Automobilistenclub Ministerie van Verkeer en Waterstaat. Opgericht 1 maart 1966 Kon. goedgekeurd 8 mei 1973 K. v. K

Transcriptie

1 Automobilistenclub Ministerie van Verkeer en Waterstaat Opgericht 1 maart 1966 Kon. goedgekeurd 8 mei 1973 K. v. K Notulen van de Algemene Ledenvergadering Automobilistenclub Ministerie van Verkeer en Waterstaat, gehouden op 4 april 2012, bij de toervereniging zoetermeer 77 (tvz 77) in Zoetermeer. Aanwezige bestuursleden: dhr. A.J.G.J. de Jong (penningmeester), dhr. J. van Duyvenvoorde (bestuurslid), dhr. E.W.F. Meyers (bestuurslid) en dhr. E.A.J. Balkenende (secretaris en tevens notulist) Afwezig bestuursleden: dhr. J. Jonker en dhr. H.T.H. Nieuwenhuizen. Aanwezige leden: (zie presentielijst) Afmeldingen leden: dhr. Jones 1. OPENING EN MEDEDELINGEN Omdat de voorzitter door persoonlijk omstandigheden afwezig is, zal de vergadering door de secretaris worden voorgezeten. De plaatsvervangend voorzitter opent om uur de vergadering. De pl. voorzitter heet allen en in het bijzonder de aanwezige leden, welkom en bedankt op voorhand de toervereniging Zoetermeer 77 voor de geboden gastvrijheid. De pl. voorzitter geeft zoals gebruikelijk een korte uiteenzetting over de gang van zaken tijdens de algemene ledenvergadering. De opkomst van leden is dit jaar iets minder dan vorig jaar. Weliswaar is de belangstelling, gelet op het aantal leden dat de vereniging telt, laag maar het bestuur is verheugd dat een paar leden toch de moeite heeft genomen om de algemene ledenvergadering bij te wonen. Het bestuur blijft het overigens betreuren dat de leden niet meer betrokkenheid tonen bij de vereniging. Het bestuur beseft wel dat dit een verschijnsel is dat veel verenigingen treft, wat niet wegneemt dat dit een onbevredigende situatie blijft. De pl. voorzitter informeert of één van de aanwezigen nog een onderwerp op de agenda geplaatst wil hebben of de agenda wil wijzigen. Dit is niet het geval zodat de conceptagenda zoals deze in "Kontaktpunt" van maart 2012 was opgenomen, zal worden aangehouden. De pl. voorzitter informeert of er nog mededelingen zijn. Die blijken er niet te zijn. 2. INGEKOMEN STUKKEN. Er zijn voor de algemene ledenvergadering, buiten de afmeldingen, geen stukken binnengekomen. 1

