Verslag veranderteam Gent Oost

Transcriptie

1 Verslag veranderteam Gent Oost Datum: 20/4/2018 Aanwezigen: Eline Beddeleem, Nathalie Van Landeghem, André De Groote, Anneleen Rimbaut, Evelien Sierens, Leen Ghyzelings, Kathleen De Munck, Ulrike Desmet, Ria Vanderstraeten, Mario Schelfhout, Kristof Galle, Fleur Similion, Samia Van Vooren, Liesbet Cosyn Verontschuldigd: Katrijn Mertens, Veerle De Smaele I. Structuur A. Met welke organen willen we aan de slag gaan? De afspraak wordt gemaakt om met de organen - voorgesteld door de overheid - verder aan de slag te gaan binnen ELZ Gent Oost : veranderteam (voorbereidend orgaan), veranderforum (beslissingsorgaan) en eventuele werkgroepen nav specifieke topics. De keuze wordt ook gemaakt om verder te blijven werken met een soort van kernwerkgroep. Deze groep zal instaan voor de inhoudelijke voorbereiding van de veranderteams, de communicatie, Binnen het veranderteam kan dan de agenda bepaald worden voor de veranderfora. In een volgend agendapunt worden de concrete rollen en taken verder besproken. B. Inzoomen op de samenstelling van het veranderteam (VT) Vanuit de overheid wordt mee gegeven dat de optimale samenstelling voor een zo efficiënt mogelijk VT bestaat uit een 12-tal personen. De leden zitten daarenboven niet vanuit een mandaat in het VT, maar vanuit een zo breed mogelijke expertise. Voor ELZ Gent Oost waren er oorspronkelijk een 20-tal kandidaten. Vanuit een aantal organisaties is er reeds afstemming gebeurd over wie de specifieke expertise kan vertegenwoordigen in het VT (cf. LMN, mutualiteiten, gezinszorg, Wetteren-Wichelen-Laarne, ). Er wordt in de groep dan ook besproken of dit de samenstelling is waarvoor we willen gaan en of iedereen aan de verwachtingen kan tegemoet komen. Het is duidelijk dat er heel wat enthousiaste kandidaten aan tafel zitten, die heel graag dit engagement willen opnemen. De afspraak wordt gemaakt dat iedereen na het overleg nog eens binnen de eigen organisatie/expertise zal bekijken of er verdere afstemming mogelijk is. Aan de hand van een aantal stellingen worden enkele werkingsprincipes voor het VT bepaald: We laten sowieso geen extra mensen meer toe in het veranderteam Momenteel zijn nog niet alle expertises van de verplichte actoren binnen de ELZ aanwezig in het VT (bv. kine, ggz, verpleegkundigen, ). Indien er zich van deze groepen nog kandidaten zouden aandienen, dan moet dit sowieso bespreekbaar zijn. We gaan de oproep tot kandidaten voor het VT niet meer specifiek herhalen, maar we zetten maximaal in op hun betrokkenheid bij het veranderforum. Ook als er bepaalde deelnemers wegens omstandigheden zouden uitvallen, dan moet vervanging bespreekbaar blijven. 1

2 Iedereen moet altijd aanwezig zijn Om de werking van het VT en ELZ Gent Oost zo optimaal mogelijk te laten verlopen wordt de afspraak gemaakt dat iedereen altijd probeert aanwezig te zijn. Uiteraard zijn situaties van overmacht mogelijk. We steven naar maximale eigen aanwezigheid en niet zozeer naar vervangingen. Het is belangrijk om met een vast team verder te kunnen werken. De data zullen later tijdens dit overleg worden vastgelegd. Indien afspraken niet nageleefd worden, dan kunnen we elkaar daarop aanspreken We gaan als groep aan de slag en zullen ook taken en rollen verdelen. We hopen inderdaad de openheid te creëren om ook de zaken die minder vlot lopen bespreekbaar te maken. Indien nodig kan onze coach Samia hier ook een rol in spelen. C. Tijdslijn/engagement ELZ Gent Oost heeft de goedkeuring gekregen om als ELZ aan de slag te gaan en de zone verder vorm te geven. Tegen de zomer 2019 dient een definitieve erkenning voor de zone aangevraagd te worden bij de overheid. Het voorstel qua tijdslijn is terug te vinden in de presentatie (zie google Drive). We hebben ervoor gekozen om voldoende ruimte te voorzien in najaar 2019 voor de overgang naar de zorgraad. D. Rollen en taakverdelingen E. Beslissingen F. Inzoomen op de samenstelling van het veranderforum (VF) De huidige lijst van alle partners betrokken (280 personen) bij het veranderforum ELZ Gent Oost wordt overlopen. We willen prioritair inzetten op het verder aanvullen en updaten van deze contactlijst. Er zal dan ook een sjabloon worden opgemaakt met vragen aan de partners en wie welke partner zal contacteren (bv. Is de achterban geïnformeerd? Betrokken? Contactgegevens correct? Wie zal aansluiten bij het VF? ) We zullen ons hierbij in eerste instantie focussen op de verplichte partners. Het huiswerk wordt via mail verder opgevolgd, met het volgende veranderforum als streefdatum (12/6). In een volgende fase gaan we aan de slag met de optionele partners. Er moet bepaald worden hoever we hierin gaan. Wat doen we met ziekenhuizen, vaph,? Moeten we een onderscheid maken in hun beslissingsbevoegdheid? Hoe pakken we dit aan? Dit wordt tijdens een volgend overleg verder besproken. De keuze wordt gemaakt om te werken met een open veranderforum, op deze manier willen we maximaal inzetten op een zo ruim mogelijke betrokkenheid in de regio en kunnen de geïnteresseerden blijven aansluiten. Het maakt het ook mogelijk om specifieke personen af te vaardigen naar het veranderforum ifv bepaalde thema s. 2

