Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van clusterbeheerder personeelsbeheer Infobundel aanwervingsprocedure

Transcriptie

1 Selectieprocedure voor het aanleggen van een wervingsreserve voor de graad van clusterbeheerder personeelsbeheer Infobundel aanwervingsprocedure Selectieprocedure De selectieprocedure bestaat uit een schriftelijk gedeelte en een mondeling gedeelte. Elk gedeelte is eliminerend. Een kandidaat dient eerst te slagen in het schriftelijk gedeelte vooraleer hij/zij toegelaten wordt tot het volgende gedeelte. De kandidaat wordt hiervan op de hoogte gesteld. Om geslaagd te zijn, moet de kandidaat 60% van de punten behalen op elk onderdeel en 60% van de punten behalen op het geheel van de selectieproef. Selectie onderdeel Schriftelijk gedeelte (40 punten) Informatie Opdracht(en) op basis van de functiebeschrijving. Datum: 17 januari 2018 Mondeling gedeelte: presentatie + interview (60 punten) Voorafgaande persoonlijkheidsvragenlijst en een evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke vereisten van de functie en van zijn/haar motivatie en interesse voor het werkterrein. Datum: 6 februari 2018 (indien veel kandidaten tevens op 7 februari 2018) Voorwaarden voor deelname aan de selectieprocedure 1. Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de functie. Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Het uittreksel mag niet ouder zijn dan één maand; 2. De burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. Belg zijn of burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat; 4. Medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk; 5. Voldoen aan de vereiste over de talenkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 6. In het bezit zijn van ofwel een bachelorsdiploma, ofwel een diploma van het hoger onderwijs van één cyclus of daarmee gelijkgesteld of laatstejaarsstudent zijn..

2 Kandidaatstelling: hoe Kandidaatstelling: - CV en diploma Kandidaatstelling: uiterste inschrijvingsdatum De kandidaturen worden elektronisch ingediend via personeelsdienst.selecties@aalst.be. Bij de kandidatuurstelling dient een cv en een kopie van het gevraagde diploma gevoegd worden (op sanctie van nietigheid). 2 januari 2018 Voor meer inlichtingen kan u contact opnemen met de dienst P&O, team selectie en loopbaanontwikkeling, Werf 9, 9300 Aalst. Telefonisch: 053/ of via personeelsdienst.selecties@aalst.be Uw contactpersoon voor deze selectieprocedure is Sabine De Vulder.

3 Functiebeschrijving clusterbeheerder personeelsbeheer (HR officer) Algemene informatie Functietitel Cluster Dienst Team Plaats in de organisatie Niveau Weddeschaal Statuut Doel van de functie Clusterbeheerder personeelsbeheer (HR officer) Interne ondersteuning Personeel en organisatie Personeelsbeheer De administratief deskundige rapporteert aan het teamverantwoordelijke personeelsbeheer. B B1-B3 Contractueel Je bent het aanspreekpunt voor het beheer van personeelsaangelegenheden op dienstniveau. Waar de dossierbeheerders instaan voor het beheer van de personeelsdossiers van A tot Z, fungeer jijzelf als aanspreekpunt voor leidinggevenden inzake niet individueel gebonden personeelsvragen m.b.t. personeelsbeheer (bv. opmaak van werkroosters, ). Daarnaast stuur je een aantal dossierbeheerders operationeel aan. Je volgt de werkgerelateerde wetgeving op, vertaalt deze naar processen en informeert hierover het bestuur, de dossierbeheerders en andere diensten (arbeidswet, arbeidstijdwet, vakantiewetgeving,, ). Informatie over het team personeelsbeheer Het lokaal overheidsbedrijf Aalst bestaat uit alle diensten van stad en OCMW Aalst en telt zo n 1700 medewerkers. De dienst Personeel en Organisatie maakt deel uit van de cluster Interne Ondersteuning en bestaat uit volgende teams: - Team Loopbaanontwikkeling: dit team is verantwoordelijk voor het onthaal van nieuwe medewerkers, vorming, evaluatie, loopbaanontwikkeling, enzovoort. - Team Personeelsbeheer: dit team is verantwoordelijk voor de collectieve regelgeving en individuele personeels- en loonadministratie. - Team Selectie: dit team is verantwoordelijk voor de rekrutering en selectie. - Team Welzijn: dit team is verantwoordelijk voor het welzijn van medewerkers op de werkvloer.

4 Het team Personeelsbeheer bestaat uit 4 clusterbeheerders, 8 dosssierbeheerders, 2 administratief medewerkers, 1 juridisch expert en 3 personeelsleden verantwoordelijk voor de loonverwerking en pensioendossiers. Dit team focust op de processen m.b.t. de personeelsadministratie: op collectief vlak: rechtspositieregelingen, arbeidsreglementen, deontologische code, op individueel vlak: adviesverlening en administratieve verwerking.