2 3. NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING D.D De notulen zijn aan de aanwezigen bij aanvang van de vergadering uitgereikt. De pl. voorzitter stelt voor een korte leespauze in te lassen en daarna de notulen tekstueel en inhoudelijk blad voor blad te behandelen. Naar aanleiding van de notulen wordt de vraag gesteld of de notulen op de website kunnen worden geplaatst. Het bestuur zegt toe dit te zullen doen. De vraag wordt gesteld of de vereniging nu op intranet operationeel is. Dit is inmiddels gerealiseerd. Opgemerkt wordt dat intranet niet voor gepensioneerden toegankelijk is. Dat is correct, maar alle leden kunnen de website van de vereniging raadplegen. Intranet is voor intern gebruik binnen het Ministerie. De pl. voorzitter licht naar aanleiding van vragen het één en ander toe met name i.v.m. de problemen die ontstonden met het Sociaalfonds na het plaatsen van onze vereniging op intranet. In 2005 heeft het Ministerie in een brief, gestuurd aan alle personeelsverenigingen, waarin werd gesteld dat het aanbieden van verzekeringen exclusief bij het Sociaalfonds kwam te liggen. Deze brief is nooit naar de autoclub V. & W. gezonden. Het Ministerie kon weten dat wij een officieel door de Secretaris-Generaal goedgekeurde vereniging zijn en had daarom de brief ook aan ons moeten sturen. Omdat dit niet is gebeurd is het bestuur van mening dat wij met de in de brief vermelde afspraken en regelingen geen rekening hoeven te houden. Daarover heeft de secretaris op verzoek van het Sociaalfonds nog een gesprek gehad met een vertegenwoordiger van HRM van het Ministerie. Daaruit is naar voren gekomen dat wij de huidige verzekeringen, gerelateerd aan de auto, gewoon mogen blijven voeren. Zorgverzekeringen e.d. zullen door de autoclub niet worden aangeboden. Ook zal de vereniging gewoon op intranet vermeld blijven staan. Verder geven de notulen geen reden tot het stellen van vragen. De notulen worden als zodanig, onder dankzegging aan de secretaris, vastgesteld en door de vergadering goedgekeurd. 4. JAARVERSLAG VAN DE SECRETARIS over Het jaarverslag is bij aanvang van de vergadering aan iedereen uitgereikt. Van voorlezen van het verslag, zoals dit in het verleden gebruikelijk was, wordt met algemene instemming, ook dit jaar afgezien. De secretaris geeft nog aan dat het verslag ieder jaar qua opzet min of meer hetzelfde is. Uiteraard wordt het verslag wel steeds geactualiseerd. Het verslag wordt inhoudelijk kort door de secretaris toegelicht. Er staat in het verslag dat Kontaktpunt viermaal zou zijn verschenen, dit blijkt echter maar driemaal te zijn. Over het verslag zijn verder geen vragen. Het verslag van de secretaris zal ook op de website worden geplaatst. 5. JAARVERSLAG VAN DE PENNINGMEESTER over 2011 en begroting De financiële stukken zijn voor aanvang van de vergadering uitgereikt. De penningmeester licht de stukken toe. De financiële positie van de vereniging is ten opzichte van vorige jaren niet wezenlijk veranderd. Dit heeft mede te maken met het gevoerde financiële beleid. De betaling van de contributie is nog steeds een zorg voor het bestuur. Op dit moment hebben ca. 51 leden de contributie over 2011, of voorgaande jaren, niet betaald. Deze leden hebben al eerder een verzoek tot betaling van de voorgaande jaren gehad, maar hebben hierop niet gereageerd. Deze leden zullen nog eenmaal worden benaderd en als dan niet gereageerd wordt, zullen deze leden worden geroyeerd als lid. Verder hadden per 1 april jl. nog ca. 138 leden de contributie over 2012 niet voldaan. 2

3 In een voorgaande Algemene Ledenvergadering is vastgelegd wanneer de contributie uiterlijk moet zijn voldaan nl. 1 april van het lopende jaar. Leden die op 1 april van het lopende verenigingsjaar de contributie nog niet hebben voldaan ontvangen zoals in het verslag van het vorige jaar ook was aangekondigd in de loop van de maanden mei/juni een contributiefactuur. Het niet actueel zijn van het adressenbestand doordat leden, ondanks herhaalde verzoeken hiertoe, hun adreswijziging niet doorgeven is er mede de oorzaak van dat leden niet reageren op het verzoek de contributie te voldoen. Daarom is het opgeven van de leden van een mailadres zo belangrijk. Via de uit de uitdraai van de bestanden die wij jaarlijks, op ons verzoek, ontvangen van de verzekeringsmaatschappijen waarmee wij een collectief contract hebben is een deel van deze niet actuele adresgegevens alsnog te achterhalen. Het financieel jaarverslag bestaande uit de balans en resultatenrekening 2011 en begroting 2012 worden door de penningmeester toegelicht. Er ontstaat een discussie of de wijze waarop de penningmeester enkele posten in de financiële stukken heeft opgenomen correct is. Dhr. Keesmaat is van mening dat deze posten anders geboekt hadden moeten worden als de boekhoudkundige regels strikt worden gevolgd. Het resultaat van de discussie is dat men het er over eens is dat ook al zouden deze posten anders zijn opgenomen het eindresultaat hetzelfde zou zijn geweest. Met name de post bestuurskosten riep in het verleden vragen op. In een vorige Algemene Ledenvergadering is daarom besloten dat in het financieel jaarverslag de kosten verder zouden worden uitgesplitst, zodat een transparanter beeld ontstaat. In het voorliggende financiële jaarverslag is deze uitsplitsing afzonderlijk opgenomen. Zoals vermeld zijn hierin de kosten opgenomen voor KvK, beheer van de Website, declaraties en de vaste vergoeding voor de bestuursleden voor het gebruik van de eigen computer en printer en een kilometervergoeding. De begroting voor 2012 wordt besproken. De penningmeester licht de begroting uitgebreid toe. De begroting is gebaseerd 2.500,= aan inkomsten in de vorm van contributies. Dit komt overeen met ca. 325 leden. Dit is als uitgangpunt genomen omdat er naar verwachting ook nog een deel van de achterstallige contributie zal binnenkomen. De post evenementen is op nul gesteld omdat er voor dit jaar geen excursie gepland is en de vereniging verder geen evenementen organiseert. De post abonnementen bestaat uit twee abonnementen op AutoVisie en is ten opzichte van vorig jaar ongeveer gelijk gebleven. Onder de post bestuurskosten vallen, zoals al eerder vermeld, een aantal kosten zoals uitgesplitst in het financieel jaarverslag. De post porti/repro heeft te maken met het laten drukken van Kontaktpunt en het verzenden hiervan. Er wordt gevraagd hoe hoog de km vergoeding is. De penningmeester antwoordt dat de vergoeding 0,27 per km bedraagt en dat dit is gebaseerd op de berekening van de ANWB. Er wordt een vraag gesteld over de balans Hierin zit een foutje dat waarschijnlijk al is overgenomen vanuit de balans 2010 en eerder. Naar aanleiding hiervan zegt de penningmeester toe de balans 2011, 2010 en eerder na te kijken. In de volgende Algemene Ledenvergadering zal hierop worden teruggekomen. De begroting 2012 wordt na deze uitgebreide toelichting en de daarover gevoerde discussie door de vergadering geaccepteerd en vastgesteld. De penningmeester wordt bedankt voor de uitgevoerde werkzaamheden. 3

