FASE 0 VOORBEREIDING VERDIEPING

Transcriptie

1 FASE 0 VOORBEREIDING VERDIEPING DOEL VAN SPP Strategische PersoneelsPlanning (SPP) heeft tot doel het bieden van inzicht in de toekomstige arbeidsvoorzieningsvraagstukken van uw organisatie c.q. een onderdeel van uw organisatie. Met andere woorden: Wat is de behoefte/vraag naar arbeid, nu en in de toekomst? Wat is de beschikbaarheid/het aanbod van arbeid, nu en in de toekomst? Welke verschillen tussen vraag en aanbod zijn er dan, nu en in de toekomst? Wellicht heeft u al een bepaald gevoel waar het in de toekomst gaat knellen. SPP helpt u bij het duiden van dit onderbuik -gevoel door het systematisch in beeld brengen van data en onderbouwen van de effecten van externe ontwikkelingen en interne (strategische) keuzes. De uitkomst van SPP is dus bijvoorbeeld inzicht in: een tekort aan c.q. een overschot van medewerkers voor bepaalde functies; de noodzaak om de kwaliteit van medewerkers te vergroten of andere kwaliteiten te ontwikkelen; het maken van keuzes over het inzetten van meer of minder flexibele medewerkers; de financiële consequenties van ontwikkelingen en keuzes. Deze inzichten vormen de basis voor gericht beleid en acties om issues op het gebied van personeelsvoorziening tijdig aan te pakken en oplossingen te realiseren. Alleen, maar wellicht ook in de samenwerking met andere bedrijven in de regio en/of sector, om een gezamenlijk standpunt te vormen richting overheid voor het stimuleren van de arbeidsmarkt en/of richting onderwijs om te borgen dat over drie jaar studenten op de arbeidsmarkt komen met de gewenste kwalificaties. HET SPP-MODEL: FASEN EN BOUWSTENEN De kern van het SPP-model (zie ook afbeelding) is gelegen in het duiden van: de formatie (= vraag naar arbeid in termen van aantal fte per functie): nu en in de toekomst; de bezetting (= aanbod van arbeid in termen van beschikbare medewerkers): nu en in de toekomst; FASE 0 VOORBEREIDING verdieping 1

2 confrontatie vraag en aanbod zodat discrepanties in beeld worden gebracht en dus oplossingen kunnen worden benoemd om (toekomstige) verschillen tussen vraag naar en aanbod van arbeid op te lossen. Daarbij kunnen verschillende aspecten van de formatie/bezetting worden onderzocht, namelijk: Kwantiteit, Kwaliteit, Kosten en Relatie (vast/flexibel) = K3R Het totale project omvat naast de voorbereiding drie fasen met ieder een of meerdere bouwstenen: Fase Inhoud 0. Voorbereiding Afbakening project 1. Formatie (= vraag naar arbeid) 2. Bezetting (= aanbod van arbeid) Bouwsteen 1: inventariseren huidige formatie Bouwsteen 2: toekomstscenario s Bouwsteen 3: toekomstige gewenste formatie ( dream team ) Bouwsteen 4: huidige bezetting, kwantiteit en kwaliteit en inzicht in de in-, door- en uitstroom (IDU) van medewerkers Bouwsteen 5: effecten op bezetting vanuit de externe arbeidsmarkt Bouwsteen 6: toekomstig verwachte bezetting 3. Confrontatie & oplossing Bouwsteen 7: confrontatie en discussie Bouwsteen 8: oplossingsrichtingen Fase 0 dwingt u om na te denken over de invulling en organisatie van het SPP-project in termen van de projectafbakening en de projectorganisatie. Een goede voorbereiding is bepalend voor het succes van het project en de waarde van de uitkomsten. Fase 1 is gericht op het in beeld brengen van de huidige en toekomstig gewenste formatie (= vraag naar arbeid). Bouwsteen 1 focust op de huidige formatie. Essentieel is de bedrijfskundige benadering vanuit de producten/diensten die op dit moment worden geleverd. Welke producten/diensten levert de organisatie/het onderdeel en welke functies leveren daarbij een bijdrage (direct en evt. ook indirect)? Bouwsteen 2 is gericht op het inventariseren van externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de toekomstige vraag naar arbeid. Essentieel daarbij is de focus op de impact van externe ontwikkelingen op de huidige producten/diensten-portfolio. Daartoe inventariseren we relevante externe ontwikkelingen, bijvoorbeeld op basis van een DESTEP-analyse, die van invloed zijn op de levering van producten/diensten in de toekomst: meer of minder of nieuwe producten. Door het inschatten van de kwantitatieve impact op product/dienstniveau wordt duidelijk welke impact dit heeft op de toekomstige formatie. Bouwsteen 3 is gericht op het inventariseren van de impact van interne ontwikkelingen en strategische keuzes op het voortbrengingsproces van de verschillende producten/diensten (het HOE ). Gaat uw organisatie het productieproces verder automatiseren, dan heeft dat effect op de benodigde formatie in kwantitatieve, maar wellicht ook in kwalitatieve zin. Of zijn er wellicht nieuwe functies nodig om nieuwe producten/diensten te gaan leveren? Daarnaast kunt u ook nog draaien aan knoppen, zoals de verhouding intern/extern personeel of bijvoorbeeld het vergroten van de productiviteit e.d. Fase 2 is gericht op het in beeld brengen van de huidige en toekomstige personele bezetting (= aanbod van arbeid). Bouwsteen 4 is gericht op het kwantificeren van de huidige bezetting in termen van aantallen, maar ook een verdere kwantificering naar leeftijdscategorieën, diensttijd of verblijfstijd in functie, relatieve salarispositie, deeltijd/voltijd e.d. Naast een kwantificering van de huidige bezetting benoemen we ook de kwaliteiten van huidige medewerkers in termen van performance en ontwikkelpotentieel. Tevens brengen we de in-, door- en uitstroom van medewerkers in beeld. In bouwsteen 5 benoemen we de factoren vanuit de externe arbeidsmarkt die van invloed zijn op de toekomstige beschikbaarheid van medewerkers. Een krappe arbeidsmarkt kan de instroom van medewerkers beperken en de uitstroom vergroten; in algemene zin, maar ook voor specifieke functies. FASE 0 VOORBEREIDING verdieping 2

