandweerposten van Aalst, Denderleeuw, Erembodegem, Geraardsbergen, Lede, Moorsel, Ninove, Wetteren en Wichelen. Meer dan 500 vrijwilligers en beroeps ambulanciers en brandweerlieden staan 24/24 u. in voor de veiligheid van de inwoners van de steden en gemeenten Aalst, Denderleeuw, Erpe-Mere, Geraardsbergen, Haaltert, Laarne, Lede, Lierde, Ninove, Wetteren en Wichelen. Daarnaast bieden ook de administratieve medewerkers ondersteuning voor de verschillende posten. De HR Procesleider is verantwoordelijk voor de dienst HRM. Deze dienst valt onder de directie Bedrijfsvoering waar op termijn 17 VTE deel van zullen uitmaken. De HR procesleider geeft leiding aan een team van 5 personen.

2 Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte, een assessment center en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Om geslaagd te zijn in het schriftelijk gedeelte moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. Om geslaagd te zijn voor het assessment center dient de kandidaat geschikt bevonden te worden. Om geslaagd te zijn in het mondeling gedeelte moet de kandidaat een minimumscore van 60% behalen. Om geslaagd te zijn in de selectieprocedure dient men een algemeen resultaat van minstens 60% te behalen. Selectie onderdeel Schriftelijk gedeelte Assessment center Mondeling gedeelte Inhoud en timing Casus op basis van de functiebeschrijving. Op 40 punten Datum: 2 december 2016 Resultaat: geschikt of niet geschikt Tussen 21 december 2016 en 12 januari 2017 Inhoud: Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie, evenals van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein. Op 60 punten Datum: 26 januari 2017 Kandidaatstelling Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure 1. Belg zijn of burger van een ander land dat deel uitmaakt van de Europese Economische Ruimte of van Zwitserland; 2. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor men solliciteert. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uitreksel uit het strafregister. Het uitreksel mag niet ouder zijn dan één maand. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 3. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 4. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat moet vaststaan op het ogenblik dat bepaald is in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers op het werk. 5. voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van een master diploma, of een diploma van het hoger onderwijs van twee cycli dat gelijkgesteld werd met universitair onderwijs, of laatstejaarsstudent zijn.

3 Aan de voorwaarden bedoeld in punten 1, 3 en 6 moet voldaan worden op de uiterste inschrijvingsdatum voor deze selectie. Aan de voorwaarden bedoeld in punten 2, 4 en 5 moet voldaan worden op datum van de aanwerving. Kandidaatstelling: - diploma - CV Bij de kandidatuurstelling dient het CV en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd te worden (op sanctie van nietigheid). De kandidaturen kunnen ingediend worden via personeelsdienst.selecties@aalst.be Uiterste inschrijvingsdatum 2 november 2016 Inlichtingen Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst Personeel-Selecties, Werf 9 te 9300 Aalst. Telefoon: , personeelsdienst.selecties@aalst.be Functie-inhoud Resultaatsgebieden, doelstellingen en kerntaken 1 DIENSTVERLENING Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de hulpverleningszone, de dienstverlening als kernactiviteit permanent optimaliseren. Kerntaken Bewaken en (pro)actief bijdragen tot een uniforme, klantvriendelijke en kwalitatieve dienstverlening binnen het team volgens vastgelegde termijnen en intern opgestelde richtlijnen. Snel en accuraat reageren op vragen, klachten, (complexere) dossiers, met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd. LEIDINGGEVEN Binnen het kader van het algemeen personeelsbeleid van de hulpverleningszone, leiding geven aan de medewerkers, teneinde steeds over voldoende, competente en gemotiveerde medewerkers te beschikken, nodig voor het realiseren van de opdracht en de doelstellingen van het team. 1 Deze opsomming heeft geenszins de intentie om volledig te zijn. De functie kan dus ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