3 Het item rond beslissingsbevoegdheid wordt verdaagd naar het volgende overleg. II. Communicatie Vanuit de overheid zal een overkoepelende website voorzien worden van daaruit zal je kunnen doorklikken naar elke specifieke ELZ. Elke zone kan ervoor kiezen om een rechtstreekse url aan te maken (tegen betaling). De algemene site zal vrij basic worden uitgerold (agenda, documenten, linken naar de sociale kaart, ), hierbij wordt qua timing gestreefd naar de zomerperiode. Er zal in deze fase nog geen interactief platform worden voorzien. Het zal wel mogelijk zijn om informatie vanuit de overkoepelende website te kopiëren naar de lokale pagina s. Michiel Van Lysebetten (LMN Gent) is nauw betrokken in deze werkgroep en alle suggesties blijven uiteraard welkom. In tussentijd blijven we werken met de google-drive pagina ( ), waar alle documenten publiekelijk worden ter beschikking gesteld van VT en VF. Hierbij zullen alle leden van het veranderteam ook de mogelijkheid krijgen om documenten toe te voegen. De overheid heeft ook een specifieke huisstijl en logo ontwikkeld waarmee de communicatie omtrent de ELZ zal gebeuren. De overheid zal hierbij de geel/grijze versie gebruiken in hun communicatie. De lokale ELZ zal communiceren met een groen/blauwe versie van het logo, waarin ook de specifieke naam van de zone zal verwerkt worden. Het lijkt ons interessant om een soort van newsflash uit te werken, waarmee de informatie op een zeer aantrekkelijk en overzichtelijke manier kunnen verspreiden. Deze opdracht noteren we bij de te verdelen taken en rollen. Aan de overheid wordt de vraag gesteld om eventueel een overkoepelende nieuwsbrief te voorzien, waarbij we aanvullingen/aanpassingen kunnen doen met specifieke info over de eigen zone. III. Naam ELZ Per ELZ mag er een voorstel gedaan worden qua naam. De overheid vraagt hierbij om een naam te kiezen met minder dan 18 tekens en bij voorkeur wordt gekozen voor een naam met een geografische verwijzing. Tijdens het vorige VF werd een oproep gedaan naar voorstellen qua naamgeving voor onze zone. Volgende top 3 werd door het veranderteam samengesteld: Scheldeland opm.: teveel verwijzing naar het culturele en toeristische aanbod?! Care4GO opm.: bij voorkeur geen Engelse term, enkel verwijzing naar zorg en niet naar welzijn Gent Oost Dit lijkt de meest neutrale naam, waar iedereen zich wel kan in vinden. De naam ELZ Gent Oost zal ter goedkeuring worden voorgelegd tijdens het volgende VF. IV. Plan van aanpak Hoe gaan we om met de vijf visie-vragen geformuleerd door Flanders Synergie? 3

4 1. Waarom moeten wij in godsnaam iets veranderen? 2. Waarom bestaan wij als ELZ? 3. Waarvoor staan wij als ELZ? 4. Welke kernopdrachten moeten wij georganiseerd krijgen? 5. Vanuit welke leidende principes zien wij iedereen in onze zone samenwerken? De eerste drie vragen zijn oefeningen om de neuzen in dezelfde richting te krijgen, om te bepalen wie we zijn en waarvoor we willen staan. Vraag 4 is al een stap in de concretere richting en bij vraag 5 wordt de basis gelegd om te bepalen vanuit welke structuur we dit willen gaan doen. De keuze wordt gemaakt om vraag per vraag inhoudelijk geïnformeerd te worden in het veranderteam. De informatie die reeds beschikbaar is over deze 5 vragen (cf. infosessie overheid, output pilootregio s, ) zal worden toegevoegd aan de google-drive. We willen doorheen deze oefeningen zeker ook rekening houden met de informatie die we reeds ter beschikking hebben (cf. Chronic care projecten, visie-bevraging, ) Naast de visie-oefening willen we in onze regio zeker ook aan de slag gaan met enkele concrete projecten, om zo de ELZ al wat tastbaarder te maken. Het is hierbij belangrijk om te kiezen voor die projecten die passen binnen de (toekomstige) visie van ELZ Gent Oost en de opdrachten geformuleerd door de overheid voor de ELZ. In een volgend overleg gaan we hier verder op in. V. Rollen en taakverdeling VI. Data De data voor de volgende veranderfora en veranderteams worden geprikt. Deze zullen asap worden gecommuniceerd aan alle betrokkenen van het VF. Veranderforum -dinsdag 12/6 van 12u-14u Wichelen -donderdag 4/10 van 12u-14u -dinsdag 11 december 12u-14u maart 12u-14u -4 juni 12u-14u Veranderteam -donderdag 17/5 van 8u30-12u (Lochristi) -13 september van 12-16u (met broodjes) -8 november 12u-16u (met broodjes) februari; 12u-16u (met broodjes en cadeautjes ) -9 mei, 12u-16u (met broodjes) 4

5 VII. Varia -De suggestie wordt gedaan om een contactlijst op te maken met alle leden van het veranderteam (naam, contactgegevens, foto). Deze informatie zal via mail worden opgevraagd. -De vraag wordt gesteld om een -handtekening te voorzien, specifiek voor de communicatie vanuit het veranderteam. Van zodra het logo beschikbaar is, kan dit aangeleverd worden. Dankjewel voor jullie engagement in het veranderteam ELZ Gent Oost! Het volgende overleg gaat door op 17/5 van 8u30 12u in het LDC in Lochristi. Graag tot dan. 5