5 Functie-inhoud 1 DOSSIERBEHEER Kerntaken Beheren van dossiers en gegevens met als doel ervoor te zorgen dat (interne en externe) processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet- en regelgeving worden gerespecteerd. Opvolgen en mee helpen van complexe personeelsdossiers Opvolgen van tewerkstellingsprojecten (startbaan, sociale maribel, ) Opvolgen van subsidiedossiers (VOP,.) Bijhouden en opvolgen van alle wetgeving inzake personeelsbeheer alsook bewaken van wettelijke termijnen indien van toepassing Uitwerken van processen en opvolgingssystemen zodat de dossierbeheerders op een efficiënte manier hun dossiers kunnen beheren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, overzichten, rapporten, contracten, besluiten COÖRDINATIE Coördineren, ondersteunen en bijsturen van medewerkers en teams om bij te dragen aan een kwalitatieve dienstverlening. Kerntaken Ondersteunen van medewerkers en teams(s), hen richting verbetering sturen en synergiën tussen medewerkers bevorderen Vanuit een overzichtsfunctie taken uitvoeren om de medewerkers/team(s) bij te staan en hierbij een efficiënt plan van aanpak opstellen en hanteren ADVIESVERLENING Vanuit jouw deskundigheid geven van een onderbouwd en kwalitatief advies aan verschillende interne en externe belanghebbenden met als doel goed geïnformeerde personeelsleden en een kwalitatieve dienstverlening. Kerntaken Dossierbeheerders en diensthoofden adviseren en begeleiden inzake complexe personeelsdossiers Snel en accuraat reageren op vragen en klachten inzake dossiers met het oog op een efficiënte en klantgerichte dienstverlening Informeren en sensibiliseren over alle aspecten van de sociale wetgeving, arbeidsovereenkomsten, arbeidsvoorwaarden, arbeidsreglement 1 De functiebeschrijving heeft geenszins de intentie volledig te zijn. De functie kan ook taken omvatten die niet in deze lijst zijn opgesomd.

6 PROCESBEHEER Uitwerken, bijsturen en evalueren van processen met het oog op een efficiënte werkwijze voor werknemers en optimale dienstverlening voor burgers. Kerntaken Meedenken over de vertaling van het HR-beleid naar concrete projecten en procedures Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten en verbeteracties lanceren inzake de werkprocedures Uitschrijven van werkprocessen Actief opzoeken van informatie en cijfers, bijhouden van wijzigingen inzake reglementering en op de hoogte blijven van en inspelen op tendensen Opvolgen van de evoluties binnen het expertisegebied en actief meewerken aan het omzetten in praktische procedures met het oog op de realisatie van een kwalitatieve, professionele en uniforme dienstverlening COMMUNICATIE Verzorgen van de interne en externe communicatie om via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. Kerntaken Als aanspreekpunt fungeren voor alle vragen in verband met de door jou beheerde materie (sociale wetgeving, arbeidsovereenkomsten,, ) Proactief expertise delen (presentaties geven, organiseren van infosessies, opstellen van documentatie,...) Contacten leggen en onderhouden met interne en externe partners PLANNING EN ORGANISATIE Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de eigen werkzaamheden en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Kerntaken Plannen, organiseren en structureren van het werk Stellen van prioriteiten in functie van de optimalisering van het werk Toezien op het naleven van deadlines en verbintenissen Interne contacten Externe contacten Alle stads- en OCMW-diensten VDAB, RVA, vakbonden, mutualiteiten

7 Competentieprofiel Competentiecluster: vakkennis Verworven kennis Wet op de arbeidsovereenkomsten Wetgeving met betrekking tot Vlaams Zorgkrediet en thematische verloven Te verwerven vakkennis Arbeidswet Arbeidstijdwet OCMW- en gemeentedecreet Rechtspositieregeling van de stad en OCMW Aalst Vakantieregeling lokale besturen Competentiecluster: omgaan met informatie INFORMATIE INTEGREREN Leggen van verbanden tussen verschillende gegevens, genereren van alternatieven en trekken van sluitende conclusies. Gedragsindicatoren Leggen van relevante en juiste linken tussen diverse gegevens met het oog op de integratie tot een samenhangend geheel Bedenken van meerdere alternatieven en deze actief delen Competentiecluster: omgaan met taken WERK STRUCTUREN Vormen van een sluitende conclusie op basis van de gemaakte synthese en gegenereerde alternatieven Structureren van het eigen werk door prioriteiten te stellen en een veelheid aan verschillende taken op een systematische manier uitvoeren. Gedragsindicatoren Bepalen en uitvoeren van de prioriteiten voor de eigen taken Afwerken van de eigen taken op een systematische manier en binnen de beschikbare termijn Uitvoeren van een veelheid aan verschillende taken op een georganiseerde manier PROBLEMEN OPLOSSEN Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren van de oplossing. Gedragsindicatoren Aanpakken van onverwachte situaties door de situatie te herkennen, te begrijpen en te verwerken Uitvoeren van de taken met een minimum aan begeleiding, op basis van eigen initiatief Binnen zijn/haar activiteitendomein en op basis van ervaring en kennis, verschillende opties op een objectieve manier afwegen en de best passende oplossing implementeren BESLISSEN Nemen van beslissingen op basis van (on)volledige informatie en doelgericht acties ondernemen om de beslissingen uit te voeren. Gedragsindicatoren Nemen van de juiste beslissing op basis van (on)volledige informatie, rekening houdend met de voor- en nadelen ervan en met de diverse opties die er zijn Ondernemen van acties, vertrekkende van een beslissing en

