Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars d.d. 26 november 2015, stadion Galgenwaard te Utrecht

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars d.d. 26 november 2015, stadion Galgenwaard te Utrecht Aanwezig Bestuur Voorzitter Secretaris Penningmeester Bestuurslid Bestuurslid Erik Logtenberg Flip Keijzer Norbert van der Knaap Peter Dost Ewout de Graaf Leden 28 leden Notulen Secretariaat Vereniging van Registrars 1. Opening Voorzitter Erik Logtenberg (EL) opent de vergadering en heet de aanwezigen van harte welkom op deze tweede Algemene Ledenvergadering van de Vereniging van Registrars (VvR) van Hij vraagt goedkeuring voor de aanwezige externen (Margreth Verhulst, directeur VvR en Coen Vermeulen, secretariaat VvR). De vergadering gaat akkoord met de aanwezigheid van deze externen. De agenda wordt doorgenomen en vastgesteld. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Geen. 3. Vaststelling notulen ALV d.d. 13 maart 2015 De notulen van 13 maart 2015 worden zonder op- en/of aanmerkingen goedgekeurd. 4. Verslag vanuit het bestuur EL geeft aan dat de afgelopen periode de VvR met SIDN met name heeft gesproken over operationele dossiers. De strategische dossiers zijn afgelopen periode dan ook minder behandeld. De VvR heeft er bewust voor gekozen vanaf de oprichting op een later moment de strategische dossiers op te pakken en eerst een goede relatie met SIDN op te bouwen. Het bespreken van de strategische dossiers zal namelijk gevoelig liggen en tot discussie leiden. Enkele strategische dossiers zijn het governance model, de prijs van een domeinnaam, de besteding van de winst van de SIDN en het bestaan en het doel van de SIDN. Nu er een fundament is gelegd om ook de strategische meer gevoelige onderwerpen te kunnen bespreken, zal de VvR dit in 2016 dan ook oppakken. De discussies dienen namelijk uiteraard wel gevoerd te worden. EL geeft een toelichting op enkele behandelde operationele dossiers: - Registrar Score Card (RSC) Het programma is goed ontvangen en inmiddels nemen meer dan 200 registrars actief deel. De komende tijd breidt SIDN de RSC verder uit met twee nieuwe categorieën: datakwaliteit en veiligheid. In die laatste categorie zal vanaf 2016 ook de DNSSEC incentive ondergebracht worden. Binnen de RSC wil SIDN investeren in.nl, met loyale domeinnaamhouders en een stabiele en veilige.nl-zone als resultaat. Registrars kunnen voor elke domeinnaam een beloning ontvangen indien ze aan de basisnorm of plusnorm voldoen. De basisnorm is haalbaar, maar Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars 26 november 2015 Pagina 1

2 het doel is juist het verbeteren hiervan. De plusnorm is ambitieuzer. EL geeft aan dat het bestuur de RSC een goede ontwikkeling vindt. Bovendien is de VvR via de ComTech en de MarCom betrokken bij dit programma. - Positie resellers Doel is de positie en de rol van de reseller te verduidelijken. Hierbij worden de processen/communicatie van SIDN bekeken vanuit de rol van de reseller. Tevens is hierbij de discussie over de driehoeksrelatie van belang. - Prijselesticiteit SIDN heeft onderzoek gedaan naar de prijselasticiteit. SIDN heeft daarbij aangegeven dat de conclusie van het onderzoek is dat de prijs inelastisch is. Daarbij is er geen onderscheid in een zakelijke of particulier klant. Dus een prijsverlaging zorgt niet voor extra afzet. Een andere conclusie is dat bepaalde vormen van prijsdumping niet goed is voor de veiligheid van internet. EL merkt op dat dit een belangrijk onderzoek is, aangezien bij de invulling van het SIDN-fonds één van de sleutelargumenten namelijk de prijs voor een domein was. Opgemerkt wordt dat SIDN het geld dat