4 6. VERSLAG VAN DE COMMISSIE VAN ONDERZOEK (Kascontrolecommissie). De kascontrolecommissie, die op de algemene ledenvergadering in 2011 was benoemd, bestond uit de leden dhrn. J. Jones en G.J. Mijers. Dhrn. J. Jones en G.J. Mijers zijn niet op de vergadering aanwezig. De bevindingen van de kascontrolecommissie worden daarom door de penningmeester toegelicht. De commissie heeft de financiële stukken onderzocht en geen bijzondere zaken aangetroffen. De commissie adviseert daarom de Algemene Ledenvergadering om het bestuur over het verenigingsjaar 2011 te dechargeren. In verband een opmerking waarbij werd geconstateerd dat er een omissie in de balans van 2011 zit, die mogelijk ook heeft door gewerkt in de balans van 2010 en eerder, wordt de commissie verzocht bij volgende controles hierop extra alert te zijn. De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met het verlenen van de decharge aan het bestuur. 7. VERKIEZING BESTUURSLEDEN. Ook dit jaar werd er weer een oproep gedaan met een convocatie in "Kontaktpunt" voor de functie van bestuurslid. Er hebben zich, zoals ook in de voorgaande jaren, geen kandidaten voor een bestuursfunctie gemeld. Het bestuur bestaat, zoals ook in het verslag van de secretaris is vermeld, thans uit 6 leden. Dit is een minimale bezetting. Dhr. Van Duyvenvoorde vraagt of het bestuur geen uitbreiding behoeft. Pl. voorzitter antwoordt dat dit uiteraard wenselijk zou zijn, maar dat, gezien het feit dat zich geen kandidaten aanmelden, dit een wens zal blijven. De pl. voorzitter vraagt of er onder de aanwezige leden nog kandidaten zijn voor een bestuursfunctie. Er melden zich, zoals verwacht, geen kandidaten. Bestuursleden worden, conform het gestelde in de statuten, gekozen voor een periode van drie jaar. Dit jaar is aan de beurt om af te treden dhr. E.W.F. Meyers. De heer Meyers heeft aangeven zich herkiesbaar te stellen. De pl. voorzitter stelt voor dhr. E.W.F. Meyers te herbenoemen. De vergadering stemt unaniem met dit voorstel in. 8. VERKIEZING LEDEN VAN COMMISSIE VAN ONDERZOEK. De pl. voorzitter vraagt of er onder de aanwezige leden kandidaten zijn voor de commissie van onderzoek (kascontrolecommissie). Deze leden worden voor twee jaar benoemd. Op de vorige ALV zijn dhr. J. Jones en dhr. G.J. Mijers gekozen. De pl. voorzitter vraagt of er leden zijn die in de commissie willen plaatsnemen. Hierop meldt zich dhr. Keesmaat. Dhr. J. Jones heeft aangegeven dat hij ook het komende jaar zitting wil nemen. De pl. voorzitter stelt voor deze leden te benoemen als leden van de kascontrolecommissie. De vergadering stemt unaniem met het voorstel in. 9. ACTIVITEITEN EN ONTWIKKELINGEN Zoals ook al in vorige verslagen heeft gestaan is de website in 2007 operationeel geworden en functioneert naar behoren. De leden worden opgeroepen verbeterpunten aan te geven. Dit kan via het bestuur of via de website. De naamsbekendheid van de vereniging blijft een zorg voor het bestuur. Zoals bekend is het bestuur er inmiddels in geslaagd de vereniging op intranet van het Ministerie geplaatst te krijgen. Onder zoek naar mogelijke samenwerking met andere autoclubs van de Ministeries heeft nog niet plaatsgevonden. Een mogelijke naamsverandering is in de bestuursvergaderingen aan de orde geweest. Vooralsnog heeft het bestuur besloten om financiële redenen hier van af te zien. 4