4 Kerntaken Aansturen en motiveren van de teamleden teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Voeren van (talentgerichte) plannings-, functionerings- en evaluatiegesprekken teneinde via de (persoonlijke) ontwikkeling van medewerkers en team te komen tot performant en duurzaam inzetbaar personeel. Instaan voor een evenwichtige taakverdeling binnen het team rekening houdend met iedereen zijn talenten en competenties teneinde een efficiënte en effectieve werking te kunnen garanderen. Teamoverleg organiseren en voorzitten teneinde de voortgang van de taken en dossiers op te volgen, de onderlinge betrokkenheid te verhogen en te zorgen voor een snelle interne communicatiedoorstroming. Medewerkers bijstaan & adviseren bij de afhandeling van dossiers teneinde te komen tot een uniforme werkwijze en kennisbeheer met het oog op een modeldienstverlening. COMMUNICATIE Via een permanente top-down en bottom-up communicatie het delen, verspreiden en vergaren van kennis, informatie en advies teneinde de organisatiebetrokkenheid van de medewerkers te verhogen. Kerntaken Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie binnen het team zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn. Opbouwen en onderhouden van een intern en extern netwerk om de werking van het team te optimaliseren en de expertise uit te breiden. KWALITEITSBORGING De nodige initiatieven nemen ivm kwaliteitszorg en kwaliteitsborging teneinde de doelstelling van de hulpverleningszone om zich te profileren als kwalitatieve dienstverlener, te bereiken. Kerntaken Bijdragen aan het uitbouwen van een kwaliteitsborgingsyteem met het oog op een uniforme, professionele en kwaliteitsvolle dienstverlening. Het omzetten van de voor het team geldende regelgeving in begrijpelijke procedures en processen voor het team, de eigen dienst en/of andere diensten met het oog op een (interne) klantgerichte kennisdeling. Strikt (laten) naleven van de vooropgestelde richtlijnen, procedures en kwaliteitsnormen, zowel individueel als op teamniveau teneinde te komen tot een uniforme dienstverlening en informatieverstrekking op diensten/of teamniveau.

5 BELEIDSADVIES Leveren van vaktechnische input en beleidsadviezen vanuit de praktijk en het zicht op algemene en nieuwe tendensen en wetgeving. Kerntaken Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren met het oog op een evidence based evaluatie van de eigen werking. Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied (juridisch/reglementair/inhoudelijk) en ervoor zorgen dat de eventuele veranderingen in wetgeving, reglementeringen en/of beleidsbeslissingen in praktische procedures omgezet worden met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening. In overleg met het de directeur het voorbereiden en opvolgen van het toegekende budget voor investeringen en exploitatie (binnen de beheers- en beleidscyclus) met het oog op een verantwoorde inzet van beschikbare middelen. PROCES- EN PROJECTOPTIMALISATIE Actief op zoek gaan naar procesmatige en projectmatige verbetermogelijkheden Kerntaken Het opzetten, opvolgen, actief deelnemen en/of de leiding op zich nemen van werkgerelateerde projecten enerzijds en anderzijds acties in het kader van procesoptimalisatie met het oog op het realiseren van de doestellingen. Verbeteracties uitwerken met het oog op een verbetering van de werkprocessen en een optimalisatie van de procesflow. Administratieve afhandeling van tijdsgebonden projectdossiers of deeltaken van projecten met het oog op een snelle en kwalitatieve dienstverlening met een zo kort mogelijke doorlooptijd. Interne contacten Externe contacten De HR Procesleider is een aanspreekpunt voor collega s, leidinggevenden, andere directies, Welzijn op het werk, leden van de zoneraad en zonecollege De HR Procesleider onderhoudt contacten met vertegenwoordigers van de vakorganisaties, hogere overheden, collega s van de andere hulpverleningszones, VVSG,...

6 Competentieprofiel Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis vakkennis mbt de processen waarvoor men als HR Procesleider eindverantwoordelijkheid draagt Verworven kennis of bereid zijn op korte termijn te verwerven doorgedreven kennis van de courante ICT-toepassingen basiskennis sociale wetgeving en wetgeving mbt de hulpverleningszone ( bereid zijn om op korte termijn doorgedreven kennis op te bouwen met betrekking tot sociale wetgeving, vakbondsoverleg en wetgeving met betrekking tot de hulpverleningszone ( algemene kennis van de andere HR-domeinen kennis van Peoplesoft en ev. andere softwarepakketten Competentiecluster: omgaan met informatie Informatie integreren Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies Een sluitende conclusie vormen op basis van de gemaakte synthese en gegeneerde alternatieven Gedragsindicatoren Weegt alternatieven tegen elkaar af om tot doordachte conclusies te komen Gebruikt informatie uit verschillende bronnen om tot coherente conclusies te komen. Competentiecluster: omgaan met taken Problemen oplossen Omgaan met en zelfstandig op lossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren.