over is op een zinvolle manier wil besteden via het SIDN-Fonds. De VvR is van mening dat de SIDN er echter ook voor kan kiezen het geld terug te geven aan de registrar als maatschappelijk verantwoord doel. EL geeft aan dat met de RvT is afgesproken het SIDN-Fonds te evalueren waarbij ook naar bovenstaande opmerkingen en onderzoek gekeken zal worden. - Strategisch plan Het bestuur heeft een strategisch plan opgesteld welke tevens aan de leden is toegestuurd middels een nieuwsbrief. Het bestuur geeft aan reeds gestart te zijn met de uitvoering van enkele activiteiten opgenomen in het strategisch plan. EL geeft een toelichting op de vier hoofdthema s van het strategisch plan: 1.SIDN Het belangrijkste is het verder verhogen van de kwaltieit van het.nl domein en de behartiging van de belangen van de Registrars met betrekking tot SIDN. Hiervoor blijft de VvR nauw samenwerken met SIDN via de commissies. Ook blijft de VvR kritisch ten opzichte van alle activiteiten en besteding van de winst. Het SIDN fonds moet optimaal benut worden voor Registrars en de domeinnaambranche. De VvR zal over het SIDN fonds informeren en Registrars stimuleren om aanvragen in te dienen. 2.Domeinnaambranche De VvR wil de domeinnaambranche een duidelijk gezicht geven en goed op de kaart zetten. Zo behartigt de VvR de belangen van de Registrars nog beter. De VvR doet dat richting bijvoorbeeld ICANN, andere top level domains, Den Haag en Brussel. Daarmee versterkt de VvR de positie van Registrars. EL merkt op dat de VvR ook breder kijkt dan enkel.nl. 3.Samenwerking De domeinnaambranche maakt onderdeel uit van een groter geheel, de internetbranche. De VvR werkt samen met andere organsiaties op overlappende dossiers. Hierdoor staat de VvR sterker en is de slagingskans van de lobby groter. Dit versterkt de loketfunctie voor de overheid en zet de VvR beter op de kaart. De VvR werkt actief samen met partijen als DINL (Stichting Digitale Infrastructuur Nederland), ISP-connect (Vereniging van Internet Service Providers) en DHPA (Stichting Dutch Hosting Providers Association). 4.Communicatie Verbetering van de interne- en externe communicatie van de VvR is van groot belang om de betrokkenheid van de achterban te vergroten en de activiteiten van de VvR te laten slagen. De VvR bereikt dit door nog beter en actueler te communiceren via de website en nieuwsbrieven. Later tijdens de behandeling van de begroting zal hier ook nader op worden ingegaan. Het bestuur heeft meer interactie met de achterban door middel van ledenbezoeken en een forum. Ook vindt eenmaal per jaar het Registrar Debat plaats, inclusief uitreiking van de RegiStar Awards. Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars 26 november 2015 Pagina 2

3 5. Vanuit de Commissies JurCom PD geeft een toelichting op enkele dossiers vanuit de JurCom: - Binnen de JurCom wordt gesproken over het vrijvallen van een domeinnaam uit quarantaine. Indien een domeinnaam vrijvalt, dient er vervolgens een eerlijk en transparant proces te zijn. Dit wordt nader besproken met SIDN. - Gesproken wordt over de termijn waarbinnen SIDN de eigenaar van een domein moet informeren indien iemand informatie over hem/haar heeft opgevraagd bij SIDN. SIDN wil dit aanpassen zodat niet alleen advocaten, notarissen, etc. toegang hebben. De VvR wil dat de termijn zo kort mogelijk is. Op dit moment ligt het voorstel van 14 dagen voor, waarop SIDN nog op terugkomt. - Terhandstelling algemene voorwaarden. In de praktijk blijkt dat het terhandstelling van de algemene voorwaarden vaak niet gebeurt door de registrars. SIDN en de JurCom kijken naar mogelijke oplossingen. Hierin wordt ook de positie/rol van de reseller