8 Competentiecluster: omgaan met medewerkers gericht op het realiseren van doelstellingen KENNIS EN INFORMATIE DELEN Tonen, overbrengen en delen van kennis, inzichten en werkwijzen. Gedragsindicatoren Anderen tonen hoe de dingen het best kunnen aangepakt worden door vaardigheden en technieken te demonstreren Anderen op een gestructureerde manier kennis en inzichten overbrengen Doorgeven van de eigen kennis en inzichten aan anderen via begeleiding op de werkvloer ONDERSTEUNEN Anderen begeleiden, een voorbeeldfunctie uitoefenen en hen ondersteunen in hun dagelijks functioneren. Gedragsindicatoren Fungeren als aanspreekpunt en anderen begeleiden in de uitoefening van hun functie Functioneren als voorbeeld binnen de eigen functie, zodat anderen kunnen leren op welke wijze het best taken en opdrachten worden aangepakt Anderen helpen indien nodig Competentiecluster: omgaan met relaties SERVICEGERICHT HANDELEN Interne en externe klanten op een transparante, integere en objectieve manier begeleiden, hen een persoonlijke dienstverlening leveren en constructieve contacten onderhouden. Gedragsindicatoren Op de eerste plaats stellen van de klanten/burgers en tegemoet komen aan hun noden door een snelle en persoonlijke service te leveren en hun klachten ernstig te nemen Begeleiden v. klanten/burgers naar de meest opportune oplossing in functie van hun noden door op een transparante, integere en objectieve manier advies te geven Onderhouden van constructieve contacten met de klanten/burgers waardoor een uitwisseling van informatie en/of diensten kan worden gegarandeerd SAMENWERKEN Groepsgeest creëren en bevorderen door zijn/haar mening en ideeën te delen en door bij te dragen aan de oplossing van conflicten tussen collega's. Gedragsindicatoren Op een open manier ideeën en opvattingen delen met anderen en hen ertoe uitnodigen hetzelfde te doen Creëren van teamgeest door het aanmoedigen van communicatie en door het bundelen van krachten Leveren van inspanningen om de spanningen met collega's te verminderen en actief zoeken naar een consensus Competentiecluster: omgaan met het eigen functioneren KWALITEITSVOL WERKEN Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te

9 geven, hoge kwaliteit na te streven en door te blijven doorzetten, ook in moeilijke situaties. Gedragsindicatoren Hanteren van kwaliteitsstandaarden door het werk te controleren op fouten en kwaliteit leveren, zelfs bij detailarbeid, duurzaam handelen Hoge eisen aan zichzelf stellen en aan de resultaten die gerealiseerd worden. Actief op zoek gaan naar nieuwe mogelijkheden Zich ten volle inzetten voor het werk dat men doet en steeds het beste van zichzelf geven Gepast en doelgericht reageren als men geconfronteerd wordt met moeilijke situaties STRESS BEHEREN Resultaatgericht reageren op stress, de eigen emoties controleren en constructief omgaan met kritiek. Gedragsindicatoren Doelgericht reageren en kalm blijven in stresserende werksituaties Beheersen van de eigen emoties en erover waken dat negatieve emoties het functioneren niet aantasten Aanvaarden van kritiek zonder defensief of vijandig te worden, na kritiek constructief verdergaan, zelfs als die kritiek niet terecht was, en er lessen uit trekken ZICHZELF ONTWIKKELEN De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen te maken. Gedragsindicatoren Actief plannen en beheren van de eigen groei in functie van mogelijkheden, interesses en ambities Kritisch in vraag stellen van het eigen functioneren Zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis eigen maken in functie van de professionele noden of groei, leren uit fouten