7 gedragsindicatoren Merkt de problemen, verbonden aan zijn takenpakket, op en lost deze op. Baseert zich op zijn/haar ervaring om de juiste oplossing te kiezen. Competentiecluster: omgaan met medewerkers Medewerkers ontwikkelen Begeleiden van medewerkers in hun groei en gericht feedback geven aan medewerkers over hun functioneren (prestaties en ontwikkeling). Feedback geven: medewerkers inzicht geven in hun sterke en zwakke kanten; zowel wat betreft hun prestaties als ontwikkeling gedragsindicatoren Geeft advies aan medewerkers omtrent hun ontwikkelingsmogelijkheden. Laat toe dat medewerkers met vallen en opstaan nieuw gedrag uitproberen. Bewaakt de vooruitgang in de ontwikkeling van de medewerkers. Geeft zowel positieve als negatieve feedback op een gepaste manier. Leert medewerkers hun sterke en zwakke kanten kennen. Helpt de medewerkers hun functioneren in kaart te brengen. Competentiecluster: omgaan met relaties In team werken Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Ideeën en opvattingen op een open manier delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen. gedragsindicatoren Bespreekt problemen en dossiers met de andere teamleden om zo tot een oplossing te komen. Zet medewerkers en/of collega s aan om spontaan informatie en opinies uit te wisselen. Geeft het goede voorbeeld door zelf actief samen te werken en te communiceren met de teamleden.

8 Servicegericht handelen Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Het begeleiden van de klanten/burgers naar de meest opportune oplossing in functie van hun noden, door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven. gedragsindicatoren Begeleidt de klant naar de meest opportune oplossing op basis van zijn/haar kennis en ervaring. Overloopt samen met de klant de verschillende opties bij het zoeken naar de optimale oplossing. Onderhoudt op regelmatige basis contacten met zijn/haar klanten. Beïnvloeden Impact hebben, onderhandelen om tot een win-win situatie te komen en een publiek overtuigen. Een vooropgesteld doel bereiken door het hanteren van overtuigende argumenten, het aanvaarden van realistische compromissen, het realiseren van een win-win situatie. gedragsindicatoren Overtuigt anderen bij het verdedigen van zijn/haar voorstellen en ideeën. Zet anderen aan tot actie. Aanvaardt in onderhandelingen realistische compromissen voor het team. Creëert een constructieve sfeer om over moeilijke dossiers te onderhandelen. Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren Betrouwbaarheid tonen Integer handelen in overeenstemming met de verwachtingen van de organisatie, vertrouwelijkheid respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden. Eerlijk & integer handelen: vertrouwelijkheid respecteren en anderen op een eerlijke en integere wijze benaderen.

9 gedragsindicatoren Behandelt informatie met de nodige discretie. Behandelt anderen, in alle omstandigheden, op een eerlijke en rechtvaardige manier. Draagkracht Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek. De eigen emoties beheersen en erover waken dat negatieve emoties het functioneren niet aantasten. gedragsindicatoren Toont zelfvertrouwen bij het ondernemen van nieuwe of complexe acties. Laat zich niet gemakkelijk uit het lood slaan. Behoudt een positieve attitude ten aanzien van zijn/haar taken, zelfs wanneer de druk hoog is. Blijft ook in moeilijkere werkomstandigheden doelmatig handelen. Zichzelf ontwikkelen De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Continu leren: zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden of groei; leren uit fouten. gedragsindicatoren Neemt initiatief om kennis te verwerven door gebruik te maken van diverse middelen (lectuur, benchmarking, opleiding, seminaries, ) Volgt evoluties en schoolt zich bij volgens de professionele noden. Heeft een duidelijk beeld van zijn professionele evolutiemogelijkheden. Kent eigen competenties en beperkingen en is hier eerlijk over. Vraagt om feedback over zijn/haar gedrag en past dit aan indien nodig.

10 Objectieven halen Beschikken over de inzet, de wil en de ambitie om resultaten te boeken en de verantwoordelijkheid op zich nemen voor de correctheid van ondernomen acties. Resultaatgerichtheid tonen: resultaten genereren door doelgericht en binnen de beschikbare tijd acties te ondernemen. gedragsindicatoren Behaalt resultaten op lange termijn door hinderpalen te overwinnen. Behaalt resultaten met het team door vlot in te spelen op onvoorziene omstandigheden. Neemt tegenover de organisatie de verantwoordelijkheid op voor de kwaliteit van de geleverde expertise.