in meegenomen. - In zijn algemeenheid wordt er gekeken naar de positie van de reseller in de verschillende procedures en communicatie. - Gesproken wordt over de opheffingsprocedure. Het moet namelijk in bepaalde situaties mogelijk zijn dat een domein kan worden opgeheven zonder instemming van de houder, zodat het domeinnaam teruggaat naar SIDN. SIDN werkt een voorstel uit dat in de JurCom nader wordt besproken. ComTech Ewout de Graaf (EdG) geeft een toelichting vanuit de ComTech. EdG geeft aan dat Tim Boormans Sebastiaan Assink heeft opgevolgd als voorzitter van de ComTech. Onderstaand een overzicht van enkele dossiers vanuit de ComTech: - RTO (testomgeving) Qua privacywet zit dit nog niet goed. Er wordt dan ook gekeken om periodiek te legen i.v.m. privacywetgeving gekopieerde data uit de liveomgeving. - DRS-rapportages o Rapportages via SFTP (api-achtige toegang) komt eraan. o Rapportages on demand laat nog even op zich wachten. SIDN denkt meer aan een optie om in te kunnen stellen op welke dagen en tijden je de rapportages gegenereerd wilt hebben. - DNSSEC-crawler: o Comtech is in overleg met SIDN over striktere validatie o ComTech is in overleg met SIDN over incentive op basis van validatiepercentage. - Zonefile: o SIDN bekijkt versnelling refresh zonefile om hier een refresh van 1 uur van te maken. Nu is het 2 uur. o Handles opschonen (kapotte / ontbrekende / onjuiste adresdata). SIDN wilt dit niet meer met tools doen o De spring cleanup en de notificaties tijdelijk uitzetten -functionaliteit wordt alsnog niet meer gebruikt. o SIDN gaat nu kijken om een data analyse te doen op correctheid van postcodehuisnummer-woonplaats en aanwezigheid van adres e.d. check. Niet of degene ook echt op dat adres woont. Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars 26 november 2015 Pagina 3

4 - Opheffingsproces: o Domeinnamen die niet meer betaald worden (SIDN stelt nog de concrete situaties vast waarvoor dit proces gebruikt mag worden). o Het gaat meestal om de gevallen die vanuit het verleden (drs4) of waarin in de algemene voorwaarden niet staat dat je een domeinnaam kunt verwijderen als een klant niet betaalt. Naast de JurCom kijkt ook de Comtech hiernaar. - Meldplicht datalekken - ComTech kijkt mee naar de Registrar Score Card voor het opnemen van meer meetpunten. MarCom Berend van Dalfzen (BvD) geeft een toelichting vanuit de MarCom. BvD stelt de commissieleden van de MarCom voor aan de ALV. BvD geeft aan dat op 17 april 2015 het VvR Registrardebat heeft plaatsgevonden waar ook de VvR RegiStar Awards zijn uitgereikt. Komend jaar wordt dit evenement wederom georganiseerd. De MarCom heeft enkele meetings per jaar met SIDN. Onderstaande enkele onderwerpen: - Onderzoek dienstverlening.nl. Aan het laatste onderzoek hebben 16 registrars deelgenomen. Handig aan dit onderzoek is dat je een scorekaart ontvangt hoe je klanten reageren ten opzichte van de branche. Dit geeft waardevolle informatie. Dit jaar bestond ook de mogelijkheid om zelf een aantal zaken voor te leggen. - Resellers in communicatie SIDN Dit is een onderwerp wat samen met de JurCom wordt opgepakt. - Positionering.nl. Veel registrars hebben meer dan alleen.nl, bijvoorbeeld.com,.eu, etc..uiteraard blijft.nl belangrijk, maar de MarCom kijkt dan ook breder. Gesproken wordt over dat SIDN een stand heeft bij bijeenkomsten van de KvK om aan te geven dat als je een bedrijfsnaam kiest en je wilt hemt vastleggen bij de KvK dat het dan goed is om eerst te kijken of de domeinnaam nog vrij is. De MarCom vindt dit een goed initiatief van SIDN. Opgemerkt wordt dat de VvR op zijn hoede moet blijven voor het feit dat SIDN direct sales activiteiten gaat