3 In bouwsteen 6 duiden we dan de toekomstige beschikbaarheid van personeel, uitgaande van wat er nu is en de inventarisatie van in-, door- en uitstroomgegevens en de impact van de externe arbeidsmarkt. Een en ander in kwantitatieve zin, maar ook in kwalitatieve zin. Tenslotte is fase 3 gericht op confrontatie en oplossingen. In Bouwsteen 7 besteden we aandacht aan het analyseren van de verschillen tussen toekomstige vraag en aanbod. Deze confrontatie maakt duidelijk waar aandachtpunten zitten. Bouwsteen 8 gaat in op het benoemen van oplossingen door het aanpassen van het aanbod op de vraag (mobiliteit, duurzame inzetbaarheid e.d.), maar wellicht ook door het bijstellen van de vraag. Vervolgens kunnen organisaties gericht aan de slag met oplossingen, óf als organisatie zelf óf in de samenwerking met andere bedrijven in de regio en/of de sector. PROJECTAFBAKENING Het is van belang het SPP-project beheersbaar te houden en te borgen dat de uitkomsten ook echt aansluiten op uw vragen en dus meerwaarde bieden. De kunst is in te steken op het juiste niveau van abstractie. Een te gedetailleerde insteek vergroot de kans op verdrinken, in het proces en/of in de uitkomsten. Vandaar het belang om te komen tot een juiste afbakening van het project. Afbakening kan plaatsvinden door het focussen op bedrijfsonderdelen (bijvoorbeeld het primaire proces) in plaats van de gehele organisatie. Maar afbakening kan ook door het aanbrengen van het juiste abstractieniveau in de producten/diensten (bijvoorbeeld op productgroep-niveau in plaats van elk afzonderlijk product) en/of de te onderscheiden functies (bijvoorbeeld functiefamilies in plaats van elke verbijzonderde functie). Het succesvol doorlopen van het SPP-proces door een juiste afbakening levert een positieve ervaring op. Deze ervaring kunt u vervolgens inzetten voor aanvullend onderzoek naar andere bedrijfsonderdelen of op meer detailniveau. Voor een duidelijke afbakening zijn de volgende onderwerpen van belang: Waar voorziet u op korte termijn al mogelijke issues met de personeelsvoorziening: een verschil tussen vraag naar en aanbod van arbeid, in kwantitatieve en/of kwalitatieve zin? In hoeverre verwacht u dat externe ontwikkelingen of interne overwegingen/keuzes van invloed zijn op de toekomstige vraag naar arbeid (gaat u meer/minder of andere producten/diensten leveren en/of gaat u het voortbrengingsproces anders organiseren, waardoor andere functies/medewerkers nodig zijn)? In welke mate beschikt u over een duidelijke strategie c.q. heeft u inzicht in externe en interne ontwikkelingen van invloed op de vraag naar c.q. het aanbod van arbeid? Antwoord op bovenstaande vragen helpen u bij het afbakenen van het SPP-onderzoek, namelijk: Wordt de gehele organisatie onderwerp van onderzoek, of een deel daarvan (business unit, afdeling, discipline, locatie)? Welke producten/diensten brengt de onderzoekseenheid voort en op welk niveau van abstractie definieert u de producten/diensten? Op productgroep-niveau of elk afzonderlijk product/dienst? Antwoord op deze vraag wordt bijvoorbeeld bepaald door het effect van toekomstige externe en interne ontwikkelingen. Hebben deze ontwikkelingen een verschillend effect voor verschillende producten/diensten, dan is een onderscheid gerechtvaardigd. Enkele voorbeelden vanuit verschillende branches: Abstract niveau Machinebouwer Nieuwe machines Revisie bestaande machines Beheer/onderhoud machines Bouwbedrijf Woningbouw Utiliteitsbouw Nutsvoorzieningen Logistiek bedrijf Transport Logistiek Gedetailleerd niveau Nieuwe machine type 1, 2, 3 Revisie machine type 1, 2, 3 Beheer machine type 1, 2, 3 Laagbouw, hoogbouw, vrijstaand,. Kantoren, winkels, scholen, Energiecentrales, rioolwaterzuivering, Nationaal, internationaal transport Opslag, handeling, voorraadbeheer, FASE 0 VOORBEREIDING verdieping 3