5 Dit zou in de toekomst problemen met het Ministerie kunnen opleveren, omdat de SG heeft laten weten dat hij een eenduidige naam naar buiten toe voorstaat. In 2011 werd een excursie georganiseerd, die gelet op de reacties van de deelnemers een groot succes was. Het op de vorige ALV aangekondigde mogelijke bezoek in het najaar naar het nieuwe automuseum van Louwman in Wassenaar heeft geen doorgang gevonden. Zoals afgesproken zou de vereniging aan deze excursie geen financiële bijdrage leveren. Bij verdere uitwerking bleek dat het museum van Louwman niet bereid was om voor onze groep een korting op de toegangsprijs te verlenen. Dit was voor het bestuur de aanleiding om het bezoek verder af te blazen. Op deze wijze had het bezoek vanuit de vereniging geen toegevoegde waarde meer. Zoals ook al in vorige verslagen was vermeld, wordt het steeds moeilijker om een excursiedoel te vinden dat ook met een redelijke reistijd te bereiken is. Ook zijn autofabrieken uit bezuinigingsoverwegingen niet meer zo genegen om excursiegroepen, al dan niet tegen betaling, te ontvangen. Voor 2012 was het bestuur er in geslaagd een excursie naar GINAF in Veenendaal te organiseren. Dit bedrijf bouwt speciale vrachtwagens vooral voor de bouw, wegenbouw en mijnbouw. Helaas kon de excursie niet doorgaan omdat GINAF in financiële problemen kwam. Dhr. Keesmaat merkt op dat er voor de excursie ook geen financiële middelen waren gereserveerd. Dit klopt omdat het bestuur er van uitging dat de excursiekosten neutraal zouden moeten zijn. Of dit reëel is, is overigens de vraag, omdat als het bedrag dat men moet betalen te hoog wordt de leden geen belangstelling meer hebben. Onderzocht zal worden hoe we hiermee in 2013, als hopelijk de excursie wel doorgang kan vinden, mee om zullen gaan. In volgende bestuursvergaderingen zal dit aan de orde komen en zal hierover een besluit worden genomen. Dhr. van Duyvenvoorde vraagt of het nodig is de huidige reserve aan te houden. De penningmeester geeft in aanvulling hierop aan dat de reserves, met name door de bijdrage van de vereniging aan de excursies, steeds verder teruglopen. Dhr. Keesmaat vraagt of het dan niet mogelijk is de contributie te verhogen met 1,=. Dit lijkt het bestuur geen goed idee omdat een vorige contributieverhoging ook tot de nodige commotie heeft geleid. Er wordt desondanks voorgesteld een voorstel voor te bereiden om de contributie met 1,= te verhogen met ingang van Dit voorstel wordt door de vergadering overgenomen. Naast de excursie zijn er ook voor dit jaar geen andere activiteiten gepland. Gelet op de geringe respons van de leden op in het verleden aangeboden activiteiten, zullen er voorlopig ook geen andere activiteiten worden ontwikkeld, tenzij de leden hierom nadrukkelijk verzoeken. 10. RONDVRAAG. De pl. voorzitter gaat over tot de rondvraag. Dhr. Keesmaat vraagt of het niet mogelijk is nu al een datum vast te stellen waarop de Algemene Ledenvergadering in 2013 zal worden gehouden. Besloten wordt dit niet te doen, omdat het vaststellen van en een datum in een zo vroeg stadium op praktische bezwaren stuit. Verder vraagt dhr. Keesmaat te onderzoeken of er een vorm van samenwerking met de VOR mogelijk is. Dit zou wellicht de naamsbekendheid van de vereniging kunnen vergroten. Het bestuur zegt toe met de VOR contact op te nemen. De vraag wordt gesteld wie er nu allemaal lid kunnen worden en blijven. Iedereen die bij het huidige Ministerie van Infrastructuur en Milieu werkt kan lid worden. Gevraagd wordt of mensen die vanuit het Ministerie zijn gepensioneerd ook lid kunnen blijven. Ook deze mensen kunnen lid blijven. Verder zijn er voor de rondvraag geen vragen. 5

6 11. SLUITING. De pl. voorzitter sluit om ca uur de vergadering, bedankt de aanwezigen voor hun komst en inbreng en wenst allen wel thuis. Eenieder wordt nog uitgenodigd een drankje te drinken. De pl. voorzitter bedankt nogmaals de gastheer en dame voor de geboden gastvrijheid. 6