ontplooien. - Deelname Werkgroep Registrar Score Card (+ Wouter de Vries, Raoul Oliemuller, Tom van Leeuwen) - Deelname Werkgroep.bv (+ Emiel Hoosemans, Tom van Leeuwen) - Ondersteuning bestuur met betrekking tot de algemene communicatie. Inmiddels is ook Margreth Verhulst aangesteld als directeur van de VvR en de MarCom geeft aan het als positief te ervaren dat de afspraken zijn aangescherpt en strakker worden nagekomen. - Aanpassing communicatieplan 2016 en zorgen dat dit wordt nagekomen. - Voorbereidingen VvR Registrardebat nieuwe opzet 2016: Dag van de Domeinnaam op 2 juni Beoordelen/bekijken marketingactiviteiten SIDN. Dit leidt soms tot pittige discussies met SIDN. Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars 26 november 2015 Pagina 4

5 6. Begroting 2016 Penningmeester Norbert van der Knaap (NvdK) geeft een toelichting op de begroting voor NvdK geeft per post een toelichting op de begroting. Aangegeven wordt dat de VvR al enkele jaren bespaart op de uitgaven, zodat binnen de begroting zelf ruimte wordt gecreëerd om het mogelijk te maken een directeur aan te kunnen aannemen. Ook in 2015 is er sterk op de kosten gelet, waardoor enkele posten van de begroting naar beneden toe kunnen worden bijgesteld. SIDN heeft dit ook geconstateerd en is zeer tevreden met deze manier van handelen van de VvR. Het signaal dat de VVR hiermee heeft afgegeven aan SIDN, wordt door de ALV als positief ervaren. NvdK legt aan de vergadering voor om ondanks de extra besparingen in 2015, de totale begroting voor 2016 gelijk te houden. Van de posten die naar beneden zijn aangepast kan dan een groot gedeelte ten goede komen aan de post communicatie, aangezien dit één van de speerpunten is uit het strategisch plan van de VvR om meer aan de interne en externe communicatie te doen. Het bestuur kan hier binnen de begroting dan budget voor vrijmaken. De voorgestelde begroting voor 2016 is gelijk aan die van 2015 en komt uit op EUR ,-. Er wordt dus alleen geschoven binnen enkele posten van de begroting. Voor deze begroting zou de VvR een kwartaalvergoeding aan SIDN in rekening moeten brengen van EUR ,-. Echter gezien de hoogte van het Eigen Vermogen kan een lager kwartaalbedrag in rekening worden gebracht, te weten ,-. De VvR heeft daarbij met SIDN afgesproken 20% van de begroting als buffer aan te houden. Aangezien er conform verwachting een negatief operationeel resultaat is, is er met SIDN afgesproken om het surplus aan EV niet in één keer terug te betalen, maar per kwartaal stapsgewijs via een aangepaste kwartaalvergoeding terug te betalen. De ALV vraagt waarom het surplus niet gebruikt wordt voor communicatie. NvdK geeft aan dat er reeds meer budget is voor communicatie. Het surplus volledig aanwenden zou niet verenigbaar zijn met de afspraken met SIDN. De begroting dient uiteraard wel sluitend te zijn. Met dank aan de heldere afspraken met SIDN verzekeren wij ons van voldoende budget en gezonde buffer. Als er nog meer nodig is voor communicatie, dan zal dat bij de begroting voor 2017 opgenomen en goed onderbouwd moeten worden. Immers gaat de begroting dan omhoog en moeten wij dat afstemmen met SIDN. De ALV vraagt of er nog een bedrag per registrar wordt gerekend. NvdK geeft aan dat dit niet meer het geval is en dat de berekening van de vaststelling van de bijdrage is omgedraaid. Er wordt nu gekeken naar wat er nodig is voor de VvR en dit wordt eenmaal per jaar omgeslagen naar een bijdrage per registrar. Opgemerkt wordt dat de wens is om in de toekomst zelfstandig financieel te kunnen opereren. De afhankelijkheid van SIDN is nu zeer groot. De VvR geeft aan dat dit inderdaad correct is, maar dat dit niet speelt