4 Welke functies worden onderscheiden in het onderzoek? Afbakening vindt plaats door bijvoorbeeld de nadruk te leggen op alleen de primaire functies betrokken bij de voortbrenging van de benoemde producten/diensten. En ook dan kan nog een verdere mate van abstractie plaatsvinden door bijvoorbeeld een onderscheid te maken tussen functiefamilies in plaats van alle verbijzonderde functies. Bijvoorbeeld de productiefuncties en de technische functies in plaats van operator A, operator B, etc. en mechanisch monteur, elektrisch monteur, etc. De keuze voor abstractie/verbijzondering wordt mede bepaald door het verwachte effect op de (toekomstige) formatie van in- en externe ontwikkelingen. Het is van belang na te denken (ook in relatie tot het doel) welke dimensies worden onderzocht (K3R*): Kwantiteit: kijken naar aantal medewerkers, formatie; Kwaliteit: kijken naar kwaliteitscriteria van zowel functies als medewerkers; Kosten: loonkosten, tarieven etc.; Relatie: hoe worden mensen/functies ingevuld (in loondienst, via intermediair, zzp). PROJECTORGANISATIE Nadat het project is gedefinieerd/afgebakend, is het van belang afspraken te maken over de projectorganisatie. De volgende aspecten zijn van belang. A. Samenstelling projectteam SPP is geen speeltje van HR. Natuurlijk is HR betrokken, omdat de uitkomsten van SPP inzicht geven in de toekomstige bijdragen vanuit HR om verschillen tussen vraag naar een aanbod van arbeid op te lossen. De betrokkenheid van het lijnmanagement is echter minstens zo belangrijk. Zij maken (strategische) keuzes die bepalend zijn voor de toekomstige vraag naar arbeid. Ook betrokkenheid vanuit Finance/Control biedt voordelen, vooral gericht op een financiële onderbouwing van de consequenties van keuzes en het leveren van input aan de planning- & control-cyclus. Van belang is duidelijke afspraken te maken over de betrokkenheid, bijdragen van diverse betrokkenen. Ook wie de rol van projectleider vervult en dus het project coördineert, stuurt en rapporteert. B. Externe ondersteuning AgriFood Capital / BZW bieden u de mogelijkheid om ondersteuning te krijgen vanuit Avans Hogeschool bij het doorlopen van het SPP-proces. Studenten die inzicht hebben in het SPP-proces en de gebruikte tooling kunnen u ondersteunen, zowel inhoudelijk als procesmatig. C. Planning, doorlooptijd Ook is het van belang afspraken te maken over de termijn waarbinnen het project moet zijn afgerond en in welke samenstelling en frequentie de projectgroep samen komt? D. Planningshorizon SPP beoogt de toekomstige formatie en bezetting te duiden. Van belang is het kiezen van een planningshorizon waarop met een zekere mate van betrouwbaarheid het effect van in- en externe ontwikkelingen en strategische keuzes kan worden geborgd. Voor de meeste organisaties is dat 3 5 jaar vooruit. E. Peildata en de beschikbaarheid van data Dit heeft betrekking op het bepalen van peildata voor het vaststellen van de stand van zaken t.a.v.: de huidige formatie en huidige bezetting: bv. begin of halverwege het jaar; (beschikbaarheid van) informatie voor het vaststellen van gemiddelde in-, door- en uitstroomgegevens: bijvoorbeeld in de afgelopen twaalf maanden of twee jaar; beoordeling van kwaliteit qua performance en ontwikkelbaarheid, etc. FASE 0 VOORBEREIDING verdieping 4

5 F. Organisatiestrategie Tenslotte wordt de kwaliteit van SPP bepaald door de mate waarin de organisatie een heldere strategie heeft voor de komende jaren. De onderbouwing van SPP vraagt om antwoord op de vraag of de organisatie in de toekomst meer/minder of andere producten/diensten gaat leveren en/of dat de organisatie de producten/diensten op een andere manier gaat voortbrengen. Antwoord op deze vragen van de organisatie een heldere strategie voor de komende jaren, onderbouwd vanuit externe ontwikkelingen en interne keuzes. D160562/rn/mp/ FASE 0 VOORBEREIDING verdieping 5