in de samenwerking met SIDN. Bovendien wil ook SIDN een VvR, aangezien de VvR het registrarspeelveld vertegenwoordigd en een link is tussen de SIDN en de registrars. De ALV merkt op dat zij het zeer goed vindt dat er meer geld wordt vrijgemaakt voor communicatie. De ALV gaat unaniem akkoord met de voorgestelde begroting. (Besluit) 7. Aftreedschema Tijdens de laatste ALV is door de ALV verzocht naar het aftreedschema te kijken zodat voorkomen wordt dat er teveel bestuurders tegelijk moeten aftreden. Het bestuur presenteert dan ook een aangepast aftreedschema: Het schema wordt doorgenomen. De ALV gaat akkoord met het aangepaste aftreedschema (Besluit) Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars 26 november 2015 Pagina 5

6 EL geeft aan dat hij, gelet op een andere dienstbetrekking, per 1 januari 2016 zal stoppen als voorzitter van de VvR. Zijn positie van voorzitter van de VVR zal worden overgenomen door Flip Keijzer. In dat geval komt er wederom een bestuursfunctie vacant. Het bestuur zal dit op dat moment dan ook kenbaar maken, waarbij nog bekeken wordt of dit de rol van secretaris zal betreffen of dat deze intern door een ander bestuurslid wordt opgepakt. 8. Mutaties bestuursleden PD treedt conform het aangepaste aftreedschema af. De ALV bedankt PD voor zijn werkzaamheden voor de VvR. Aangegeven wordt dat PD wel zitting blijft hebben in de JurCom. Het bestuur stelt Martijn Kamphuis voor als nieuw bestuurslid. Martijn Kamphuis stel zich voor aan de ALV. De ALV gaat unaniem akkoord met Martijn Kamphuis als bestuurslid van de VvR. (Besluit) Martijn Kamphuis wordt in eerste instantie aangesteld als algemeen bestuurslid en vervolgens zal bekeken worden of hij de rol van penningmeester en de rol van bestuursverantwoordelijke van de MarCom van NvdK kan overnemen. Opgemerkt wordt dat de ALV de bestuursleden benoemt en het bestuur zelf intern de functies verdeelt. PD geeft aan dat indien EL nu stopt op 1 januari 2016 of het niet wenselijk is dat NvdK doorgaat tot 1 april Het bestuur komt hierop terug tijdens de ALV van april Rondvraag Gesproken wordt over het SIDN-Fonds. Aangegeven wordt dat indien registrars input hebben ter invulling van de activiteiten van het SIDN-Fonds, dit aangegeven kan worden bij het SIDN-Fonds. Het is daarbij van belang om tijdig plannen in te dienen. Gevraagd wordt of de VvR achter het SIDN-Fonds staat. De VvR geeft aan dat zij het er niet mee eens is dat het fonds is opgericht, maar op het moment dat het was opgericht heeft de VvR ervoor gekozen om er wel betrokken bij te zijn om via daarmee nog invloed uit te kunnen oefenen. Uiteraard blijft de VvR wel zeer kritisch op het SIDN-Fonds en de activiteiten. Binnenkort zal er een evaluatie plaatsvinden van het SIDN-fonds. Wido Potters geeft aan dat hij een aanvraag heeft ingediend bij het fonds welke ook is toegewezen. Wido Potters merkt op dat de aanvraag staat op Hiermee kan kennis genomen worden op welke manier een aanvraag goed kan worden opgezet. Gevraagd wordt of de beoordelingscriteria nog worden aangepast. De VvR geeft aan dat dit wellicht mogelijk is aan de hand van de evaluatie. Opgemerkt wordt dat het geld vanuit het SIDN-Fonds enkel ten goede moet komen van de registrars, aangezien zij ervoor gezorgd hebben dat dit geld aanwezig is. Opgemerkt wordt dat SIDN dit anders ziet, aangezien zij van mening is dat dit geld afkomstig is van de houders. 10. Sluiting De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun aandacht en inbreng en sluit de vergadering. Handtekening voor akkoord: Erik Logtenberg Voorzitter Flip Keijzer Secretaris Algemene Ledenvergadering Vereniging van Registrars 26 november 2015 Pagina 6